鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設(shè)備科，福建福州350001)

醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)探討

鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設(shè)備科，福建福州350001)

建立信息系統(tǒng)的過(guò)程，是規(guī)范管理模式和管理流程的過(guò)程。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)療設(shè)備信息化管理的必要性、醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀與問(wèn)題進(jìn)行分析，探討了建立在設(shè)備全生命周期流程基礎(chǔ)上的信息系統(tǒng)建設(shè)。

醫(yī)療設(shè)備 管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及醫(yī)院運(yùn)行機(jī)制的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院信息系統(tǒng)已成為現(xiàn)代化醫(yī)院必不可少的重要基礎(chǔ)設(shè)施與支撐環(huán)境。醫(yī)院信息系統(tǒng)是根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式采用科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化理論設(shè)計(jì)建立的，建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的過(guò)程，應(yīng)是醫(yī)院自身規(guī)范管理模式和管理流程，提高工作效率，不斷完善機(jī)制的過(guò)程。本文擬結(jié)合本人所在醫(yī)院的具體情況對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理流程進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討如何建立的信息管理系統(tǒng)。

1 醫(yī)療設(shè)備信息化管理的必要性

(1)隨著醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，相其對(duì)應(yīng)的固定資產(chǎn)價(jià)值也越來(lái)越大。以我院為例，我院擁有萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備約3000臺(tái)，設(shè)備總價(jià)4.5億。如此高的固定資產(chǎn)價(jià)值，加上其種類(lèi)繁多、品名復(fù)雜、用途多樣，不借助于信息處理技術(shù)，幾乎難以管理。

(2)醫(yī)療設(shè)備生命周期長(zhǎng)，從采購(gòu)到報(bào)廢至少5年，多則10年以上。其管理必須符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度的要求，如《醫(yī)療機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備管理辦法》、《大型醫(yī)用設(shè)備配置與應(yīng)用管理暫行辦法》、《衛(wèi)生事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》、《計(jì)量法》等。

(3)醫(yī)療設(shè)備作業(yè)流程環(huán)節(jié)多，從內(nèi)部到外部涉及的層面廣，因此信息交流的情況也相當(dāng)復(fù)雜。信息化建設(shè)有助于加快信息流通速度，減少信息停頓時(shí)間，提高工作效率。

(4)醫(yī)療設(shè)備專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化處理，有助于數(shù)據(jù)的收集、維護(hù)、分析、挖掘，提高管理水平。

2 醫(yī)療設(shè)備管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

設(shè)備管理部門(mén)的主要職責(zé)有:采購(gòu)預(yù)算與規(guī)劃、調(diào)研選型、招標(biāo)、簽訂合同、安裝調(diào)試和驗(yàn)收等前期工作;建立設(shè)備臺(tái)賬;維修與保養(yǎng);調(diào)撥、報(bào)廢的鑒定與報(bào)批;上報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料，做好大型醫(yī)療設(shè)備的效益分析;設(shè)備技術(shù)檔案資料管理等。本文擬通過(guò)對(duì)各職責(zé)的分析建立起各職責(zé)負(fù)責(zé)部門(mén)間的關(guān)聯(lián)以期形成一套有機(jī)整體的管理流程。

1)專(zhuān)用設(shè)備固定資產(chǎn)管理方面的現(xiàn)狀與問(wèn)題

(1)現(xiàn)狀

我院現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可做到:設(shè)備新增錄入，設(shè)備出庫(kù)錄入，設(shè)備調(diào)配與報(bào)廢錄入，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，固定資產(chǎn)明細(xì)賬檢索查詢(xún)和打印，設(shè)備折舊匯總統(tǒng)計(jì)打印，設(shè)備購(gòu)置分類(lèi)檢索查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、匯總打印等?；究梢詽M足財(cái)務(wù)所需，但對(duì)于設(shè)備管理而言還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

(2)問(wèn)題

(a)代碼問(wèn)題:設(shè)備沒(méi)有唯一的“身份證”，也就是無(wú)法做到一物一碼，加上資產(chǎn)總量龐大，容易出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象。

