盧光澤 劉光榮

解放軍總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程保障中心，北京 100853

醫(yī)療裝備逐步成為現(xiàn)代醫(yī)療中一項(xiàng)支柱力量，各醫(yī)院就如何在常規(guī)情況下合理管理器材作出積極探討。但面對(duì)衛(wèi)生行業(yè)可能發(fā)生的各種突發(fā)事件，如何組織好醫(yī)院在特殊的危機(jī)環(huán)境下醫(yī)療器材的采購、供給項(xiàng)目管理，是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中必須思考的一個(gè)重要方面。

1 研究背景

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)常會(huì)面臨大規(guī)模籌集醫(yī)用材料的狀況。例如在我國2003年抗擊非典的斗爭中，就創(chuàng)記錄地在短短一周時(shí)間內(nèi)籌建成一座編制1 000張床位的現(xiàn)代傳染病就診醫(yī)院。2008年四川汶川大地震，多家醫(yī)院組織醫(yī)護(hù)人員和大量醫(yī)療用物資奔赴抗震一線。2009年抗擊甲型H1N1病毒的物資戰(zhàn)備存儲(chǔ)。2011年高鐵出軌等各項(xiàng)事件。還有在國外，將面對(duì)近年來日益繁重的維和任務(wù)、戰(zhàn)事頻發(fā)以及不可預(yù)期的災(zāi)難。這些行為的實(shí)現(xiàn)離不開醫(yī)用器材的大量集中籌措和供應(yīng)。系統(tǒng)了解醫(yī)療物品的實(shí)際需求種類和數(shù)量需要專業(yè)應(yīng)對(duì)，醫(yī)護(hù)人員通常更關(guān)注的是在特定地點(diǎn)和時(shí)間內(nèi)得到開展醫(yī)療所需要的設(shè)備和材料。如何在短期內(nèi)快速準(zhǔn)確提供開展醫(yī)療工作必備的醫(yī)療裝備和器材，這成為擺在醫(yī)學(xué)工程人員面前的現(xiàn)實(shí)問題。

2 突發(fā)事件下的應(yīng)對(duì)措施

2.1 危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的建立

美國學(xué)者于20世紀(jì)60年代提出危機(jī)管理的概念。所謂危機(jī)管理，就是為應(yīng)付各種危機(jī)情形所進(jìn)行的規(guī)劃決策、動(dòng)態(tài)調(diào)整、化解處理、員工培訓(xùn)等后動(dòng)的過程，目的在于消除或降低危機(jī)所帶來的威脅，危機(jī)管理應(yīng)奉行“危機(jī)不僅意味著威脅、危險(xiǎn)，更意味著機(jī)遇”的積極行為準(zhǔn)則，危機(jī)管理一般具有不確定性、應(yīng)急性和預(yù)防性特點(diǎn)[1]。

面對(duì)短期內(nèi)突發(fā)組織大規(guī)模的醫(yī)療器材供應(yīng)事件，任務(wù)具備不確定性大、時(shí)限性強(qiáng)、工作量大、實(shí)施困難等特征，且能在實(shí)施成功后具備預(yù)防性和轉(zhuǎn)危為安的重大意義等特點(diǎn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)器械管理部門采取危機(jī)管理，日常危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的建立和培訓(xùn)是關(guān)鍵。對(duì)于處理該類突發(fā)事件，需要在器材供應(yīng)危機(jī)管理領(lǐng)導(dǎo)小組基礎(chǔ)上，快速組建各類相關(guān)人員組成一個(gè)危機(jī)管理系統(tǒng)。該團(tuán)隊(duì)成員日常接受過危機(jī)管理培訓(xùn)，在實(shí)施過程中明確任務(wù)，能獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任。組織機(jī)構(gòu)的建立和高素質(zhì)的專業(yè)人員配備是完成危機(jī)管理的關(guān)鍵因素，器材管理危機(jī)管理小組組成人員包括：項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)人員、信息控制中心、采購人員、急救設(shè)備和材料供應(yīng)中心人員、分類器械管理人員、技術(shù)保障人員、協(xié)調(diào)人員。在管理過程中，必須考慮危機(jī)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括任務(wù)識(shí)別；確定此次項(xiàng)目管理范圍，明確項(xiàng)目進(jìn)度、可交付成果、關(guān)鍵因素，分配資源（誰負(fù)責(zé)何項(xiàng)具體管理），制訂應(yīng)急和備份計(jì)劃。按上述具體步驟來管理這個(gè)計(jì)劃，且在實(shí)施過程中保持信息準(zhǔn)確、及時(shí)和計(jì)劃完成進(jìn)度匯報(bào)制度。

