●劉學平
(濰坊學院 圖書館,山東 濰坊 261061)
知識流動是館員創(chuàng)新活動的主要動力,它對館員參與創(chuàng)新、提升創(chuàng)新能力具有重要的理論與現(xiàn)實意義。館員的知識管理是知識流動研究的深入,它已成為圖書館界的一個重要研究課題。因此,在同行學者研究的基礎(chǔ)上,本文提出了知識流動視角下館員知識管理的二維框架模式及其實現(xiàn)策略。
雖然知識管理的定義目前還眾說紛紜,但它以人為中心、以信息為基礎(chǔ)、以知識創(chuàng)新為目標的觀點卻是不容置疑的。它要求把信息與信息、信息與活動、信息與人聯(lián)系起來,實現(xiàn)知識共享,運用集體的智慧和創(chuàng)新能力,贏得競爭優(yōu)勢。[1]館員的知識管理,是以知識管理理論為基礎(chǔ),對館員的顯性知識和隱性知識及館員之間的網(wǎng)絡(luò)知識進行搜集、整理、存儲和應(yīng)用并使其充分發(fā)揮作用的過程。它重視知識擴散、知識創(chuàng)新、知識增值,即知識流動。[2]內(nèi)容包括:知識資源管理(對顯性知識的收集、組織、存儲和傳播使用,并使其發(fā)揮效益和作用的全過程)、人力資源管理(對隱性知識實施的管理,進一步激活館員的發(fā)展?jié)撃埽?、知識服務(wù)管理(知識管理落到實處,是以知識為內(nèi)涵,以服務(wù)為中心,走知識服務(wù)之路)、知識創(chuàng)新管理(包括知識的組織創(chuàng)新管理、理論創(chuàng)新管理和技術(shù)創(chuàng)新管理三個方面)。[3]
知識管理的目的是以最少的投入,快速有效地管理館員自身所需的知識,并帶來最大收益,所以知識管理的投入水平、管理動機、管理能力、情境適應(yīng)性是影響知識管理的因素。
知識管理所需資源的投入水平是知識管理成功的必要條件,包含兩個方面:一是知識管理實施需要投入的人力、物力、財力等資源。二是管理層的重視程度,可分為4個方面:領(lǐng)導、知識協(xié)調(diào)、知識控制、知識測量。要想讓這4個方面達到令人滿意的效果,需要特定的技術(shù)和方法。領(lǐng)導行為可以看作是館員知識管理的催化劑,通過監(jiān)督、傾聽等行為來體現(xiàn)其作用。知識的協(xié)調(diào)包括建立獎勵機制來鼓勵知識共享,建立共享交流平臺。知識控制必須考慮到館員的自身實力和自身限制性因素。知識測量是館員要對自身的知識資源進行評價。評測的結(jié)果可以反饋回來,指導我們對控制、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導的方式進行調(diào)整。[4]
知識在沒有管理之前,是屬于館員自己的。館員可能會因為擔心失去自己對知識的所有權(quán)、優(yōu)先權(quán),而不愿與其他館員共享知識。館員若是對其他館員不信任或者是缺乏內(nèi)部激勵,他就不會管理知識。[5]同樣,接受知識的館員若是對傳授知識的館員不信任,知識管理也很難實施。
知識管理能力是館員詳細闡明自身知識用途,使知識能應(yīng)用于其他場合的能力。[5]當管理的知識被保留下來,才算有效的知識管理。
環(huán)境影響是指外部因素對知識管理的影響,它包括競爭、流行趨勢、技術(shù)、時間等。競爭意味著館員的自我定位,而對自身地位的維持或改進就需要產(chǎn)生新的知識管理行為。流行趨勢意味著環(huán)境的變化對館員所帶來的壓力,這些壓力可以對館員產(chǎn)生積極或消極的影響。動態(tài)的技術(shù)因素要求館員持續(xù)關(guān)注技術(shù)的發(fā)展和變化。時間對知識管理活動也是有影響的,由于館員必須在特定的時間完成特定的知識工作,這種環(huán)境給館員帶來一定的壓力,在一定程度上限制了知識管理的方法。[4]
