謝景權(quán)

（無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 無錫214121）

高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作初探

謝景權(quán)

（無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 無錫214121）

學(xué)籍學(xué)歷電子注冊為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的途徑，同時(shí)也提出了新要求。文章回顧了電子注冊制度的發(fā)展歷程，分析了電子注冊的主要內(nèi)容及要求，提出了做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的幾點(diǎn)建議。

高校；學(xué)籍管理；電子注冊；建議

為適應(yīng)高等教育改革的需要，保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益，教育部于2001年建立了高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度。實(shí)施近十年來，電子注冊制度不斷完善，在規(guī)范學(xué)籍學(xué)歷管理，提高管理效率，打擊違規(guī)招生、冒名頂替、文憑造假，提供社會服務(wù)等方面取得了顯著的成績，受到了社會各界的高度認(rèn)可。

電子注冊制度發(fā)展回顧

2001年2月，教育部正式頒布了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，要求從2001年9月起在全國實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。此后，教育部不再統(tǒng)一印制高等教育學(xué)歷證書內(nèi)芯，改由高等學(xué)校自行印制，但必須進(jìn)行電子注冊，并供網(wǎng)上查詢。

2002年，教育部要求畢業(yè)生彩色電子照片和身份證號碼與學(xué)歷證書一同注冊上網(wǎng)，以使用人單位可以更直觀、全面地查閱人才信息。同年，教育部又對1991～2000年所頒發(fā)的畢（結(jié)）業(yè)證書進(jìn)行了重新登記（簡稱“十年回登”），“十年回登”擴(kuò)大了對國家認(rèn)可文憑的保護(hù)范圍。

2005年6月，為貫徹落實(shí)《面向二十一世紀(jì)教育振興行動計(jì)劃》提出的“建立全國大學(xué)生招生遠(yuǎn)程錄取、計(jì)算機(jī)學(xué)籍學(xué)歷管理、畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)一體化的信息系統(tǒng)”的要求，積極推進(jìn)電子政務(wù)平臺建設(shè)，繼續(xù)完善高等教育學(xué)歷電子注冊制度，教育部啟動了學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺的建設(shè)工作，并于2006年1月5日開通。

2007年3月，作為完善我國高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度的一項(xiàng)重要工作，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》，與學(xué)歷證書電子注冊相銜接，開始實(shí)行新生學(xué)籍電子注冊。

2008年10月，教育部頒發(fā)了《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)年電子注冊的通知》，要求從2008年開始對普通高校本?？茖W(xué)生實(shí)行學(xué)年電子注冊。至此，電子注冊實(shí)現(xiàn)了從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)的全程管理，電子注冊制度基本完善。

2010年4月，為使普通高等教育畢業(yè)生在取得畢業(yè)證書后即可上網(wǎng)查詢到學(xué)歷證書的電子注冊信息，教育部下發(fā)了《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊的通知》，要求從2010年起，普通高等教育學(xué)歷證書實(shí)施在線即時(shí)電子注冊。

2010年9月，為進(jìn)一步提高全國高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺的整體安全性，教育部下發(fā)了《關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺啟用數(shù)字證書的通知》，決定啟動學(xué)籍學(xué)歷信息管理數(shù)字密鑰工程，并于2010年年底前正式投入使用。

電子注冊工作內(nèi)容分析

從學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)的整個(gè)流程來看，電子注冊工作主要由新生電子注冊、學(xué)年電子注冊、學(xué)歷電子注冊三部分組成。

新生電子注冊 新生學(xué)籍電子注冊是電子注冊工作的入口，只有明確注冊為“報(bào)到入學(xué)”的學(xué)生才能納入在校生管理，才能在畢業(yè)年度順利完成學(xué)歷注冊。普通高等教育本科、研究生學(xué)籍注冊于每年的10月31日之前完成；普通高等教育?？茖W(xué)籍注冊于每年的11月25日之前完成。新生電子注冊流程如下:省級招生辦公室于每年9月1日之前將各高等學(xué)校在本地的招生錄取信息報(bào)教育部，教育部對所報(bào)錄取信息匯總、審核后導(dǎo)入數(shù)據(jù)倉庫，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)向各省有關(guān)高校發(fā)布，并作為學(xué)籍注冊的依據(jù)供各高等學(xué)校核對。各高校在每年新生入學(xué)后，及時(shí)登錄學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺，將實(shí)際報(bào)到入學(xué)的學(xué)生信息上傳注冊，對放棄入學(xué)資格、取消入學(xué)資格、保留入學(xué)資格的學(xué)生及時(shí)在線標(biāo)注。對網(wǎng)上沒有錄取信息的學(xué)生，及時(shí)與學(xué)生生源地省級招辦復(fù)核，并及時(shí)將需補(bǔ)報(bào)的數(shù)據(jù)報(bào)教育部。

