王 輝

(青島電子學校,山東 青島 266041)

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展,我國政府機關的電子政務系統(tǒng)普及度越來越高,在政府機關中已經(jīng)有大量的業(yè)務處理轉(zhuǎn)移到計算機平臺,各種各樣的OA系統(tǒng)層出不窮。把公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的建設作為政府辦公信息化發(fā)展的重點,不僅能夠利用網(wǎng)絡傳送文件,處理行政管理事務,將工作流轉(zhuǎn)化為電子信息流,實現(xiàn)發(fā)文、收文、簽發(fā)、批閱等行政事務的無紙化,而且能以網(wǎng)絡為交流平臺,方便工作人員內(nèi)部的溝通,上級可以對下級進行工作的指派,工作計劃的修正等,對促進我國政府機關信息化建設有著積極的意義。

1 工作流

工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程,它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行[1]。

工作流是經(jīng)營過程的一個計算機實現(xiàn),而工作流管理系統(tǒng)則是一個實現(xiàn)的軟件環(huán)境。使用工作流作為經(jīng)營過程的實現(xiàn)技術(shù)首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經(jīng)營過程的幾個方面的問題,即業(yè)務過程是什么(由哪些活動、任務組成,也就是結(jié)構(gòu)上的定義);怎么做(活動間的執(zhí)行條件、規(guī)則以及所交互的信息,也就是控制流與信息流的定義);由誰來做(人或者計算機應用程序,也就是組織角色的定義);做得怎樣(通過工作流管理系統(tǒng)對執(zhí)行過程進行監(jiān)控)[2-3]。

雖然不同的工作流管理系統(tǒng)具有不同的應用范圍和不同的實施方式,但它們還是具有許多共同的特征,從比較高的層次上來抽象地考察工作流管理系統(tǒng),可以發(fā)現(xiàn)所有的工作流管理系統(tǒng)都提供了三種功能[4]。

(1)建立階段功能:主要考慮工作流過程和相關活動的定義和建模功能。

(2)運行階段的控制功能:在一定的運行環(huán)境下,執(zhí)行工作流過程,并完成每個過程中活動的排序和調(diào)度功能。

(3)運行階段的人機交互功能:實現(xiàn)各種活動執(zhí)行過程中用戶與IT應用工具的交互。

2 系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

2.1 設計目標

(1)文檔工作信息化管理。本系統(tǒng)完成后,將實現(xiàn)各部門之間、工作人員之間以及上下級之間的信息互通有無,增強文檔的信息化處理能力。

(2)設計和實現(xiàn)了基于角色的訪問控制(RBAC),實現(xiàn)了文檔流程的自動化運轉(zhuǎn)。

(3)加快業(yè)務信息的流通,極大的提高辦公效率。實施文檔流轉(zhuǎn)系統(tǒng)后,日常的許多工作都可以交給系統(tǒng)來完成,比如下達會議通知,發(fā)布人事公告,還有一些需要有簽字程序的文檔處理等等,這些應用都將會提高文件和信息的傳遞速度,方便工作人員辦公,極大地提高了辦公效率。

(4)業(yè)務數(shù)據(jù)信息化處理,節(jié)約資源,實現(xiàn)無紙化辦公。系統(tǒng)實施后所有的辦公表單都將以電子數(shù)據(jù)的形式在系統(tǒng)上處理,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔會逐漸的被取代,實現(xiàn)了無紙化辦公,節(jié)約了辦公經(jīng)費。

(5)信息安全得到保證。文檔的傳統(tǒng)管理模式信息容易泄密,采用系統(tǒng)后,所有關鍵數(shù)據(jù)都會用MD5進行加密,所有應用系統(tǒng)的用戶都是基于角色控制的,不是自己要處理的信息絕對看不到,保證了數(shù)據(jù)安全。

2.2 總體結(jié)構(gòu)