2.2 發(fā)揮信息管理的突出作用

信息技術(shù)的發(fā)展正在改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理效率[2]。數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為一種有效的管理手段被廣泛應(yīng)用，編制并開發(fā)合格器材供應(yīng)商目錄數(shù)據(jù)庫為實(shí)施危機(jī)管理提供了基礎(chǔ)，在該數(shù)據(jù)庫中包含如下信息：代理商名稱，代理產(chǎn)品范圍、種類或名稱，器材生產(chǎn)廠家、國別，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)，供應(yīng)商資金規(guī)模、經(jīng)營狀況，綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)，聯(lián)系方式。數(shù)據(jù)庫的建立，可為日常采購提供主渠道。在該危機(jī)管理中，分辨貨物供應(yīng)商的情況是成功實(shí)施的前提。因?yàn)槠鞑男枨罅看螅瑫r(shí)間性強(qiáng)，要求供貨商有一定的日常物資儲(chǔ)備規(guī)模和物流組織能力，提供的器材質(zhì)量可靠，信譽(yù)度高。利用器材種類或名稱為關(guān)鍵字，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫的檢索，優(yōu)先選出規(guī)模大、信譽(yù)等級(jí)高的器材提供商，同時(shí)需要注重和本地制造商和供應(yīng)商的合作，規(guī)模定制是種降低風(fēng)險(xiǎn)的好辦法[3-4]。準(zhǔn)確的信息匹配可有效減少聯(lián)系和溝通的盲目性，提高信息來源的準(zhǔn)確性和質(zhì)量可靠性，也利于多人同時(shí)開展工作，提高效率。

2.3 剛性的指揮體系和明確授權(quán)

柏恩斯和斯托爾克在研究外界環(huán)境對(duì)企業(yè)管理系統(tǒng)的影響時(shí)，發(fā)現(xiàn)處于急劇變動(dòng)環(huán)境中的組織結(jié)構(gòu)和處于穩(wěn)定環(huán)境中的組織結(jié)構(gòu)并不相同，將其歸納為剛性結(jié)構(gòu)和柔性結(jié)構(gòu)兩種類型。此危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)組織具備如下特征：團(tuán)隊(duì)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)體系明確，明確規(guī)定各部門的任務(wù)、職責(zé)和權(quán)限，成員的分工精細(xì)且具體，有規(guī)定的制度和工作程序，管理權(quán)力相對(duì)集中，組織內(nèi)主要實(shí)行上下級(jí)之間的縱向溝通。剛性的指揮體系形成了關(guān)鍵時(shí)候的服從命令聽指揮的風(fēng)格，危機(jī)管理中，這種剛性結(jié)構(gòu)模式在任務(wù)實(shí)施過程中起到重要保障作用。由于任務(wù)明確，各級(jí)人員更多的是服從統(tǒng)一指揮和提高任務(wù)進(jìn)度，剛性指揮體系提高了工作效率。適當(dāng)?shù)氖跈?quán)是該管理中重要環(huán)節(jié)，在明確分配任務(wù)后，合理的運(yùn)用授權(quán)機(jī)制，讓團(tuán)隊(duì)人員在自己的任務(wù)范圍類有較大的自主決策性，將為剛性結(jié)構(gòu)對(duì)不確定環(huán)境的適應(yīng)起到輔助作用。

