摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的發(fā)展帶來圖書館核心競(jìng)爭(zhēng)能力的集中，原來被視為圖書館核心技術(shù)的圖書編目工作被整體外包，圖書館采購(gòu)人員需要參與更多購(gòu)置決策、外包細(xì)節(jié)等談判及具體運(yùn)作，采購(gòu)工作范圍擴(kuò)大了。文章從采購(gòu)職能和采購(gòu)流程兩方面對(duì)企業(yè)采購(gòu)和圖書館采購(gòu)進(jìn)行比較研究，論證圖書館采購(gòu)具有戰(zhàn)略發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：圖書館 采購(gòu) 戰(zhàn)略采購(gòu) 發(fā)展趨勢(shì)

中圖分類號(hào)： G253文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： Ａ 文章編號(hào)： 1003-69３８（２０11）０2－0111-03

On the Strategic Sourcing Trends of Library Based on the Theory of Purchasing and Supply Management in Enterprise

Zhang Hongyan （Tianjin Agricultural University Library， Tianjin， 300384）

Abstract：Development of socio-economy and technology lead to concentration of library core competitiveness. Cataloguing that was seen as core technology in library to be the overall outsourcing. The library purchasing agent needs to participate in the procurement decision-making， negotiation and concrete operation of outsourcing. The scope of purchasing work expended. This paper compares enterprise procurement and library acquisition from the aspect of purchasing function and purchasing processes and concludes that the library acquisition have the strategy development trend.

Key word： library； procurement； strategic sourcing； developmental trend

ＣＬＣ number： G253Document code： AArticle ID： 1003-6938（20１1）02-0111-03

圖書館采購(gòu)一直是圖書館運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展，近年來圖書館的核心業(yè)務(wù)重心發(fā)生了巨大變化，原來被視為重中之重的圖書館核心技術(shù)——圖書編目被整體外包，圖書館的業(yè)務(wù)重心轉(zhuǎn)向了讀者服務(wù)方面。編目工作成為一些圖書經(jīng)銷商的承包業(yè)務(wù)，或者是購(gòu)買圖書的“饒頭”。數(shù)字文獻(xiàn)資源興起后，整體或部分購(gòu)買數(shù)據(jù)庫(kù)或其使用權(quán)成為非常便捷的資源建設(shè)方式。采購(gòu)人員需要參與更多購(gòu)置決策、外包細(xì)節(jié)等的談判及具體運(yùn)作。

研究企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)展演變過程，我們發(fā)現(xiàn)，經(jīng)費(fèi)增加、投入加大只是一個(gè)表象，根本原因是社會(huì)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的發(fā)展帶來圖書館核心業(yè)務(wù)的集中，單純?cè)牧系牟少?gòu)變成越來越多的成品及各種服務(wù)項(xiàng)目的采購(gòu)，采購(gòu)工作被提到了一個(gè)前所未有的戰(zhàn)略高度。本文就是基于對(duì)企業(yè)采購(gòu)與圖書館采購(gòu)職能和過程的比較研究，驗(yàn)證圖書館采購(gòu)屬于非盈利性組織的采購(gòu)，同樣受到企業(yè)采購(gòu)發(fā)展規(guī)律的制約，二者發(fā)展趨勢(shì)具有相似性，即戰(zhàn)略采購(gòu)趨勢(shì)。

1 采購(gòu)職能的對(duì)比

1.1 基本職能

（1）向組織提供穩(wěn)定的材料和服務(wù)流以滿足其需要

圖書館采購(gòu)工作為圖書館正常運(yùn)行，進(jìn)行了圖書、期刊的購(gòu)置，光盤、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)（或使用權(quán)）的購(gòu)買，還提供了圖書加工、整理、上架全程外包服務(wù)，以及數(shù)據(jù)庫(kù)制造商免費(fèi)的用戶培訓(xùn)等等。在提供這些材料和服務(wù)流的過程中，圖書館采購(gòu)人員參與了部分決策，以及幾乎全部的談判、協(xié)調(diào)、運(yùn)作等工作。由于洽談外包服務(wù)和數(shù)據(jù)庫(kù)培訓(xùn)等工作內(nèi)容的增加，圖書館采購(gòu)工作的基本職能范圍已經(jīng)悄悄發(fā)生了擴(kuò)展，這跟企業(yè)采購(gòu)職能的擴(kuò)展方式如出一轍，區(qū)別也許只是圖書館沒有像企業(yè)那樣敏感地覺察到這種變化并有意識(shí)地規(guī)范、利用起來。

