徐 淳

（青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 青島 266003）

檔案信息化是當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢。在初步實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)上，如何更好地發(fā)揮微機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進(jìn)一步開發(fā)利用檔案是下一步的工作重點(diǎn)[1]。在當(dāng)前科研檔案管理工作中，常用索引方式是通過序號、分類等手段為查閱、統(tǒng)計(jì)服務(wù)，索引功能和服務(wù)目的較單純。引入多種指標(biāo)豐富索引內(nèi)涵，可有效擴(kuò)展檔案服務(wù)。筆者以論文評價(jià)索引為例，詳細(xì)闡述了研究背景，索引指標(biāo)的選擇和方案設(shè)計(jì)，探討了實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。以期為相關(guān)機(jī)構(gòu)的科研檔案管理工作提供參考，并為進(jìn)一步的開發(fā)與研究提供借鑒。

1 開發(fā)背景

1.1 科研檔案管理中文獻(xiàn)索引現(xiàn)狀

近年來，基層科研管理部門對科研文獻(xiàn)檔案的歸檔管理工作逐步正規(guī)化。為了便于查找和統(tǒng)計(jì)，部分機(jī)構(gòu)為歸檔文獻(xiàn)建立了索引。根據(jù)檔案數(shù)量不等，日常查找和統(tǒng)計(jì)要求各異的實(shí)際情況，各機(jī)構(gòu)采用的索引關(guān)鍵詞不盡相同。常用的索引指標(biāo)包括流水序號、發(fā)表時(shí)間、學(xué)科分類、中圖分類法、文獻(xiàn)類型、文獻(xiàn)來源、著者、著者單位等。有的采用單一指標(biāo)，有的采用2個(gè)或2個(gè)以上指標(biāo)配合使用。這些索引可以輔助查閱，操作便捷，但功能較為單一。

1.2 普及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為索引奠定基礎(chǔ)

醫(yī)院檔案管理工作中信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣應(yīng)用有效促進(jìn)了工作效率的提升，顯著降低了管理人員的勞動強(qiáng)度，拓寬了業(yè)務(wù)發(fā)展的空間[2]。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用使信息索引、查詢和統(tǒng)計(jì)工作變的簡便易行。檔案管理軟件提供了菜單式的基本信息錄入方式，并實(shí)現(xiàn)了自動索引，為索引多樣化研究和應(yīng)用提供了契機(jī)和基礎(chǔ)。

1.3 論文評價(jià)已成為科研管理部門的工作內(nèi)容

論文是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和科研成果的具體表現(xiàn)形式，同時(shí)也是衡量研究人員技能和績效評價(jià)的重要指標(biāo)[3]。論文的評價(jià)，尤其是量化評價(jià)在科研立項(xiàng)、成果鑒定、職稱評審、評獎(jiǎng)、人才選拔等工作中具有重要的參考價(jià)值。在上述工作的開展過程中，科研部門必須組織或參與其中，這已成為科研管理部門的主要工作內(nèi)容之一。

2 論文評價(jià)方法

為減少主觀因素對結(jié)果的影響，科研部門通常采用客觀方法對論文進(jìn)行評價(jià)。常用的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和方法較多，其中借助各種文獻(xiàn)特征的數(shù)量，采用數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)進(jìn)行評價(jià)的方法，即文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)方法已獲得眾多學(xué)者的認(rèn)可[4～5]。

2.1 論文的個(gè)體評價(jià)

由于同一期刊中的論文亦存在差別，針對個(gè)體的評價(jià)是相對合理和客觀的。目前，常用評價(jià)指標(biāo)包括發(fā)表形式和被引用情況。前者包括論著、論著摘要、綜述、短篇、個(gè)案報(bào)道等。其中，部分體例之間的界限相對模糊，使用時(shí)需根據(jù)實(shí)際情況對俗成的概念予以明確界定。后者以被引用次數(shù)為主要量化指標(biāo)，該指標(biāo)受時(shí)間影響較大?？梢允悄硶r(shí)點(diǎn)以前的被引次數(shù)，也可以指出版后某時(shí)間段內(nèi)的被引次數(shù)。一般來講，被引用的次數(shù)越多，論文越易被同行或?qū)W界認(rèn)可，水平也相對越高。

