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        信息化條件下的備品備件全流程管理探討

        2011-10-21 11:54:52崔發(fā)亮姬生峰趙有
        中國(guó)設(shè)備工程 2011年10期
        關(guān)鍵詞:備品備件采購(gòu)計(jì)劃庫(kù)存

        崔發(fā)亮,姬生峰,趙有

        (日照鋼鐵有限公司,山東 日照 276806)

        一、備品備件全流程管理的必要性

        當(dāng)前無(wú)論什么行業(yè),企業(yè)都需要有足夠的備品備件物資儲(chǔ)備來(lái)保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),所以備品備件物資的管理對(duì)每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都有十分重要的作用。同時(shí)備品備件等物資具有種類繁多、整體數(shù)量龐大、使用數(shù)量不可預(yù)測(cè)、使用難跟蹤以及不少物資需要專門(mén)定做等特點(diǎn),從而加大了其采購(gòu)、庫(kù)存管理的難度,給企業(yè)的精細(xì)化管理提出了嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

        當(dāng)前不少企業(yè)紛紛以企業(yè)信息化建設(shè)為契機(jī),推動(dòng)企業(yè)備品備件物資管理的信息化,以達(dá)到對(duì)備品備件進(jìn)行規(guī)范管理、降低庫(kù)存資金占用、提高企業(yè)管理水平的目的。然而在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中,由于備品備件等物資具有業(yè)務(wù)流程長(zhǎng)、審批工作流程長(zhǎng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作量大、特殊業(yè)務(wù)多、庫(kù)存管理相對(duì)復(fù)雜等特點(diǎn),所以信息化建設(shè)如果單純實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)鏈條上一個(gè)或幾個(gè)零碎的環(huán)節(jié),很難達(dá)到規(guī)范管理、提升效益、降低備品備件庫(kù)存資金占用的目的,所以如何推進(jìn)備品備件的規(guī)范管理給企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高要求。

        二、備品備件全流程管理的做法

        鑒于備品備件物資的管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性和復(fù)雜性,企業(yè)信息化建設(shè)只有充分考慮備品備件計(jì)劃、招投標(biāo)、采購(gòu)、供應(yīng)商協(xié)同、庫(kù)存、付款、成本核算、設(shè)備管理等相關(guān)層面,及實(shí)現(xiàn)對(duì)備品備件整個(gè)生命流程的管理和跟蹤,才能實(shí)現(xiàn)備品備件管理的規(guī)范化、對(duì)備品備件的采購(gòu)和庫(kù)存領(lǐng)用實(shí)施有效控制、降低備品備件庫(kù)存資金占用,提高企業(yè)精細(xì)化管理水平,從而達(dá)到實(shí)施備品備件信息化建設(shè)的初衷,備品備件全流程管理功能的實(shí)現(xiàn)主要需要從幾個(gè)方面開(kāi)展,見(jiàn)圖1。

        圖1 備品備件全流程管理圖

        1.備品備件計(jì)劃的管理:實(shí)現(xiàn)備品備件采購(gòu)計(jì)劃的提報(bào)、采購(gòu)計(jì)劃審批工作流程的處理和公司采購(gòu)計(jì)劃的管理。同時(shí)可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、管理狀況按照安全庫(kù)存、最大最小庫(kù)存等設(shè)置自動(dòng)產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃,以保證公司生產(chǎn)的安全運(yùn)行,還可以對(duì)采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算額度進(jìn)行管控,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行庫(kù)存現(xiàn)有量平衡,以加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃的管理,減少多余計(jì)劃的提報(bào),從源頭上減少多余物資的采購(gòu)。

        2.備品備件招投標(biāo)的管理:主要用于在采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)的處理工作,實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)信息的公開(kāi)公正,減少暗箱操作,減少企業(yè)損失。

