孫勝利

（沈丘縣檔案館,河南 沈丘 466300）

歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時(shí)也是極重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，俗話說：“巧婦難做無米之炊”，歸檔文件材料收集不上來，文件材料的歸檔工作將是無本之木，無源之水。歸檔文件材料的收集工作是為整理文件材料做物資準(zhǔn)備的，沒有收集工作也就沒有檔案。文件材料收集是否齊全完整，直接關(guān)系著整理工作能否順利進(jìn)行，同時(shí)也影響著檔案的質(zhì)量，以及檔案在利用過程中的效果，因此，我們檔案工作者，特別是檔案員在收集文件材料時(shí)，一定要不怕麻煩，認(rèn)真收集。

但是我們檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科工作的同志，在對(duì)各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)許多單位應(yīng)歸檔文件材料收集得很少，有的單位一年的文件材料還沒有幾盒，很多政策性，重要文件收不上來，而且多數(shù)收的是單位領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)時(shí)會(huì)議上發(fā)的一些普發(fā)性與本單位工作聯(lián)系不多的文件，而單位自身形成的文件材料卻很少，筆者根據(jù)筆者工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行認(rèn)真分析。

一、基層機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位歸檔文件材料的收集工作存在現(xiàn)狀

1、收集的歸檔文件，紅頭文件多，本單位的文字材料少

一些單位的檔案員在收集歸檔文件材料的工作中，往往忽視對(duì)一些文字材料，報(bào)表的收集，認(rèn)為文件的材料歸檔整理，就是要整理文件，所以對(duì)紅頭文件很重視，覺得很重要，結(jié)果就造成收集的文件材料很少，而實(shí)際上那些單位本身的報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄，往往是非常重要的，如果收不上來，那么檔案就無法反映出本單位的工作活動(dòng)情況，以及一些與個(gè)人利益極其相關(guān)的信息也無法查到。

2、歸檔文件材料的本身收集得不夠完整

歸檔文件材料的收集工作一定做到齊全完整，同時(shí)也包括每一份文件材料本身也要齊全完整，但是有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，例如：有的文件有請(qǐng)示卻無批復(fù)，有的是有批轉(zhuǎn)通知，無批轉(zhuǎn)原件，有印本無定稿，有正稿無底稿，甚至有些文件材料缺頁。這種情況，即使將這些殘缺不全的文件材料歸檔了也談不上利用價(jià)值。

3、歸檔文件材料的門類收的不齊

一些單位檔案室門類很少，有的只收集文件材料，有文書檔案、聲像、專業(yè)、科技檔案卻收不上來。

二、歸檔文件材料收集不齊的原因

1、單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視

不論是什么工作，只要領(lǐng)導(dǎo)重視什么都好辦。但是我們的檔案工作往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)只重視那些結(jié)對(duì)自己的政績有用，對(duì)單位有利益的工作。比如：申報(bào)文明單位，年底可多發(fā)一個(gè)月工資。而檔案工作卻是一次項(xiàng)需要投資花錢，回報(bào)又少、不能顯示政績，檔案管理得不好，對(duì)自己單位工作沒有什么大的影響。所以對(duì)我們檔案工作只是應(yīng)付，檔案室也沒有，檔案柜也舍不得買，甚至買幾個(gè)檔案盒也嫌花錢。

2、文書管理制度沒有建立、健全

許多單位沒有文書管理制度，一些文件材料收文無登記，發(fā)文無登記。很多收文，發(fā)文都送到辦公室，由辦公室人員再將這些文件發(fā)送給與辦理文件內(nèi)容有關(guān)的科室。但是沒有收發(fā)文登記手續(xù)，文件利用完畢的時(shí)候，也無專人負(fù)責(zé)將那些文件即時(shí)地收交給檔案員，時(shí)間一長，很多文件就流落到各科室，有的科室也不負(fù)責(zé)任，將許多文件上的事情辦理完畢后，覺得文件也沒用了，將文件也就不存放了，造成了丟失，一到年底，檔案員再去收文件材料時(shí)，由于文件沒有登記，許多科室的科長說：我們科室沒有文件材料檔案員也不知道這些資料，利用過的文件材料是什么標(biāo)題，也無從查證。以至于應(yīng)歸檔文件材料收不上來。

3、領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)，單位搬遷

許多單位由于領(lǐng)導(dǎo)的變動(dòng)很頻繁，有的是正職，有的副職調(diào)動(dòng)時(shí)，往往是對(duì)單位工作進(jìn)行交接，文件材料卻忘記交給檔案員。有時(shí)是嫌麻煩，覺得自己調(diào)離了本單位，以后與本單位再無瓜葛，要到新單位工作了，文件材料還有啥用，調(diào)走時(shí)將文件進(jìn)行銷毀。這樣就造成了很多重要文件材料丟失。

