楊麗萍

淺談醫(yī)院檔案資源開發(fā)及利用價值

楊麗萍①

目的：探討如何開發(fā)醫(yī)院檔案資源，提高檔案的利用價值。方法：增強檔案工作人員的服務(wù)意識、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，多渠道、多途徑收集檔案材料，熟悉檔案，了解需要。結(jié)果：提高了檔案利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力的基礎(chǔ)保障。結(jié)論：醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研各項工作中發(fā)揮著不可替代的作用，做好醫(yī)院各類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管和利用工作十分必要。

檔案資源； 開發(fā)； 利用價值

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項管理工作活動中形成的文件，以簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類及載體等各種形式記錄[1]，記載了醫(yī)院不同發(fā)展時期的成績，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項工作中發(fā)揮著不可替代的作用，是醫(yī)院的寶貴財富。其傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要，本院檔案管理工作正向著規(guī)范化健康發(fā)展，現(xiàn)將醫(yī)院檔案管理工作體會報告如下。

1 提高檔案管理人員的檔案意識

管理人員的服務(wù)意識與管理水平的高低直接決定著檔案開發(fā)利用工作程度的好壞。只有不斷強化檔案管理人員的檔案意識，提高全員檔案認知程度，加上優(yōu)質(zhì)積極的服務(wù)，變廢為寶，把各種死材料變成可利用的活材料，才能使檔案管理工作由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)[2]。這就要求檔案工作人員在實際工作中要樹立主動服務(wù)的意識，耐心、周到、細致地做好服務(wù)，拓展多種服務(wù)方式，徹底改變過去“等、靠、要”的舊的工作模式以及“重藏輕用”“看檔守檔”的陳舊管理模式。變封閉式管理為開放式管理，變被動式管理為主動式管理，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的各項工作緊密結(jié)合起來，充分挖掘檔案的經(jīng)濟效益和社會效益，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)、開發(fā)利用上下功夫，才能得到醫(yī)院各方面重視，進一步提高檔案管理工作在醫(yī)院的地位。

2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

做好檔案管理工作的關(guān)鍵是有一支既懂檔案知識，又能運用現(xiàn)代化手段科學(xué)管理檔案的隊伍。隨著醫(yī)院管理自動化的不斷提高、各種新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)，醫(yī)院形成了大量的電子文件，如何收集整理，利用管理好這些電子文件，成為當前檔案人員面臨的新問題[2]。長期以來，醫(yī)院檔案管理人員科班出身的較少，大部分人員都是從別的崗位轉(zhuǎn)崗過來的，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，缺乏創(chuàng)新和活力，他們的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上醫(yī)院發(fā)展的需要。隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院規(guī)模也在不斷擴大，對檔案的利用也提出了更多、更高的要求。這就要求醫(yī)院檔案工作人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，即知識素質(zhì)和能力素質(zhì)。通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等形式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。另外檔案工作人員還必須掌握醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)知識，根據(jù)各方面不同的需求，有針對性地提供檔案資料，為檔案利用提供廣泛系統(tǒng)的服務(wù)。

3 建立健全各項檔案管理制度，建立醫(yī)院一體化的管理新模式

目前，好多醫(yī)院沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，對檔案管理沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各個醫(yī)院都是根據(jù)自己的理解和實踐進行管理。因此，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度十分重要。各級綜合醫(yī)院要積極貫徹落實《檔案法》，結(jié)合自己醫(yī)院的實際情況，完善檔案管理的各項規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。如建立收集制度、保管利用制度、保管期限制度、歸檔范圍等規(guī)定，制定專職檔案管理人員的工作職責以及保密、保管、借閱、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。筆者所在醫(yī)院將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位職責和考核辦法之中，提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、登記制度、實行動態(tài)管理，遺失及時查找補損，確保材料完整。為檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)提供制度保障。

4 多渠道、多途徑收集檔案材料

醫(yī)療改革是一項長期的系統(tǒng)工程，醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研各項工作都在不斷發(fā)展變化中，檔案真實完整地記錄了這些發(fā)展變化的過程，是重要的信息資源，是開展其他各項工作的必要條件和依據(jù)，是醫(yī)院的寶貴財富。檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集質(zhì)量的高低將直接決定和影響著檔案業(yè)務(wù)工作的整體水平。按照《文件材料歸檔范圍》《檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，做好醫(yī)院檔案資料的收集工作是檔案管理的一個重要方面。由于服務(wù)對象的差異，需求不同，形成了各自特有的材料，因此，收集材料的多少、價值的大小，直接影響著現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證醫(yī)院檔案室收藏資源，筆者所在醫(yī)院反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，工作人員不斷疏通和拓寬檔案材料的來源渠道、創(chuàng)新工作方法，做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充缺失的檔案資料，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。通過醫(yī)院制定的檔案接收制度和檔案集中管理辦法，把保存在個人手中以及分散在各個科室的有保存價值的各種資料集中到醫(yī)院綜合檔案室中，實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù)[3]。

5 熟悉檔案，了解需要，提高利用率

檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案利用是指通過一定方式，直接把檔案資料提供給使用者的一項服務(wù)性工作。其方式主要有提供檔案原件，提供檔案復(fù)制件，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢、外調(diào)等。熟悉檔案，了解需要是開展檔案利用工作的基本途徑和方法。管好用好檔案，對醫(yī)院各項工作的順利開展起著重要作用。檔案工作的最終目的就是把檔案提供給使用者，使檔案資料得到充分的利用。目前，好多醫(yī)院沒有將檔案管理納入醫(yī)院目標考核中，造成醫(yī)院檔案材料流失嚴重，信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案材料利用率不高。因此，醫(yī)院檔案管理人員要想方設(shè)法，多途徑、多渠道挖掘檔案信息資源，然后向大家介紹所保存檔案的內(nèi)容和成分，根據(jù)不同的需要，及時準確地查找出有關(guān)檔案，為檔案使用者提供多層次、多方面、有實效的信息資源，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。

6 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理中的重要組成部分，是醫(yī)院的寶貴財富，是現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展醫(yī)院的重要環(huán)節(jié)。為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實和培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合管理能力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，滿足醫(yī)院各方面的需求，真正發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的作用[4]。

[1] 鄔瑞祥，田躍珍.淺談如何加強醫(yī)院檔案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7(18):359-360.

[2] 李玉霞.淺談加強醫(yī)院電子檔案管理[J].中國民康醫(yī)學(xué)，2009，21(6):692-693.

[3] 余強.醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，10(5)，11-12.

[4] 曾建軍，呂仕銀，田勇.淺談新時期如何加強醫(yī)院檔案工作[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理，2006，26(6):60-61.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.19.080①鄭州大學(xué)第二附屬醫(yī)院 河南 鄭州 450014

楊麗萍

2012-03-07) (本文編輯：李嫚)