[摘要]回顧了2000-2008年期間國家圖書館舉辦業(yè)界培訓發(fā)送信息的工作。介紹了郵政信函批量傳遞信息時顯示的特征，分析了郵政信函傳遞培訓信息的利弊。探討了使用E-mail發(fā)送培訓信息的優(yōu)勢和局限性，認為E-mail對傳遞培訓信息具有積極的作用。

[關(guān)鍵詞]圖書館；培訓；信息

[中圖分類號]G25 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-0821(2011)02-0148-04

圖書館業(yè)務培訓是一項長期工作，是圖書館人力資源建設的一部分，對象主要為在職的業(yè)內(nèi)人員，培訓目標是提高圖書館員業(yè)務水平，促進業(yè)內(nèi)各項新修訂標準的普及與應用。培訓工作是圖書館事業(yè)發(fā)展的一個有機組成部分。

1. 郵政信函傳送培訓信息

國家圖書館常年面向業(yè)界舉辦圖書館業(yè)務培訓班，培訓項目是在向業(yè)界進行了相關(guān)需求調(diào)研基礎上確定的。培訓項目啟動前，除了告知調(diào)研范圍內(nèi)有需求的單位及個人外，仍需告知我們認為有潛在培訓需求的單位及個人，舉辦培訓班的諸多前期準備工作中，培訓信息對外傳送的主要途徑是郵政信函，同時也借助E-mail輔助發(fā)送培訓信息。

1.1 郵寄培訓信函

舉辦業(yè)界培訓班發(fā)布信息的渠道，主要是依靠郵政信函來傳遞。當一個新的培訓項目確定后，我們會依據(jù)主題，查閱培訓需求預約登記，向有培訓需求的圖書館業(yè)務部門發(fā)送培訓信息，同時向相關(guān)單位發(fā)送培訓通知。通過郵局傳遞的信件視具體地區(qū)不同，信件在本市需要2天送達，邊遠地區(qū)約需12天才能收到，因此需要考慮到信件在途中所需時間，為收到信函的單位預留出恰當時間。外單位如果過早收到培訓信函，有可能與其它信函混在一起存放，需要用時找不到了，實踐中也多次發(fā)生這樣的事情，有圖書館在舉辦培訓前，來電告知需要重新郵寄培訓通知，因為早前收到信函，時間還很充裕，就先存放起來了，過一段時間選派出參加培訓的人員后，找不到培訓通知了。反之信件收到晚了，則會使得欲派人外出交流學習的單位內(nèi)部工作安排很倉促，有的單位甚至選定外出參加培訓的人員后，因為培訓日期臨近，購不到火車票了，乘坐飛機又不符合國家的相關(guān)標準，因此錯過了學習交流的機會。對此，多數(shù)單位負責人表示，希望能在培訓舉辦前25～30天收到信息較為合適。

1.2 信函傳遞信息的特征

對通過郵局傳遞平信郵件的利弊，筆者有如下8點體會。長處有4點：①符合培訓行業(yè)規(guī)范化、標準化的通知模式，紙板的文本通知大多有主辦單位的標志性抬頭、同時落款有紅色公章，是標準的公文版本格式。②是各單位圖書館行政管理體系認可的通知方式。便于各單位的各級領導審閱、批示、轉(zhuǎn)發(fā)、落實。③是多數(shù)單位財務部門需要的憑證，蓋有紅色公章的培訓邀請公函需要存檔，也是報銷相關(guān)費用的必要附件。④頗費時間和人力的發(fā)信工作流程可以外包給專業(yè)的郵政信函服務公司。此項業(yè)務的外包，縮短了前期準備工作時間，提高了工作效率。

