張 靜

(海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院,海南海口 571158）

高校院系資料室專業(yè)化服務(wù)新思路

張 靜

(海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院,海南?？?571158）

高校院系資料室是圖書情報系統(tǒng)中的重要組成部分,專業(yè)化的服務(wù)是其獨特的優(yōu)勢。但是由于各種原因,目前院系資料室也存在著諸多問題。針對這些現(xiàn)狀,文章提出資料員應(yīng)明確身份意識,高校應(yīng)該給予院系資料室以充分的重視,明確其定位,改善資料員的構(gòu)成,使其充分發(fā)揮專業(yè)化服務(wù)優(yōu)勢。

圖書情報;資料室;專業(yè)化;身份意識

高校院系資料室是高等學(xué)校圖書情報系統(tǒng)的重要組成部分,由于其資料專業(yè)性強、位置優(yōu)越、利用方便等優(yōu)點而成為高校重要的教學(xué)、科研場所。但是,由于種種原因,院系資料室也存在著諸多問題,如何針對目前資料室的特點和現(xiàn)狀加強院系資料室的建設(shè),使之為高校教學(xué)和科研提供更好的服務(wù),具有十分重要的意義。

一 高校院系資料室的優(yōu)勢和問題

高校院系資料室相對于校圖書館具有一些天然的優(yōu)勢。這些優(yōu)勢可以稱之為專業(yè)化。首先,院系資料室的文獻比圖書館的文獻專業(yè)性、針對性強。校級圖書館是為全校各專業(yè)的教師和學(xué)生服務(wù)的,圖書館進行圖書采購工作時,需要考慮不同專業(yè)的教師、學(xué)生對其專業(yè)書籍的需求,采集的文獻資料面較寬,文獻涉及到全校各個學(xué)科專業(yè),除了要注意各類資料的專業(yè)性之外,還要考慮到大眾化 、普及性的需求。目前,由于受經(jīng)費、圖書館空間等因素的影響,所采購的圖書很難面面俱到,滿足所有專業(yè)需求。即使顧及到某一專業(yè),也不可能做到采購?fù)陚?。而院系圖書資料室因其服務(wù)對象是本學(xué)院的專業(yè)教師、研究生和本?？茖W(xué)生,采集的文獻資料能夠緊密結(jié)合本單位教學(xué)和科研任務(wù),重點收藏與本專業(yè)教學(xué)和科研相關(guān)的國內(nèi)外文獻資料,研究性資料的比重大,圖書資料的專業(yè)性更突出,專業(yè)書的種類更齊全,專業(yè)程度更深,為教學(xué)和研究人員提供的服務(wù)更具有專業(yè)性和針對性。另外與校級圖書館服務(wù)對象眾多、多樣化相比,院系資料室的服務(wù)對象主要是本院系的師生,其專業(yè)化程度較高且單純,對圖書資料的專業(yè)化程度要求較高,需求也相對一致。院系資料室因此也可以提供更專業(yè)、更有針對性的服務(wù)。因此,正如一些研究者所言,高校院系資料室的優(yōu)勢之一是其專業(yè)化:“其功能的基本定位是緊扣本院(系)學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè),為教師承擔(dān)的專業(yè)教學(xué)、研究課題和撰寫學(xué)術(shù)論文以及為學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)和論文寫作提供有關(guān)文獻情報服務(wù),具有很強的學(xué)科內(nèi)涵和專業(yè)個性?！盵1]

其次,院系資料室收藏的文獻比圖書館的收集的文獻時效性強。由于院系資料室采購圖書時只選擇適合于本學(xué)院各專業(yè)的文獻資料,采購的范圍小,數(shù)量少,其采購行為不需像圖書館那樣經(jīng)過繁雜的研究、審批程序,采集到圖書后也不用像圖書館那樣經(jīng)過復(fù)雜程序后才能夠上架借閱,所以,院系資料室所收集的文獻資料與圖書館相比,能夠最迅速、最便利地反映本專業(yè)、本學(xué)科最新研究情況和發(fā)展動態(tài),因此,具有很強的時效性。高校中各院系的教學(xué)科研人員從事研究的課題大都是科研的前沿問題,他們正希望用最快的速度,最短的時間獲得國內(nèi)外最新的科研信息。正因為如此,資料室能夠更好地使廣大科研人員較快掌握國內(nèi)外學(xué)術(shù)研究的最新動態(tài)。