2.4 建立合理有效的激勵(lì)機(jī)制

建立激勵(lì)機(jī)制之前，必須了解激勵(lì)因素。激勵(lì)是建立在人的需求基礎(chǔ)之上，激勵(lì)因素是對(duì)有此要求的人去做出各種成績的東西。源于需求的多樣性和層次性，激勵(lì)本身具備復(fù)雜性的特征，所以要靈活運(yùn)用綜合激勵(lì)模式，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性。危機(jī)管理中，由于人員的選擇具備了素質(zhì)高、紀(jì)律性好、勇于承擔(dān)責(zé)任、行動(dòng)效率高等特點(diǎn)，所以可以根據(jù)上述人員特征來合理把握適當(dāng)?shù)募?lì)原則。

物質(zhì)激勵(lì)永遠(yuǎn)是最有效的激勵(lì)手段之一[5]。雖然有人認(rèn)為金錢激勵(lì)有一定的負(fù)作用，但要人員更加努力和出色，就要獎(jiǎng)勵(lì)出色員工的優(yōu)秀工作。讓真正努力工作的員工而不是無緣無故得到最好的報(bào)酬是一種合理的激勵(lì)方式，通過它體現(xiàn)了努力工作的價(jià)值和認(rèn)可。上述的適當(dāng)授權(quán)也是激勵(lì)方式的一種。對(duì)于工作出色，自我管理和自我激勵(lì)很好的員工，獲取尊重和能力的認(rèn)可是一種需求，讓他們享受管理的樂趣和承擔(dān)責(zé)任符合發(fā)揮能力和自我激勵(lì)的需求，適當(dāng)授權(quán)和自主決策能產(chǎn)生激勵(lì)作用。

不可忽視精神激勵(lì)的作用。讓大家意識(shí)到工作的意義，激發(fā)他們自我實(shí)現(xiàn)和贏得自尊的心理渴望，正是危機(jī)管理的特殊性加重了精神激勵(lì)的砝碼。例如在面對(duì)各類突發(fā)事件這種特殊的背景下，可以通過精神激勵(lì)和語言的贊賞激勵(lì)讓成員獻(xiàn)出他們的感情和潛力，這里的贊賞包括肯定贊賞法和目標(biāo)贊賞法。

2.5 互連網(wǎng)的應(yīng)用

互連網(wǎng)出現(xiàn)的深遠(yuǎn)意義無需贅述，它對(duì)于我們社會(huì)、文化和交流的方式產(chǎn)生了巨大和迅速的影響。在完成我們的任務(wù)中，充分應(yīng)用這個(gè)充滿生機(jī)、強(qiáng)大的技術(shù)，無疑是推動(dòng)項(xiàng)目成功的有力工具。隨著技術(shù)的成熟和功能的強(qiáng)大，越來越多的廠家將辦公室搬到互連網(wǎng)上，虛擬組織和虛擬辦公室模式改變著人們交易的方式[6]。面對(duì)突發(fā)事件下的醫(yī)療采購和供給環(huán)境中，很多供應(yīng)信息的來源、新興器材的信息收集都是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，正是信息的快速獲取和通過網(wǎng)絡(luò)的快捷溝通，才能在第一時(shí)間掌握市場最新信息，及時(shí)準(zhǔn)確購置到器材，保證了任務(wù)完成。

