徐 淳

（青島大學醫(yī)學院附屬醫(yī)院，山東 青島 266003）

檔案信息化是當前檔案管理工作的發(fā)展趨勢。在初步實現(xiàn)信息網(wǎng)絡管理的基礎上，如何更好地發(fā)揮微機網(wǎng)絡優(yōu)勢，進一步開發(fā)利用檔案是下一步的工作重點[1]。在當前科研檔案管理工作中，常用索引方式是通過序號、分類等手段為查閱、統(tǒng)計服務，索引功能和服務目的較單純。引入多種指標豐富索引內涵，可有效擴展檔案服務。筆者以論文評價索引為例，詳細闡述了研究背景，索引指標的選擇和方案設計，探討了實際應用價值。以期為相關機構的科研檔案管理工作提供參考，并為進一步的開發(fā)與研究提供借鑒。

1 開發(fā)背景

1.1 科研檔案管理中文獻索引現(xiàn)狀

近年來，基層科研管理部門對科研文獻檔案的歸檔管理工作逐步正規(guī)化。為了便于查找和統(tǒng)計，部分機構為歸檔文獻建立了索引。根據(jù)檔案數(shù)量不等，日常查找和統(tǒng)計要求各異的實際情況，各機構采用的索引關鍵詞不盡相同。常用的索引指標包括流水序號、發(fā)表時間、學科分類、中圖分類法、文獻類型、文獻來源、著者、著者單位等。有的采用單一指標，有的采用2個或2個以上指標配合使用。這些索引可以輔助查閱，操作便捷，但功能較為單一。

1.2 普及信息網(wǎng)絡技術為索引奠定基礎

醫(yī)院檔案管理工作中信息網(wǎng)絡技術的推廣應用有效促進了工作效率的提升，顯著降低了管理人員的勞動強度，拓寬了業(yè)務發(fā)展的空間[2]。與此同時，數(shù)據(jù)庫技術的應用使信息索引、查詢和統(tǒng)計工作變的簡便易行。檔案管理軟件提供了菜單式的基本信息錄入方式，并實現(xiàn)了自動索引，為索引多樣化研究和應用提供了契機和基礎。

1.3 論文評價已成為科研管理部門的工作內容

論文是科學研究的基礎和科研成果的具體表現(xiàn)形式，同時也是衡量研究人員技能和績效評價的重要指標[3]。論文的評價，尤其是量化評價在科研立項、成果鑒定、職稱評審、評獎、人才選拔等工作中具有重要的參考價值。在上述工作的開展過程中，科研部門必須組織或參與其中，這已成為科研管理部門的主要工作內容之一。

2 論文評價方法

為減少主觀因素對結果的影響，科研部門通常采用客觀方法對論文進行評價。常用的評價標準和方法較多，其中借助各種文獻特征的數(shù)量，采用數(shù)學與統(tǒng)計學進行評價的方法，即文獻計量學方法已獲得眾多學者的認可[4～5]。

2.1 論文的個體評價

由于同一期刊中的論文亦存在差別，針對個體的評價是相對合理和客觀的。目前，常用評價指標包括發(fā)表形式和被引用情況。前者包括論著、論著摘要、綜述、短篇、個案報道等。其中，部分體例之間的界限相對模糊，使用時需根據(jù)實際情況對俗成的概念予以明確界定。后者以被引用次數(shù)為主要量化指標，該指標受時間影響較大?？梢允悄硶r點以前的被引次數(shù)，也可以指出版后某時間段內的被引次數(shù)。一般來講，被引用的次數(shù)越多，論文越易被同行或學界認可，水平也相對越高。