同時我們也發(fā)現(xiàn)平信郵件的不足之處。歸納起來有以下4點：①培訓前期的郵資投入，以一次批量發(fā)送5000封信來看，郵寄費用是一項較大的支出，如果是培訓機構(gòu)自己的人操作，前期還有比較大的人力投入，如印刷通知、加蓋公章、向信內(nèi)填裝通知、膠水封裝信封、手寫或打印信封封面的收信單位地址、郵政編碼、對本市及外地的信件進行分類、計數(shù)、打捆、轉(zhuǎn)運等項工作。②信件被退回，但核驗了標注的退信理由，有少數(shù)情況是不成立，如被告知收信單位郵編或地址有誤，但經(jīng)核實是正確的。再有一種情況就是，收信單位地址發(fā)生了變更，我們沒有掌握此情況，在近一年的時間內(nèi)，向該單位發(fā)送了多期培訓信函，第二年，收到了郵局轉(zhuǎn)來的全部退信，郵局內(nèi)部工作效率的遲緩，導致主辦機構(gòu)浪費了人力和經(jīng)費，耽誤了盡快核查更正地址的時間。③部分有意向參加培訓的單位，地區(qū)較偏遠，郵政信函需要在許多環(huán)節(jié)周轉(zhuǎn)，有超過10多天對方才收到信件的情況。這時我們需要借助電話、傳真、電郵、網(wǎng)站的培訓公告等方式，來補償郵政信函的不足。④批量郵寄信件時，總有少數(shù)的單位沒有收到信件，培訓機構(gòu)沒有可以核查的手段及人力，而信件的去向也只能是下落不明了。平信需考慮成本因素，一個單位通常只發(fā)一封信，通知往往沉淀在某個環(huán)節(jié)，需要參加培訓的人員經(jīng)常無法獲知培訓信息。從以上4點可以看出，它對培訓信息的順利傳遞也有一定的制約作用。

2. E-mail傳送培訓信息

隨著圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，培訓工作的節(jié)奏也愈發(fā)加快，一些培訓項目為保證高質(zhì)量、較為嚴謹和充實的培訓內(nèi)容，需要花費較長的調(diào)研、論證、策劃、籌備時間，這樣到最終落實舉辦該培訓項目，給中間的信息發(fā)送環(huán)節(jié)預留的時間就相對有限了。因此，需要培訓主辦方掌握更加快捷、實效性高的信息傳送工具。

2.1 E-mail與培訓工作

2000年，我們注意到一些單位在其網(wǎng)站上公布了E-mail，同時圖書館界個人使用E-mail的情況也在增多。為充分利用便捷迅速的網(wǎng)絡傳遞信息，在確保做好郵政發(fā)信主渠道工作之外，開始增加用E-mall發(fā)送信息的途徑，到2002年底，隨著電郵數(shù)量增多，為提高工作效率，開始試用了幾款E-mail發(fā)信軟件。

要順利的使用E-mail發(fā)信息，計算機應具有奔騰Ⅲ處理器、512MB以上內(nèi)存的配置，具備網(wǎng)絡環(huán)境。同時要關(guān)注E-mail發(fā)信軟件的選擇，可選擇一款發(fā)送端界面簡潔，容易操作的電郵發(fā)信軟件，功能配置上最好具備以下4點：①軟件有多線程功能，開啟后能夠自動支持郵件分組列隊同時發(fā)送，此功效能夠節(jié)省發(fā)送時間，降低掉線、藍屏停機的故障機率。②選擇支持多種網(wǎng)絡郵件協(xié)議的客戶端軟件，能提高發(fā)送成功率。③工作啟動后，無需人員干預值守，能轉(zhuǎn)入自動程序，能夠在電腦中自動生成發(fā)送報告。④有清晰明了的回復郵件分組管理功能，可以自動分類保存反饋的郵件，能夠提供發(fā)信狀況清單。以便為下次發(fā)送培訓信息，提供調(diào)整依據(jù)。

2.2 郵箱的收集

通過圖書館業(yè)界培訓班、研討會、行業(yè)年會通訊錄，工具書閱覽室，各圖書館網(wǎng)站上業(yè)務部門的郵箱等途徑收集E-mail。2000年收集了128個郵箱，2001年收集186個郵箱，2002年收集255個郵箱，2003年收集496個郵箱，從2000-2003的4年中，共收集了1065個郵箱。其中通過本館工具書閱覽室收集了372個，占34.93％，在互聯(lián)網(wǎng)上收集235個，占22.07％；通過本行業(yè)培訓班、研討會的通訊錄收集458個占43％。可以看出，從行業(yè)培訓的通訊錄中收集的郵箱占了第1位。2004-2007年的4年里，共收集了1510個郵箱，2004年收集326個郵箱，2005年收集371個郵箱，2006年收集385個郵箱，2007年收集428個郵箱，在這4年期間，同樣還是通過本行業(yè)培訓(研討)班的通訊錄收集的最多，收集了945個郵箱，占了62.58％，2008年，我們的合作伙伴友情提供了2350個郵箱。從2000-2008年收集到郵箱所有者的行業(yè)來看，其中大專院校圖書館所占比重略大，占了32.5％，其次是公共圖書館，占了24.3％，科研院所圖書館占13.5％，企業(yè)圖書資料室及個人占12.2％，中等專業(yè)學校圖書館占10.5％，國家機關(guān)圖書館占7.2％，9年來收集了4925個郵箱，平均每年收集了547個郵箱。

