朱春巧

（惠州學(xué)院綜合檔案室，廣東惠州516007）

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校照片檔案數(shù)字化管理初探

朱春巧

（惠州學(xué)院綜合檔案室，廣東惠州516007）

照片檔案是檔案中的一個重要組成部分，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校照片檔案的管理現(xiàn)狀已不能更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、管理等工作。針對數(shù)字化管理的優(yōu)越性，應(yīng)積極采取相應(yīng)的對策盡快對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，以保證高校檔案工作均衡發(fā)展。

照片檔案；數(shù)字化；管理

隨著網(wǎng)絡(luò)時代現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案工作也得到了長足的發(fā)展，其文字檔案正在向著數(shù)字化、信息化方向快速發(fā)展，但是不少高校的照片檔案卻仍然沒有走出被忽視、甚至被遺忘的困境。與文字檔案相比較，集真實(shí)性、直觀性、形象性、生動性、時代性于一體的照片檔案，較之文字檔案以更為感性的方式發(fā)揮著記憶歷史、再現(xiàn)歷史、傳承文明、傳播文化的功能[1]。因此，高校照片檔案記錄和反映高校教學(xué)、科研、管理等工作及各項(xiàng)活動，有著文字檔案不可替代的作用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，作為高校檔案工作弱項(xiàng)的高校照片檔案工作亟待加強(qiáng)，以保證高校檔案工作均衡發(fā)展，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、管理等工作。筆者分析了高校照片檔案管理的現(xiàn)狀，指出了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下照片數(shù)字化管理的優(yōu)越性，結(jié)合這幾年整理照片檔案的實(shí)踐體會，提出了數(shù)字化管理的對策，旨在拋磚引玉，共同探討，促進(jìn)高校照片檔案工作的建設(shè)和發(fā)展。

一、高校傳統(tǒng)照片檔案管理現(xiàn)狀

長期以來，高校檔案工作處于被忽視的地位，高校檔案管理體制不健全，檔案意識不強(qiáng)，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入少。所以，高校檔案管理人員的精力和管理經(jīng)費(fèi)都放在文字檔案的數(shù)字化建設(shè)上，對照片檔案無暇顧及，致使照片檔案管理混亂，傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片還沒有形成規(guī)范的管理模式，隨著數(shù)碼攝影技術(shù)的發(fā)展，又產(chǎn)生了大量數(shù)碼照片，不但沒有做到及時歸檔，開發(fā)利用也不夠，數(shù)字化建設(shè)、構(gòu)建高校照片檔案數(shù)據(jù)庫更是無從談起。具體情況如下。

1.檔案意識薄弱。由于照片檔案意識不強(qiáng)，不少反映黨政重大事件、教學(xué)、科研、實(shí)踐等活動的照片檔案沒有及時收集整理，散落在活動組織部門或是遺留在攝影者手中，因不具備保管條件與保管意識，造成照片檔案被損壞或被遺失，成為不可挽回的檔案損失。

2.收集整理滯后。由于照片收集整理不及時、不規(guī)范，不少年代久遠(yuǎn)的照片既沒有底片，也沒有文字說明；照片的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物、拍攝者等已無法回憶和認(rèn)知，不但整理起來非常棘手，其保存利用價(jià)值也被人為降低。

3.管理制度不健全。由于檔案管理制度不健全，制度落實(shí)不到位，照片檔案存在各職能部門分散保管和個人保存現(xiàn)象，具有較強(qiáng)時效性和特殊歸檔要求的照片檔案無法收集歸檔，統(tǒng)一管理難以實(shí)現(xiàn)。

4.保管條件不達(dá)標(biāo)。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，高校檔案庫房建設(shè)簡陋，防潮、防高溫、防塵、防光、防磁化等保護(hù)功能低，因而達(dá)不到照片檔案所要求的較苛刻的保管條件。造成照片檔案的褪變失真，嚴(yán)重危及其使用壽命，或造成光盤退化，數(shù)碼照片被毀壞。

5.服務(wù)利用困難。由于高校照片檔案管理不到位，整理不規(guī)范，造成其服務(wù)利用的困難。或是查找不到，遺失了；或是保管不好，霉變了，毀壞了；或是無文字說明，內(nèi)容不詳，無法利用。此外，已存檔的照片借出使用后，一旦收不回來就無法彌補(bǔ)。高校照片檔案因自身建設(shè)狀況所限，在服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)社會文化建設(shè)和文明建設(shè)方面都有待加強(qiáng)和完善。