學(xué)年電子注冊 在校生管理是介于新生學(xué)籍注冊和畢業(yè)生學(xué)歷注冊之間的重要環(huán)節(jié)。學(xué)年電子注冊在每學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)初進(jìn)行，并于每學(xué)年10月30日前完成。學(xué)年電子注冊的內(nèi)容包括:學(xué)籍狀態(tài)（待注冊、注冊學(xué)籍、暫緩注冊、保留學(xué)籍）、數(shù)據(jù)修改（學(xué)號、姓名、性別、出生日期、身份證號、政治面貌、民族、分院、系、班號、層次、學(xué)習(xí)形式、學(xué)制、入學(xué)日期）、學(xué)籍變動（轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、跳級、留級、降級、退學(xué)、死亡、取消學(xué)籍、已轉(zhuǎn)段、已畢業(yè)）、在校生重名重號清查、免費(fèi)師范生名單標(biāo)注等內(nèi)容。學(xué)年注冊應(yīng)做到確保平臺中在校生名單與實(shí)際情況一致，確保平臺中在校生學(xué)籍信息與實(shí)際情況一致，真實(shí)記載學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動等信息。

學(xué)歷電子注冊 學(xué)歷電子注冊是電子注冊工作的出口。各高校通過注冊平臺對已注冊學(xué)籍的學(xué)生（不含保留學(xué)籍、待注冊、暫緩注冊等）按“當(dāng)前所在級＋學(xué)制”計(jì)算預(yù)計(jì)畢業(yè)年份，產(chǎn)生本校應(yīng)屆畢業(yè)生初步名單；學(xué)校再根據(jù)學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確定學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)結(jié)論，按要求補(bǔ)入學(xué)歷證書電子注冊編號信息；完善后的數(shù)據(jù)通過平臺上傳，經(jīng)系統(tǒng)審核通過，即可完成學(xué)歷注冊。經(jīng)電子注冊的學(xué)歷證書，國家方予以承認(rèn)和保護(hù)。

對做好學(xué)籍電子注冊工作的幾點(diǎn)建議

明確職責(zé)，形成快速有效的協(xié)調(diào)機(jī)制 學(xué)籍電子注冊制度需要教育部、省級學(xué)籍管理部門、學(xué)校三方通力合作和密切配合才能順利實(shí)施。教育部負(fù)責(zé)規(guī)劃并指導(dǎo)全國的電子注冊工作；省級教育行政部門負(fù)責(zé)本地區(qū)各高校學(xué)生的電子注冊管理、審核和督促工作；高校負(fù)責(zé)本校學(xué)生電子注冊及數(shù)據(jù)的具體采集、校驗(yàn)、上報(bào)等工作。部、省、校三方應(yīng)各司其職，并采取有效措施促進(jìn)快速有效協(xié)調(diào)機(jī)制的形成。對于高校在注冊平臺上進(jìn)行數(shù)據(jù)修改、學(xué)籍變動操作產(chǎn)生的“待審核”數(shù)據(jù)，省級學(xué)籍管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，進(jìn)一步縮短審核時(shí)間，以保證學(xué)籍學(xué)歷管理的時(shí)效性。對于數(shù)據(jù)修改、學(xué)籍變動的有關(guān)證明材料，各高校一般是通過人員報(bào)送或郵寄的方式上報(bào)省級部門。這樣的公文遞送模式時(shí)間周期長，一定程度上影響了部、省級管理部門及時(shí)審核。如果改變現(xiàn)有的公文傳遞模式，允許使用網(wǎng)絡(luò)上傳公文掃描件，即可實(shí)現(xiàn)學(xué)?！〖墝W(xué)籍管理部門——教育部之間公文的快速傳遞，部、?。墸﹩挝豢梢栽诰€審閱公文。這樣做，不僅可提高工作效率、縮短審批時(shí)間，還可免去學(xué)籍管理人員來回奔波之苦。