        3.備品備件采購(gòu)的管理:主要用于采購(gòu)合同的創(chuàng)建、管理、打印,而采購(gòu)合同要做到可以依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)創(chuàng)建,同時(shí)庫(kù)存接收入庫(kù)時(shí)也要可以共享采購(gòu)合同的數(shù)據(jù),以減少采購(gòu)人員、庫(kù)存管理人員工作量,提高工作效率。

        4.備品備件的供應(yīng)商協(xié)同:由于公司備品備件的采購(gòu)種類繁多且不少物資為專門(mén)定做,所以為了保障公司生產(chǎn)的正常運(yùn)行,采購(gòu)人員應(yīng)該加強(qiáng)和供應(yīng)商的協(xié)同,以便于及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況,了解到物資的生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、開(kāi)票情況,同時(shí)通過(guò)協(xié)同供應(yīng)商也可以及時(shí)了解物資發(fā)出后的入庫(kù)和付款情況,便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)補(bǔ)貨、換貨、退貨等。

        5.備品備件的庫(kù)存管理:主要用于備品備件物資的出入庫(kù)的管理,為了加強(qiáng)公司對(duì)庫(kù)存物資的管控,庫(kù)存數(shù)據(jù)必須實(shí)現(xiàn)在全公司范圍的充分共享,同時(shí)還必須提供強(qiáng)大的功能來(lái)滿足備品備件實(shí)現(xiàn)批次或件次管理,對(duì)備品備件實(shí)現(xiàn)多維度的庫(kù)存分析,對(duì)備品備件實(shí)現(xiàn)庫(kù)、區(qū)、架、層、列等的貨位管理,對(duì)庫(kù)存出入庫(kù)實(shí)行審批和單據(jù)打印,對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),對(duì)庫(kù)存領(lǐng)用實(shí)行定額管控等需要。

        6.備品備件的財(cái)務(wù)管理:實(shí)現(xiàn)備品備件采購(gòu)、入庫(kù)時(shí)可自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)計(jì)負(fù)債等科目信息,從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)接收、入庫(kù)與財(cái)務(wù)銜接,并能滿足備品備品發(fā)票匹配、付款等,同時(shí)由于備品備件具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點(diǎn),所以備品備件成本核算需能做到對(duì)每個(gè)物料出入庫(kù)信息和每個(gè)物料科目信息都能正確收集和準(zhǔn)確對(duì)應(yīng),以提高備品備件成本核算的精確性。

        7.設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理:由于備品備件種類繁多,使用單位領(lǐng)用后公司很難跟蹤備品備件的具體使用情況,所以應(yīng)推進(jìn)設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理的建設(shè),加強(qiáng)對(duì)備品備件的使用跟蹤,以保證物資得到有效合理使用,同時(shí)依據(jù)使用情況自動(dòng)觸發(fā)生成采購(gòu)計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)計(jì)劃管理的銜接,從源頭上減少使用單位亂報(bào)采購(gòu)計(jì)劃等問(wèn)題。

        三、備品備件全流程管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)

        信息化備品備件全流程管理涉及到備品備件業(yè)務(wù)流程的各個(gè)層面,除此之外還需要如下幾個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)有力的支撐。

        1.要建立完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系,實(shí)現(xiàn)物料編碼、供應(yīng)商等基礎(chǔ)信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的好壞直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗,沒(méi)有規(guī)范、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系支撐,備品備件全流程管理很難實(shí)現(xiàn),所以備品備件信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中要對(duì)備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、采購(gòu)員、訂單價(jià)格、物料類別以及供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商帳戶等信息進(jìn)行仔細(xì)整理和規(guī)范,如此才能保證采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,從而為備品備件全流程實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        2.建立物料、物料類別、財(cái)務(wù)科目賬戶等信息間準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)、對(duì)應(yīng)關(guān)系,以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)自動(dòng)觸發(fā)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,保證財(cái)務(wù)成本、財(cái)務(wù)應(yīng)付等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的及時(shí)性,推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)。