二、高校照片檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

高校檔案部門經(jīng)過多年的發(fā)展和努力，已經(jīng)積累了大量反映學(xué)校歷史發(fā)展與變遷、具有收藏和保管價(jià)值的照片檔案。作為一種記錄歷史的載體形式，它生動、詳實(shí)、形象地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。隨著時間的推移，這些照片檔案的重要性和保存價(jià)值也日益凸顯出來。而目前高校在照片檔案的保管與檢索利用等方面存在著許多不足之處，影響了照片檔案的質(zhì)量，限制了其價(jià)值的充分發(fā)揮。

數(shù)碼照片是指用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于計(jì)算機(jī)中，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件，它主要有如下幾個特點(diǎn)。

1.可選擇性編輯。攝影人員可在第一時間對所拍攝的數(shù)碼照片進(jìn)行比對、挑選，將不滿意的照片隨時刪除并重拍，并可借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行后期的圖片編輯、調(diào)整。收集歸檔人員也可根據(jù)立卷歸檔的要求進(jìn)行刪減和編輯，以達(dá)到最佳的保存效果為止。

2.便于存檔和檢索利用。數(shù)碼照片拍攝完成后，在計(jì)算機(jī)上經(jīng)過一系列的整理、加工、編輯和合成，并加以文字說明和信息著錄后，就可以把作為存檔材料存在計(jì)算機(jī)上，并可刻錄成光盤進(jìn)行保存。工作人員還可利用高校的校園網(wǎng)絡(luò)，將存儲于計(jì)算機(jī)中的數(shù)碼照片快速傳輸給同一局域網(wǎng)中的多臺計(jì)算機(jī)，一旦有使用需要，檢索查閱起來十分方便，大大的節(jié)省了利用者的時間，從而擴(kuò)展了數(shù)碼照片的使用者范圍與應(yīng)用面。

3.不褪色不變形。數(shù)碼照片只要存放到了計(jì)算機(jī)磁盤或光盤上，就可以長期被保存，不褪色、不變形。

三、高校照片檔案數(shù)字化管理的對策

照片檔案更為直觀記憶歷史、再現(xiàn)歷史的功能，使高校照片檔案在高校教學(xué)、科研和管理等工作中的重要作用不容忽視。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案工作者更要科學(xué)地認(rèn)識和對待高校照片檔案管理中存在的問題，積極采取相應(yīng)的對策，規(guī)范照片檔案的管理，并及時做好照片檔案的歸檔工作，而后再進(jìn)行數(shù)字化處理，構(gòu)建高校照片檔案數(shù)據(jù)庫，以應(yīng)對照片檔案信息資源共享。

（一）加大宣傳力度，提高檔案管理意識

高校檔案工作者本身應(yīng)重視照片檔案工作，努力做好照片檔案的收集、整理、歸檔及開發(fā)利用，以保證高校檔案工作的均衡發(fā)展。但是，要做好高校檔案工作，僅檔案管理部門之力難以推動。因此，檔案工作者要加強(qiáng)宣傳力度，擴(kuò)大檔案工作在學(xué)校的影響，增強(qiáng)學(xué)校師生的檔案意識，特別要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，營造良好的檔案工作氛圍。并利用照片檔案直觀性、形象性、生動性的特點(diǎn)，舉辦校史展覽、校園文化展示等活動，大力宣傳照片檔案的價(jià)值和重要性，把照片檔案這一概念植入高校師生的意識中，爭取學(xué)校各職能部門、廣大師生的支持，因?yàn)楝F(xiàn)在大部分高校的各項(xiàng)活動都由學(xué)生參與拍攝，很多照片都是由學(xué)生新聞攝影社提供的，所以我們應(yīng)該每學(xué)年最少給新聞攝影社的學(xué)生們開一次講座，講解怎樣獲取重要的相片和怎樣進(jìn)行歸檔保存，這樣檔案部門才能收集到有歷史價(jià)值的照片。

（二）健全管理體制，構(gòu)建收集管理網(wǎng)絡(luò)體系

高校要規(guī)范照片檔案的管理，改變混亂狀態(tài)，就要根據(jù)國家的《檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等檔案法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定照片檔案管理制度或辦法，明確管理體制與管理原則，明確照片檔案歸檔要求，明確照片檔案歸檔范圍，明確照片檔案兼職管理人員職責(zé)，構(gòu)建照片檔案的收集管理網(wǎng)絡(luò)體系，保證高校照片檔案的收集及時、齊全、完整、系統(tǒng)，從而做好照片檔案的保管利用工作，有效地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案工作者更是要制訂數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范，做好數(shù)碼照片的收集、整理、歸檔和保管工作。