館員知識可分為館員本身的知識和館員之間的網(wǎng)絡(luò)知識,相應(yīng)地,館員知識管理具有二維屬性,即館員自身知識管理和館員之間網(wǎng)絡(luò)知識管理,館員自身知識管理是前提和基礎(chǔ),館員間網(wǎng)絡(luò)知識管理是核心。為了使知識管理得以成功地實施,基于知識流動視野,需要建立一個館員知識管理的二維框架。此框架以知識管理模型為基礎(chǔ),利用先進的技術(shù)搭建起來,具有分布式的特點與開放性、可伸縮性和可重構(gòu)性的特征。
3.1.1 知識處理
館員知識處理可以分為知識獲取、知識選擇、知識形成、知識吸收、知識產(chǎn)出5個步驟,[4]見圖1。
圖1 知識處理框架
知識獲取是通過對館員所處環(huán)境的分析,取出相應(yīng)的知識,并且使這些知識能被館員利用。知識選擇是通過對館員內(nèi)部知識資源的甄別,提供館員行為所需的知識。知識選擇是從顯性知識和隱性知識中選擇知識。知識吸收是通過學習來擴充館員知識的過程。知識形成是吸取館員已有的知識或發(fā)現(xiàn)新知識的過程,知識形成過程中產(chǎn)生的知識對館員來說不一定是新的,它可以是館員已有的。知識產(chǎn)出是將知識釋放到周圍的環(huán)境中使其發(fā)生改變。
3.1.2 知識管理
館員知識管理包括:知識的識別與收集、挖掘與儲存、傳播與共享、使用與創(chuàng)新、評估與淘汰等。[6]識別與收集是館員根據(jù)環(huán)境變化分析出對知識類別的需要,并收集存在于館員知識資源活動中。挖掘與存儲是對知識資源進行整理、分類、挖掘等知識增值活動,并對加工后的知識以一定形式保存在館員內(nèi)部,便于知識的傳播、共享和使用的活動過程。傳播與共享是知識在館員之間的流動,知識通過流動得到了分享,進而提升了知識價值邊際遞增效應(yīng)。使用與創(chuàng)新是將所獲取的知識應(yīng)用到工作流程中,使知識發(fā)揮其效用,進而提升個人能力的過程。知識在傳播、共享和使用中,知識間相互碰撞又會產(chǎn)生邊緣知識或者價值更高的知識,知識得到創(chuàng)新。評估與淘汰是對館員知識進行評價反饋,幫助館員更好地進行知識活動,對不能滿足館員發(fā)展需要的知識進行淘汰,以保持知識更新。
3.1.3 知識轉(zhuǎn)化
館員的顯性知識和隱性知識在不斷地發(fā)生如下轉(zhuǎn)化。①社會化:從隱性知識到隱性知識。主要通過觀察、對話和不斷實踐等使得難以表達的技能、經(jīng)驗等隱性知識在館員之間交流與共享,從而實現(xiàn)從隱性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化。[6]②外部化:從隱性知識到顯性知識。主要通過圖表、概念和模型等方式,將館員所擁有的隱性知識清晰地表達出來,從而實現(xiàn)隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化。③綜合化:從顯性知識到顯性知識。主要通過整理、分類和綜合等方式,把分散的、不系統(tǒng)的顯性知識進一步組合化、規(guī)范化,從而實現(xiàn)顯性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化。④內(nèi)部化:從顯性知識到隱性知識。主要通過學習等方式,將各種相關(guān)的顯性知識進一步升華,內(nèi)化為新的、更高級的隱性知識,從而實現(xiàn)顯性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化。館員知識的這四種轉(zhuǎn)化是一個螺旋式上升的統(tǒng)一整體。
3.1.4 支撐要素
館員知識管理需要有相應(yīng)的技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍的支持。①技術(shù)支持包括完善的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施與必要的知識管理軟件?;A(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施需要以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來搭建,文件管理、決策支持、數(shù)據(jù)挖掘、知識目錄及搜索導航等,既需要基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的支持,又需要相應(yīng)的知識管理軟件來運作。②組織結(jié)構(gòu)。知識管理需要建立柔性的、反應(yīng)快捷的扁平式組織結(jié)構(gòu),鼓勵館員之間知識的交流與共享。③文化氛圍。知識管理需要根植于良好的知識共享文化土壤中,圖書館文化能倡導館員知識共享。