（2）確保供應(yīng)的連續(xù)性

圖書館采購(gòu)人員通過與現(xiàn)有書刊、數(shù)據(jù)庫(kù)供應(yīng)商保持有效聯(lián)系，以確保供應(yīng)的連續(xù)性，并不遺余力地發(fā)展其他潛在供應(yīng)源，以便隨時(shí)以更為優(yōu)惠的價(jià)格及更高效的服務(wù)代替現(xiàn)有供應(yīng)商，用以滿足年度采購(gòu)計(jì)劃的要求和緊急購(gòu)置要求。這一點(diǎn)與企業(yè)采購(gòu)是相同的。

（3）同其他部門保持牢固的合作關(guān)系

圖書館采購(gòu)與館內(nèi)其他部門有著千絲萬縷的聯(lián)系，隨時(shí)掌握其他部門的需求，及時(shí)提供必要的信息、物料和服務(wù)，才能確保整個(gè)圖書館的有效運(yùn)行。這種部門間的合作關(guān)系是圖書館各個(gè)工作流程的需要，最司空見慣，所以最容易被隨意處置。相對(duì)于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的文件來往，圖書館各部門之間的聯(lián)系不夠規(guī)范化、制度化。造成一定的扯皮、推諉，直接影響了工作效率。保持牢固的合作關(guān)系，并不僅僅意味著融洽的同事關(guān)系，更重要的是制度化的文件往來。

1.2 具體目標(biāo)

除了基本職能之外，采購(gòu)工作還需要達(dá)到一些具體明確的目標(biāo)，這些目標(biāo)在以往的圖書館采購(gòu)工作職責(zé)手冊(cè)中也有提到，但是沒有企業(yè)采購(gòu)職責(zé)那么開誠(chéng)布公和不容置疑。

（1）選擇市場(chǎng)中最好的供應(yīng)商

最好的供應(yīng)商不一定是報(bào)價(jià)最低的，這大概是對(duì)圖書館采購(gòu)工作有過一些了解的人的共識(shí)。最好的應(yīng)該是最適合本館的，在報(bào)價(jià)與貨品質(zhì)量、后期服務(wù)等方面有一個(gè)雙方都可以接受的結(jié)合點(diǎn)。近年來絕大部分圖書館都進(jìn)行了招標(biāo)工作，但各圖書館采購(gòu)招標(biāo)從形式到內(nèi)容差異很大，有些做法近乎走過場(chǎng)，而有些做法又太過刻板，總之尚未形成規(guī)范的合理的圖書采購(gòu)招標(biāo)模式。這在一定程度上給圖書采購(gòu)工作增加了不確定因素，對(duì)于供應(yīng)商的選擇造成了某些人為障礙。

（2）促進(jìn)新產(chǎn)品的有效開發(fā)

圖書采購(gòu)人員參與圖書館新服務(wù)項(xiàng)目的開發(fā)早已有之，應(yīng)該說近幾年有增加趨勢(shì)。許多圖書館與出版社或者供應(yīng)商合作，舉辦新書展覽，代購(gòu)圖書等等；也有圖書館與數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)營(yíng)商合作，舉辦數(shù)據(jù)庫(kù)推介、使用培訓(xùn)等。這些工作都與采購(gòu)人員不同程度的參與息息相關(guān)，隨著采購(gòu)人員業(yè)務(wù)工作范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大，可以預(yù)見在開發(fā)圖書館新服務(wù)項(xiàng)目的小組里，采購(gòu)人員應(yīng)該是必不可少的了。企業(yè)很早就意識(shí)到這個(gè)趨勢(shì)，所以采購(gòu)主管經(jīng)常是由企業(yè)的副總經(jīng)理兼任，便于參與新產(chǎn)品的開發(fā)和決策。

（3）進(jìn)行有效的談判

談判一直是采購(gòu)中一個(gè)重要方面，談判的傳統(tǒng)作用是決定重要的合同細(xì)節(jié)，如圖書價(jià)格、質(zhì)量、物流等。現(xiàn)在談判的主要目的是建立更強(qiáng)更具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)伙伴關(guān)系。進(jìn)行有效的談判，以便和那些通過出色的經(jīng)濟(jì)成效來尋求共同利益的圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商合作。雙贏才能帶來供應(yīng)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行以及采購(gòu)過程的完美實(shí)現(xiàn)。圖書館與圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商之間的談判也是需要業(yè)界同仁深入研究的課題。

