孫勝利

（沈丘縣檔案館,河南 沈丘 466300）

歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時也是極重要的一個環(huán)節(jié)，俗話說：“巧婦難做無米之炊”，歸檔文件材料收集不上來，文件材料的歸檔工作將是無本之木，無源之水。歸檔文件材料的收集工作是為整理文件材料做物資準備的，沒有收集工作也就沒有檔案。文件材料收集是否齊全完整，直接關(guān)系著整理工作能否順利進行，同時也影響著檔案的質(zhì)量，以及檔案在利用過程中的效果，因此，我們檔案工作者，特別是檔案員在收集文件材料時，一定要不怕麻煩，認真收集。

但是我們檔案局業(yè)務(wù)指導科工作的同志，在對各機關(guān)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)指導的時候，發(fā)現(xiàn)許多單位應歸檔文件材料收集得很少，有的單位一年的文件材料還沒有幾盒，很多政策性，重要文件收不上來，而且多數(shù)收的是單位領(lǐng)導開會時會議上發(fā)的一些普發(fā)性與本單位工作聯(lián)系不多的文件，而單位自身形成的文件材料卻很少，筆者根據(jù)筆者工作經(jīng)驗，進行認真分析。

一、基層機關(guān)、企事業(yè)單位歸檔文件材料的收集工作存在現(xiàn)狀

1、收集的歸檔文件，紅頭文件多，本單位的文字材料少

一些單位的檔案員在收集歸檔文件材料的工作中，往往忽視對一些文字材料，報表的收集，認為文件的材料歸檔整理，就是要整理文件，所以對紅頭文件很重視，覺得很重要，結(jié)果就造成收集的文件材料很少，而實際上那些單位本身的報表、計劃、總結(jié)、會議記錄，往往是非常重要的，如果收不上來，那么檔案就無法反映出本單位的工作活動情況，以及一些與個人利益極其相關(guān)的信息也無法查到。

2、歸檔文件材料的本身收集得不夠完整

歸檔文件材料的收集工作一定做到齊全完整，同時也包括每一份文件材料本身也要齊全完整，但是有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，例如：有的文件有請示卻無批復，有的是有批轉(zhuǎn)通知，無批轉(zhuǎn)原件，有印本無定稿，有正稿無底稿，甚至有些文件材料缺頁。這種情況，即使將這些殘缺不全的文件材料歸檔了也談不上利用價值。

3、歸檔文件材料的門類收的不齊

一些單位檔案室門類很少，有的只收集文件材料，有文書檔案、聲像、專業(yè)、科技檔案卻收不上來。

二、歸檔文件材料收集不齊的原因

1、單位的領(lǐng)導對檔案工作不重視

不論是什么工作，只要領(lǐng)導重視什么都好辦。但是我們的檔案工作往往得不到領(lǐng)導的重視，領(lǐng)導只重視那些結(jié)對自己的政績有用，對單位有利益的工作。比如：申報文明單位，年底可多發(fā)一個月工資。而檔案工作卻是一次項需要投資花錢，回報又少、不能顯示政績，檔案管理得不好，對自己單位工作沒有什么大的影響。所以對我們檔案工作只是應付，檔案室也沒有，檔案柜也舍不得買，甚至買幾個檔案盒也嫌花錢。

2、文書管理制度沒有建立、健全

許多單位沒有文書管理制度，一些文件材料收文無登記，發(fā)文無登記。很多收文，發(fā)文都送到辦公室，由辦公室人員再將這些文件發(fā)送給與辦理文件內(nèi)容有關(guān)的科室。但是沒有收發(fā)文登記手續(xù)，文件利用完畢的時候，也無專人負責將那些文件即時地收交給檔案員，時間一長，很多文件就流落到各科室，有的科室也不負責任，將許多文件上的事情辦理完畢后，覺得文件也沒用了，將文件也就不存放了，造成了丟失，一到年底，檔案員再去收文件材料時，由于文件沒有登記，許多科室的科長說：我們科室沒有文件材料檔案員也不知道這些資料，利用過的文件材料是什么標題，也無從查證。以至于應歸檔文件材料收不上來。

3、領(lǐng)導變動，單位搬遷

許多單位由于領(lǐng)導的變動很頻繁，有的是正職，有的副職調(diào)動時，往往是對單位工作進行交接，文件材料卻忘記交給檔案員。有時是嫌麻煩，覺得自己調(diào)離了本單位，以后與本單位再無瓜葛，要到新單位工作了，文件材料還有啥用，調(diào)走時將文件進行銷毀。這樣就造成了很多重要文件材料丟失。