3.1.5 管理框架
基于上述分析,從知識流動的視覺構(gòu)建起館員自身知識的管理框架,如圖2所示。該框架由四大部分構(gòu)成:知識管理的組織層、轉(zhuǎn)化層、價值鏈層、支撐層。
圖2 館員自身知識管理框架
(1)組織層中的知識生產(chǎn)是館員掌握了某些方面的知識,他們運用所擁有的知識來獲取聲譽和地位等。知識使用是指館員為了解決問題而尋找知識,所尋找的知識能幫助他們更有效地完成任務(wù)。知識管理負責對館員內(nèi)外部知識的管理,主要職責是理解館員的知識需求,營造積累知識和知識共享的環(huán)境,確保知識庫內(nèi)容的更新,加強知識集成和創(chuàng)新等。[6](2)轉(zhuǎn)化層是新知識和更高價值知識通過顯性知識與隱性知識之間社會化、外部化、綜合化、內(nèi)部化的轉(zhuǎn)化而不斷地被創(chuàng)造出來,使館員知識庫不斷得到充實和更新。(3)價值鏈層包括知識形成價值鏈和知識不同類型的轉(zhuǎn)化,其中知識價值鏈是形成知識的過程,是知識轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ),知識轉(zhuǎn)化是形成新知識和更高價值知識的過程。知識通過識別與收集、挖掘與存儲、傳播與共享、使用與創(chuàng)新、評估與淘汰這一價值鏈循環(huán)過程來周密、高效的形成。(4)支持層。館員自身知識管理不僅需要有技術(shù)支持、組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍等平臺的搭建,還需將館員的業(yè)務(wù)流程融入其中,這樣會產(chǎn)生巨大的價值。
館員間的網(wǎng)絡(luò)知識是館員之間合作的產(chǎn)物、集體的知識,主要通過管理活動、支撐要素、管理框架、管理流程、外圍環(huán)境來實現(xiàn)管理。
3.2.1 管理活動
(1)知識重組,是在知識擴散的基礎(chǔ)上形成館員間網(wǎng)絡(luò)知識的互動過程。通過館員的合作,使知識在館員間進行傳播,進而將館員間知識進行重組,有效地拓展新知識。(2)知識整合是館員知識的互補、疊加和延伸。知識整合的前提是館員的知識存在著互補性,通過知識在各館員之間的交流和延伸,使不同主體、多種來源和不同功用的知識相互結(jié)合,進而綜合成為系統(tǒng)性知識。(3) 知識激活,指通過館員合作來促進知識的交流和分享,從而增加館員知識相互間碰撞的機會,進而產(chǎn)生邊緣知識或者價值更高的知識。[7](4) 知識傳播與共享,依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù),使知識在館員間的擴散與傳播,發(fā)揮知識的擴散效應(yīng),提高館員知識水平,從而提升館員整體競爭優(yōu)勢。
3.2.2 支撐要素
(1)技術(shù)平臺。館員以信息網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐,以信息工程聯(lián)網(wǎng)為硬件基礎(chǔ),通過EDI、Internet等信息網(wǎng)絡(luò)手段建立動態(tài)聯(lián)盟。館員間的信息傳遞、知識傳播與業(yè)務(wù)往來需要通過信息網(wǎng)絡(luò)來完成。(2)組織規(guī)劃。館員聯(lián)合是一種學習型動態(tài)聯(lián)盟組織,是若干館員基于網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)將各自的核心知識進行有機集成,旨在學習和掌握合作館員的知識技能和能力,且與合作館員共同創(chuàng)造新知識的動態(tài)聯(lián)盟過程。這種學習型的聯(lián)盟組織和動態(tài)分布式的聯(lián)合結(jié)構(gòu)構(gòu)成知識擴散和轉(zhuǎn)移的支撐要素。