（4）監(jiān)測(cè)供應(yīng)市場(chǎng)的趨勢(shì)，采取對(duì)環(huán)境負(fù)責(zé)任的供應(yīng)管理

外部供應(yīng)市場(chǎng)和環(huán)境是不斷變化的，并且變化速度在不斷提高，敏銳度、知識(shí)和供求雙方之間的關(guān)系將幫助我們圖書館采購(gòu)人員從容應(yīng)對(duì)變化所帶來的挑戰(zhàn)。對(duì)采購(gòu)供應(yīng)環(huán)境負(fù)責(zé)任，是每個(gè)成熟有責(zé)任感的圖書館采購(gòu)人員的基本素質(zhì)，這些責(zé)任大概包括拒絕盜版書、不盲目壓低價(jià)格、積極運(yùn)用電子商務(wù)手段、重復(fù)使用包裝紙、節(jié)約使用供應(yīng)商的人力等等。類似的責(zé)任感不僅是一種社會(huì)義務(wù)，還可以幫助采購(gòu)人員獲得圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商的支持，減少工作阻力。

2 采購(gòu)過程的借鑒

企業(yè)采購(gòu)供應(yīng)理論認(rèn)為，任何一個(gè)盈利性或非盈利性的組織，都要執(zhí)行幾個(gè)基本采購(gòu)步驟，只是執(zhí)行的程度和方式不同而已。對(duì)比圖書館圖書采購(gòu)流程，我們可以清晰地看到企業(yè)采購(gòu)過程有值得我們借鑒的好經(jīng)驗(yàn)。

2.1 確認(rèn)和描述需求

發(fā)現(xiàn)需求是企業(yè)中生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)，他們有責(zé)任知道何時(shí)需要多少零部件，這些需求必須經(jīng)過識(shí)別并傳達(dá)，以使采購(gòu)行為準(zhǔn)確并且及時(shí)。而圖書館的傳統(tǒng)采購(gòu)模式是，采購(gòu)什么類型的書由采購(gòu)人員去選擇，他們可能經(jīng)過讀者需求調(diào)研，也可能根據(jù)館藏結(jié)構(gòu)要求。但一般不會(huì)形成描述需求的文字材料。在編寫招標(biāo)文件時(shí)可能會(huì)涉及，一般也比較籠統(tǒng)。事實(shí)上，以文件形式描述和確認(rèn)需求應(yīng)該成為圖書館工作流程的一部分，保證在正確的時(shí)間得到正確的貨品和服務(wù)。

2.2 供應(yīng)商的選擇和發(fā)展

在購(gòu)買的過程中，圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商的選擇是很重要的一步，采購(gòu)部門的成功取決于考察、確定和發(fā)展供應(yīng)商的能力。選擇和發(fā)展供應(yīng)商的基本程序應(yīng)該包括：識(shí)別、評(píng)估、認(rèn)可和監(jiān)控。識(shí)別應(yīng)從搜集供應(yīng)商相關(guān)資料開始，列出潛在供應(yīng)商的名單。評(píng)估階段首先要建立供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量、價(jià)格、可靠性、當(dāng)前和今后的實(shí)力、服務(wù)、快速反應(yīng)能力、技術(shù)知識(shí)、管理能力和財(cái)務(wù)的穩(wěn)定性等等。認(rèn)可供應(yīng)商的關(guān)鍵是對(duì)潛在圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商認(rèn)真評(píng)估后，將采購(gòu)集中在少數(shù)幾個(gè)供應(yīng)商。監(jiān)控供應(yīng)商的業(yè)績(jī)以便供應(yīng)商不斷改進(jìn)自己的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，適應(yīng)圖書館的要求，不斷優(yōu)化彼此間的合作關(guān)系。