（三）增加人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)

高校檔案管理工作跟不上時代的步伐是普遍現(xiàn)象，這是由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致人員配備不到位，檔案管理專職工作人員不夠，很多高校都只能通過聘請學(xué)生勤工儉學(xué)或聘請臨時工來幫忙完成日常的檔案管理工作；在編的檔案管理工作人員也很少是檔案專業(yè)出身，使得檔案管理人員的基本素質(zhì)得不到保證，特別是現(xiàn)在處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對管理人員的素質(zhì)要求更高，不僅要有檔案專業(yè)的知識，還要求有計(jì)算機(jī)編輯、管理、維護(hù)的知識；所以不僅要增加人員配備，還要對現(xiàn)有的檔案管理人員定期進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理技術(shù)知識，提高他們的各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，只要有了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理水平才能對數(shù)碼照片進(jìn)行后期的再編輯處理等工作，這是建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)字化管理的前提。

（四）建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)字化管理

照片檔案通過圖像掃描技術(shù)換成數(shù)字文件后，如果不對這些數(shù)字化的信息資源及時進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的組織，而是隨意地存儲在計(jì)算機(jī)的硬盤上，那么采集到的數(shù)字化檔案信息就像一盤散沙，雜亂無章，沒有頭緒。為此，必須建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化的檔案信息有序存入數(shù)據(jù)庫房。以便于信息的管理、傳輸和開發(fā)利用。數(shù)據(jù)庫的建立是照片檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵，數(shù)字化照片檔案管理立卷歸檔主要辦法有以下幾點(diǎn)：

1.建立照片檔案數(shù)據(jù)庫。照片檔案數(shù)據(jù)庫一般按照類別管理較為科學(xué)，以我院為例，照片檔案數(shù)據(jù)庫包括：校重大活動類、校領(lǐng)導(dǎo)活動類、視察參觀類、校園建設(shè)類、教學(xué)科研類、學(xué)生活動類、治安保衛(wèi)類、統(tǒng)戰(zhàn)校友類、工會活動類、體育運(yùn)動類、藝術(shù)類、獎勵類、人物類等十三大類。首先要對已分類立卷的紙質(zhì)照片檔案進(jìn)行掃描或重拍，其次是對近幾年的數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理立卷，然后將照片所包含的內(nèi)容信息錄入電腦，如反映照片的事由、時間、地點(diǎn)、人物、攝影者等詳細(xì)要素，這對檔案自動檢索系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定作用。為了便于檢索利用，還應(yīng)建立目錄數(shù)據(jù)庫，將照片的題名、檔號、類別、攝影者、時間等要素錄入檔案管理系統(tǒng)，只要利用者登錄檔案管理系統(tǒng)就可根據(jù)照片的某一信息內(nèi)容查詢到所需要的照片，然后再在電腦上找到存儲的照片進(jìn)行編輯利用。

2.妥善保存好照片檔案數(shù)據(jù)庫。為了長久保存和數(shù)據(jù)安全，除了用相冊保存一套外，同時為了防止電腦病毒的感染，應(yīng)該將已完成的數(shù)據(jù)刻錄成光盤，以光盤形式存儲[2]；也可以選擇移動硬盤再多存一套來進(jìn)行多重保護(hù)?？啼浐玫墓獗P要妥善保管，裝進(jìn)盤盒(或盤包)，寫上說明。有條件的學(xué)校可以購買防磁柜把光盤存放其中，否則要盡量使庫存房的溫度保持在20攝氏度左右，并定期做好光盤的維護(hù)工作。只有將所錄入的照片檔案數(shù)據(jù)妥善保管好了，照片檔案數(shù)字化管理才能暢通無阻地進(jìn)行下去。