2.2 中文雜志的分級

目前可用的分級方法較多。根據(jù)主管和(或)主辦單位可以將雜志分為國家級、省級和省級以下三類，后兩者可合稱為地方級。此方法的分級標準較難掌握，改良標準較多。如：在醫(yī)學文獻評價時，許多機構將中國科技協(xié)會主管，中華醫(yī)學會主辦的名稱以“中華”開頭的期刊定為最高級。此外，常用的分級辦法還包括核心與非核心期刊。核心期刊是指“核心期刊目錄”中的雜志。隨著各種文獻數(shù)據(jù)庫紛紛推出自己的“核心期刊目錄”，該標準一度出現(xiàn)混亂。

2.3 雜志的收錄

期刊在被各種題錄數(shù)據(jù)庫、文摘數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫等檢索工具收錄后可顯著提高被引率和影響力。因此，收錄情況可間接反映期刊的影響力強弱，亦可作為期刊評價指標。目前，國內權威數(shù)據(jù)庫包括中國學術期刊總庫（清華同方），中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（重慶維普），萬方數(shù)字化期刊全文數(shù)據(jù)庫（萬方數(shù)據(jù)），中國科學引文數(shù)據(jù)庫（CSCD），中國生物醫(yī)學文獻數(shù)據(jù)庫（CBMdisc）等。國際權威檢索機構包括SCI（科技引文索引），EI（工程索引），ISTP（科技會議錄索引）等。

2.4 文獻計量學指標

常用指標包括影響因子、期刊被引頻次、平均引文率、期刊被引半衰期等。其中，影響因子應用最廣。該指標反映了近 2年期刊論文被引次數(shù)占論文總量的比例，對客觀衡量期刊學術影響力具有重要意義。

3 論文評價索引關鍵詞遴選的基本原則

索引關鍵詞必須簡練、規(guī)范并具有特征性。論文評價索引的關鍵詞還必須易操作、客觀、準確并充分考慮其實用價值。由于索引標注工作多由檔案管理人員完成，各專業(yè)的知識存在不同程度的局限性，因此關鍵詞的定義必須明確、易于操作。論文評價索引不僅可作輔助查找和統(tǒng)計之用，還可直接用做量化的客觀評價結果，故必須確?？陀^、準確。此外，論文評價索引的實用性強，使用幾率低的評價指標不宜選作索引關鍵詞。對于時限性較強的指標，如被引次數(shù)，亦不適用于索引。

4 論文評價索引方案（以醫(yī)學論文為例）

4.1 索引關鍵詞

醫(yī)學論文評價索引采用論文發(fā)表形式、雜志級別、核心期刊、雜志收錄情況和影響因子5項關鍵詞，即可基本囊括目前常用評價指標。

（1）論文發(fā)表形式：可分為論著、論著摘要、綜述、短篇報道（包括個案）4類。一般來說，在同一雜志中，上述4種形式的論文價值和影響依次降低。

（2）雜志的級別：從高到低可分為“中華”系列、國家級、省級和省級以下4類。

（3）核心期刊：采用國內常用標準，將北大圖書館和北京市高校圖書館期刊工作研究會編寫的最新版《中文核心期刊要目總覽》作為核心期刊認定依據(jù)。該書每4年一版，2008年版為最新版本。

（4）雜志收錄情況：主要以國際權威檢索機構收錄為指標。包括：SCI（科學引文索引）收錄，EI（工程索引）收錄，Medline / IM（醫(yī)學索引）收錄，CA（化學文摘）收錄和EM（醫(yī)學文摘）收錄。

（5）影響因子：國內期刊參照中國科技信息研究所編制的《中國科技期刊引證報告》(CJCR)。國外期刊參照美國科技信息研究所(ISI)出版的《期刊引證報告》(JCR)。同時具有國內外2個影響因子的以JCR為準。CJCR和JCR均為每年1版，各版數(shù)據(jù)連續(xù)變化。以當年最新版數(shù)據(jù)為準。

4.2 索引解決方案

國內外科技期刊數(shù)量龐大，大部分索引指標目錄復雜，不宜手工查找和錄入?？蒲胁块T可利用數(shù)據(jù)庫軟件的自動匹配和運算功能，通過文獻基本信息與導入或自建期刊信息數(shù)據(jù)源的匹配自動完成索引。