2.3 確定價(jià)格，制定合同

企業(yè)采購(gòu)一般用三種主要方法獲得盡可能低的價(jià)格：以目錄價(jià)格購(gòu)買、競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)和談判。以目錄價(jià)格購(gòu)買適合低需求量和低價(jià)值的商品，不值得花額外的時(shí)間和精力去獲得更低的價(jià)格，比如讀者對(duì)圖書館提出的特別需求，某本書或者某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的臨時(shí)使用權(quán)，可以到網(wǎng)絡(luò)書店或數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)站以標(biāo)價(jià)購(gòu)買；競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)是通過市場(chǎng)的公開競(jìng)爭(zhēng)找到提供較低價(jià)格的供應(yīng)商；談判適合購(gòu)買金額很大、存在高風(fēng)險(xiǎn)或長(zhǎng)期合作的場(chǎng)合。談判內(nèi)容一般超越了價(jià)格本身，主要是為了建立一項(xiàng)全面的協(xié)議，協(xié)議對(duì)雙方是互利的。一般圖書館會(huì)在有上百萬元圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）專項(xiàng)資金投入時(shí)，采取招標(biāo)和談判的辦法。獲得最低價(jià)格后，就可以制定采購(gòu)合同了。采購(gòu)合同需要具體指明產(chǎn)品質(zhì)與量，以及雙方權(quán)利義務(wù)及合同有效期限等。

2.4 收貨和檢驗(yàn)，結(jié)算票據(jù)和付款

當(dāng)訂貨到達(dá)圖書館時(shí)，必須經(jīng)過接貨程序，要求清單與貨物對(duì)應(yīng)，包括實(shí)物清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)?？梢酝ㄟ^“特許供應(yīng)商”或“首選供應(yīng)商”的做法來改變接貨程序。特許條款主要集中在供應(yīng)商對(duì)高質(zhì)量產(chǎn)品的供貨能力上，以便取消質(zhì)量檢驗(yàn)，縮短物流時(shí)間。供應(yīng)商希望準(zhǔn)時(shí)收到貨款，準(zhǔn)時(shí)的支付貨款對(duì)于與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系是必要的。高效的票據(jù)結(jié)算程序在財(cái)務(wù)上很有意義，因?yàn)榕紶柌少?gòu)條款中會(huì)包括即刻付款折扣。特許供應(yīng)商和即刻付款折扣問題應(yīng)該得到圖書館的重視。

2.5 績(jī)效監(jiān)控和數(shù)據(jù)庫(kù)管理

應(yīng)該認(rèn)真跟蹤圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商的業(yè)績(jī)，采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該及時(shí)更新。采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括4種類型的信息：所有訂單的當(dāng)前狀況；所有供貨商的業(yè)績(jī)信息；每種類型訂單或商品的信息；與合同及合作關(guān)系相關(guān)的所有信息。庫(kù)存信息在成功的購(gòu)買中起著至關(guān)重要的作用，所以必須認(rèn)真設(shè)計(jì)和維護(hù)圖書館采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，使它能夠提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的信息。

充分利用（包括供貨商供貨、合作信息的）采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)在圖書館領(lǐng)域還比較少見，采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)際上是整個(gè)采購(gòu)控制工作的一個(gè)反饋環(huán)節(jié)，可以反映出各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的進(jìn)展和存在的問題（見圖1）。圖中實(shí)線箭頭表示采購(gòu)流程方向，而虛線箭頭表示采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的控制信息流向。圖中采購(gòu)控制信息流是以“采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)管理”為核心的，足見其重要性。目前各館的圖書管理集成系統(tǒng)一般都包含采購(gòu)模塊，但采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)管理并沒有得到足夠的重視。

3 采購(gòu)的戰(zhàn)略性發(fā)展趨勢(shì)

從整個(gè)工作流程看，采購(gòu)無疑具有周期性。但采購(gòu)不僅在運(yùn)作層面上為組織作出了貢獻(xiàn)，也參與了一些戰(zhàn)略決策，如“自制還是購(gòu)買”決策，戰(zhàn)略伙伴關(guān)系決策等等，可以在一個(gè)組織中發(fā)揮關(guān)鍵的戰(zhàn)略作用。綜合以上研究?jī)?nèi)容可以把圖書館采購(gòu)的戰(zhàn)略趨勢(shì)概括為：減少供應(yīng)商數(shù)量、加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作、采購(gòu)職能范圍的擴(kuò)展及新產(chǎn)品開發(fā)過程中供應(yīng)商的介入。