2.3 郵箱的使用效果

隨著收集E-mail數(shù)量的增多，我們在舉辦業(yè)界培訓時，開始嘗試著用電郵來配合郵政平信發(fā)送信息，長遠目標是逐漸降低通過郵局發(fā)送的信件數(shù)量，同時也可以提高工作效率，以補充傳統(tǒng)郵件的不足，擴大培訓信息的覆蓋面。要保證有良性的互動關(guān)系及較好的反饋效果，應當做到發(fā)送的培訓主題與收件人的工作有密切的關(guān)聯(lián)性。力爭做到發(fā)送的信息是收到方可能需要的信息。

從表1數(shù)據(jù)可以看出，2000-2008年的9年中，通過E-mail收到培訓信息，報名參加國家圖書館舉辦的培訓(研討)班人員共有218人，從表1數(shù)據(jù)中我們還可以看出，9年來參加培訓的人員依照所在單位的行業(yè)分類統(tǒng)計：大專院校54人、公共館45人、科研院所37人、中小學33人、機關(guān)單位28人、企業(yè)及個人21人。9年來參加培訓最多的是大專院校圖書館人員，這與高校評估體系及教學活動中圖書館的重要地位密不可分，也與相對充足的培訓經(jīng)費相關(guān)。其次是公共圖書館，它的特色是重視知識更新，參加培訓的人員絕大多數(shù)為業(yè)務骨干。依次排序下去為科研院所圖書館、中小學圖書館、機關(guān)單位圖書資料室。

從表2數(shù)據(jù)我們可以看出，借助E-mail發(fā)送培訓信息的招生效果是逐年增加，從2000年的4‰持續(xù)增長到2008年的36‰。統(tǒng)計顯示，2000-2002年，平均有7‰的學員是從E-mail獲得信息參加培訓的；2003-2005年，我們收集的郵箱再繼續(xù)增加，同時也開始有很多郵箱無法接收郵件了，但是，百分比還是繼續(xù)上升了1.5倍。平均有21‰的學員是從E-mall獲得信息參加了培訓；2006-2008年，平均有32‰的學員是從E-mail獲得信息參加培訓的，達到了一個新的高度，從表格數(shù)據(jù)可以明顯看出，參加培訓的人員比例呈現(xiàn)了穩(wěn)步上升的趨勢。

從表3數(shù)據(jù)可以看出，2000年通過E-mail僅有3人參加了培訓，此后每年參加培訓的人數(shù)是逐年緩慢而又平穩(wěn)的增加，在2002年的時候就翻了5倍，達到了15人，如果拿2000年與2003年對比，可以看到4年時間培訓人員增加了7倍。8年之后的到2008年，通過E-mail獲得信息，參加培訓的人數(shù)已經(jīng)達到了40人，是2000年的13倍，顯示了E-mail能夠在培訓班的宣傳招生工作中發(fā)揮良好的作用。

3. E-mail的優(yōu)勢和局限性

3.1 E-mail的優(yōu)勢

培訓信息使用E-mail發(fā)送的優(yōu)勢有以下5點：①提高了培訓信息的傳遞速度，能夠一對一準確的將信息發(fā)送到個人手中，有更強的針對性，能夠迅速通知到有培訓需求的人員。②節(jié)約了批量發(fā)送郵政信函的費用，擴大了培訓信息覆蓋面。③降低了人工勞動強度，提高了工作效率，符合現(xiàn)代辦公的計算機電子化、網(wǎng)絡化發(fā)展方向；④對一個大中型的圖書館，可以分別向內(nèi)部的若干部門、若干人發(fā)送信息。擴大了培訓信息的覆蓋面，提高了培訓信息的宣傳力度。平信往往是一個單位發(fā)送一封，需要參加培訓的人員往往是看不到信函內(nèi)的培訓信息的，因而錯失了參加培訓的機會。⑤由于各種原因出現(xiàn)的退信及遺失信件，造成了的信息無法通暢傳遞交流的情況出現(xiàn)，最有效的應急補救措施就是通過新的渠道，利用E-mail來重新發(fā)送培訓信息。報名參加培訓周期長的瓶頸問題。

