王紅 王軼紅 武漢大學(xué)人民醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案是人事部門(mén)對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開(kāi)發(fā)人才資源的寶貴信息庫(kù)，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的全球一體化和人才流動(dòng)速度的加快，把人事檔案管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化層面上來(lái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。以檔案的原始材料為依據(jù)，建立完整、準(zhǔn)確的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，有效地為醫(yī)院的人才交流、科技進(jìn)步和醫(yī)療水平的提高提供可利用信息，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。

醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

認(rèn)識(shí)上的不到位，制約著醫(yī)院人事檔案工作的發(fā)展 醫(yī)院人事檔案工作的發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作精神，更需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案不是醫(yī)院工作的重中之重，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，只是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付對(duì)外調(diào)（查）檔案就行了。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)的不到位，人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至停滯不前。

管理機(jī)制不健全，制約著醫(yī)院對(duì)人事信息的需求 人事檔案是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)獲取人員信息的主要來(lái)源，由于檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)制不健全，檔案人員收集、歸檔工作被動(dòng)，有的應(yīng)歸檔范圍內(nèi)的檔案材料往往不能及時(shí)上交，甚至根本不交；有的檔案材料內(nèi)容要么信息復(fù)重填寫(xiě)較多，要么反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)的信息較少；有的檔案材料填寫(xiě)隨意，內(nèi)容前后矛盾等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，都直接影響了人事檔案的規(guī)范性、真實(shí)性、可靠性和系統(tǒng)性，致使人事檔案信息混亂，無(wú)法滿足醫(yī)院對(duì)人事信息的需求。

信息化程度不高，制約著人力資源的開(kāi)發(fā)與利用 從整體來(lái)看，大部分醫(yī)院人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作仍然主要依靠手工操作，近年來(lái)，雖有部分醫(yī)院配備了專門(mén)的計(jì)算機(jī)，也開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)，但單機(jī)版的人事信息系統(tǒng)根本不能對(duì)人員數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)同步更新和及時(shí)地維護(hù)，人員信息也僅局限于一些基本信息，只能滿足人事日常工作的基本需求，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，致使許多工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作狀態(tài)，不僅重復(fù)勞動(dòng)多，還造成檔案查閱的不便，更談不上對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)與利用。

醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

有利于醫(yī)院人事制度改革的深化隨著人事制度改革在全國(guó)各行各業(yè)的展開(kāi)，醫(yī)院用人制度也在發(fā)生著變化，“聘用制”逐步取代“終生制”，人員流動(dòng)頻繁，帶動(dòng)了人事檔案轉(zhuǎn)遞的頻繁，這勢(shì)必要求人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)要更簡(jiǎn)化、方便。而人事檔案管理信息化，就是要求電子文件歸檔，憑借網(wǎng)絡(luò)傳輸，保證人事檔案?jìng)鬟f的便利、快捷、安全。在人員聘用期間，人員新增信息還可以以數(shù)據(jù)的形式及時(shí)傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行模谷藛T信息得到及時(shí)更新、補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)對(duì)聘用人員的時(shí)時(shí)監(jiān)管。

有利于人事管理工作效率的提高一直以來(lái)，人事檔案管理主要側(cè)重于檔案的實(shí)體管理，檔案人員往往都是手工收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統(tǒng)的人工化向自動(dòng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，人事信息檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等將變得更為快捷、準(zhǔn)確。特別是網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享特性，使得相關(guān)部門(mén)可根據(jù)一定的使用權(quán)限直接進(jìn)入信息網(wǎng)查閱所需信息，給我們的人事檔案工作節(jié)省了大量人力和時(shí)間，管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得尤為重要。平時(shí)人事檔案利用率就非常高，如遇人事?tīng)?zhēng)議、調(diào)資等特殊情況，翻閱次數(shù)就更多，加上反復(fù)拆裝，紙質(zhì)檔案往往不堪重負(fù)。有了人事檔案信息管理系統(tǒng)，人員信息只需從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取，除了在信息輸入時(shí)需要使用檔案原件外，很少再接觸原件，減少了檔案人員與原始材料的接觸，大大延長(zhǎng)了檔案原始材料的壽命。

有利于滿足醫(yī)院對(duì)人力資源的需求 新時(shí)期人事檔案工作的要求是不斷提高人力資源的開(kāi)發(fā)與利用，有效的人事檔案管理對(duì)分析醫(yī)院人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院改革與發(fā)展的要求起著積極的重要作用。通過(guò)建立醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了人事信息的智能檢索和網(wǎng)絡(luò)傳輸，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，不斷增強(qiáng)人事信息綜合分析的能力，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

醫(yī)院人事檔案管理信息化的途徑

提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí) “說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)人事檔案工作態(tài)度的生動(dòng)寫(xiě)照。面對(duì)醫(yī)院跨越式的發(fā)展和人事制度改革的不斷深化，我們要不斷更新觀念，站在醫(yī)院改革與發(fā)展的高度，盡快建立醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，積極對(duì)人事檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力。同時(shí)，管理人員還要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，將搜索到的人才信息及時(shí)傳遞給所需領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，積極主動(dòng)地為醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。

夯實(shí)人事檔案管理的基礎(chǔ)工作 檔案材料的收集、鑒別和整理是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是人事檔案管理信息化建設(shè)的依據(jù)，信息數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確完全依賴于人事檔案材料的完整。因此，我們首先應(yīng)注重并做好人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核查和甄別，使形成的材料客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，能真實(shí)反映每個(gè)人的歷史和現(xiàn)狀，做到“觀其卷，見(jiàn)其人”。另外，我們還要重視人員信息的收集，采取動(dòng)靜結(jié)合、縱橫結(jié)合、定量與定性結(jié)合的方式，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容，為人事檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供有力的信息數(shù)據(jù)。

建立有效的人員信息數(shù)據(jù)庫(kù) 人事檔案信息系統(tǒng)最為關(guān)鍵的工作就是人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，它是一項(xiàng)涉及很多環(huán)節(jié)，且頗費(fèi)時(shí)間的系統(tǒng)工作，是一個(gè)漸進(jìn)性的過(guò)程，需要投入大量的人力、物力和時(shí)間分階段、分層次、分步驟有序進(jìn)行。建立人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，一要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；二要完善數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容性與通用性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的全面交換與共享；三要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

加大信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)我們要以人事檔案管理信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)、醫(yī)療保障系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)等，進(jìn)而形成映射關(guān)系。人事檔案管理又是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，我們還要加大對(duì)信息系統(tǒng)的日常管理與修改維護(hù)，嚴(yán)格控制、管理設(shè)置使用權(quán)限，不僅要滿足各級(jí)人員對(duì)人事檔案信息的需求，還要確保人事檔案信息的安全與保密。

總之，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，切實(shí)做好人事檔案信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。

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