文/臺州職業(yè)技術學院 江莎莎

為響應浙江省“最多跑一次”改革工作，省內(nèi)高校大力創(chuàng)新“互聯(lián)網(wǎng)+校務服務”模式，實現(xiàn)教育領域信息化。根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，浙江省地方性高校歸檔工作有序開展，成效顯著。本人基于臺州職業(yè)技術學院近3年收文數(shù)據(jù)，采取描述性分析法，對浙江省地方性高校收文質(zhì)量進行研究。

一、浙江省地方性高校收文現(xiàn)狀

臺州市作為省內(nèi)重要地級市，目前共有6所高校：臺州學院、臺州職業(yè)技術學院、臺州科技職業(yè)學院、臺州廣播電視大學、臺州技師學院、浙江汽車技術學院。浙江省地方性高校收文有系統(tǒng)收文和紙質(zhì)收文兩種，系統(tǒng)收文是文件主要獲取渠道。我省各地方性高校的收文類型有中央和國務院、省委和省政府、市委和市政府“三級”文件，教育部、省教育廳、市教育局文件以及地級市文件。我省地方性高校的收文流轉(zhuǎn)形式在2017年之前基本都是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，近三年陸續(xù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上流轉(zhuǎn)為主、線下流轉(zhuǎn)為輔、文件線上線下并行流轉(zhuǎn)的形式。從2018年4月1日起，臺州職業(yè)技術學院收文基本上以校內(nèi)OA辦公平臺在線流轉(zhuǎn)為主。

目前，高校普遍現(xiàn)狀是地級市文件多，實際歸檔少。從臺州職業(yè)技術學院收文數(shù)據(jù)看，地級市文件占收文總數(shù)比例相當高，但經(jīng)檔案室篩選鑒定，地級市文件實際歸檔率只有5%～10%。2020年地級市文件共收1280件，占收文總數(shù)的73.65%，實際歸檔94件；2019年地級市文件共收1226件，占收文總數(shù)的74.26%，實際歸檔72件；2018年地級市文件共收1116件，占收文總數(shù)的73.28%，實際歸檔68件。臺州市市級部門106個，統(tǒng)計臺州職業(yè)技術學院收到地級市文件最多的分別是市委、市委辦文件：2020年225份，2019年189份，2018年161份；市政府、市府辦文件：2020年61份，2019年100份，2018年171份；市委組織部文件：2020年69份，2019年75份，2018年56份；市委宣傳部文件：2020年44份，2019年56份，2018年51份。其他如市紀委、市委督查室、市委直屬機關工委、市委人才辦、市委老干部局、市人社局、市外事辦等均有收文，但每年收文數(shù)量均不超過20份。

二、我省地方性高校收文存在的問題

（一）前期文件收集質(zhì)量有待提高。1.領導閱文負擔重。由于工作人員缺少專業(yè)知識和識別力，又擔心文件漏收，對市委、市政府、市人大、市政協(xié)及其辦公室下發(fā)的文件和通知、領導講話，市直各部門的文件和通知基本上統(tǒng)統(tǒng)收文打印。根據(jù)分管條線不同，領導每天文件閱辦數(shù)量不等，分管思政、意識形態(tài)、組織、統(tǒng)戰(zhàn)、安全類文件明顯會更多。據(jù)統(tǒng)計，校領導每天收文批辦10～30份，有時傳閱文件積壓成堆，就草草處理，來不及消化文件內(nèi)容。2.收文導入麻煩。由于浙江省教育廳、臺州市教育局收文系統(tǒng)和地級市收文系統(tǒng)不兼容，省內(nèi)地方高校文書普遍存在一人多臺電腦收文的情況。臺州職業(yè)技術學院三個收文系統(tǒng)分別安裝在三臺電腦上，利用U盤下載后再上傳到學校OA辦公平臺。平均每日新增系統(tǒng)收文15份，每份文件從簽收、打印、下載、上傳需要在不同電腦間切換，系統(tǒng)收文雖然省去了送文件的麻煩，但由于文件不能直接從收文系統(tǒng)導入各個學校辦公平臺，操作上極容易造成文件漏收。3.不需要歸檔收文多。臺州職業(yè)技術學院每年用于收文打印所需的硒鼓和紙張用量很大，大量“看似有用，實則無用”的不需要歸檔收文均打印出來，不僅造成了辦公資源大量浪費，而且這些收文造成了檔案室文件積壓，占用有限檔案空間。4.文件收集不齊全。省內(nèi)地方性高校每年收到的紙質(zhì)文件約占20%，紙質(zhì)文件主要是從市委市政府下發(fā)的紅頭文件、郵寄到學校的省級、部分市級部門紅頭文件、學校參會人員帶回來的文件、傳真件以及各部門提供的“零散文件”。這些零散文件通常需要各部門主動提供，而大部分教職工沒有收文意識，導致文件收集不齊全。