(b)附件功能缺失:成套醫(yī)療設(shè)備往往隨機(jī)都有附件，現(xiàn)有軟件無(wú)法體現(xiàn)。

(c)時(shí)效性問(wèn)題:由于登錄臺(tái)賬需要科室與倉(cāng)庫(kù)的配合，一旦此環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，會(huì)導(dǎo)致驗(yàn)收后很長(zhǎng)一段時(shí)間，固定資產(chǎn)賬面上還看不到已開(kāi)始正常使用的設(shè)備;同樣，由于固定資產(chǎn)報(bào)廢審批有一定的時(shí)間，會(huì)出現(xiàn)已處于報(bào)廢狀態(tài)的設(shè)備還留在賬面上。

(d)沒(méi)有付款情況管理的功能:導(dǎo)致每一期的未付款都需要人工核對(duì)處理，不僅費(fèi)時(shí)，而且存在誤付款的風(fēng)險(xiǎn)。

2)采購(gòu)的現(xiàn)狀與問(wèn)題

政府采購(gòu)流程環(huán)節(jié)多，審批周期長(zhǎng);訂貨周期長(zhǎng)，采購(gòu)需求批準(zhǔn)后，采購(gòu)部要確定供應(yīng)商，簽訂合同，等待供應(yīng)商交貨及結(jié)算，年初的計(jì)劃到年底執(zhí)行，次年到貨，都是常有的事情。

3)各部門(mén)間配合的問(wèn)題

(1)使用科室與采購(gòu)部門(mén):科室的需求是否審批、何時(shí)執(zhí)行，常常不能明確，科室有可能不斷申請(qǐng)，導(dǎo)致不斷重新確認(rèn)以免錯(cuò)誤。

(2)采購(gòu)部門(mén)與維修部門(mén):維修部門(mén)缺乏一些必要的資料:比如合同的配置、安裝條件、售后服務(wù)條款、供應(yīng)商信息等，無(wú)法做到心中有數(shù)，需要等到事情發(fā)生后再去追討相關(guān)文件。

(3)維修部門(mén)與使用科室:兩者之間日常工作缺乏足夠的交流，使用科室總是在故障發(fā)生才與維修部門(mén)產(chǎn)生聯(lián)系，不僅易產(chǎn)生矛盾，又降低了工作效率。

(4)檔案部門(mén)與其他部門(mén):醫(yī)療設(shè)備檔案是收集醫(yī)療設(shè)備全生命周期的資料。檔案管理人員不是簡(jiǎn)單的文件管理員，不僅應(yīng)該熟悉采購(gòu)過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)所需資料，而且應(yīng)具備一定醫(yī)學(xué)工程技術(shù)知識(shí)，能夠參與到設(shè)備驗(yàn)收工作中，避免資料缺失，和各個(gè)部門(mén)更好配合。比如使用科室查閱資料，如果臨床習(xí)慣稱(chēng)呼和建檔的名稱(chēng)不一致時(shí)，其能明白所指何物。

3 管理流程與信息系統(tǒng)探討

傳統(tǒng)的組織形態(tài)著重垂直分工，彼此間缺乏協(xié)調(diào)，信息交流很少，即便是計(jì)算機(jī)管理后，不同的業(yè)務(wù)部門(mén)有各自的信息和數(shù)據(jù)庫(kù)，它們之間的標(biāo)準(zhǔn)、格式與內(nèi)容等相互獨(dú)立，缺乏關(guān)聯(lián)。為適應(yīng)信息時(shí)代與提高組織效率的要求，按照以上的分析，可以在設(shè)備全生命周期的流程基礎(chǔ)上建立信息系統(tǒng)。

1)系統(tǒng)設(shè)置方面

(1)醫(yī)療設(shè)備代碼管理:設(shè)備分類(lèi)代碼應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)文件的規(guī)定。同時(shí)為了給設(shè)備做張“身份證”，應(yīng)在設(shè)備到貨后與設(shè)備系列號(hào)相關(guān)聯(lián)。條件成熟時(shí)，可考慮引進(jìn)條形碼技術(shù)或射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)一物一碼，方便設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)監(jiān)控。

(2)固定資產(chǎn)建賬管理:按照傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)三賬一卡管理制度全面實(shí)行信息化，如此才有可能做到購(gòu)入時(shí)及時(shí)入賬，轉(zhuǎn)移、捐贈(zèng)、報(bào)廢時(shí)及時(shí)出賬;方便固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、清查。

(3)設(shè)備折舊設(shè)置:醫(yī)療設(shè)備折舊分類(lèi)及計(jì)算方法應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。鑒于高科技在醫(yī)療設(shè)備中的大量使用，應(yīng)考慮引進(jìn)加速折舊法，以更好體現(xiàn)設(shè)備的真實(shí)價(jià)值。

