摘要：合并新建高職學(xué)院前身檔案利用服務(wù)效能提升已成緊迫的課題，從其前身檔案利用需求分析入手，探討強(qiáng)化其前身檔案開(kāi)發(fā)利用的策略、途徑和方法。

關(guān)鍵詞：高職學(xué)院 前身檔案 開(kāi)發(fā)利用

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2011）30-0290-03

地方新建高職學(xué)院大都是由幾個(gè)中專(zhuān)學(xué)校合并升格組建的，例如延安市職業(yè)技術(shù)學(xué)院就是由延安農(nóng)校、延安師范學(xué)校、延安農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校等中專(zhuān)學(xué)校合并的。本文所言“地方新建高職學(xué)院前身檔案”就是指這些合并進(jìn)高職學(xué)院的中專(zhuān)學(xué)校在合并前長(zhǎng)期辦學(xué)過(guò)程中形成的檔案。這些中專(zhuān)學(xué)校在合并前的檔案流向有三種情況：一是按照檔案管理有關(guān)規(guī)定上交市級(jí)檔案館長(zhǎng)期保存，二是按照檔案保存期限的規(guī)定集中銷(xiāo)毀，三是學(xué)校尚存管的檔案卷宗移交高職學(xué)院檔案室保管。合并升格組建為高職學(xué)院以后，其前身檔案管理基本維持原貌，停留在被動(dòng)接待查閱的層面上，管理服務(wù)功能常常受到質(zhì)疑，極大的損害了新建高職學(xué)院檔案工作的譽(yù)名度。按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，從地方合并新建高職學(xué)院的實(shí)際出發(fā)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，拓寬對(duì)其前身檔案管理的工作視野，加強(qiáng)對(duì)其前身檔案的整理、搶救、開(kāi)發(fā)、編研和利用，已成為地方合并新建高職學(xué)院提升檔案管理服務(wù)效能的緊迫課題，必須下大工夫認(rèn)真落實(shí)。

一、地方合并新建高職學(xué)院前身檔案利用需求分析

1.學(xué)院建設(shè)改革發(fā)展需要。主要體現(xiàn)在如下五個(gè)方面：（1）資產(chǎn)資源的整合與保全。包括土地、校舍、儀器設(shè)備、辦公用品等都要依據(jù)前身檔案進(jìn)行清理和核查，防止不當(dāng)報(bào)廢與流失。（2）學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)，要以所合并學(xué)校學(xué)科專(zhuān)業(yè)為基礎(chǔ)，發(fā)揮原有學(xué)科專(zhuān)業(yè)的特色和優(yōu)勢(shì)，總結(jié)原中專(zhuān)學(xué)校辦學(xué)的經(jīng)驗(yàn)，特別是與行業(yè)的廣泛聯(lián)系、實(shí)習(xí)基地建設(shè)、課程開(kāi)發(fā)等方面資源的充分開(kāi)發(fā)和有效利用。（3）高職教育文化的凝練與建構(gòu)，包括高等職業(yè)教育價(jià)值文化，人才培養(yǎng)規(guī)格，教育教學(xué)模式，職業(yè)化專(zhuān)業(yè)化技能化教育機(jī)制建構(gòu)和師生職業(yè)價(jià)值心里建構(gòu)等，均可從中專(zhuān)辦學(xué)檔案中受到啟示，找到參照和借鑒。（4）管理改革和隊(duì)伍建設(shè)，包括管理體制和機(jī)制改革、人事分配制度改革、管理隊(duì)伍建設(shè)、教師隊(duì)伍建設(shè)，既不能完全脫胎于所合并的中專(zhuān)學(xué)校，但也不能離開(kāi)所合并學(xué)校這個(gè)基礎(chǔ)和前提，如干部考核任免、學(xué)科帶頭人的聘用、雙師型教師的培養(yǎng)和教師的分類(lèi)管理，都要通過(guò)檔案中的可靠的原始記錄知人歷史和特長(zhǎng)。（5）宣傳學(xué)院，擴(kuò)大學(xué)院社會(huì)影響。所合并的中專(zhuān)學(xué)校均有較長(zhǎng)的辦學(xué)歷史，在長(zhǎng)期的教育教學(xué)、社會(huì)服務(wù)中做出了較大貢獻(xiàn)，特別是在原所屬行業(yè)中的廣泛影響，這些方面在檔案中均可找到實(shí)施記錄和重要物證，如我院前身之一的延安農(nóng)校在農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)科技推廣中獲得多項(xiàng)省市科學(xué)技術(shù)成果獎(jiǎng)勵(lì)，在學(xué)校對(duì)外宣傳和學(xué)生教育中具有很重要的分量。