不斷完善學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺的功能 學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺自開通以來功能不斷完善，但仍有需改進(jìn)之處，如休學(xué)學(xué)生退學(xué)，平臺上不能直接進(jìn)行退學(xué)操作，需要先復(fù)學(xué)再退學(xué)；學(xué)籍處理日志中記載了學(xué)籍處理中的信息，但沒有排序查詢功能，無法快速定位到相關(guān)記錄；平臺軟件的統(tǒng)計(jì)功能較弱，不能滿足高校統(tǒng)計(jì)的要求。平臺功能不完善，從某種程度上導(dǎo)致學(xué)籍管理人員為完成任務(wù)被動使用平臺。如果平臺功能進(jìn)一步完善，能更好地服務(wù)于學(xué)校學(xué)籍管理工作，學(xué)籍管理人員使用平臺的主動性、積極性自然會進(jìn)一步提高。教育部應(yīng)指派有關(guān)單位和部門認(rèn)真了解各高校在使用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺過程中所碰到的問題，收集意見和建議，針對存在的問題以及用戶提出的意見和建議，及時(shí)組織有關(guān)專家和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)人員對現(xiàn)有的學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺進(jìn)行版本升級。

把好入口關(guān)，確保新生數(shù)據(jù)正確、完整 從電子注冊工作流程來看，新生學(xué)籍注冊是“入口”，確保新生注冊數(shù)據(jù)正確、完整，可以免去后續(xù)學(xué)年注冊、電子攝像、畢業(yè)注冊以及英語等級考試、計(jì)算機(jī)等級考試、職業(yè)資格考試報(bào)名等環(huán)節(jié)核對數(shù)據(jù)方面的重復(fù)勞動。在新生電子注冊中，常會出現(xiàn)學(xué)生姓名、身份證號與招生庫中信息不一致等錯誤，這些錯誤有些是由于學(xué)生高考報(bào)名時(shí)疏忽大意，填報(bào)姓名時(shí)未與身份證上姓名項(xiàng)保持一致，如將“王鋒”寫成“王峰”；有些是因?yàn)閷W(xué)生一人擁有兩個(gè)身份證號，高考報(bào)名時(shí)使用了一個(gè)身份證號，核對新生信息時(shí)使用了另一個(gè)身份證號；有些是冒名頂替、弄虛作假，使用他人身份入學(xué)，入學(xué)后申請改名、改身份證號。以上錯誤中邏輯錯誤可以通過系統(tǒng)軟件審查出，但非邏輯錯誤系統(tǒng)無法審查出，致使錯誤帶入新生信息核對環(huán)節(jié)。為了杜絕不規(guī)范和錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，教育部在接收各省招生部門數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審核，不符合要求的數(shù)據(jù)堅(jiān)決不接收。同樣，各省招生部門應(yīng)對高中學(xué)校學(xué)生正確填報(bào)信息提出要求，從源頭上把好數(shù)據(jù)的入口關(guān)，這樣才能有效避免不規(guī)范和錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

完善電子注冊配套制度 目前，國家學(xué)籍學(xué)歷管理制度漸趨完善，各高校也應(yīng)針對新生注冊、學(xué)年注冊、學(xué)歷注冊的各個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的制度，明確部門職責(zé)，明晰工作流程。比如，在學(xué)年注冊環(huán)節(jié)對欠費(fèi)學(xué)生是否注冊學(xué)籍或暫緩注冊學(xué)籍，在學(xué)歷注冊環(huán)節(jié)對欠費(fèi)學(xué)生是否發(fā)放畢業(yè)證書，是否按時(shí)為其網(wǎng)上注冊畢業(yè)證書，如何避免欠費(fèi)學(xué)生按網(wǎng)上查到的電子注冊號偽造畢業(yè)證書不償還欠費(fèi)，如何合情、合理、合法地追償畢業(yè)生欠款等，這些問題有些與電子注冊直接相關(guān)，有些與電子注冊間接相關(guān)，需要各高校逐步建立并完善相關(guān)制度。

