張 寧

(宿遷學(xué)院 機(jī)電工程系，江蘇宿遷223800)

高校教學(xué)院系辦公室行政秘書服務(wù)意識(shí)與能力培養(yǎng)初探

張 寧

(宿遷學(xué)院 機(jī)電工程系，江蘇宿遷223800)

高校教學(xué)院系辦公室是學(xué)院工作的窗口，行政秘書作為辦公室的主要成員，發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，強(qiáng)化行政秘書服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)行政秘書能力培養(yǎng)，在促進(jìn)和諧校園建設(shè)中具有重要的意義。

行政秘書;服務(wù)意識(shí);能力培養(yǎng)

引言

高校教學(xué)院系是從事教學(xué)、科研、管理等工作的相對(duì)獨(dú)立的單位。教學(xué)院系辦公室是學(xué)院工作的窗口，行政秘書工作是專門負(fù)責(zé)處理辦公室綜合事務(wù)的崗位。既是院系行政管理層的參謀和助手，也是師生員工間的橋梁和紐帶，肩負(fù)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的責(zé)任，對(duì)學(xué)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用。行政秘書作為辦公室的重要成員，在處理日常行政事務(wù)時(shí)，應(yīng)以服務(wù)廣大師生為宗旨，腳踏實(shí)地辦事，充分調(diào)動(dòng)自己的積極性，培養(yǎng)個(gè)人綜合能力，提高辦事效率。

一、行政秘書必須具備的服務(wù)意識(shí)

高校行政秘書應(yīng)當(dāng)樹立良好的服務(wù)意識(shí)。不僅要做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，當(dāng)好參謀和助手，更要加強(qiáng)預(yù)見性，增強(qiáng)主動(dòng)性，做好對(duì)系部廣大師生的管理服務(wù)工作。除了要盡職盡責(zé)、細(xì)心周到、積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)任務(wù)外，還要樹立“以人為本”的現(xiàn)代管理思想，努力提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。只有為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，才能樹立起工作的權(quán)威。同時(shí)，行政秘書應(yīng)始終貫徹“服務(wù)第一”的理念，以服務(wù)行業(yè)專業(yè)人員的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，端正自己的服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)效率及服務(wù)質(zhì)量。

1.服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好參謀和助手。行政秘書要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，要理順工作關(guān)系，分清“輕、重、緩、急”，井然有序地做好工作。同時(shí)要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，要主動(dòng)掌握學(xué)校及系部的相關(guān)信息，進(jìn)行分析、比較整理并及時(shí)準(zhǔn)確地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為系領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

2.服務(wù)于教師

為教師服務(wù)，做好后勤保障工作。教師在高校承擔(dān)著教書育人的工作，行政秘書要牢固樹立全心全意為教師服務(wù)的思想，妥善處理好與教師的關(guān)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的有關(guān)教學(xué)和科研信息。建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，在職稱晉升、年度考核、教師培訓(xùn)、課題申報(bào)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、崗位變動(dòng)等與教師密切相關(guān)的方面提供幫助。教師遇到問題到系辦公室詢問時(shí)，應(yīng)積極為教師工作提供便利，態(tài)度要真誠，自己不能解決的要及時(shí)向相關(guān)部門反映。要善于與教師溝通，做好對(duì)他們的后勤服務(wù)工作。

3.服務(wù)于學(xué)生

為學(xué)生服務(wù)，拓展服務(wù)育人功能。行政秘書雖然大都沒有擔(dān)負(fù)教學(xué)具體工作，但是也承擔(dān)育人責(zé)任。行政秘書要牢固樹立為學(xué)生服務(wù)的思想，對(duì)學(xué)生關(guān)心的問題，要耐心地給予解答。如在學(xué)位授予、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、處分、學(xué)分等問題上一定要做到有據(jù)可循，有章可依，切不可含混敷衍。對(duì)學(xué)習(xí)和生活有困難的學(xué)生，積極組織師生結(jié)對(duì)幫扶，給他們以理解和關(guān)懷，真誠地幫助他們，促使學(xué)生在思想上逐漸成熟，學(xué)業(yè)上有所進(jìn)步。用敬業(yè)愛崗、樂于奉獻(xiàn)的工作態(tài)度潛移默化地影響學(xué)生，教育學(xué)生。