2.服務(wù)民生的需要。主要有以下三種情況：（1）畢業(yè)生就業(yè)再就業(yè)服務(wù)。盡管學(xué)生個(gè)人檔案已于學(xué)生畢業(yè)時(shí)一并隨人轉(zhuǎn)移出學(xué)校，但學(xué)校檔案中關(guān)于學(xué)生學(xué)籍管理、教育管理的部分，依然對(duì)支持學(xué)生就業(yè)再就業(yè)、職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)升遷等具有十分重要的作用。一是畢業(yè)生本人所持的畢業(yè)證、榮譽(yù)證、職業(yè)技能鑒定證等材料存在丟失現(xiàn)象，需要查閱學(xué)校集體檔案，并索要復(fù)印件予以證實(shí)。二是用人單位在考察畢業(yè)生時(shí)往往不局限于本人檔案中的基本信息，如學(xué)生素質(zhì)拓展?fàn)顩r、社會(huì)實(shí)踐和參與重要專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的狀況等，由于傳統(tǒng)的學(xué)生個(gè)人檔案管理理念的原因，只能在集體檔案中尋找資料予以佐證。三是學(xué)生就業(yè)跟蹤服務(wù)和權(quán)益維護(hù)。四是就業(yè)基地的建設(shè)與拓展。（2）教職工民生服務(wù)，如崗位聘任、教師職稱(chēng)評(píng)聘及職級(jí)確定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、工人專(zhuān)業(yè)技能等級(jí)評(píng)定與晉升等。（3）職工家屬子女及編制外用工落實(shí)政策的需要。一是20世紀(jì)80年代以后各單位相繼經(jīng)勞動(dòng)部門(mén)批準(zhǔn)創(chuàng)辦了具有獨(dú)立法人資格的“勞動(dòng)服務(wù)公司”，中專(zhuān)學(xué)校的勞動(dòng)服務(wù)公司吸納了不少教職工家屬和子女就業(yè)，按照國(guó)家和省市有關(guān)城鎮(zhèn)大集體企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)的有關(guān)規(guī)定，需要為其從業(yè)職工出具相關(guān)原始材料，以證實(shí)身份和從業(yè)經(jīng)歷（工齡）。二是各中專(zhuān)學(xué)校不同程度存在編制外用工的現(xiàn)象，長(zhǎng)期臨時(shí)工承擔(dān)著單位緊缺技工（如木工、給水工、電工、炊事工、機(jī)車(chē)工）的工作任務(wù)，20世紀(jì)90年代后有相繼被辭退，按照《勞動(dòng)法》和《勞動(dòng)合同法》，應(yīng)給予相應(yīng)的補(bǔ)償，需要查證其工種、工齡、工資等史實(shí)。

