黃愛華，楊琇瑋

辦公自動(dòng)化時(shí)代行政公文教材編寫的困惑與建議

黃愛華，楊琇瑋

我國(guó)現(xiàn)有行政公文寫作教材的編寫大多受2000年《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的影響和約束，存在部分概念缺失、用于計(jì)算機(jī)的公文制作標(biāo)準(zhǔn)模糊等問題，以致教師教不得法，學(xué)生學(xué)不得要領(lǐng)，無法滿足辦公自動(dòng)化時(shí)代公文撰寫、印發(fā)、處理等工作的需要。根據(jù)計(jì)算機(jī)操作的要求和人類的認(rèn)知規(guī)律，例舉了行政公文格式表述中的種種缺陷，提出了行政公文教材編寫的相關(guān)建議及措施。

行政公文；教材編寫；困惑；建議；辦公自動(dòng)化

一、行政公文教材編寫的困惑

辦公自動(dòng)化即利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備處理工作，它改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，目前，公文的撰寫、印發(fā)、處理等基本上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。然而，當(dāng)前有關(guān)行政公文寫作的教材，仍以2000年執(zhí)行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱“《格式》”）為藍(lán)本，這一標(biāo)準(zhǔn)存在嚴(yán)重的表述模糊化的缺陷，以此作為編寫行政公文教材的藍(lán)本，進(jìn)而指導(dǎo)教學(xué)，有失科學(xué)。

2012年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號(hào)），旨在進(jìn)一步規(guī)范公文格式。但該條例依然沒有糾正2000年《格式》表述模糊化的缺陷，其第十條規(guī)定：“公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”[1]。因此，行政公文教材在編寫中不可避免地存在以下問題。

（一）部分概念解釋缺失

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》[2]第8條稱：“置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156 mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首……?！倍v觀前文，并未對(duì)紅色反線有任何概念性的介紹或定義，突然有此描述，未免突兀，令人對(duì)“反線”的概念摸不著邊際，進(jìn)而影響到對(duì)“眉首”的理解。在之后的8.3.4提到“版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心”，也沒有說明眉首下紅色反線是否與版記中的反線是同一回事。對(duì)事物作出定義或進(jìn)行概念解說，目的都是幫助人們認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)。學(xué)習(xí)一門學(xué)科，若不了解學(xué)科本質(zhì)，就談不上深入學(xué)習(xí)。

同樣，《實(shí)用應(yīng)用文寫作》[3]教材（胡偉、周紅梅、趙崇平主編）也對(duì)此解釋缺失，第24-25頁(yè)解釋行政公文一般格式時(shí)說：“置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首”，而之前也沒有涉及紅色反線的定義或解釋。這一敘述存在以下問題：首先，前文尚未介紹反線，后文就用其來解說眉首，不符合事物的認(rèn)識(shí)規(guī)律；其次，用不明了的紅色反線定義解釋另一定義，并不能真正闡述眉首的定義，至少?zèng)]讓讀者明白眉首應(yīng)當(dāng)包含哪些要素；再次，始終未給紅色反線下任何定義。

《格式》中，定義概念缺失的還有騎馬訂等。如第7條第4點(diǎn)對(duì)“裝訂要求”的闡述：“公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過4 mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4 mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3～5 mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。”由于全文并沒有解釋什么是騎馬釘，導(dǎo)致行政公文寫作教材在涉及裝訂要求時(shí)，也含糊其詞。如《應(yīng)用寫作》[4](張德實(shí)主編，高等教育出版社2000年版)第23頁(yè)，在講述“裝訂要求”時(shí)，只概略地提到：“公文左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)?！?/p>

行政公文教材在表述“反線”、“騎馬訂”時(shí)采取避而不寫的方式，一方面是由于教材篇幅所限；另一方面，是因?yàn)椤陡袷健窙]有下相關(guān)定義，教材編寫者不方便自行下定義解釋。中山大學(xué)陳少夫教授在應(yīng)用文寫作研究和教學(xué)領(lǐng)域貢獻(xiàn)巨大，由他牽頭編著的《應(yīng)用寫作教程》[5]曾試圖解決這一困惑，在該教材第114頁(yè)對(duì)反線做了進(jìn)一步的解釋：所謂眉首，就是公文版頭，即公文首頁(yè)在紅色反線至頁(yè)面頂端的部分。公文的眉首與主體部分用一條較粗的紅色橫線分開，這條紅線就稱為紅色反線……”該定義強(qiáng)調(diào)了反線是一條較粗的紅線，但到底有多粗，無從得知，也無法在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行具體設(shè)置，只能由各公文制定者自行操作。因?yàn)闊o相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可循，導(dǎo)致各級(jí)公文中出現(xiàn)了各類粗細(xì)不一的反線。