（五）增加經(jīng)費(fèi)投入，改善保管環(huán)境

由于照片檔案載體的特殊性，照片檔案的保管條件要求高，當(dāng)前高校檔案庫房、檔案柜等硬件建設(shè)根本達(dá)不到照片檔案的保管要求。因此，檔案工作者要結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，做好當(dāng)前照片檔案的保管。如采用良好的檔案裝具，控制好庫房的溫濕度，盡力做好防光、防磁、防水、防潮、防火、防有害氣體等措施，改善照片檔案保管環(huán)境，并及時對照片檔案進(jìn)行殺菌處理，以延長照片檔案保管壽命。另外，檔案工作者要向領(lǐng)導(dǎo)爭取增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)，按照片檔案保管要求設(shè)置專室或配備專柜，以便照片檔案的長期保管。

（六）強(qiáng)化服務(wù)意識，積極開發(fā)利用

高校照片檔案的價(jià)值體現(xiàn)在為學(xué)校中心工作服務(wù)，為社會文化建設(shè)和文明建設(shè)服務(wù)。高校檔案工作者，要強(qiáng)化服務(wù)意識，開展主動服務(wù)。高校照片檔案在經(jīng)過數(shù)字化處理后，利用者就可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照數(shù)碼照片歸檔的程序檢索到所要的相關(guān)內(nèi)容，既能使利用者得到與原件具有相同質(zhì)量的數(shù)碼照片信息，又不破壞原件，這有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的信息交流、資源共享，提高數(shù)碼照片檔案的使用效率，促進(jìn)數(shù)碼照片檔案信息的進(jìn)一步開發(fā)利用，為高校實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)[3]；在本校教學(xué)、科研、管理及學(xué)校發(fā)展的服務(wù)過程中才更能體現(xiàn)出它的價(jià)值。2008年我校為慶祝學(xué)校興辦高等教育30周年，編輯制作了紀(jì)念宣傳畫冊和圖片展覽展示，我們檔案室為這次圖片展的順利進(jìn)行提供了大量詳實(shí)的各個歷史時期珍貴的照片，做出了重大的貢獻(xiàn)。2010年我校又開始籌建校史館，我們檔案室的工作人員都積極主動參與各項(xiàng)籌備活動，校史館要利用到的大量歷史圖片也是要出自我們檔案室，我們作為檔案管理人員，能為學(xué)校的大型活動出點(diǎn)力，應(yīng)該感到光榮和驕傲，也說明我們幾十年的檔案工作沒有白做，從中能體會出我們檔案工作的價(jià)值。

四、小結(jié)

總之，高校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)活動和工作成效的客觀見證，它能為學(xué)校當(dāng)前和今后的各項(xiàng)工作提供依據(jù)和借鑒，是學(xué)校工作中不可缺少的重要工具和手段。特別是高校照片檔案建設(shè)和管理，是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容之一，在學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中起承前啟后的作用。因此，我們在檔案工作實(shí)踐中應(yīng)不斷積累經(jīng)驗(yàn)并完善照片檔案建設(shè)與管理，為高校教育事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。隨著時代的發(fā)展，高校檔案部門應(yīng)以“檔案信息化”、“利用網(wǎng)絡(luò)化”為導(dǎo)向，構(gòu)筑高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，堅(jiān)持面向師生員工、面向社會、面向未來提供全方位、多層次的照片檔案信息資源共享與服務(wù)。只有這樣，才能使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使這項(xiàng)充滿生機(jī)與活力的事業(yè)更好地為廣大師生員工服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展開發(fā)好利用好寶貴的信息資源[4]。

[1]張彤.淺談?wù)掌瑱n案的歷史記憶與再現(xiàn)功能[J].檔案學(xué)通訊，2003（5）：93-94.

[2]胡碩平.高校照片檔案的數(shù)字化管理[J].藝海,2007 (4)：135-136.

[3]吳定宣，周華青.高校照片檔案的規(guī)范化管理[J].蘭臺世界，2009（6）：18-19.

[4]李素華，濮永革.高校照片檔案管理數(shù)字化芻議[J].浙江檔案，2003(3)：19-19.

Digitalizing the Management of Photo Files in the Cyber Environment of Higher Education Institutions

ZHU Chunqiao
(File Department,Huizhou University,Huizhou,Guangdong,516007,China)

Photos are important parts of college files.In the present net environment,the management of picture files in many colleges cannot serve the education,research and administration of institutions well.With advantages of digital management,digitalizing the management of picture files should be applied as soon as possible to guarantee a stable progress.

photo files;digitalization;management

G250.71

A

1009－8445（2011）03－0087－04

（責(zé)任編輯：禤展圖）

2011－03－15

朱春巧（1968－），女，廣東和平人，惠州學(xué)院綜合檔案室館員。