[摘 要]信息化建設下的員工電子學歷檔案建設是員工檔案管理在信息化時代的新內涵。本文比較了紙質學歷檔案與電子學歷檔案的特點，對員工電子學歷檔案管理的內容和建設方向進行探討。

[關鍵詞]信息化 學歷檔案 紙質檔案 電子檔案

員工學歷檔案管理是公司檔案管理的重要組成部分，是公司錄用新員工、員工職稱評選、干部選拔的重要依據(jù)。我國員工學歷檔案信息化建設正如火如荼進行著。

一、信息化建設下員工電子學歷檔案與紙質學歷檔案

員工學歷檔案是企業(yè)員工在各類各級教育機構接受科學文化知識訓練的經(jīng)歷證明，是員工學習歷程中品德、能力、出勤、成績等基本情況的真實歷史記錄，主要包括兩部分：一是學歷證書；二是畢業(yè)檔案。信息化建設下電子檔案和傳統(tǒng)的紙質檔案之間的關系，多數(shù)人認為二者會在較長時間內互補并存。

1.檔案載體形式與容量，電子檔案可以通過數(shù)據(jù)庫對員工檔案信息以文檔、掃描圖表、音頻、視頻等形式保存等。紙質檔案局限于紙質的文字和圖表等證明材料。電子檔案存儲高密度、體積小、能節(jié)省檔案的庫房存儲空間。

2.檔案信息的原始性、真實性，現(xiàn)階段員工的原始證明材料都是紙質資料，電子檔案必須保持和紙質檔案的一致性。但隨著原始資料的多樣化和電子材料真實性保障的提升，紙質材料的原始性并不是不可撼動的。

3.檔案信息的安全性，電子檔案信息容易泄密、篡改和偽造成為大家擔憂的重點。現(xiàn)在通過分級授權管理，大大提高了電子檔案的保密程度，網(wǎng)絡安全提升和企業(yè)內外網(wǎng)過濾技術使電子檔案的安全系數(shù)已有顯著地提升。

4.檔案信息的可控性，電子檔案信息可以對檔案中的信息進行分類、統(tǒng)計、匯總， 進行選擇、分析、加工利用，換成自己需要的信息。紙質信息的相關處理需逐本個人檔案統(tǒng)計、分析數(shù)據(jù)比較繁瑣，管理效率較低。

5.檔案信息的檢索、共享服務功能，電子檔案方便員工信息的檢索查詢，能有效的實現(xiàn)信息共享，在利用上更加方便和快捷，此外電子檔案信息可以通過授權實現(xiàn)遠程服務功能，這些是紙質檔案所難以匹及的。

現(xiàn)階段電子檔案依托紙質檔案的原始信息，我國檔案信息化建設還在起步階段，現(xiàn)在的電子檔案建設還停留在企業(yè)內部信息查詢功能。但從長遠來看，電子檔案其真實性得到保障以后，其實用性和便捷性不局限于現(xiàn)有紙質檔案的功能。

二、信息化建設下員工學歷檔案信息

隨著社會的進步和發(fā)展，企業(yè)對員工學歷的要求也越來越高。員工通過全日制教育、自考、成人高考等渠道提升學歷層次，由于教育形式的多樣性和缺乏統(tǒng)一的學歷管理明細規(guī)定，員工學歷檔案的完整性良莠不齊。學歷檔案信息包括的內容較多，如學生登記表、學年鑒定、獎（懲）材料、學習成績表、授予學位材料、畢業(yè)生登記表、學籍管理卡等。

1.學生登記表。學生登記表是學校在員工入學階段為每位員工建立的學籍檔案，也是員工在校學習經(jīng)歷的第一個重要原始信息，涉及入學時的姓名、性別、出生日期、身份證號等個人基本情況。它能更好的維護員工個人學歷檔案信息的連續(xù)性和一致性，也能更好的保障信息的真實性。

2.學年鑒定 。學年鑒定是對員工一年的學習經(jīng)歷各個方面的綜合總結，既包括自我鑒定，對個人學年成績、思想道德和心理素質的匯報，階段目標總結；也包括組織對員工學習、生活的鑒定。學年鑒定是階段性報告，是學歷學習過程的重要佐證。

3.學習成績單。成績單是員工在學校的基礎課、專業(yè)課課程、實習等教學環(huán)節(jié)中取得的成績，成績的高低能較好的說明員工的學習能力，是員工學歷檔案的核心資料。

4.畢業(yè)生登記表 。業(yè)生登記表是員工接受學歷教育在畢業(yè)前個人信息登記的重要畢業(yè)材料和學歷檔案。對完成全日制國家高等教育的情況作出總結，是員工學歷教育的重要憑證，不可或缺。

5.學歷、學位認證。學歷代表了員工的學習經(jīng)歷；學位代表被授予者的受教育程度和學術水平達到規(guī)定標準的學術稱號。員工經(jīng)在高等學?；蚩茖W研究部門學習和研究，考試合格后，授予國家和社會承認的專業(yè)知識學習資歷。

以上五項構成員工學歷檔案的核心框架，在學歷資料中還有學籍管理卡、體檢材料、準考證、考生信息表等資料，都能從某些方面或者某個角度輔助性的反映員工的學習經(jīng)歷，但是相對就沒有上述列示的那么重要。

三、信息化下員工學歷電子檔案建設

信息化是對傳統(tǒng)紙質學歷檔案管理的一次革新，它將以全新的方式和途徑管理員工學歷檔案。這個過程中，我們應當從以下方面去進行信息化員工學歷檔案建設。

1.正確定位信息化時代下的員工電子檔案建設。我們大多數(shù)人還是習慣紙質學歷檔案管理，對電子學歷檔案抱懷疑態(tài)度，認為電子學歷檔案可靠性較低。我們應當從電子學歷檔案是紙質學歷檔案附庸的觀念轉變到紙質學歷檔案是電子學歷檔案支撐的觀念中來，實現(xiàn)學歷檔案管理主體的轉變，從根本上重視員工電子學歷檔案建設。

2.電子信息傳遞、共享。現(xiàn)階段我國大部分員工電子學歷檔案建設還停留在局域內根據(jù)紙質檔案建立電子檔案，未能形成電子檔案調動、傳承。如學校內部我們學歷檔案相關的眾多電子資料都在員工畢業(yè)時終止，未能傳遞到員工供職企業(yè)。如果實現(xiàn)紙質和電子學歷檔案的同步調動，能夠減少重復建設電子檔案的人力物力投入。

3.相關網(wǎng)絡信息支撐。電子學歷檔案建設不但可以保持和傳統(tǒng)紙質檔案的一致性和具備遠端信息查詢、共享，還可以借助相關部門的網(wǎng)絡信息資源，更好保障學歷、學位信息的真實性。

4.規(guī)范化管理電子檔案信息。我國對于員工學歷檔案的管理尚未有專門的規(guī)范。我們以員工入學登記表、畢業(yè)生登記表、學歷學位認證資料學習成績單、和學年鑒定，從時點和時段兩個方面規(guī)范員工電子檔案信息，統(tǒng)一規(guī)范管理。

我國員工電子學歷檔案管理尚處在起步階段，有待進一步改進和完善，信息化建設是我國員工學歷檔案規(guī)范化管理，提升檔案管理水平的重要途徑，將有效的保護和利用員工的學歷檔案信息。