4.服務(wù)于其他部門

為部門服務(wù)，協(xié)調(diào)處理好各方關(guān)系。行政秘書的一項(xiàng)重要工作就是搞好綜合協(xié)調(diào)。系部工作的順利開展，離不開其他部門的協(xié)作，這就要求行政秘書要樹立“全院一盤棋”的思想，對(duì)于院辦、人事處、教務(wù)處、科技處、學(xué)生處、后勤處、保衛(wèi)處、工會(huì)等部門交辦的工作要積極主動(dòng)地給予配合，并在最短的時(shí)間內(nèi)出色地完成任務(wù)。在協(xié)調(diào)工作中堅(jiān)持“四個(gè)原則”:系部服從學(xué)院的原則、局部服從全局的原則、依法依規(guī)的原則、平等協(xié)商的原則，做到“四個(gè)為先”:堅(jiān)持原則為先、真誠相待為先、思想交流為先、人際溝通為先［1］。

5.服務(wù)于來賓

為來訪者服務(wù)，樹立院系形象。院系辦公室除了為本系的師生服務(wù)外，還時(shí)常有其他院系及部門甚至外單位的人來此咨詢、訪問、聯(lián)系工作等。對(duì)這些來訪者，行政秘書要熱情地接待、妥善地安排或轉(zhuǎn)告，不敷衍，不搪塞，主動(dòng)、細(xì)致地介紹對(duì)方咨詢的各種情況，妥善處理有關(guān)要求。辦公室素有學(xué)校“窗口”之稱，是信訪、接待、服務(wù)、內(nèi)外聯(lián)系的文明窗口，而行政秘書則是學(xué)院的“名片”，其工作態(tài)度和作風(fēng)直接影響到系部甚至整個(gè)學(xué)院的形象。

二、行政秘書的能力培養(yǎng)

1.培養(yǎng)表達(dá)能力

表達(dá)能力包括文字表達(dá)和語言表達(dá)兩個(gè)方面。文字表達(dá)是辦公室工作的基本功，也是“看家本領(lǐng)”，它是一種“思維描述”和“信息傳遞”的活動(dòng)，也是把領(lǐng)導(dǎo)的意圖、學(xué)校的決策變成有形的公文，傳遞下達(dá)，變成各部門和師生的行動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)和效益［2］。語言表達(dá)能力也是辦公室人員一項(xiàng)非常重要的基本功，無論是傳達(dá)還是協(xié)調(diào)工作，都離不開較強(qiáng)的語言表達(dá)能力。這就要求高校行政秘書在平時(shí)的工作中要善于積累，勤學(xué)多練，不斷豐富寫作知識(shí)。要學(xué)會(huì)簡明扼要地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、向教師傳達(dá)各項(xiàng)通知，努力培養(yǎng)和提高表達(dá)能力，進(jìn)而提高工作效率。

2.培養(yǎng)獨(dú)立工作能力

面對(duì)突如其來的事務(wù)，行政秘書要具備很強(qiáng)的獨(dú)立工作能力，包括計(jì)劃能力和多謀善斷的能力。在管理工作中要多謀善斷，所謂善斷，就是指能夠從多種主意中選擇出最好的主意來，能從多種辦法中選擇出最佳的辦法來，并堅(jiān)持果斷地去實(shí)行它［3］。同時(shí)，還要勤于思考，不斷總結(jié)處理事務(wù)的新經(jīng)驗(yàn)和新辦法。雖然院系辦公室管理工作門類眾多，任務(wù)繁重，但只要能充分發(fā)揮行政秘書的主觀能動(dòng)作用，提高其獨(dú)立工作的能力，就能起到獨(dú)當(dāng)一面的作用。