3.2.3 管理框架
館員間網(wǎng)絡(luò)知識的管理,需要從全局角度來綜合各個知識領(lǐng)域,調(diào)動各館員的知識儲備來抓住機遇,解決問題。這就需要搭建一個各館員實現(xiàn)知識交流、相互學習的平臺,建設(shè)以館員的知識倉庫為中心的知識管理系統(tǒng),形成學習型動態(tài)網(wǎng)絡(luò)組織結(jié)構(gòu),完成知識聯(lián)盟,如圖3所示。[7]
圖3 館員間網(wǎng)絡(luò)知識管理模型
3.2.4 管理流程
在各館員已建立各自知識管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,館員之間既可以直接溝通和學習,也可以通過Internet、Extranet平臺以網(wǎng)絡(luò)會議、即時消息、BBS、E-mail等形式進行交流。知識經(jīng)過各館員之間的傳播與共享,進行知識的重組、知識整合與知識激活,產(chǎn)生邊緣知識、新知識,提升知識附加值,通過不斷循環(huán)學習、組織、集成、整合后變成知識倉庫。知識倉庫是學習型聯(lián)盟網(wǎng)絡(luò)館員共同的財富,是知識創(chuàng)新的源泉。[8]在知識傳播和共享的過程中,中心館員擔負著知識管理系統(tǒng)和知識倉庫管理的重任,對所產(chǎn)生的知識進行評估,實現(xiàn)知識的有序化,加快知識的流動,并努力培育鼓勵創(chuàng)造知識、分享知識的良好環(huán)境。
3.2.5 外圍環(huán)境
館員網(wǎng)絡(luò)知識管理框架和管理流程是建立在外圍環(huán)境要素基礎(chǔ)上的,這些要素包括:基于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技術(shù)平臺,使館員之間的知識通過技術(shù)平臺得以交流和共享,扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的知識型組織結(jié)構(gòu),使知識在館員間得以順利傳播,建立在館員誠實和信任基礎(chǔ)上的共享文化,使館員之間得以順暢溝通。知識傳播與共享機制的設(shè)計,激勵館員的知識交流與創(chuàng)新,使知識在館員間得以擴散、激活,產(chǎn)生新的知識,從而提升館員的整體競爭力。
館員知識管理二維框架的實現(xiàn),是館員自身知識管理和館員之間網(wǎng)絡(luò)知識管理整合的實現(xiàn)方式,是個系統(tǒng)工程,從基本理論、管理模式、管理方法、管理文化等方面實現(xiàn)管理創(chuàng)新。因此,在建立館員知識管理系統(tǒng)的同時,要將管理理念、體制、標準和方法融合在館員知識管理的戰(zhàn)略規(guī)劃和日常管理中。
首先,實施知識管理要建立與這種管理相適應(yīng)的管理體系,打破館員按照行政科層制要求設(shè)計的傳統(tǒng)管理,制定能夠反映館員總體戰(zhàn)略目標要求的管理體系。這個體系應(yīng)該基于對館員自身地位和所處的具體環(huán)境的認識,著眼于當前,把握未來發(fā)展趨勢,明確館員的發(fā)展方位及發(fā)展機遇和面臨的挑戰(zhàn)。[9]其次,要建立促進知識流動、轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新、共享的高效機制。一方面,應(yīng)鼓勵館員進行獨創(chuàng)性的開發(fā)探索,增加知識的含量,允許館員參加圖書館內(nèi)正式或非正式的協(xié)作團體,因為有共同特點和愛好的人更容易交流。