再次,院系資料室擁有地理位置上的優(yōu)勢。院系資料室一般配置在本院系教學(xué)、辦公區(qū)域內(nèi),緊鄰教師辦公地點和學(xué)生教室,與教學(xué)、科研一線人員空間距離較近、接觸多、關(guān)系密,并且院系資料室集本專業(yè)期刊、圖書、文獻資料于一室,便于師生查找,不像校級圖書館那樣,同一專業(yè)的期刊、圖書、文獻資料分布于圖書館的各個樓層,查找、借閱起來需要較長的時間。師生完全可利用上課前后、課間的空余時間,到院系資料室瀏覽各種期刊,文獻利用率非常高。另一方面,資料室的讀者一般是本院師生,資料員在教學(xué)、科研的氛圍中工作,零距離接近師生,更容易貼近教師和學(xué)生,能夠及時、全面地了解、掌握本院系學(xué)科發(fā)展的進程及教學(xué)、科研對文獻資料的需求。廣泛聽取廣大師生的意見和建議,了解師生的最新需求,便于為教學(xué)科研提供有針對性的文獻信息,從而提供更好的服務(wù)。

當(dāng)然,除了上述優(yōu)勢外,院系資料室也存在著諸多問題。第一,多數(shù)院系資料室的資料員不符合從業(yè)要求。由于受高等學(xué)校人事機制的限制,高校往往把一些既不熟悉資料室業(yè)務(wù) ,又缺乏學(xué)科專業(yè)知識的人員安排到資料室,這導(dǎo)致了目前高校資料員的學(xué)歷層次普遍偏低,具備圖書館方面的專業(yè)知識,且具有某一學(xué)科知識,又精通圖書情報專業(yè)知識的人員更是寥寥無幾。另外,很多資料員只是因需要時臨時上崗,因此缺少專門的培訓(xùn),不了解圖書情報專業(yè)知識,不具備對專業(yè)知識信息鑒別、組織、管理、傳遞、服務(wù)、研究的能力。如果圖書館很少對其進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的話,這些資料員就只能做些簡單的收發(fā)、借還的工作,信息收集意識、專業(yè)服務(wù)意識都比較淡薄。第二,人員配置不完備,這表現(xiàn)在資料員的身份不清。大多數(shù)院系資料室對于資料員的身份意識理解不清晰。資料員大都身兼數(shù)職,既是資料員,又是報賬員、計劃生育管理員、學(xué)院工會管理員等。多重身份使得資料員的專業(yè)工作時間難以保障,一方面是資料室的實際開放時間縮水,降低了院系資料室的使用效率;另一方面,資料員不能把足夠多的時間用于專業(yè)提高,使得服務(wù)的質(zhì)量大打折扣。第三,資料室的專業(yè)配備大多不合乎規(guī)范。首先表現(xiàn)為缺少必要的硬件,場地、必要的圖書、資料、設(shè)備常常也付諸闕如。目前有相當(dāng)一部分資料室的管理仍停留在簡單的手工登記操作階段,有些院系的資料管理雖然配備了計算機,卻沒有配備與之相適應(yīng)的打印機、傳真機、復(fù)印機、掃描儀等。硬件的缺乏直接導(dǎo)致院系資料室的資料搜集還僅僅限于簡單的圖書檢索,對院系文獻信息資料加工、整理、存貯、傳遞、咨詢、業(yè)務(wù)統(tǒng)計等基礎(chǔ)性工作缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)資料,圖書管理失控。院系資料室這種落后的技術(shù)手段不僅不利于文獻的利用,而且大大降低了工作效率。其次,專業(yè)配備不規(guī)范還表現(xiàn)為資料老化。由于經(jīng)費投入不足、圖書漲價等多種原因,院系資料室存在著購置新書、訂制雜志受限的情況。近年來,院系資料室圖書資料的增加十分緩慢,必要的專業(yè)期刊甚至還有壓縮的跡象,一些新學(xué)科、新專業(yè)的書刊資料難以及時購進。資料陳舊,使得院系資料室無法完全滿足廣大師生的需要,院系資料室的功能難以正常發(fā)揮。這些問題在院系資料室專業(yè)化服務(wù)方面形成了巨大的障礙。