另外，對(duì)于距離較遠(yuǎn)的公司，還可以通過電子商務(wù)和網(wǎng)上支付等方式節(jié)約大量人力成本和交易成本。

3 案例應(yīng)用

解放軍總醫(yī)院為三級(jí)甲等醫(yī)院，承擔(dān)著重要的治療、保健和科研任務(wù)，也是國內(nèi)特大型的綜合性醫(yī)院。在2003年抗擊非典的斗爭中，解放軍總醫(yī)院第一時(shí)間建立急診隔離病區(qū)和組建發(fā)熱門診，妥善處理和治療非典患者。與此同時(shí)，解放軍總醫(yī)院還主動(dòng)擔(dān)負(fù)起支援建立小湯山傳染病醫(yī)院的器材供應(yīng)任務(wù)。期間，解放軍總醫(yī)院器械管理部門短期內(nèi)及時(shí)籌措和供應(yīng)了合計(jì)人民幣372萬元的進(jìn)口設(shè)備和人民幣270萬元的醫(yī)用器材。在2008年“5.12”特大地震發(fā)生后，解放軍總醫(yī)院第一時(shí)間組織了近400人的醫(yī)療救護(hù)衛(wèi)生隊(duì)，攜帶了數(shù)百萬元的各類醫(yī)用器材趕赴現(xiàn)場?，F(xiàn)代醫(yī)療中器材的利用至關(guān)重要，醫(yī)用器材的及時(shí)到位，保障了該院抗擊非典任務(wù)的勝利完成，確保小湯山醫(yī)院的順利開診；在抗震救災(zāi)的救治傷員過程中發(fā)揮了重要作用，有力地保障了人名群眾生命安全，在我國醫(yī)療事業(yè)記錄上都留下了重要的一頁。

醫(yī)院醫(yī)工部門日常注重器材管理隊(duì)伍和危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)的建立，對(duì)于處理各類突發(fā)事件積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。在每次緊急籌措急救物資過程中，醫(yī)工部門都能快速在器材供應(yīng)危機(jī)管理領(lǐng)導(dǎo)小組基礎(chǔ)上，組建危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)，該團(tuán)隊(duì)成員日常接受過危機(jī)管理培訓(xùn)，在實(shí)施過程中明確任務(wù)，獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任。組織機(jī)構(gòu)的建立和高素質(zhì)的專業(yè)人員配備是完成危機(jī)管理的關(guān)鍵因素，器械相關(guān)部門打破了原來的供應(yīng)部門計(jì)劃，采購部門部門審批、分類庫管人員驗(yàn)核等多部門多層級(jí)管理，助理員輔助決策的組織結(jié)構(gòu)。由保障部門指派專人直接領(lǐng)導(dǎo)危機(jī)管理小組，采購、庫房管理、二級(jí)庫等多部門全力協(xié)助，確保任務(wù)完成。進(jìn)一步的組織層次扁平化加快了決策和信息反饋的速度，確保了決策執(zhí)行的力度。

醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程部門制訂了突發(fā)事件期間器材供應(yīng)新舉措。該舉措中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了建立器械設(shè)備供應(yīng)綠色通道，壓縮指揮層次，簡化采購手續(xù)，器械設(shè)備歸口管理，以最快速度滿足需求；醫(yī)學(xué)工程人員要利用工程技術(shù)優(yōu)勢，掌握最新技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，主動(dòng)為臨床提供技術(shù)支持。期間及時(shí)打破常規(guī)供應(yīng)時(shí)的醫(yī)用器材采購模式，日常的醫(yī)療設(shè)備采購要經(jīng)過假設(shè)需求、經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估、技術(shù)評(píng)估、商務(wù)談判、聯(lián)合審批簽定協(xié)議等多項(xiàng)技術(shù)程序。醫(yī)用器材采購的標(biāo)準(zhǔn)流程為庫房依據(jù)信息系統(tǒng)中庫存分析確定采購單，然后有專業(yè)采購人員尋價(jià)、組織談判達(dá)成協(xié)議。面對(duì)緊急事件狀態(tài)，專人通過信息系統(tǒng)和其他渠道保持和供應(yīng)設(shè)備的公司取得聯(lián)系，在保證質(zhì)量的前提下，快速?zèng)Q策，及時(shí)準(zhǔn)確供應(yīng)。器械庫房對(duì)常規(guī)急救器材保持一定數(shù)量的超常規(guī)庫存，確保臨床隨需隨領(lǐng)、隨有。這種采購模式中人員的素質(zhì)和責(zé)任感尤為重要，長期的優(yōu)秀文化建設(shè)為關(guān)鍵時(shí)候的授權(quán)和決策機(jī)制打下基礎(chǔ)。