應(yīng)對那些貢獻出知識的個人進行相應(yīng)物質(zhì)或精神激勵。另一方面進行文化滲透。知識歸根結(jié)底是以每個館員為基礎(chǔ)的,所以,應(yīng)從人本角度出發(fā),由文化驅(qū)動知識的共享和創(chuàng)新,營造一種以人為本的知識主導型館員文化,形成一種能促進交流知識、共享知識、創(chuàng)新知識的良好氛圍。再次,培養(yǎng)館員創(chuàng)新意識。館員在采取自上而下文化滲透,將知識推送到需要的地方的同時,更應(yīng)該鼓勵館員尋找、共享和創(chuàng)造知識,使館員超越他們自身所有的知識,從而形成知識拉動力。[10]
知識庫可以積累、保存知識資產(chǎn),使知識有序化,加快知識的流動,實現(xiàn)知識共享。這是實施知識管理的一個基本條件。組建館員知識庫是把館員擁有的內(nèi)外部知識分門別類、提煉加工,同時還要及時收集對館員有重要作用的新知識,以形成館員特色并不斷發(fā)展的系統(tǒng)性知識和信息資源庫。[1]內(nèi)部知識庫由4部分組成:外部顯性知識庫(主要是收納公共知識)、內(nèi)部顯性知識庫(館員自身知識)、外部隱性知識庫(“外腦”和“智慧庫”即外部專家、學者)、內(nèi)部隱性知識庫(館員頭腦中的經(jīng)驗、數(shù)據(jù)、技巧等知識)。外部知識庫包括來自本館的圖書、期刊等實體作為載體形式存在的知識、電子資料、數(shù)字化的館藏特色資源和來自本館以外的各種電子資料、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)信息等。
一是內(nèi)化。從知識庫提取知識,以最適合的方式重新布局,進行知識編碼,輸入館員內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),同時將讀者所有信息進行保存,通過知識過濾將讀者相關(guān)的知識內(nèi)化為館員的知識資源。二是學習。建立館員學習系統(tǒng),提高館員對知識的收集、整理、儲存能力。三是交流。通過組織網(wǎng)絡(luò)平臺把某一領(lǐng)域相關(guān)的館員和一定領(lǐng)域的專業(yè)知識聯(lián)系起來,組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)電子討論,讓館員將經(jīng)驗、建議輸入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),建立起相對固定的知識匹配和傳遞系統(tǒng)。[9]
館員的知識水平?jīng)Q定著館員的知識流動。因此,首先要加強對館員隊伍結(jié)構(gòu)的合理調(diào)配,組織館員定期進行學習,讓館員參加繼續(xù)教育來提高館員的個人知識擁有量。通過舉辦交流會、研討會、邀請館外專家作報告等方式實現(xiàn)知識交流,引進外部的新理念和思想,保障館員能進行有效的知識流動,并通過實施崗位輪換,使館員將在原來工作部門獲得的知識帶到新的工作部門。其次,館員要合理利用知識流動的技術(shù)。計算機、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為館員的工作、生活帶來了方便和快捷,作為一種知識組織和流動機構(gòu),圖書館應(yīng)采用計算機技術(shù)、網(wǎng)格技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等,使館員的服務(wù)手段趨向多樣化、現(xiàn)代化,變被動服務(wù)為主動服務(wù)。再次,館員要不斷拓寬知識流動渠道。因為單靠流動文獻的知識流動渠道已不能滿足館員的需求。因此館員在采用網(wǎng)格技術(shù)、以知識元為單位進行知識的組織和管理的同時,要重視知識源之間的非正式交流,通過設(shè)立非正式的交流空間(如博客、論壇、俱樂部) 方式增加館員知識流動渠道。[10]這樣,既能提高知識流動效率,又能增加知識共享力度。