（二）中期流轉(zhuǎn)和歸檔質(zhì)量有待提高。一是文件線上流轉(zhuǎn)時間普遍比線下流轉(zhuǎn)長。以前線下流轉(zhuǎn)主要由秘書掌握文件的動態(tài)流轉(zhuǎn)，有文件時，秘書送給領導，領導批完即刻退回秘書，秘書復印分發(fā)給有關部門簽字，文件就算流轉(zhuǎn)完畢，因此線下流轉(zhuǎn)時間秘書基本上能掌控。自從轉(zhuǎn)為線上流轉(zhuǎn)為主后，文件普遍存在超時間流轉(zhuǎn)的情況，主要是由于學校領導或部門負責人忙于手頭工作，對線上文件查看不及時或查看后不處理不提交意見，還沒有養(yǎng)成每天定時查收線上文件的習慣。由于線上流轉(zhuǎn)目前還沒有提醒功能，目前對于涉密文件、重要文件、會議通知，秘書還是采取線下流轉(zhuǎn)，對于業(yè)務文件、具體事務性文件、閱知類文件和簡報類文件則基本全部采取線上流轉(zhuǎn)，但線上流轉(zhuǎn)時間普遍較長，對于業(yè)務文件和具體事務性文件，經(jīng)常性查閱不及時，需要文書口頭提醒分管校領導簽批或有關部門閱辦。二是收文歸檔資料不完整。收文普遍存在無辦理結(jié)果，收文完整率不到1%。收文涉及需要上報事項的，各辦理部門沒有把上報資料備份給秘書，特別是一些重要文件的材料上報無保存，收文“有頭無尾”，日后文件查找起來利用價值不高，難以參考往年情況。有請示無批復，部分批復各部門自行保存，未移交文書歸檔。

（三）后期收文查詢利用質(zhì)量有待提高。收文查詢利用頻繁。各部門寫材料需要用到某份文件，不會自行想辦法查找，而是想當然以為所有文件文書都應該有，沒有收到文件就是秘書工作失職，存在漏收嫌疑，但確實很多文件上級部門沒有下發(fā)給學校。有些收到過的文件，已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢，部門沒有妥善保管，要用文件時就找秘書，習慣向秘書要文件，給秘書增加了大量的文件查找工作。平日里秘書除收發(fā)文件之外，還要管理全校用印、涉密文件等。經(jīng)常性手頭工作急，待查找文件又催著要，而部門又往往不能提供要查收文件的關鍵信息如標題、關鍵字、文號，只描述文件大概內(nèi)容或大概文號，使得文件查找非常費時費力，嚴重影響秘書工作。

三、提高收文質(zhì)量對策

把好收文第一道關口，如何從眾多地級市文件中做有效篩選，有用文件既不漏收，無關文件又能有效剔除，既保證政策貫徹暢通，又確保文件精簡高效，從而避免“有文必收”，提高收文質(zhì)量。

（一）梳理制度，提高文件處理質(zhì)量。1.普及收文意識，拓寬文件收集渠道。辦公室向?qū)W校各部門明確文件收集范圍，普及全校教職工收文意識，凡是與學校有關的文件廣泛收集，及時轉(zhuǎn)交鑒定，納入收文辦理程序。2.制定收文閱辦制度。各地方性高校都制定過公文處理辦法，但針對收文辦理沒有對應的閱辦制度，實際工作中遇到問題無法找到處理依據(jù)。單獨針對收文制定收文閱辦制度，對文件收集范圍、閱知閱辦要求、催辦督辦歸檔等收文各個環(huán)節(jié)作一一規(guī)范，對重復性來文處理，細化具體閱辦要求，立規(guī)立矩，嚴格執(zhí)行收文閱辦制度，提高文件處理質(zhì)量。3.制定《每周市級閱知性來文匯編》。對于地市級普發(fā)的閱知性文件（非涉及本校），秘書首先進行甄別，要了解學校發(fā)展動態(tài)、工作目標、年度工作重點、各部門業(yè)務范疇以及本地區(qū)重點工作，能對普發(fā)的地級市文件有所側(cè)重。通過臺州職業(yè)技術學院近3年的收文數(shù)據(jù)，我們可以看出一些收文規(guī)律：（1）每月大事記、每月工作安排、市委人大政府政協(xié)辦公室簡報、部門簡報可視情況篩選；（2）人事任免類（非本校人員）、通報類、抄告類、征求意見類（普發(fā)）、領導講話類按類別分別歸類。創(chuàng)新“一周一號”登記模式，代替以往“一文一號”登記模式，對于閱知性文件（非涉及本校），分類匯編，按照人事任免類、通報類、抄告類、領導講話類，按周登記匯編一次，系統(tǒng)上分類分項導入，減少領導批閱次數(shù)，減輕領導閱文壓力。