        3.建立完善的報(bào)表體系,從多角度、多層面對(duì)備品備件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì),滿足業(yè)務(wù)部門(mén)或公司領(lǐng)導(dǎo)層績(jī)效、考核等需求,提高工作效率。

        4.實(shí)現(xiàn)庫(kù)存設(shè)置的靈活性。由于備品備件物資管理存在種類多、整體數(shù)量大、存在使用有效期等特點(diǎn),因此不少企業(yè)的貨位管理細(xì)化到庫(kù)、區(qū)、架、層、列等5層,不少物料要按照批次或件次進(jìn)行管理和跟蹤,同時(shí)由于備品備件統(tǒng)計(jì)口徑復(fù)雜(是備件還是材料,是否零庫(kù)存以及是內(nèi)建零庫(kù)存還是外建零庫(kù)存、是否大中修、是工藝件還是易損件等),更加大了庫(kù)存業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理的難度,所以必須對(duì)庫(kù)存進(jìn)行靈活的設(shè)置,盡量滿足不同的業(yè)務(wù)需求。

        5.實(shí)現(xiàn)審批工作流程靈活配置。由于備品備件全流程過(guò)程中諸多地方都需要進(jìn)行審批,如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、庫(kù)存領(lǐng)料出庫(kù)等,同時(shí)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的審批流程涉及到的審批層次、審批金額等各不相同,所以審批流程的設(shè)置一定靈活。

        四、成效

        信息化備品備件全流程的管理打通了備品備件從計(jì)劃到訂單,從訂單到庫(kù)存,從庫(kù)存到使用,從使用到計(jì)劃整個(gè)流程,并給企業(yè)帶來(lái)如下成效。

        1.建立完善的物料基礎(chǔ)信息體系,提高公司對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平,為公司信息化管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        2.實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的充分共享。備品備件全流程管理上環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)充分為下環(huán)節(jié)所用,從而實(shí)現(xiàn)了相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的共享,縮短了采購(gòu)部整理采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存部門(mén)根據(jù)訂單辦理入庫(kù)等環(huán)節(jié)的時(shí)間,提高了工作效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,同時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)的共享,加強(qiáng)了公司對(duì)庫(kù)存物資的管理和跟蹤,提高了公司的管理水平。

        3.推進(jìn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)。由于備品備件采購(gòu)、庫(kù)存業(yè)務(wù)自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息,財(cái)務(wù)賬戶與物料等數(shù)據(jù)緊密關(guān)聯(lián),從而提高了財(cái)務(wù)應(yīng)付、成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,并提高了公司備品備件成本核算的精細(xì)化和自動(dòng)化水平。

        4.降低采購(gòu)、庫(kù)存資金。備品備件全流程管理的實(shí)現(xiàn),使得每一個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都是上一環(huán)節(jié)產(chǎn)生或觸發(fā),從而避免了采購(gòu)計(jì)劃多報(bào)、采購(gòu)部盲目采購(gòu)、庫(kù)存不斷積壓、物資領(lǐng)用后沒(méi)有跟蹤等問(wèn)題的產(chǎn)生,從而大幅降低公司庫(kù)存資金占用和采購(gòu)額度。

        5.堵塞管理漏洞。備品備件全流程管理的實(shí)現(xiàn),加強(qiáng)公司對(duì)物資領(lǐng)用后跟蹤和管理,實(shí)現(xiàn)了招投標(biāo)數(shù)據(jù)的公開(kāi)公正,從而堵塞了公司管理漏洞,提升了公司的管理和管控水平。

        五、結(jié)束語(yǔ)

        通過(guò)信息化手段,推進(jìn)備品備件全流程的管理,實(shí)現(xiàn)備品備件相關(guān)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化、規(guī)范化處理,達(dá)到了對(duì)備品備件進(jìn)行全流程跟蹤的目的,不僅提高了公司的信息化水平,同時(shí)也可有效降低備品備件采購(gòu)、庫(kù)存費(fèi)用,給公司的管理水平帶來(lái)大幅度的提升,具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

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