（二）操作標(biāo)準(zhǔn)闡述模糊

隨著科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化日益普及，怎樣使公文的寫作更符合計(jì)算機(jī)操作要求的問題日益凸顯。《格式》的許多標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)算機(jī)操作要求相去甚遠(yuǎn)，使行政公文辦公自動(dòng)化缺乏可操作性。

1.將“行”表述為“標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行?！边@一標(biāo)準(zhǔn)中，至少有2項(xiàng)不易操作的內(nèi)容：一是“行”的概念不清，所謂縱向距離是指紙張的高度，還是指字行之間的高度，或是上一行底端到下一行底端的高度，就很不明確；二是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)字號(hào)7/8倍的距離是一個(gè)艱難的工作程序，非普通人能夠勝任。

2.規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)“應(yīng)小于22 mm×15 mm（高×寬）”。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)如何掌握，難道用尺測(cè)量？如果能給定一系列標(biāo)準(zhǔn)的字號(hào)，就容易操作了。

3.版心尺寸規(guī)定為156 mm×225 mm，看似具體，卻無法直接操作。試想，有什么辦法能在word文檔直接將版心設(shè)成規(guī)定的規(guī)格？

《格式》的表述問題，直接影響到人們的理解，乃至影響行政公文寫作教材的編寫，進(jìn)而影響到教學(xué)。陜西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院辛華和戴夏燕主編的《新編經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫作》[6]是相當(dāng)優(yōu)秀的教材，該教材第28-29頁(yè)“繪出上行文首頁(yè)版式和下行文、平行文首頁(yè)版式，并標(biāo)上必要的數(shù)據(jù)”，也僅僅是標(biāo)上有關(guān)用紙規(guī)格、天頭、訂口及版心的數(shù)據(jù)，至于《格式》未提到的翻口和地腳的數(shù)據(jù)，被一概忽略了。我們知道，在計(jì)算機(jī)上不能直接設(shè)置版心的尺度，只能通過設(shè)置四個(gè)頁(yè)邊距來確定。換言之，版心的數(shù)據(jù)是多余的，地腳和翻口的數(shù)據(jù)才是必要的。

2000年《格式》施行以來，指導(dǎo)專家、學(xué)者編寫的行政公文寫作教材達(dá)到了數(shù)以千種。雖然當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)在我國(guó)的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，大多數(shù)機(jī)關(guān)草擬公文已開始使用計(jì)算機(jī)完成，但《格式》中許多規(guī)定仍與word操作要求風(fēng)馬牛不相及。不管是側(cè)重理論傳授還是偏重技能培養(yǎng)的寫作學(xué)教材，都因?yàn)椴煌潭鹊鼐朽笥凇陡袷健?，造成某些概念缺失或版式設(shè)置敘述模糊不清。教師在這些教材的鉗制下教學(xué)，是很難準(zhǔn)確地傳授知識(shí)和技能的。為此，有必要修正《格式》中那些不切實(shí)際的描述，進(jìn)一步完善相關(guān)規(guī)定，發(fā)揮其應(yīng)有的意義和作用。

二、相關(guān)建議及措施

修正2000版《格式》，改編行政公文寫作教材的呼聲早已有之。如魏成春、范文春早在2003年就撰文《<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式>亟待修訂》，對(duì)2000版《格式》的內(nèi)容提出14條修改建議。[7]本文擬從辦公自動(dòng)化的角度，就2000版《格式》的修正方法以及行政公文寫作教材編寫的改進(jìn)方法提出建議，以期能對(duì)新版《格式》的制定以及新教材的編寫起到一定的參考作用。

（一）概念要明確，要符合辦公自動(dòng)化時(shí)代的相關(guān)定義

1.有關(guān)“行”的定義。

（1）將“基準(zhǔn)行”定義為上一行字列底端到本行字列底端的縱向距離，亦可定義為上一行文字頂端到下一行文字頂端的縱向距離。

（2）鑒于在word文檔直接操作“每面排22行”（參看下文排版規(guī)格處）后，行距已經(jīng)固定，所以不需要再額外規(guī)定行距的數(shù)值。

2.有關(guān)“公文頁(yè)邊”與“版心尺寸”的定義。

（1）援引計(jì)算機(jī)用語(yǔ)上頁(yè)邊距、下頁(yè)邊距、左頁(yè)邊距、右頁(yè)邊距分別替代冷僻的公文名詞天頭（上白邊）、地腳（下頁(yè)邊距）、訂口（左白邊）、翻口（右白邊）。由于計(jì)算機(jī)使用的普及性，即使省略對(duì)用語(yǔ)的解釋，也不影響人們的理解。