（二）優(yōu)化服務，提高收文流轉(zhuǎn)和歸檔質(zhì)量。1.督辦提醒，強化歸檔意識。辦公室加強對閱辦類文件的落實督查，控制閱知類文件的流轉(zhuǎn)時長，規(guī)定報送類材料用印前需提供文件并經(jīng)批示領導審批后方可報送。部門負責人在簽收文件時不能只簽名，需同時簽收辦理意見。增強各部門歸檔意識，有主要領導批示的文件，報送材料統(tǒng)一移交文書歸檔備查，把收文歸檔工作與部門年度考核掛鉤，真正落實學校領導批示件“有批示必有落實，有落實必有回復，有回復必有歸檔。”保證“事事有結(jié)果，件件有回音。”對落實不到位的責任人和責任部門嚴肅追責，年度考核不得評優(yōu)。2.做好備注記錄，加強收文復查。針對重要文件、業(yè)務文件、具體事務性文件，認真規(guī)范簽收、登記、分類，做到“三劃”：劃重點、劃時間節(jié)點、劃容易忽視內(nèi)容。用好擬辦單備注功能，需要說明的情況盡可能在備注中記錄體現(xiàn)。文件流轉(zhuǎn)中勤動筆勤備注，記錄文件處理情況，保證每份文件流轉(zhuǎn)軌跡清晰。嚴格執(zhí)行收文“先登記后流轉(zhuǎn)”制度，防止文件遺失。不定期對收文進行核查，檢查有無漏收、漏簽、漏批、漏分發(fā)、漏辦、漏歸檔等情況發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)即刻補救，同時在備注中記錄情況，日后備查。3.辦公系統(tǒng)升級，實現(xiàn)閱辦提醒和在線鑒定。與學校信息中心對接，升級實現(xiàn)辦公系統(tǒng)文件閱辦提醒功能，提高文件流轉(zhuǎn)效率。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后由檔案室在OA平臺上在線鑒定是否歸檔，鑒定需要歸檔的，文書打印收文單和完整文件，在文件上加蓋歸檔章；鑒定不需要歸檔的，文書僅打印收文單和文件首頁，減少用紙，制作收文目錄，電子文件刻盤，次年移交檔案室備用。

（三）創(chuàng)新方式，提高收文查詢利用質(zhì)量。對文件查找較頻繁的幾個部門兼職檔案員，配置數(shù)字檔案館權限（只限查詢），如組織處、人事處、教務處、宣傳部，方便自行查找歷年文件。線上流轉(zhuǎn)時，涉及表單類文件盡量上傳WORD格式作附件，方便部門填寫報送。利用好收文單的備注功能，有需要交代的盡量在收文單上體現(xiàn)，如無WORD格式注明，避免重復查找。高校要增強各部門人員的文件保管意識，充分發(fā)揮檔案室專職檔案員的業(yè)務能力，對各部門兼職檔案員進行業(yè)務指導，提高兼職檔案員的管理技能，特別是對全校收文提出專業(yè)指導和建議。

隨著網(wǎng)絡技術的更新發(fā)展，我省地方性高校收文發(fā)展趨勢必將逐步實現(xiàn)系統(tǒng)收文代替紙質(zhì)收文（除涉密文件外），實現(xiàn)無紙化、綠色辦公。高校辦公室要爭做“領頭雁”，牢牢把控好收文關，積極創(chuàng)新收文閱辦方式，優(yōu)化服務，提高收文質(zhì)量。以高質(zhì)量、規(guī)范化的收文制度，提升學校辦公效率，多方位為領導分憂解難，促使建成以信息化辦公為主的節(jié)能節(jié)材型高校。