二 提高資料室專業(yè)化服務(wù)的途徑

針對上述現(xiàn)狀,筆者認為,院系資料室要更好地服務(wù)于教學(xué)與科研,發(fā)揮其專業(yè)化服務(wù)的優(yōu)勢,必須從以下幾個方面著手:

第一,資料員自身應(yīng)具有清晰的身份意識。目前由于現(xiàn)有人事制度的限制,高校院系資料員大多是非專業(yè)人員,因此,大多沒有明確的身份意識。他們常常認為,自己既不同于掌握行政資源的管理人員,也與圖書館的專業(yè)人員有相當(dāng)大的差距,只是高校輔助系統(tǒng)中無足輕重的一員。這種身份意識的缺乏嚴重阻礙他們學(xué)習(xí)專業(yè)知識的主動性?；诖?如何使院系資料員具有清晰、自覺的身份意識就是當(dāng)務(wù)之急。高校院系資料員要有擺脫自身模糊不清的身份的強烈要求,主動把自己的工作與本院系的教學(xué)與科研等專業(yè)工作聯(lián)系起來,把自己視為這些專業(yè)工作不可或缺的一部分并積極參與其中。在這一過程中,努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識。其次,全面提高資料員的專業(yè)素養(yǎng)。一方面,高校人事部門、院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從行政層面上幫助資料員確立清晰的身份意識,以多種方式引導(dǎo)資料員參與科學(xué)研究、教學(xué)工作等專業(yè)性工作。另一方面,針對院系資料員的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)也應(yīng)該有意識地強調(diào)資料員身份意識對于其職業(yè)生涯的重要性。通過組織相近專業(yè)資料員的學(xué)術(shù)交流等活動,幫助院系資料員根據(jù)所在院系的要求提供專業(yè)的服務(wù)。這樣,院系資料員的身份意識才有可能建立起來,院系資料員提高專業(yè)素養(yǎng)的主動性才會被激發(fā)起來,學(xué)院資料室提供更加專業(yè)化的服務(wù)才有可能實現(xiàn)。

第二,全面提高資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這是改善院系資料室工作的首要任務(wù)。院系資料員因其院系專業(yè)服務(wù)的要求,與圖書館的一般工作人員相比,需要大量的、學(xué)術(shù)背景更深厚的專業(yè)知識。院系資料員不僅要熟悉諸如文獻信息的組織、存儲、檢索、咨詢、分析和讀者服務(wù)等圖書情報專業(yè)方面的相關(guān)知識,還要具有一定的院系相關(guān)專業(yè)的專業(yè)知識。目前,各省的高校圖工委經(jīng)常制定系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃,采取各種形式,組織有圖書工作經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力強的老師對院系資料員進行全面崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育。不過這種培訓(xùn)主要集中在圖書分類、計算機編目等基礎(chǔ)知識和外語、計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識。這些培訓(xùn)對于提高資料員的圖書情報知識是有效、合理的。但是,僅有這些知識儲備還不能保證院系資料員的服務(wù)完全符合教學(xué)科研的需要,所以,進行與所在院系相關(guān)專業(yè)的必要專業(yè)知識的培訓(xùn)對于院系資料員來說也是十分重要的。院系相關(guān)專業(yè)知識的儲備可以使資料員的知識水平和業(yè)務(wù)能力更好地適應(yīng)院系教學(xué)科研的需要。