（2）明確各頁(yè)邊距的尺寸。上頁(yè)邊距37 mm；下頁(yè)邊距35 mm；左頁(yè)邊距28 mm；右頁(yè)邊距26 mm；根據(jù)實(shí)際需要，各頁(yè)邊距可±1 mm。

（3）將版心定義為上、下、左、右頁(yè)邊包圍的區(qū)域（設(shè)置好各頁(yè)邊距，版心尺寸就是156 mm×225 mm）。

3.有關(guān)“反線”的定義。

（1）要明確反線的概念。置于眉首與主體以及版記各項(xiàng)內(nèi)容之間，用以隔開各部分內(nèi)容的線條即為反線。

（2）指出反線的長(zhǎng)度為156 mm，最好能確定磅數(shù)，建議規(guī)定為2磅。

（二）各項(xiàng)規(guī)定要符合計(jì)算機(jī)操作要求，易于實(shí)施

1.排版規(guī)格操作。

（1）一般微機(jī)系統(tǒng)的小標(biāo)字體需要另行安裝，因此，建議取消使用小標(biāo)字體的規(guī)定，直接使用一般系統(tǒng)自帶的字體。

（2）正文“一般每面排22行，每行排28個(gè)字”的要求應(yīng)指出具體的操作方法。即在word文檔執(zhí)行：文件—頁(yè)面設(shè)置—文檔網(wǎng)格—行數(shù)—每頁(yè)22。至于每行28字的要求，只要使用三號(hào)仿宋字，不需進(jìn)行額外設(shè)置就能實(shí)現(xiàn)。

2.公文中各要素標(biāo)識(shí)操作。各要素標(biāo)識(shí)操作應(yīng)立足于計(jì)算機(jī)操作的要求。

（1）規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與版心上邊緣的行距?！陡袷健芬?guī)定，“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25 mm，對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80 mm”，還規(guī)定“信函式公文發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30 mm”。這些規(guī)定在word文檔不好操作，只能力求接近。由公文版心高225 mm和每面排22行的規(guī)定，折算出每行高度為10.2 mm。由此，可執(zhí)行右鍵—段落—行距（多倍行距）—2.5或8，當(dāng)然，這一操作過于復(fù)雜，違背了易于操作的原則。因此，建議非上行文及信函式公文，從版心上邊緣到發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的距離為3個(gè)行距；上行文則是8個(gè)行距。

此外，非上行文之公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)及保密期限分別頂格標(biāo)識(shí)于首行左右兩側(cè)，緊急程度頂格標(biāo)于第二行；上行文則在第四、五行標(biāo)識(shí)以上內(nèi)容。

（2）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色宋體字（取消“小標(biāo)宋體字”的規(guī)定）。字號(hào)取消“一般應(yīng)小于22 mm×15 mm（高×寬）”的說法，根據(jù)不同發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別規(guī)定，建議國(guó)家級(jí)行政機(jī)關(guān)，如國(guó)務(wù)院及各部委使用一號(hào)字，省級(jí)及省級(jí)以下行政機(jī)關(guān)使用二號(hào)字。

《格式》規(guī)范下的行政公文寫作教材編寫，與辦公自動(dòng)化時(shí)代對(duì)公文的撰寫、印發(fā)、處理工作具有諸多不相適應(yīng)的方面，迫切需要修改完善。限于篇幅，本文不能一一列舉，只能管中窺豹。因此，建議有關(guān)部門匯集更多的專家學(xué)者，進(jìn)行深入的研討，立足于計(jì)算機(jī)操作的要求和人類的認(rèn)知規(guī)律，設(shè)計(jì)更規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

[1]中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[Z].中共中央文件，中辦發(fā)[2012]14號(hào).

[2]國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局.國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式[S].國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局，1999.

[3]胡偉，周紅梅，趙崇平.實(shí)用應(yīng)用文寫作[M].北京：人民出版社，2010.

[4]張德實(shí).應(yīng)用寫作[M].北京：高等教育出版社，2000.

[5]陳少夫，丘國(guó).新應(yīng)用文寫作教程[M].廣州：中山大學(xué)出版社，2008.

[6]辛華，戴夏燕.新編經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫作[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008.

[7]魏成春，范文春.《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》亟待修訂[J].秘書，2003（8）：35-36.

黃愛華，女，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，文學(xué)博士，廣東省高教秘書學(xué)會(huì)理事，主要研究方向?yàn)槲膶W(xué)、文秘；楊琇瑋，男，廣東博雅學(xué)院教師，主要研究方向?yàn)楝F(xiàn)代寫作、文秘實(shí)務(wù)。

G712

A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：1674-7747（2012）21-0072-03

[責(zé)任編輯 盛艷]