3.服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。主要有以下三個(gè)方面：（1）服務(wù)地方政府決策。一是專(zhuān)家咨詢(xún)服務(wù)，應(yīng)政府要求選派政府科技顧問(wèn)，需要檔案部門(mén)提供可靠專(zhuān)家資料以供遴選。二是信息咨詢(xún)服務(wù)，如農(nóng)業(yè)教育、醫(yī)衛(wèi)教育、農(nóng)業(yè)機(jī)械教育、科學(xué)技術(shù)研究與推廣等歷史資料，為政府制定發(fā)展規(guī)劃、選擇發(fā)展策略，提供研究基礎(chǔ)。（2）為科技服務(wù)提供路徑和線索。學(xué)院專(zhuān)家資源豐富，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要科技專(zhuān)家的智慧支持，企業(yè)、農(nóng)村（特別是民營(yíng)企業(yè)）聘請(qǐng)專(zhuān)家的愿望強(qiáng)烈，哪個(gè)專(zhuān)業(yè)有哪些專(zhuān)家，他們各自有哪些優(yōu)勢(shì)和專(zhuān)長(zhǎng)，在哪些業(yè)務(wù)方面有成果和經(jīng)驗(yàn)等，檔案機(jī)構(gòu)可提供清晰準(zhǔn)確的信息和依據(jù)，供需聘單位選擇。（3）服務(wù)地方繼續(xù)教育體系建設(shè)。服務(wù)地方繼續(xù)教育體系建設(shè)，涉及辦學(xué)能力、辦學(xué)專(zhuān)業(yè)、培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備、教師團(tuán)隊(duì)、課程資源、培訓(xùn)模式與方法研究等方面內(nèi)容，作為合并高職學(xué)院前身的各中專(zhuān)學(xué)校在長(zhǎng)期辦學(xué)中已形成特色，為高職學(xué)院開(kāi)展繼續(xù)教育奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，通過(guò)前身檔案資政，有利于地方政府整合與發(fā)揮高職學(xué)院繼續(xù)教育資源，方便當(dāng)?shù)厝嗣袢罕娋徒邮芾^續(xù)教育，進(jìn)而構(gòu)建區(qū)域性終身教育學(xué)習(xí)機(jī)制，特別是讓人民群眾知悉高職學(xué)院豐富的實(shí)訓(xùn)資源和地方性特色化課程資源，認(rèn)同高職學(xué)院應(yīng)用型技能型繼續(xù)教育的價(jià)值追求和培訓(xùn)特色，對(duì)堅(jiān)定不移地走職業(yè)化的專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng)之路，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、地方合并新建高職學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)利用的組織策略

1.克服對(duì)合并新建高職學(xué)院前身檔案只管存、只接待查閱的錯(cuò)誤觀念。由于合并前各中專(zhuān)學(xué)校分屬不同的行業(yè)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，檔案管理規(guī)范不同，加之學(xué)校重視程度和檔案人員素質(zhì)不同，查不到、查不準(zhǔn)、史證力度不足和查閱線索不清晰等問(wèn)題已經(jīng)凸顯出來(lái)，要充分認(rèn)識(shí)整理完善學(xué)院前身檔案資源體系，查找前身檔案及利用中存在的問(wèn)題，搶救和補(bǔ)充有關(guān)歷史資料，全面完整呈現(xiàn)學(xué)院前身發(fā)展的歷史面貌，提供便利的查閱利用途徑，對(duì)于民生改善、學(xué)院可持續(xù)發(fā)展和服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步的重要意義，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和自覺(jué)性。

2.以完善學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)與利用體系為出發(fā)點(diǎn)，避免追究歷史責(zé)任的誤解。由于合并新建高職學(xué)院檔案人員大都來(lái)自所合并中專(zhuān)學(xué)校檔案室，研究學(xué)院前身檔案管理中存在的問(wèn)題，必然有意無(wú)意涉及到具體的人和事。因此，在對(duì)學(xué)院前身檔案的整理中，要克服糾纏歷史舊賬的錯(cuò)誤思想，對(duì)于存在問(wèn)題要不問(wèn)主客觀原因是什么，只研究問(wèn)題是怎樣的，補(bǔ)救的途徑和方法是什么，對(duì)整理、編研前身檔案的人員，作出明確紀(jì)律規(guī)定，消除檔案管理人員的思想顧慮，從而充分調(diào)動(dòng)他們開(kāi)展學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)利用研究的積極性和主動(dòng)性。