搭建電子注冊技術(shù)支持平臺 目前，學(xué)籍注冊平臺尚不能取代校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)，學(xué)校具體的學(xué)籍管理主要依賴于校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)。這一現(xiàn)狀導(dǎo)致學(xué)籍管理人員需要分別在校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)籍注冊平臺進(jìn)行兩次操作，造成重復(fù)工作，加重了學(xué)籍管理的負(fù)擔(dān)，并且容易出錯。學(xué)?？梢酝ㄟ^升級現(xiàn)用管理系統(tǒng)、重新開發(fā)或購買新的學(xué)籍管理軟件的方式提高學(xué)籍管理效率，簡化工作，減少錯誤。新的學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)具有良好的數(shù)據(jù)接口，如針對新生電子注冊環(huán)節(jié)，經(jīng)教務(wù)處編學(xué)號、各院系核對新生信息無誤，系統(tǒng)應(yīng)可以直接按照學(xué)籍管理平臺要求的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)出新生數(shù)據(jù)，學(xué)籍管理人員可直接將此數(shù)據(jù)上傳平臺，完成新生電子注冊。針對院系新生核對信息環(huán)節(jié)，可以通過開發(fā)新生信息核對系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生本人網(wǎng)上自行核對信息，系統(tǒng)進(jìn)行自動審核，對于與教育部招生庫信息不一致的學(xué)生，系統(tǒng)應(yīng)給出窗口提示，并要求學(xué)生提供有效證明材料。

加強(qiáng)電子注冊制度宣傳 學(xué)籍注冊流程中要求新生電子注冊后學(xué)生本人登陸中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)在線查實(shí)學(xué)籍資格，但省級教育行政部門公布的數(shù)據(jù)顯示，學(xué)生登陸系統(tǒng)查實(shí)個(gè)人學(xué)籍的很少。多數(shù)學(xué)生對學(xué)籍注冊制度處于不知情或了解有限的狀態(tài)。2007年，教育部統(tǒng)一制作了《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，要求各高校務(wù)必要將《政策告知》在學(xué)校新生報(bào)到處、宣傳櫥窗、圖書館、食堂等學(xué)生集中的公共場所張貼，使每個(gè)學(xué)生都清楚“經(jīng)過省級招辦辦理錄取手續(xù)，入學(xué)復(fù)查合格、進(jìn)行學(xué)籍電子注冊才能獲得學(xué)籍”，“具有學(xué)籍的學(xué)生才能獲得畢業(yè)證書”。同時(shí)，還應(yīng)將本校各類學(xué)生畢業(yè)時(shí)將取得的畢業(yè)證書內(nèi)容格式等有關(guān)政策廣而告之。在實(shí)際執(zhí)行中，各高校還應(yīng)該輔以其他手段，比如將相關(guān)內(nèi)容寫入學(xué)生手冊，納入新生入學(xué)教育環(huán)節(jié)；通過主題班會的形式宣傳學(xué)籍注冊制度；將有關(guān)管理文件、制度、告知書等內(nèi)容掛在校園網(wǎng)醒目位置，提醒學(xué)生注意；另外可以通過技術(shù)手段，在學(xué)生登陸校內(nèi)管理系統(tǒng)查詢個(gè)人信息、課程成績時(shí)，設(shè)置彈出窗口告知學(xué)生相關(guān)內(nèi)容。通過多種渠道、采取多種方式，加大電子注冊制度的宣傳力度。

強(qiáng)化學(xué)籍管理人員培訓(xùn) 學(xué)籍電子注冊工作是一項(xiàng)原則性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，要求管理人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的思想教育，不斷提高他們的法律意識、責(zé)任意識，促進(jìn)他們認(rèn)真、細(xì)致、耐心地做好工作，避免知法犯法、違規(guī)操作；學(xué)校應(yīng)通過對學(xué)籍管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高他們使用數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方面的能力，通過邀請專家開設(shè)講座的方式解讀學(xué)籍電子注冊制度及流程等，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。學(xué)校還應(yīng)定期組織本校的學(xué)籍管理人員赴兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，鼓勵學(xué)籍管理人員參加研討會、經(jīng)驗(yàn)交流會，交流心得，促進(jìn)工作。

各校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，認(rèn)真總結(jié)實(shí)施電子注冊過程種存在的問題，及時(shí)采取有效措施，努力提高電子注冊工作水平。及時(shí)、準(zhǔn)確地做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作，不僅有利于維護(hù)高校在校生、畢業(yè)生的合法權(quán)益，有助于為用人單位提供信息查詢服務(wù)，而且對促進(jìn)社會誠信體系建設(shè)，營造公平、和諧的社會環(huán)境等方面也具有重要意義。

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□有話職說

生命不等于是呼吸，生命是活動。

——盧梭

G715文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-5727（2011）11-0138-02

謝景權(quán)（1977—），男，江蘇揚(yáng)州人，碩士研究生學(xué)歷，無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，研究方向?yàn)榻逃龑W(xué)及教育管理。