林 蘋

關(guān)于醫(yī)學(xué)科研檔案管理的思考

林 蘋

福建省醫(yī)學(xué)科學(xué)研究院

用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科研檔案管理，對(duì)于充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)科研檔案在醫(yī)學(xué)科研創(chuàng)新中的作用，對(duì)提高醫(yī)學(xué)科研有著重要的意義。

醫(yī)學(xué)科研 檔案 管理

醫(yī)學(xué)科研檔案是指在醫(yī)學(xué)科研中形成、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式載體并經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源，是醫(yī)學(xué)科研單位的寶貴財(cái)富。用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科研檔案管理，對(duì)于充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)科研檔案在醫(yī)學(xué)科研創(chuàng)新中的作用，對(duì)提高醫(yī)學(xué)科研水平具有重要的意義。

1 醫(yī)學(xué)科研檔案的特殊性

醫(yī)科院科研檔案是在實(shí)施科研過程中的真實(shí)記錄，它真實(shí)記錄了一項(xiàng)研究課題從選題、設(shè)計(jì)、實(shí)施（實(shí)驗(yàn)）、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)到成果轉(zhuǎn)化的全過程，而這個(gè)過程都要經(jīng)歷一個(gè)時(shí)間長（如我院的DNA檢測、雷公藤等科研項(xiàng)目，歷經(jīng)多年研究）、內(nèi)容多、范圍廣的過程；雖然一般的課題都是按專業(yè)來進(jìn)行的，但由于大量的新科技不斷應(yīng)用于醫(yī)科院科研領(lǐng)域，使得一項(xiàng)科研課題的完成可能是多學(xué)科的綜合與多部門的協(xié)作，這就決定了科研具有連續(xù)性強(qiáng)、周期長、專業(yè)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)、協(xié)助多的特點(diǎn)，這一特點(diǎn)必然使得其檔案具有形成分散、周期長、成套性強(qiáng)、載體形式多樣且數(shù)量大等特征。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案質(zhì)量存在的問題

醫(yī)學(xué)科研檔案形成的分散性特征決定其收集困難，多數(shù)科研課題從立項(xiàng)到完成周期較長，文件材料在分期分階段中零星產(chǎn)生。一些課題由若干人或兩個(gè)以上單位組成課題組，他們可能來自不同的專業(yè)、不同的部門（單位），在各自的崗位分散從事著共同的任務(wù)，零星產(chǎn)生著文件材料。由于時(shí)間長、人員分散，加上有的科研人員在科研檔案管理方法和意識(shí)上較為欠缺，沒有保管科研材料的有效辦法和良好習(xí)慣，易造成檔案材料的遺失，從而導(dǎo)致檔案材料收集的不齊全。在課題研究實(shí)驗(yàn)階段，容易發(fā)生實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、關(guān)鍵核心文件質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，容易發(fā)生沒有詳細(xì)的科研背景交代材料和實(shí)驗(yàn)記錄不完整、不系統(tǒng)，有的對(duì)實(shí)驗(yàn)?zāi)康?、結(jié)果、步驟、方法等記述不清楚或殘缺不全，有的沒有按要求進(jìn)行涂改、修正，隨意性大，缺乏統(tǒng)一的記錄和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。

醫(yī)學(xué)科研檔案專業(yè)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)，決定了課題文件材料無法用一個(gè)簡單的范圍去框套，對(duì)歸檔范圍的確定不盡明確詳細(xì)、不便操作，從而影響科研檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

部分科研人員過分強(qiáng)調(diào)保密的需要，不愿上交全部文件材料，從而使一些關(guān)鍵技術(shù)、核心技術(shù)的文件材料無從收集；此外，科研項(xiàng)目鑒定、報(bào)獎(jiǎng)材料與檔案歸檔材料要求的不一致，即科研鑒定、報(bào)獎(jiǎng)只需來源性材料、鑒定性材料，而一項(xiàng)課題從立項(xiàng)到結(jié)束這一過程所產(chǎn)生的凡屬于科研檔案歸檔范圍的均要?dú)w檔，也是造成核心部分技術(shù)資料缺乏的原因。