3.克服畏難情緒，樹(shù)立迎難而上的頑強(qiáng)意志和甘于付出的奉獻(xiàn)精神。作為合并新建高職學(xué)院前身的中專(zhuān)學(xué)校辦學(xué)歷史復(fù)雜，時(shí)間跨度長(zhǎng)，人員變動(dòng)大，現(xiàn)存檔案卷宗眾多，史料線索頭緒多，而現(xiàn)有檔案管理人員編制十分有限，要正確處理整理開(kāi)發(fā)利用學(xué)院前身檔案工作與現(xiàn)實(shí)檔案征交歸檔案管理工作之間的矛盾，合理調(diào)整人力和時(shí)間，教育檔案人員頑強(qiáng)奮戰(zhàn)，勇于啃“硬骨頭”，迎難而上，忘我勞動(dòng)，彰顯檔案管理人的職業(yè)精神。

4.克服單純閉門(mén)理“卷”的觀念，廣泛開(kāi)展調(diào)查研究。檔案室和檔案管理人員要以服務(wù)為目標(biāo)，采取問(wèn)卷調(diào)查、召開(kāi)座談會(huì)、個(gè)別走訪、電話(huà)咨詢(xún)、網(wǎng)上交流等多種方式，研究學(xué)院前身檔案的利用需求，了解所合并的各中專(zhuān)學(xué)校管理、辦學(xué)的歷史線索，為整合學(xué)院前身檔案資源，搶救補(bǔ)救缺失史料和開(kāi)發(fā)利用檔案開(kāi)展服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。調(diào)查研究做好了，就可以分清重點(diǎn)、難點(diǎn)和輕重緩急，做到忙而不亂。

5.樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)工作人人有責(zé)的意識(shí)，充分發(fā)揮院系知情人的積極作用。地方合并新建高職學(xué)院的院系設(shè)置基本上是以所合作的中專(zhuān)學(xué)校為基礎(chǔ)的，如我院的農(nóng)學(xué)系、教育系、農(nóng)機(jī)系等就是這樣。院系干部教師大都是原中專(zhuān)學(xué)校的“老人”，他們對(duì)學(xué)校發(fā)展和區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展目標(biāo)和方向有較深入研究，也十分熟悉所合并中專(zhuān)學(xué)校的歷史發(fā)展的方方面面，通過(guò)他們即可準(zhǔn)確把握學(xué)院前身檔案利用需求的項(xiàng)目和內(nèi)容，又可理清學(xué)校發(fā)展變遷的線索，甚至辦學(xué)活動(dòng)的時(shí)間、步驟、人員構(gòu)成、實(shí)施過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)與成果，對(duì)學(xué)院前身檔案的開(kāi)發(fā)利用，具有事半功倍的實(shí)踐意義。

三、強(qiáng)化地方合并新建高職學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)利用效能的途徑和方法