通過對青島市某區(qū)政府機關文檔處理的一般性流程調(diào)查,結(jié)合系統(tǒng)開發(fā)的業(yè)務需求,文檔流轉(zhuǎn)系統(tǒng)需解決文檔建模、收發(fā)、已存文檔信息管理、文檔日常處理、部門代碼管理等問題,因此,本系統(tǒng)所設計開發(fā)的文檔管理信息系統(tǒng),擬包含郵件管理、信息發(fā)布管理、工作單發(fā)文管理、工作單收文管理、工作單管理、流程管理、系統(tǒng)輔助管理七個模塊。

2.3 組織模型

本系統(tǒng)是一個以公文信息化處理為主的軟件系統(tǒng),系統(tǒng)的總體任務是實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自動化,實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。本系統(tǒng)的主要任務是完成信息公告的網(wǎng)上發(fā)布、業(yè)務單處理過程的計算機化。本系統(tǒng)可以分為后臺管理員、前臺業(yè)務處理人員兩大類用戶。

其中前臺業(yè)務處理根據(jù)業(yè)務流程處理的需要以及方便程序開發(fā)的需求,可以定義工作人員、業(yè)務角色、職務、職能部門和流程工作組幾種模型。

(1)工作人員:對應于辦公室中每一位職員,具有一定技術(shù)能力和行為能力的獨立實體。

(2)業(yè)務角色:一般是指擬稿人、審核人、簽發(fā)人等能夠完成某項功能的人員的總稱。

(3)職務:一般是指具有一定行政級別的上下等級關系。比如科員、科長、主任、部長、局長等。

(4)職能部門:對應于政府部門的組織結(jié)構(gòu)劃分,由各機關單位的實際科室設置情況來決定。

(5)流程工作組:執(zhí)行某一個特定任務流程將所需要的人員角色等構(gòu)建成的一個結(jié)構(gòu)模型。

工作人員、業(yè)務角色、職務、職能部門與流程工作組之間可以具有資格關系、組成關系、設置關系和責任關系,模型圖如圖1所示。

圖1 組織模型結(jié)構(gòu)

2.4 發(fā)文流程模型

公文流轉(zhuǎn)最核心任務包括發(fā)文和收文兩個部分。發(fā)文過程由擬稿開始,擬稿人擬定發(fā)文內(nèi)容,由該部門負責人對公文進行核稿,如有必要由核稿人指定相應的處室同步進行會簽。最后文檔交由領導進行審批簽發(fā),此過程如未通過,則退回至擬稿處進行重新擬搞或取消發(fā)文。發(fā)文稿通過領導審批簽發(fā)后則先進行發(fā)文存檔,然后由系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至相關職能部門進行傳閱等動作。在整個發(fā)文流轉(zhuǎn)過程中,從擬稿到最終領導的簽發(fā)每一步在出現(xiàn)需要修改或者否決的情況下,文檔都可以由當前處理退回至前一處理,這可能會是一個反復的過程,如果最終文檔被退回到擬稿人時,擬稿人根據(jù)前面反饋有權(quán)結(jié)束發(fā)送,終止當前發(fā)文過程,工作單的發(fā)文過程模型如圖2所示。

圖2 工作單發(fā)文過程模型

2.5 收文流程模型

工作單收文管理模塊是系統(tǒng)的核心模塊,主要完成對收到外部文件的收文登記及收文查詢流程管理。

收文過程由文書的收文登記開始。在政府機關的組織模式下,收文工作一般由秘書或文書充當接收人角色,負責對文檔的收文工作,接收完成則轉(zhuǎn)至擬辦員處理,擬辦員可以由秘書科長或是辦公室主任充當。然后由擬辦員將文檔轉(zhuǎn)至涉及到的部門或領導進行批閱,最終處理完成后由收文處進行簽收歸檔,收文流程結(jié)束。工作單的收文流程模型如圖3所示。

圖3 工作單收文過程模型

3 關鍵技術(shù)

3.1 基于角色的訪問控制(RBAC)