3 提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

3.1 采取定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方法強(qiáng)化管理

針對(duì)科研課題文件材料產(chǎn)生分散的特點(diǎn)，強(qiáng)化科研檔案工作收集是有效的管理方法。如采取提前介入和全程跟蹤等措施，在課題開始時(shí)即建立檔案跟蹤袋，規(guī)定統(tǒng)一的記錄用紙等，要求課題組嚴(yán)格按照要求做好記錄、收集、歸檔工作，并定期檢查，全程跟蹤；建立課題負(fù)責(zé)人立卷歸檔責(zé)任制、申報(bào)建檔審批制及歸檔保證金制度，即明確課題負(fù)責(zé)人為立卷歸檔第一責(zé)任人，在科研課題完成鑒定之前，如果沒有歸檔證明，則不予驗(yàn)收、不予鑒定。通過以上措施，讓科研檔案的收集歸檔成為科研活動(dòng)的一部分，成為科研人員的自覺行動(dòng)，從而從根本上確?？蒲袡n案材料的收集齊全。

很多科研課題由來自不同部門的人在各自的崗位來進(jìn)行，如不及時(shí)將散存于個(gè)人手中的實(shí)驗(yàn)材料進(jìn)行收集，很容易遭到自然或人為的毀壞，導(dǎo)致科研材料破損甚至丟失，不利于科研檔案的收集。因此，課題開始時(shí)，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同科研管理部門及課題負(fù)責(zé)人，根據(jù)該課題的研究特點(diǎn)，對(duì)其各個(gè)階段所應(yīng)形成的各類科技文件材料進(jìn)行詳細(xì)劃分，明確收集的要求、時(shí)間、份數(shù)，并在課題組指定一名資料專管員，負(fù)責(zé)收集、整理科研各階段所應(yīng)形成的各類科技文件材料，在每一階段完成時(shí)，將該階段所產(chǎn)生的科技文檔進(jìn)行收集整理。

除了定期收集歸檔外，還可以采取隨時(shí)收集的方法。如立項(xiàng)文件、學(xué)術(shù)論文、查新材料、驗(yàn)收鑒定等與科研項(xiàng)目有關(guān)的其他材料都可隨時(shí)收集。

3.2 明確該課題的具體歸檔范圍

針對(duì)科研課題文件產(chǎn)生的專業(yè)性特點(diǎn)，及科研課題文件產(chǎn)生的情況，全面確定歸檔范圍。檔案部門要根據(jù)國家檔案局等部門關(guān)于科研檔案歸檔范圍的規(guī)定，結(jié)合本單位科研人員從事的專業(yè)和研究方向，廣泛征詢有關(guān)部門和人員的意見，區(qū)分專業(yè)制定歸檔范圍，特別是要把不易歸檔的關(guān)鍵技術(shù)、核心技術(shù)的文件材料列入歸檔范圍。在每個(gè)課題開題之前，會(huì)同有關(guān)人員明確該課題的具體歸檔范圍。

科研課題文件材料歸檔缺少關(guān)鍵及核心技術(shù)材料，很大一部分屬“人為”障礙因素，針對(duì)這一“人為”原因，要提高科研人員的檔案意識(shí)，不斷強(qiáng)化科研人員對(duì)科研材料的積累歸檔行為，讓其明確科研材料歸檔是科研人員的職責(zé)和義務(wù)，建立健全對(duì)科研人員的監(jiān)督約束機(jī)制。一是要建立科研考核機(jī)制，用目標(biāo)責(zé)任書加以督促。要把科研課題文件材料的歸檔納入科研人員年度考核，并簽訂責(zé)任狀，年終由檔案部門進(jìn)行考核評(píng)分。二是把好課題研究參與人員的歸檔情況的審查。調(diào)動(dòng)人員所經(jīng)手的課題如果已結(jié)題，必須整理歸檔，如果課題尚未結(jié)束，本人必須做好材料移交工作。

3.3 實(shí)行科研工作和建檔工作同步管理

一份高質(zhì)量的科研檔案不是單純的材料堆積，而應(yīng)能準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映出科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的相關(guān)過程和具體成果。在遵循醫(yī)療科技檔案管理原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)從立項(xiàng)指導(dǎo)、中期檢查、參與驗(yàn)收、審核鑒定四個(gè)方面對(duì)科研活動(dòng)進(jìn)行全程跟蹤管理?？蒲袡n案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，必須納入研究機(jī)構(gòu)的科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之中，與計(jì)劃管理、成果管理等工作緊密結(jié)合，實(shí)行科研工作和建檔工作同步管理。即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、評(píng)審科技成果與驗(yàn)收、評(píng)審科研檔案同步；申報(bào)科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

[1] 史瑋, 許國章. 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)科研檔案的管理探討[J]. 中國公共衛(wèi)生管理, 2008, (5): 468-469.

[2] 曾藝芝, 李彥搏, 羅衛(wèi)東. 醫(yī)院科研檔案的“四同步”管理[J]. 中華醫(yī)院管理雜志, 1997, (6): 352-353.