解放軍總醫(yī)院極力推行信息先行的原則。于1998年自行設(shè)計(jì)開發(fā)了醫(yī)院醫(yī)用器材管理信息系統(tǒng)，在2010年全面實(shí)現(xiàn)了ERP管理。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，不僅從信息技術(shù)上強(qiáng)調(diào)了一般意義的數(shù)據(jù)庫管理手段，還重點(diǎn)解決了醫(yī)用器材的分類整理。在歷次急需器材籌備過程中，分類信息發(fā)揮重要作用。醫(yī)療物資具有自身的需求特征，醫(yī)護(hù)人員通常更關(guān)注的是在特定地點(diǎn)和時(shí)間內(nèi)得到開展醫(yī)療所需要的設(shè)備和材料，有些醫(yī)用器材沒有建立統(tǒng)一名稱。特定的醫(yī)療需要特定的器材需求，信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)挖掘功能很好地滿足了這方面需求，它能提供完善的需求品種，還能有效地根據(jù)醫(yī)療規(guī)模來預(yù)測器材需求數(shù)量。

合格供應(yīng)商信息為精確聯(lián)系采購業(yè)務(wù)提供了依據(jù)，總醫(yī)院在處理和供應(yīng)商的關(guān)系上，不是單純地定義為商業(yè)采購，而是有效地劃分為戰(zhàn)略采購、合作伙伴、第三方采購等多種策略?，F(xiàn)代醫(yī)療器械采購中，建立既具戰(zhàn)略性又具靈活性的供應(yīng)商關(guān)系至關(guān)重要。醫(yī)院的優(yōu)良信譽(yù)和器械管理部門日常與供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系，面對(duì)市場危機(jī)，供應(yīng)商們優(yōu)先保證了合作伙伴的供應(yīng)。采購過程中，大批器材都是在醫(yī)院沒有付款的情況下供應(yīng)商提供給臨床使用；期間醫(yī)院器械部門還獲供應(yīng)商贈(zèng)送數(shù)萬元的器材。

互連網(wǎng)成為現(xiàn)代商務(wù)的有效途徑，及時(shí)快捷的信息來源是在面對(duì)危機(jī)時(shí)獲取競爭優(yōu)勢的重要舉措，在相對(duì)緊張的同類產(chǎn)品市場上獲得先機(jī)和主動(dòng)。

4 小結(jié)

面對(duì)突發(fā)事件，器材管理部門通過及時(shí)使用如下策略：成立危機(jī)管理組織機(jī)構(gòu)、非正式的人員配備、變更工作流程、建立激勵(lì)機(jī)制、充分利用信息技術(shù)等，很好地完成醫(yī)療部門對(duì)器材供應(yīng)和管理的需求。通過對(duì)解放軍總醫(yī)院醫(yī)工部門在面對(duì)突發(fā)醫(yī)療事件情況下的策略制訂和實(shí)施過程的分析研究，將對(duì)我國綜合性醫(yī)院面臨突發(fā)醫(yī)療事件情況下的器材管理起到一定的示范和借鑒作用。

保持敏感性，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件是現(xiàn)代醫(yī)院管理需要研究的重要課題。當(dāng)市場物資短缺或區(qū)域處在壟斷狀態(tài)下，戰(zhàn)略性醫(yī)用器材的儲(chǔ)備策略格外重要，中心庫房集中供應(yīng)的器材管理模式將面臨挑戰(zhàn)。

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