第三,重視院系資料室的地位,提高院系資料室專業(yè)化服務(wù)的能力。目前院系資料室的諸多問題有很大一部分原因是高校各級領(lǐng)導(dǎo)對院系資料室重視不夠。因此,要提高院系資料室專業(yè)化服務(wù)的能力還有賴于高校各級行政部門充分認識院系資料室的重要性,行政管理部門應(yīng)該對院系資料室的專業(yè)化特點有清楚的認識。作為一個具有專業(yè)性的圖書館子系統(tǒng),院系資料室在高校學(xué)科發(fā)展、人才培養(yǎng)質(zhì)量提高等方面起著重要作用。對此,高校各級行政部門應(yīng)該充分重視。首先應(yīng)該將院系資料室的建設(shè)工作列入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃,使之真正成為圖書館了子系統(tǒng),在資源建設(shè)和服務(wù)方面與圖書館協(xié)調(diào)并進。

其次是改變現(xiàn)有的人員配置,注意院系資料員配置的專業(yè)化。院系資料室的專業(yè)化發(fā)展必須有一支專業(yè)化的資料員,而資料員的專業(yè)化不僅有賴于資料員個人的努力,更有賴于人員配置的專業(yè)化。高校人事部門首先應(yīng)該充分認識到這一點,避免把院系資料室當(dāng)作富余人員的收容地。目前,部分高校已經(jīng)實行學(xué)科館員制度,就是要增強館員的專業(yè)性。[2]學(xué)科館員如果能夠設(shè)立在院系資料室中,就會更好地發(fā)揮其專業(yè)服務(wù)的作用。另外,鑒于院系資料室所提供的專業(yè)化、個性化服務(wù)日益重要,有必要增加資料員的配置數(shù)量。目前,大多數(shù)院系資料室的資料員編制在 1-2人左右,難以開展更加專業(yè)化、個性化的服務(wù),因此,增加人員編制,在資料室內(nèi)部實施相對的分工是有必要的。

再次,高校還應(yīng)該結(jié)合學(xué)科建設(shè)實際情況給予院系資料室充足的運行經(jīng)費并配以相對靈活的政策。充分的經(jīng)費和靈活的政策,一方面用以保證文獻資源購買的充足性和連續(xù)性,另一方面,也用以保證院系資料室根據(jù)各專業(yè)的實際需求主動、靈活地發(fā)揮其作用。相對于校圖書館,院系資料室的專業(yè)化服務(wù)在科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面有著更重要的作用。學(xué)生第一次接觸專業(yè)絕大多數(shù)是從課堂 -教師 -資料室這一路線開始的。院系資料室服務(wù)的專業(yè)化程度在很大程度上影響著學(xué)生的專業(yè)情意的培養(yǎng)。在其后的學(xué)習(xí)過程中,院系資料室在學(xué)生專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面所起到的作用會隨著時間的推移而日漸增強。但由于經(jīng)費支絀,這些專業(yè)化的服務(wù)目前在大多數(shù)高校院系資料室常常無法充分開展。因此,在經(jīng)費和政策方面充分注意到院系資料室的專業(yè)性,是保證其最大限度發(fā)揮作用的必要條件。

[1]王瓊.高校院 (系)資料室的個性化走向 [J].圖書館學(xué)研究,2005(4).

[2]金巖,于靜.國內(nèi)高校圖書館學(xué)科館員制度創(chuàng)新模式探討[J].圖書館雜志,2008(4).

New Ideas for Specialized Service of Reference Room s of Colleges and Departments in Un iversities

ZHANG Jing
(College of Educational Science,Hainan No rmal University,Haikou571158,China)

As an importantpartof the infor mationmanagement system at an academic library,the reference room of colleges and departments has its unique advantages by providing its specialized and individualized service.However,the reference room still leaves much to be desired in its service because of various causes.In view of these,besides the enhancement of their identity awareness on the part of librians,efforts must bemade by the university authority to attach importance to the reference room by defining itsorientation and improving the composition of librarians so as to bring into full play its spcialized and individualized service.

books and information;the reference room;Specialization;identity awareness

G251

A

1674-5310(2011)-02-0170-03

2011-02-28

張靜 (1969-),女,山東青島人,海南師范大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院資料室館員。

(責(zé)任編輯胡素萍)