在本實例中，論文發(fā)表形式差異較大，需根據(jù)標準分類后再錄入索引。雜志的級別、核心期刊、雜志收錄情況和影響因子不需單獨評價，可由軟件自動索引。其中，雜志級別的分類無統(tǒng)一標準，需在使用前根據(jù)基本原則自行制定并建立數(shù)據(jù)表單?！吨形暮诵钠诳靠傆[》、JCR、CJCR均有電子版，可直接導入。SCI、EI、Medline、CA、EM收錄期刊情況可直接查詢并制表使用。管理人員必須注意定期更新數(shù)據(jù)源，以確保準確索引。

5 論文評價索引的應用價值

5.1 實現(xiàn)了檔案索引的功能多樣化

論文評價索引不僅具有傳統(tǒng)索引的功能，還可作為論文評價的初步結果，對科研管理業(yè)務、領導決策和其他相關行政事物具有重要的輔助支持作用。索引多樣化是對專業(yè)檔案的深入開發(fā)，是檔案利用的一種方式。

5.2 豐富了索引內容，提高了檢索效率

論文評價索引具有其他檔案索引的功能，可輔助查詢。由于索引關鍵詞從評價的角度標識了論文檔案的特征，豐富了可查詢的內容，若配合其他索引可實現(xiàn)更加靈活的檢索，使查詢結果更加準確。

5.3 有助于科研成果統(tǒng)計分析工作的開展

以往對論文成果進行分析統(tǒng)計時，需組織專業(yè)人員回顧性查閱、評價和分類統(tǒng)計涉及的科研檔案。每次根據(jù)統(tǒng)計的內容、歸檔情況和文獻的規(guī)范程度均需耗費一定的時間和人力。若出現(xiàn)統(tǒng)計指標不規(guī)范，歸檔資料不全、損壞或文獻界定困難等特殊情況，則工作量相應增加。引入論文評價索引后，工作人員在整理歸檔過程中即可完成論文評估工作。統(tǒng)計時只需將評價指標和其他查詢條件輸入軟件，電腦將自動完成任務，此功能對輔助決策意義重大。

5.4 規(guī)范論文評價程序以提高評價結果

借助檔案管理手段，通過建立一套相對客觀的量化評價標準體系和評價手段，間接實現(xiàn)了對論文評價的規(guī)范化管理。由于采用了客觀指標，傳統(tǒng)評價過程中的主觀影響和不確定因素顯著減少。實際運用中，綜合利用多個指標可進一步降低單一指標固有缺陷引起的偏倚，使評價結果更加客觀、準確。

5.5 建立“索引即評價”的常態(tài)化管理

通過引入論文評價索引，建立“歸檔——基本信息錄入——自動評價并索引”的工作流程，使論文評價常態(tài)化。當需要相關服務時，可及時調取評價結果信息，節(jié)約了時間和人力、物力，有效提高了科研、人事等有關部門的工作效率。

綜上所述，論文評價索引具有常規(guī)索引價值和論文評價服務功能，在工作中具有可操作性，實用性強。是深入開發(fā)利用科研檔案的一種方式。

[1]徐 淳,于炳江.基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設計與實踐[J].中國醫(yī)院,2011,15(7):64-66.

[2]徐 淳,徐曉風,董利波.“集團”模式下的醫(yī)院檔案管理[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生,2007,23(13):2030-2031.

[3]劉志敏,姜潤生.醫(yī)學科研績效評估現(xiàn)狀[J].衛(wèi)生軟科學,2004,18(6):317-319.

[4]陳美倫,徐 淳.運用文獻學資源綜合評價醫(yī)學論文學術質量[J].醫(yī)學創(chuàng)新研究,2008,5(2):64-65.

[5]李海燕,周增桓,王斌會.新形勢下醫(yī)學科技成果評價指標體系的構建及綜合評價研究[J].中華醫(yī)學科研管理雜志,2003,16(4):211-213.