3.培養(yǎng)溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)是辦公室崗位的基本要求和職能，是衡量辦公室管理工作效率高低、效果好壞的尺子，也是對(duì)辦公室人員的重要要求。秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補(bǔ)充和延伸，是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程［4］。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)院教師學(xué)生，從各個(gè)職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必須具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。行政秘書要善于與各方面溝通，對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)、師生的關(guān)系;對(duì)外協(xié)調(diào)與上級(jí)職能部門、兄弟院校、合作單位等的關(guān)系。及時(shí)準(zhǔn)確地溝通信息，消除矛盾，融洽關(guān)系，調(diào)動(dòng)一切積極因素，努力為學(xué)院和系部的教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作創(chuàng)造一個(gè)寬松和諧、協(xié)作有序的良好工作環(huán)境。

4.培養(yǎng)自我控制能力

行政秘書在處理臨時(shí)、緊急而且煩瑣的事務(wù)時(shí)極易產(chǎn)生煩躁情緒，這就要求在平時(shí)的工作中培養(yǎng)自我控制能力，它是處理好各方面人際關(guān)系的基礎(chǔ)。要處理好人際關(guān)系，首先要正確認(rèn)識(shí)自己，多一點(diǎn)自勵(lì)，少一點(diǎn)自負(fù)。不僅要聽正面意見，更要聽反面意見。其次要正確對(duì)待他人，虛懷若谷，寬厚待人，以人之長補(bǔ)己之短。在工作中要沉著冷靜、寬容大度，善于控制自己的感情，和善友好地與人共事。熱愛集體，關(guān)心群眾，時(shí)時(shí)處處不忘自己的職責(zé)。在與領(lǐng)導(dǎo)、同事及校外人員接觸時(shí)，要把握好分寸，處理好關(guān)系。行政秘書應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)，以寬松平和的心態(tài)對(duì)待工作中的任何事情，始終以充沛的精力開展工作，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要自覺地遵守辦公制度，自覺地按章辦事，客觀公正地分析和解決問題，正確地處理好工作中的各種矛盾，以一種更加和諧的姿態(tài)，更加平和的心態(tài)，更加平靜的情緒來為系部服務(wù)。

5.培養(yǎng)現(xiàn)代辦公能力

操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力與技術(shù) ，是提高工作質(zhì)量和效率的必備條件。行政秘書的操作能力主要是指對(duì)辦公設(shè)備的運(yùn)用，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機(jī)等。這些設(shè)備的使用能有效地保證工作質(zhì)量和準(zhǔn)確性，還能提高工作效率。

要熟練使用辦公自動(dòng)化軟件，由于辦公室秘書在工作過程中要接觸許多文字工作，如報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、擬制文件等，這就要求行政秘書要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行加工處理和存儲(chǔ)，還要做到及時(shí)查詢、分析、修改。加強(qiáng)信息管理，將處理過的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)有效的分析，真正做到隨取隨用，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、方便的目的。充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安排好會(huì)務(wù)，由于會(huì)務(wù)工作的安排較為復(fù)雜，千頭萬緒，所以秘書安排會(huì)議常常力不從心，這就要充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)籌安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和人員等。充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)手段如QQ群、手機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)通知參會(huì)人員，真正做到方便快捷。

結(jié)語

總之，隨著我國高校教育改革的不斷發(fā)展，高校管理也日趨成熟，行政秘書作為一支正在發(fā)展的隊(duì)伍還有待于進(jìn)一步提高與完善。行政秘書一方面應(yīng)時(shí)刻以學(xué)院和系部的整體利益為中心，始終貫徹服務(wù)的理念，踏踏實(shí)實(shí)、兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。另一方面還應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)，只有這樣才能擁有更大的發(fā)展空間，為新時(shí)期學(xué)院發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

［1］周新秋.如何做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作［J］.秘書工作，2009，(1.).

［2］趙小林.優(yōu)化高校辦公室管理的有效途徑［J］.武漢科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，(12).

［3］夏文.新時(shí)期高校行政秘書素質(zhì)研究［J］.世紀(jì)橋，2007，(12).

［4］王翔.高校行政秘書的角色意識(shí)［J］.文教資料，2009，(8).

G647

A

1001－7836(201.)10－0201－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.078

201.－07－15

張寧(1982－)，女，江蘇泗洪人，辦公室行政秘書，研究實(shí)習(xí)員。