單位搬遷，由于縣城擴大，許多機關(guān)單位要搬遷新區(qū)辦公，搬遷時，由于搬遷時秩序很亂，只將桌椅、柜這些大件搬走，而將那些零散的文件材料當作廢紙扔、燒、賣破爛，造成了不可彌補的損失。

4、單位的各科室各自為政，拒不上交本科室的文件材料

有的科室由于對檔案工作認識不到位，當檔案員到各科室收集文件材料時，覺得自己科的文件要上交了，怕自己不能用了，而不交，只考慮自己科室利用著方便，什么時候該用，什么時候都可以用。所以交文件時，只將那些普發(fā)性不重要的文件上交檔案員，造成重要文件材料收不上來

5、檔案員不負責，臨時抱佛腳，平時不注意收集，年底搞突擊

有些機關(guān)的檔案員在平時工作中，將辦理完畢的文件沒有及時收回，隨時存檔，集中保管，對一些借出的文件沒有及時催收，造成許多文件材料散存在其他科室人員手中，等到年度整理文件時發(fā)生文件材料丟失很多，這樣就造成歸檔文件材料收的無法齊全完整。

6、文件材料收不齊《檔案法》也沒有對文件材料收集不齊全做出任何處罰的規(guī)定，檔案丟失都有法可依，但文件材料在沒有形成檔案之前沒規(guī)定怎樣處罰，另外文件材料丟失也沒有法取證。

三、歸檔文件材料收集不齊的對策

1、爭取領(lǐng)導對檔案工作的重視。

任何工作如果得不到領(lǐng)導的重視，那么此項工作就無法搞上去，檔案工作更是如此，我們檔案員要多協(xié)調(diào)，多向領(lǐng)導回報好工作，同時自己也要踏實肯干把自己本職工作搞上去，提高在領(lǐng)導心目中的位置，要讓領(lǐng)導知道檔案工作的重要性。

2、各級檔案行政管理部門對各單位的文件材料收集工作要加強監(jiān)督管理，促使應歸檔的文件材料收集齊全完整。

各級檔案行政管理部門要對各單位歸檔文件材料的收集工作進行嚴格監(jiān)管，每年在收集文件前要做好宣傳，要讓各單位的一把手和檔案員到檔案局召會議，會上要強調(diào)把上年底度的文件材料收集齊全完整，否則要通報批評，讓一把手回去后將歸檔文件的收集工作安排到各單位的各個科室，這樣檔案員的收集工作就容易多了，而且可以收得很齊全。

3、建立健全文書處理制度和歸檔制度

各單位要建立健全收發(fā)文管理制度，要做到每一份收發(fā)的文件由檔案員進行登記，而且每份文件上要貼上處理簽，凡屬正式來往的行文，機關(guān)內(nèi)部使用的文件，會議文件和音像文件以及本機關(guān)領(lǐng)導或工作人員外出工作，開會帶回來的有使用價值的文件材料都應記錄在冊，文件辦理完畢后要及時收回檔案室保管，以防丟失。

4、要加大依法歸檔制度的宣傳力度，提高人們的歸檔意識和自覺性?！稒n案法實施辦法》第十二條規(guī)定，按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定應當立卷歸檔的文件由單位的文書人員或業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理，立卷，定期交本單位歸檔機構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何人不得拒為己有或拒絕歸檔。文件材料要收集齊全完整，涉及到機關(guān)各個方面，進行依法歸檔的宣傳教育，使機關(guān)全體人員認識到文件歸檔的重要性和必要性，以保證歸文件材料齊全完整。

5、歸檔工作要列入考核目標，增強對歸檔工作的責任感，歸檔工作做不好，不準評先。

6、檔案室要做好檔案的利用服務(wù)工作，使業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員主要及時歸檔。

7、檔案員收集文件材料時要注意平時收集。

在平時辦理文件的過程中將辦理完的文件及時收回隨時歸檔，集中保管本機關(guān)每形成一份文件都要預留三份文件，同底稿一并存檔。每收到一個來文，均要認真登記，及時辦理，辦理完畢后，隨時收回存檔，借出文件要及時催收，保證按借閱時限收回，不讓每一份文件長期散存，這樣就能保證文件材料的齊全完整。

[1]曾紅.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理.檔案學研究 ，2008年1期.

[2]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關(guān)系研究.山西檔案，2008年1期.