單位搬遷，由于縣城擴(kuò)大，許多機(jī)關(guān)單位要搬遷新區(qū)辦公，搬遷時(shí)，由于搬遷時(shí)秩序很亂，只將桌椅、柜這些大件搬走，而將那些零散的文件材料當(dāng)作廢紙扔、燒、賣破爛，造成了不可彌補(bǔ)的損失。

4、單位的各科室各自為政，拒不上交本科室的文件材料

有的科室由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，當(dāng)檔案員到各科室收集文件材料時(shí)，覺得自己科的文件要上交了，怕自己不能用了，而不交，只考慮自己科室利用著方便，什么時(shí)候該用，什么時(shí)候都可以用。所以交文件時(shí)，只將那些普發(fā)性不重要的文件上交檔案員，造成重要文件材料收不上來

5、檔案員不負(fù)責(zé)，臨時(shí)抱佛腳，平時(shí)不注意收集，年底搞突擊

有些機(jī)關(guān)的檔案員在平時(shí)工作中，將辦理完畢的文件沒有及時(shí)收回，隨時(shí)存檔，集中保管，對(duì)一些借出的文件沒有及時(shí)催收，造成許多文件材料散存在其他科室人員手中，等到年度整理文件時(shí)發(fā)生文件材料丟失很多，這樣就造成歸檔文件材料收的無法齊全完整。

6、文件材料收不齊《檔案法》也沒有對(duì)文件材料收集不齊全做出任何處罰的規(guī)定，檔案丟失都有法可依，但文件材料在沒有形成檔案之前沒規(guī)定怎樣處罰，另外文件材料丟失也沒有法取證。

三、歸檔文件材料收集不齊的對(duì)策

1、爭取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。

任何工作如果得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，那么此項(xiàng)工作就無法搞上去，檔案工作更是如此，我們檔案員要多協(xié)調(diào)，多向領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)好工作，同時(shí)自己也要踏實(shí)肯干把自己本職工作搞上去，提高在領(lǐng)導(dǎo)心目中的位置，要讓領(lǐng)導(dǎo)知道檔案工作的重要性。

2、各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)各單位的文件材料收集工作要加強(qiáng)監(jiān)督管理，促使應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整。

各級(jí)檔案行政管理部門要對(duì)各單位歸檔文件材料的收集工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，每年在收集文件前要做好宣傳，要讓各單位的一把手和檔案員到檔案局召會(huì)議，會(huì)上要強(qiáng)調(diào)把上年底度的文件材料收集齊全完整，否則要通報(bào)批評(píng)，讓一把手回去后將歸檔文件的收集工作安排到各單位的各個(gè)科室，這樣檔案員的收集工作就容易多了，而且可以收得很齊全。

3、建立健全文書處理制度和歸檔制度

各單位要建立健全收發(fā)文管理制度，要做到每一份收發(fā)的文件由檔案員進(jìn)行登記，而且每份文件上要貼上處理簽，凡屬正式來往的行文，機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件，會(huì)議文件和音像文件以及本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員外出工作，開會(huì)帶回來的有使用價(jià)值的文件材料都應(yīng)記錄在冊(cè)，文件辦理完畢后要及時(shí)收回檔案室保管，以防丟失。

4、要加大依法歸檔制度的宣傳力度，提高人們的歸檔意識(shí)和自覺性。《檔案法實(shí)施辦法》第十二條規(guī)定，按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件由單位的文書人員或業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理，立卷，定期交本單位歸檔機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何人不得拒為己有或拒絕歸檔。文件材料要收集齊全完整，涉及到機(jī)關(guān)各個(gè)方面，進(jìn)行依法歸檔的宣傳教育，使機(jī)關(guān)全體人員認(rèn)識(shí)到文件歸檔的重要性和必要性，以保證歸文件材料齊全完整。

5、歸檔工作要列入考核目標(biāo)，增強(qiáng)對(duì)歸檔工作的責(zé)任感，歸檔工作做不好，不準(zhǔn)評(píng)先。

6、檔案室要做好檔案的利用服務(wù)工作，使業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員主要及時(shí)歸檔。

7、檔案員收集文件材料時(shí)要注意平時(shí)收集。

在平時(shí)辦理文件的過程中將辦理完的文件及時(shí)收回隨時(shí)歸檔，集中保管本機(jī)關(guān)每形成一份文件都要預(yù)留三份文件，同底稿一并存檔。每收到一個(gè)來文，均要認(rèn)真登記，及時(shí)辦理，辦理完畢后，隨時(shí)收回存檔，借出文件要及時(shí)催收，保證按借閱時(shí)限收回，不讓每一份文件長期散存，這樣就能保證文件材料的齊全完整。

[1]曾紅.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理.檔案學(xué)研究 ，2008年1期.

[2]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究.山西檔案，2008年1期.