(4)字典設(shè)置:包括使用科室、庫(kù)房、病區(qū)、制造商、供應(yīng)商、外貿(mào)公司、招標(biāo)公司、外部有關(guān)單位等在內(nèi)的字典設(shè)置。

2)設(shè)備管理方面

(1)申購(gòu)管理:各使用科室填報(bào)申購(gòu)單，設(shè)備科根據(jù)審批通過(guò)情況給予信息反饋，生成一個(gè)審批號(hào)，依據(jù)此審批號(hào)可以減少審批次數(shù)，或者通過(guò)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化完成審批，這樣可增加采購(gòu)?fù)该鞫龋涌炝鞒踢M(jìn)度。

(2)采購(gòu)管理:通過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)有狀態(tài)欄以反應(yīng)其進(jìn)度，是待招標(biāo)、待談判、進(jìn)入公開(kāi)招標(biāo)哪個(gè)環(huán)節(jié)等，公開(kāi)招標(biāo)時(shí)間或擬定談判時(shí)間應(yīng)可以和辦公系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，以通知使用科室負(fù)責(zé)人到位。

(3)合同管理:提供合同關(guān)鍵要素的錄入、修改、查詢(xún)等功能，記錄有設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、國(guó)別、金額等關(guān)鍵要素，此時(shí)可以賦予設(shè)備編碼，以方便后期入賬;同時(shí)還擁有供應(yīng)商管理功能，記錄合同規(guī)定到貨時(shí)間、通知時(shí)間、以及供應(yīng)商反饋的確切到貨時(shí)間等，確切的到貨時(shí)間可以通過(guò)辦公系統(tǒng)通知到科室負(fù)責(zé)人;合同有關(guān)售后條款也應(yīng)傳到維修部門(mén)。

(4)維修與設(shè)備狀態(tài)管理:設(shè)備到貨時(shí)應(yīng)記錄設(shè)備到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、系列號(hào)等，屬于計(jì)量設(shè)備的應(yīng)和計(jì)量管理功能關(guān)聯(lián)。設(shè)備狀態(tài) (使用中、故障、報(bào)廢等)應(yīng)由負(fù)責(zé)維修的工程技術(shù)人員及時(shí)輸入，同時(shí)應(yīng)該有報(bào)修時(shí)間、維修完成時(shí)間、故障現(xiàn)象描述、原因和解決方法記錄等，以方便總結(jié)維修和保養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)。設(shè)備報(bào)廢的鑒定、審批環(huán)節(jié)等也要有所體現(xiàn)，讓使用科室和管理部門(mén)都可以看到，做到心中有數(shù)，才可保證及時(shí)銷(xiāo)賬。

(5)固定資產(chǎn)管理:設(shè)備通過(guò)驗(yàn)收后，使用科室應(yīng)有做賬提醒，及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。此模塊應(yīng)有附件錄入、編輯、查詢(xún)功能，以完善固定資產(chǎn)信息。分期付款管理，在賬期到時(shí)應(yīng)可自動(dòng)提醒，財(cái)務(wù)可依據(jù)設(shè)備使用狀態(tài)確定是否支付下一期貨款。減少人工核對(duì)時(shí)間。

(6)檔案管理:由于醫(yī)療設(shè)備管理越來(lái)越規(guī)范，特別是公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)有非常多的紙質(zhì)文件需要收集，導(dǎo)致查找資料速度不快。通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案中所有文稿資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化采集，加上歸檔分類(lèi)、查詢(xún)、檢索等功能，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的數(shù)字化管理。與此同時(shí)，通過(guò)與固定資產(chǎn)模塊的關(guān)聯(lián)，可以“看到”每一臺(tái)設(shè)備的全生命周期的檔案資料。

［1］衛(wèi)生部.衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)《醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》的通知 ［EB/OL］.(2002－05－28).［2011－3－21］.http://www.moh.gov.cn/open/tjxxzx/gjwsxxhjs/1200309270009.htm

［2］杭建金，吳向陽(yáng)，張超群，等.淺談醫(yī)療設(shè)備數(shù)字化管理 ［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29(9):74.

［3］周丹.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控體系的建立和實(shí)施 ［J］.中國(guó)數(shù)字醫(yī)學(xué)，2007，(8):18.

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