實現(xiàn)館員知識管理的最終目的是提高服務(wù)質(zhì)量,而有效的流程設(shè)計可以達到這個效果,因此,服務(wù)模式設(shè)計至關(guān)重要。以讀者為中心的集成服務(wù)是普遍追求的一種服務(wù)模式,它用信息技術(shù)集成為文獻資源、服務(wù)和讀者管理提供支持,用讀者的動態(tài)管理來把握信息資源建設(shè)、信息服務(wù)的方向和功能,提高讀者和館員之間的互動性,最終構(gòu)建資源、服務(wù)、館員和技術(shù)的四元一體服務(wù)模式。該模式的結(jié)構(gòu)包括橫向三個系統(tǒng)和縱向兩個層次[11](如圖4)。橫向三個系統(tǒng)是:服務(wù)應(yīng)用、服務(wù)管理、服務(wù)評價??v向兩個層次是:宏觀控制層和微觀操作層。在該模式下,硬、軟、評價三元分立又互相融合,通過建立館藏資源和網(wǎng)絡(luò)資源的實時采集加工,實現(xiàn)自助服務(wù)、個性化服務(wù)和知識服務(wù)三種功能的有機結(jié)合,為讀者提供文獻資源和知識情報,滿足不同層次讀者的需求。服務(wù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對資源、讀者和環(huán)境的管理,通過建立數(shù)據(jù)標準、技術(shù)標準和支付標準來應(yīng)對技術(shù)管理,通過對服務(wù)質(zhì)量、組織結(jié)構(gòu)、服務(wù)人員、讀者的管理來進行組織管理。利用基于讀者的測評和反饋體系來進行讀者調(diào)查和意見分析,實現(xiàn)讀者對服務(wù)環(huán)境、服務(wù)項目、服務(wù)質(zhì)量和信息資源的監(jiān)督和評價,提出意見和建議,[12]最終實現(xiàn)館員的知識管理。
圖4 四元一體服務(wù)模式
傳統(tǒng)的館員管理方式已不適應(yīng)時代發(fā)展的要求,知識管理理論為館員知識管理提供了一個科學的管理思路和運作模式。本文構(gòu)建的館員知識管理的二維框架有助于我們了解館員的知識水平和知識的側(cè)重點,對準確把握館員的知識,有效地管理這些知識有重大意義。館員自身知識的管理是傾向于現(xiàn)實的激勵反應(yīng),是一種基于現(xiàn)實行為主義作風的技術(shù)視角,而館員間網(wǎng)絡(luò)知識的管理是傾向于規(guī)范性運作的長遠發(fā)展,是一種基于理性集體主義作風的管理視角?;诙S管理框架的館員知識管理的實現(xiàn),是在利用現(xiàn)代信息技術(shù)的同時注重體制的建設(shè)。它通過對影響?zhàn)^員知識形成的、自身能夠控制的因素進行分析并有效管理,使我們可以采取主動的戰(zhàn)略去幫助館員挖掘發(fā)現(xiàn)知識,找到知識管理的最佳方案,使館員知識管理始終處在一種高效、有序的運行狀態(tài)。當然,在具體操作過程中仍然會遇到很大的困難,因為,知識管理在不斷的發(fā)展,新技術(shù)在不斷涌現(xiàn),只有不斷探索、創(chuàng)新,持之以恒地開展館員知識的交流和管理,才能使這項工作順利進行?,F(xiàn)階段這個框架對館員知識管理的技術(shù)層面(設(shè)計和分析知識管理系統(tǒng))有著借鑒意義,[4]具有實用價值和實踐上的啟示。
館員知識管理理論研究領(lǐng)域需要與其他相關(guān)理論整合,特別是在管理的建構(gòu)上,需要與歸因理論、自我效能理論與目標理論等整合。盡管這些理論存在著諸多不同,但是它們的共同點要大于不同點。還要借鑒其他相關(guān)理論對知識管理情感方面進行研究,對知與情的整合也是將來館員知識管理的一個重要研究趨向。不足之處在于,對影響?zhàn)^員知識管理的眾多因素(包括社會、心理、文化、經(jīng)濟等)沒有進行綜合考慮,且也未做實證分析和統(tǒng)計檢驗方面的工作,這有待于下一步研究予以補充和完善。
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