基于角色的訪問控制方式具有靈活、易用的特點,且通常符合企業(yè)單位的職權(quán)設置規(guī)則,本系統(tǒng)中基于這種規(guī)則定義訪問控制權(quán)限,將權(quán)限分配給各種角色,例如文檔登記人、歸檔人、部門領導等,并將這些角色分配給相應的用戶。如果部門內(nèi)權(quán)利設定明確,且職責互不交叉,則可以每人設置一個角色,如果權(quán)限相互有交叉,則可以一人具備多個角色,這些都可以根據(jù)實際情況靈活設置。

3.2 M VC體系結(jié)構(gòu)

從本系統(tǒng)的業(yè)務需求的角度來說,建立B/S結(jié)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)更加符合系統(tǒng)的需求。青島市某區(qū)政府機關已經(jīng)建立好了一個內(nèi)部辦公網(wǎng)絡,十幾個單位上百個科室部門在一個大樓內(nèi)辦公,還有部分部門在其它地方辦公,所以非常適合構(gòu)建一個基于Internet/Intranet結(jié)構(gòu)的B/S模式文檔流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。B/S結(jié)構(gòu)模式一般是三層或四層,以三層常見,即表現(xiàn)層、中間邏輯層、數(shù)據(jù)庫層,四層一般是Web層、業(yè)務外觀層、業(yè)務規(guī)則層和數(shù)據(jù)訪問層。這種多層結(jié)構(gòu)如圖4所示。

圖4 多層結(jié)構(gòu)圖

(1)表示層:即我們常說的人機交互界面,它負責管理系統(tǒng)用戶接口部分功能及系統(tǒng)與用戶的交互操作。具體來說主要用于將系統(tǒng)操作結(jié)果以一定形式(程序代碼定義的規(guī)則)顯示在頁面上;負責采集用戶錄入數(shù)據(jù)并進行相關校驗;將輸入的數(shù)據(jù)傳送給系統(tǒng)的業(yè)務邏輯層。

(2)應用服務器層:主要負責執(zhí)行系統(tǒng)的應用和業(yè)務邏輯,如驗證數(shù)據(jù)合法性、數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)層交換等。

(3)數(shù)據(jù)訪問層:由數(shù)據(jù)庫服務器構(gòu)成,主要負責對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的操作與維護。

4 結(jié)束語

針對文檔管理的發(fā)展要求,運用Web服務技術(shù)構(gòu)建了基于web的分布式文檔管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu),以此實現(xiàn)了政府機構(gòu)的文檔信息的高效管理以及跨部門、跨地域的協(xié)同工作。系統(tǒng)采用目前流行的.NET Framework3.5實現(xiàn),結(jié)合SQL Server2005數(shù)據(jù)庫,采用多層體系結(jié)構(gòu)設計,使得系統(tǒng)獲得最大的性能。系統(tǒng)在開發(fā)過程中嚴格遵循層次模型開發(fā),即表現(xiàn)層、中間邏輯層、數(shù)據(jù)庫層,這種分層的結(jié)構(gòu)為系統(tǒng)提供了較強的可配置性和可擴充性。然后,運用工作流技術(shù)對文檔流轉(zhuǎn)業(yè)務加以抽象,建立其工作流模型,使得文檔流轉(zhuǎn)成為一個機動可變的過程。該文檔流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)彌補了傳統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)的不足,為辦公自動化、電子政務、知識管理等提供了很好的解決方案。

[1]羅海濱,范玉順,吳澄.工作流技術(shù)綜述[J].軟件學報,2000,11(7):899-907.

[2]褚光華,吳家春.文檔管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)[J].現(xiàn)代計算機,2000,(7):27-29.

[3]范玉順,吳澄.工作流管理技術(shù)研究與產(chǎn)品現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].計算機集成制造系統(tǒng)-CIMS,2000,(1):2-8,14.

[4]張秋余,袁占亭,鄭玉峰,等.基于OA系統(tǒng)的工作流技術(shù)的實現(xiàn)[J].甘肅工業(yè)大學學報,2003,29(4):88-91.