3.1 減少供應(yīng)商數(shù)量

20世紀(jì)80年代末，企業(yè)采購(gòu)方開始注意到基本競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的成本，并看到從單一來源的采購(gòu)所能提供的可觀收益。也就是說，通過減少供應(yīng)商的數(shù)量并與剩下的供應(yīng)商緊密合作，總成本會(huì)減少，質(zhì)量和服務(wù)水平會(huì)提高，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)時(shí)間會(huì)縮短。為確保少數(shù)幾個(gè)供應(yīng)商有能力滿足圖書館所要求的采購(gòu)運(yùn)作水平，供應(yīng)商的篩選和特許過程與減少供應(yīng)商數(shù)量是結(jié)合在一起的。也只有縮減了與之合作的供應(yīng)商數(shù)量，才能夠有精力去發(fā)展高水平的供應(yīng)商。

3.2 加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作

發(fā)展高水平的圖書供應(yīng)商，建立成功的圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供求聯(lián)盟需要高水準(zhǔn)的計(jì)劃與合作。對(duì)建立一個(gè)牢固的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系來說，明確共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和共享收益的原則是很關(guān)鍵的。通過對(duì)比圖書館與供應(yīng)商的新型伙伴關(guān)系和傳統(tǒng)供求關(guān)系（見表1），可以了解兩者的不同，以及今后采購(gòu)人員在加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作過程中有哪些努力方向。

3.3 職責(zé)范圍的擴(kuò)展

20世紀(jì)90年代，企業(yè)開始購(gòu)買廣泛的服務(wù)項(xiàng)目，包括記賬、廣告、計(jì)算機(jī)編程、咨詢、客戶經(jīng)紀(jì)人、快遞、保險(xiǎn)、管理者、科研、債券、運(yùn)輸和第三方物流等等。企業(yè)定義了它的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不再做非核心業(yè)務(wù)，所以采購(gòu)的職責(zé)范圍擴(kuò)展了。國(guó)內(nèi)圖書館大約在進(jìn)入新千年之后開始越來越多地依賴圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商的各種附加服務(wù)，為了順利得到這些服務(wù)，圖書館不斷進(jìn)行資源整合以及人員調(diào)配、部門結(jié)構(gòu)調(diào)整。如何捋順圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）采購(gòu)與利用之間的關(guān)系，采購(gòu)人員參與圖書館各種業(yè)務(wù)流程決策變得越來越重要，其職責(zé)范圍也就不斷擴(kuò)大。

3.4 供應(yīng)商參與到新產(chǎn)品的開發(fā)階段

從在20世紀(jì)90年代開始，為了縮短新產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)的時(shí)間，許多企業(yè)建立新產(chǎn)品開發(fā)小組來共同營(yíng)銷、制造和設(shè)計(jì)。這一團(tuán)隊(duì)把采購(gòu)人員、顧客和供應(yīng)商帶到新產(chǎn)品的開發(fā)過程中。為了提高圖書和數(shù)據(jù)庫(kù)資源的利用率，圖書館采購(gòu)人員、讀者以及圖書（數(shù)據(jù)庫(kù)）供應(yīng)商的參與，成為圖書館業(yè)務(wù)流程的必須，這要求圖書館采購(gòu)部門和服務(wù)部門密切合作，各種項(xiàng)目小組和臨時(shí)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)形式更適合這樣的工作需要，圖書館正經(jīng)歷著部門結(jié)構(gòu)扁平化的深刻變革。變革中，供應(yīng)商參與新服務(wù)項(xiàng)目的開發(fā)成為圖書館業(yè)務(wù)特別是采購(gòu)工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。

總之，圖書館采購(gòu)功能在新形勢(shì)下被認(rèn)為是關(guān)鍵的增值過程。采購(gòu)人員不但能建立和管理一流的供應(yīng)基礎(chǔ)，而且能和圖書館的其他部門密切合作，發(fā)現(xiàn)可替代資源，擁有廣泛的交易范圍，平衡圖書館長(zhǎng)期和短期的需求，把握不斷變化的供應(yīng)環(huán)境的發(fā)展方向。圖書館采購(gòu)的戰(zhàn)略趨勢(shì)不僅是一種觀點(diǎn)或一個(gè)方法論，更是一種業(yè)務(wù)模式，它強(qiáng)調(diào)兩種價(jià)值觀：圖書館在制定業(yè)務(wù)決策時(shí)始終要從全局的、綜合的角度考慮；圖書館與供應(yīng)商的伙伴關(guān)系具有超乎想象的威力。

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作者簡(jiǎn)介：張洪艷（1972-），女，天津農(nóng)學(xué)院圖書館副研究館員。