1.以利用需求為導(dǎo)向，完善地方合并新建高職學(xué)院前身檔案資源體系，增強(qiáng)檔案厚重度。檔案利用服務(wù)的效能如何，取決于檔案館藏的完整性、系統(tǒng)性的程度如何。所以，地方合并新建高職學(xué)院前身檔案的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)工作，首先，應(yīng)當(dāng)圍繞檔案利用需求，對(duì)檔案館藏檔案卷宗目錄和卷內(nèi)目錄進(jìn)行深入研析，弄清檔案館藏缺少什么材料，什么材料不完備，明確完善學(xué)院前身檔案資源體系的工作重點(diǎn)和具體任務(wù)。其次，重點(diǎn)研讀各合并中專(zhuān)院校的會(huì)議記錄和文件檔案，并通過(guò)各種渠道咨詢(xún)當(dāng)事人和知情人，弄清檔案史料形成的源流和線索，明確缺失和不完備檔案資料的搶救補(bǔ)救途徑與措施，然后，“按圖索驥”追尋檔案史料，以滿(mǎn)足對(duì)學(xué)院前身檔案的利用需要。在具體操作中，根據(jù)檔案形成的規(guī)律，可分別采取如下四種方式進(jìn)行：一是對(duì)經(jīng)上級(jí)審批辦理的事項(xiàng)，如“勞動(dòng)服務(wù)公司”成立的批復(fù)、工商登記、營(yíng)業(yè)許可證、重要社會(huì)活動(dòng)等丟失和毀損現(xiàn)象，可以向上級(jí)審批機(jī)構(gòu)索取復(fù)印資料，以備用戶(hù)利用。二是對(duì)學(xué)校管理、服務(wù)、教學(xué)、科研開(kāi)發(fā)缺失的資料，可協(xié)商收閱學(xué)校當(dāng)時(shí)工作的當(dāng)事人、知情人個(gè)人所保存的工作資料。三是重視幾個(gè)合并中專(zhuān)校內(nèi)設(shè)部門(mén)、教研室、實(shí)驗(yàn)室等科室保存的工作資料研究，從中整理適應(yīng)檔案利用需求的重要資料。四是對(duì)因當(dāng)時(shí)無(wú)事后效用意識(shí)而造成的事后未存材料現(xiàn)象，如確屬必要，可通過(guò)當(dāng)事人、知情人“口述錄音”或撰寫(xiě)書(shū)證的方式，用以彌補(bǔ)檔案館藏的不足。

2.扎實(shí)推進(jìn)地方合并新建高職學(xué)院前身檔案的編研工作，方便用戶(hù)查閱利用。一是加強(qiáng)學(xué)院前身檔案的規(guī)范化管理，調(diào)整全宗檔案，對(duì)歸類(lèi)不當(dāng)，不符合高等學(xué)校檔案管理規(guī)定的現(xiàn)象予以糾正，編輯《?菖?菖職業(yè)技術(shù)學(xué)院前身檔案利用索引》。二是對(duì)已上交當(dāng)?shù)貦n案館長(zhǎng)期保存的檔案，要根據(jù)檔案移交目錄，編輯《?菖?菖職業(yè)技術(shù)學(xué)院上交?菖?菖市檔案館館存檔案查閱利用指南》。三是對(duì)已銷(xiāo)毀但現(xiàn)實(shí)工作和民生服務(wù)又確實(shí)需要的檔案，也應(yīng)盡可能采取措施編研出《?菖?菖職業(yè)技術(shù)學(xué)院已銷(xiāo)毀檔案恢復(fù)利用指導(dǎo)》。四是根據(jù)民生服務(wù)，學(xué)校發(fā)展和區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，分類(lèi)確定檔案編研課題，進(jìn)行專(zhuān)題檔案編研工作，如《延安農(nóng)校農(nóng)業(yè)科研與推廣》等。

3.充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，加強(qiáng)學(xué)院前身檔案利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。一是將學(xué)院前身檔案案卷級(jí)目錄和經(jīng)篩選可公開(kāi)宜利用的卷內(nèi)目錄輸入電腦，為用戶(hù)提供方便快捷的查閱途徑。二是發(fā)揮學(xué)院檔案室子網(wǎng)站的作用，開(kāi)通學(xué)院前身檔案利用服務(wù)咨詢(xún)平臺(tái)，開(kāi)展學(xué)院前身檔案利用咨詢(xún)服務(wù)，逐步形成順暢便利的檔案利用服務(wù)機(jī)制。

四、結(jié)束語(yǔ)

地方合并新建高職學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)復(fù)雜的艱巨的工作任務(wù)，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要在《檔案法》和《陜西省檔案管理細(xì)則》和高校檔案管理有關(guān)規(guī)定的指導(dǎo)下，堅(jiān)持需求優(yōu)先的原則，統(tǒng)籌兼顧，穩(wěn)步推進(jìn)。作為檔案工作人員，要勤于思考，多作調(diào)研，善于做扎實(shí)細(xì)致的工作，方能使強(qiáng)化地方合并新建高職學(xué)院前身檔案開(kāi)發(fā)利用效能的理想轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)。

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