3.2 E-mail的局限性

在使用E-mail過程中，也應注意到它的不足之處，以便盡量規(guī)避。大致有以下8點：①電郵發(fā)信也存在一個不利因素，就是E-mail有效性呈現(xiàn)逐年下降的趨勢，2003年初，通過向540個E-mail發(fā)送春節(jié)祝福問候，同時進行了檢測，在使用了2種發(fā)信軟件交叉測試后，整理比對了反饋數(shù)據(jù)得出結(jié)論，電郵信箱的失效率較高，共有194個郵箱失效，占了36％，僅有346個郵箱可以接收到我們的節(jié)日祝福。2005年底用2款軟件向1285個郵箱發(fā)送了2006年的新年元旦祝福問候，測試顯示有452個郵箱已經(jīng)失效，占了35.2％，僅有833個郵箱可接收到我們的元旦祝福。據(jù)此經(jīng)過加權(quán)平均估算，大約每年有17％的E-mail失效，原因較多，其中一些人的E-mail更換相對頻繁是其中一個原因，相對來說，工作單位給員工分配注冊的電子郵箱，能夠保持常年的穩(wěn)定與有效。②部分E-mail郵箱的保護系統(tǒng)能夠識別出新接收到的郵件是通過群發(fā)軟件發(fā)送出來的，郵箱會啟動攔截郵件的功能，將信息屏蔽掉。③許多單位的業(yè)務部門需要先收到蓋有紅色公章的紙版培訓通知，再向主管部門領導申請時遞交上紙版培訓通知，之后才能確定派出人員參加培訓，因此還需要補發(fā)平信或傳真的后續(xù)工作。④網(wǎng)絡通訊情況相對復雜，收不到電子郵件的原因多種多樣。如收信人長期沒有清理信箱，郵箱空間已滿，新的郵件無法投遞進去。再有就是郵箱會自動的批量清理廣告，將培訓郵件誤刪除了。或者被對方電腦的防毒軟件誤判為是帶病毒的郵件而刪除了。⑤在郵件群發(fā)時會出現(xiàn)的一些問題，如對方若是收到了不可識別的亂碼郵件，或者無法打開的附件。多數(shù)情況下不會向發(fā)件人發(fā)函問詢，也就收不到培訓信息了。⑥培訓主辦機構(gòu)發(fā)送郵件的電腦自身帶有病毒及網(wǎng)絡系統(tǒng)不穩(wěn)定，都會使本次發(fā)送有較高的郵件拒收率，或者郵件根本就沒有發(fā)送出去。⑦在郵件群發(fā)時會出現(xiàn)一些意外，導致郵件發(fā)送中止，再次啟動發(fā)送系統(tǒng)后，一些軟件只能重頭開始工作，此時已經(jīng)收到信息的郵箱會再次收到該信息，如果多次中斷，再多次重新啟動操作，一些郵箱在收到二次以上的相同郵件后，保護系統(tǒng)會立即將該郵件全部屏蔽。因此應調(diào)試好相關(guān)程序，確保不會重復發(fā)送郵件。⑧許多人擁有N個E-mail，有的郵箱長期不使用，恰好我們獲得的就是這個郵箱，培訓信息發(fā)送后的效果可想而知了。

3.3 結(jié)語

從多年使用E-mail的實際情況看，它適合作為發(fā)送培訓信息的輔助工具。同時我們也注意到，郵政信函在傳遞培訓信息中仍然占據(jù)首要地位，平信郵件有其自身不可替代的優(yōu)勢。探索和研究如何更有效的傳播圖書館的培訓信息工作，是要促使培訓工作跟上時代前進的步伐，更好地履行職責，輔助圖書館事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，圖書館培訓工作是提高館員素質(zhì)，促進圖書館自身發(fā)展的有效途徑。培訓效果的顯現(xiàn)需要時間來印證，更多的是一種具有“隨風潛入夜，潤物細無聲”的特征。

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