2.2 中文雜志的分級

目前可用的分級方法較多。根據(jù)主管和(或)主辦單位可以將雜志分為國家級、省級和省級以下三類，后兩者可合稱為地方級。此方法的分級標(biāo)準(zhǔn)較難掌握，改良標(biāo)準(zhǔn)較多。如：在醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)評價(jià)時(shí)，許多機(jī)構(gòu)將中國科技協(xié)會主管，中華醫(yī)學(xué)會主辦的名稱以“中華”開頭的期刊定為最高級。此外，常用的分級辦法還包括核心與非核心期刊。核心期刊是指“核心期刊目錄”中的雜志。隨著各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫紛紛推出自己的“核心期刊目錄”，該標(biāo)準(zhǔn)一度出現(xiàn)混亂。

2.3 雜志的收錄

期刊在被各種題錄數(shù)據(jù)庫、文摘數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫等檢索工具收錄后可顯著提高被引率和影響力。因此，收錄情況可間接反映期刊的影響力強(qiáng)弱，亦可作為期刊評價(jià)指標(biāo)。目前，國內(nèi)權(quán)威數(shù)據(jù)庫包括中國學(xué)術(shù)期刊總庫（清華同方），中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（重慶維普），萬方數(shù)字化期刊全文數(shù)據(jù)庫（萬方數(shù)據(jù)），中國科學(xué)引文數(shù)據(jù)庫（CSCD），中國生物醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫（CBMdisc）等。國際權(quán)威檢索機(jī)構(gòu)包括SCI（科技引文索引），EI（工程索引），ISTP（科技會議錄索引）等。

2.4 文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)指標(biāo)

常用指標(biāo)包括影響因子、期刊被引頻次、平均引文率、期刊被引半衰期等。其中，影響因子應(yīng)用最廣。該指標(biāo)反映了近 2年期刊論文被引次數(shù)占論文總量的比例，對客觀衡量期刊學(xué)術(shù)影響力具有重要意義。

3 論文評價(jià)索引關(guān)鍵詞遴選的基本原則

索引關(guān)鍵詞必須簡練、規(guī)范并具有特征性。論文評價(jià)索引的關(guān)鍵詞還必須易操作、客觀、準(zhǔn)確并充分考慮其實(shí)用價(jià)值。由于索引標(biāo)注工作多由檔案管理人員完成，各專業(yè)的知識存在不同程度的局限性，因此關(guān)鍵詞的定義必須明確、易于操作。論文評價(jià)索引不僅可作輔助查找和統(tǒng)計(jì)之用，還可直接用做量化的客觀評價(jià)結(jié)果，故必須確?？陀^、準(zhǔn)確。此外，論文評價(jià)索引的實(shí)用性強(qiáng)，使用幾率低的評價(jià)指標(biāo)不宜選作索引關(guān)鍵詞。對于時(shí)限性較強(qiáng)的指標(biāo)，如被引次數(shù)，亦不適用于索引。

4 論文評價(jià)索引方案（以醫(yī)學(xué)論文為例）

4.1 索引關(guān)鍵詞

醫(yī)學(xué)論文評價(jià)索引采用論文發(fā)表形式、雜志級別、核心期刊、雜志收錄情況和影響因子5項(xiàng)關(guān)鍵詞，即可基本囊括目前常用評價(jià)指標(biāo)。

（1）論文發(fā)表形式：可分為論著、論著摘要、綜述、短篇報(bào)道（包括個(gè)案）4類。一般來說，在同一雜志中，上述4種形式的論文價(jià)值和影響依次降低。

（2）雜志的級別：從高到低可分為“中華”系列、國家級、省級和省級以下4類。

（3）核心期刊：采用國內(nèi)常用標(biāo)準(zhǔn)，將北大圖書館和北京市高校圖書館期刊工作研究會編寫的最新版《中文核心期刊要目總覽》作為核心期刊認(rèn)定依據(jù)。該書每4年一版，2008年版為最新版本。

（4）雜志收錄情況：主要以國際權(quán)威檢索機(jī)構(gòu)收錄為指標(biāo)。包括：SCI（科學(xué)引文索引）收錄，EI（工程索引）收錄，Medline / IM（醫(yī)學(xué)索引）收錄，CA（化學(xué)文摘）收錄和EM（醫(yī)學(xué)文摘）收錄。

（5）影響因子：國內(nèi)期刊參照中國科技信息研究所編制的《中國科技期刊引證報(bào)告》(CJCR)。國外期刊參照美國科技信息研究所(ISI)出版的《期刊引證報(bào)告》(JCR)。同時(shí)具有國內(nèi)外2個(gè)影響因子的以JCR為準(zhǔn)。CJCR和JCR均為每年1版，各版數(shù)據(jù)連續(xù)變化。以當(dāng)年最新版數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。

4.2 索引解決方案

國內(nèi)外科技期刊數(shù)量龐大，大部分索引指標(biāo)目錄復(fù)雜，不宜手工查找和錄入。科研部門可利用數(shù)據(jù)庫軟件的自動匹配和運(yùn)算功能，通過文獻(xiàn)基本信息與導(dǎo)入或自建期刊信息數(shù)據(jù)源的匹配自動完成索引。

在本實(shí)例中，論文發(fā)表形式差異較大，需根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)分類后再錄入索引。雜志的級別、核心期刊、雜志收錄情況和影響因子不需單獨(dú)評價(jià)，可由軟件自動索引。其中，雜志級別的分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，需在使用前根據(jù)基本原則自行制定并建立數(shù)據(jù)表單?！吨形暮诵钠诳靠傆[》、JCR、CJCR均有電子版，可直接導(dǎo)入。SCI、EI、Medline、CA、EM收錄期刊情況可直接查詢并制表使用。管理人員必須注意定期更新數(shù)據(jù)源，以確保準(zhǔn)確索引。

5 論文評價(jià)索引的應(yīng)用價(jià)值

5.1 實(shí)現(xiàn)了檔案索引的功能多樣化

論文評價(jià)索引不僅具有傳統(tǒng)索引的功能，還可作為論文評價(jià)的初步結(jié)果，對科研管理業(yè)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)決策和其他相關(guān)行政事物具有重要的輔助支持作用。索引多樣化是對專業(yè)檔案的深入開發(fā)，是檔案利用的一種方式。

5.2 豐富了索引內(nèi)容，提高了檢索效率

論文評價(jià)索引具有其他檔案索引的功能，可輔助查詢。由于索引關(guān)鍵詞從評價(jià)的角度標(biāo)識了論文檔案的特征，豐富了可查詢的內(nèi)容，若配合其他索引可實(shí)現(xiàn)更加靈活的檢索，使查詢結(jié)果更加準(zhǔn)確。

5.3 有助于科研成果統(tǒng)計(jì)分析工作的開展

以往對論文成果進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)時(shí)，需組織專業(yè)人員回顧性查閱、評價(jià)和分類統(tǒng)計(jì)涉及的科研檔案。每次根據(jù)統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容、歸檔情況和文獻(xiàn)的規(guī)范程度均需耗費(fèi)一定的時(shí)間和人力。若出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)不規(guī)范，歸檔資料不全、損壞或文獻(xiàn)界定困難等特殊情況，則工作量相應(yīng)增加。引入論文評價(jià)索引后，工作人員在整理歸檔過程中即可完成論文評估工作。統(tǒng)計(jì)時(shí)只需將評價(jià)指標(biāo)和其他查詢條件輸入軟件，電腦將自動完成任務(wù)，此功能對輔助決策意義重大。

5.4 規(guī)范論文評價(jià)程序以提高評價(jià)結(jié)果

借助檔案管理手段，通過建立一套相對客觀的量化評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系和評價(jià)手段，間接實(shí)現(xiàn)了對論文評價(jià)的規(guī)范化管理。由于采用了客觀指標(biāo)，傳統(tǒng)評價(jià)過程中的主觀影響和不確定因素顯著減少。實(shí)際運(yùn)用中，綜合利用多個(gè)指標(biāo)可進(jìn)一步降低單一指標(biāo)固有缺陷引起的偏倚，使評價(jià)結(jié)果更加客觀、準(zhǔn)確。

5.5 建立“索引即評價(jià)”的常態(tài)化管理

通過引入論文評價(jià)索引，建立“歸檔——基本信息錄入——自動評價(jià)并索引”的工作流程，使論文評價(jià)常態(tài)化。當(dāng)需要相關(guān)服務(wù)時(shí)，可及時(shí)調(diào)取評價(jià)結(jié)果信息，節(jié)約了時(shí)間和人力、物力，有效提高了科研、人事等有關(guān)部門的工作效率。

綜上所述，論文評價(jià)索引具有常規(guī)索引價(jià)值和論文評價(jià)服務(wù)功能，在工作中具有可操作性，實(shí)用性強(qiáng)。是深入開發(fā)利用科研檔案的一種方式。

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