王婭

（西安財(cái)經(jīng)學(xué)院 綜合檔案室，陜西 西安 710121）

隨著我國高等教育改革的日益深化，高校作為相對獨(dú)立的辦學(xué)實(shí)體，其擁有的辦學(xué)自主權(quán)也越來越大，面向社會(huì)參與競爭謀求生存和發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)及機(jī)遇也越來越多。在這種形勢下，檔案信息在高校管理工作中作用極大，可以說，高等學(xué)校管理水平的高低，改革與發(fā)展的進(jìn)程等在很大程度上取決于獲取信息的數(shù)量和質(zhì)量，取決于信息的收集、傳遞、加工、反饋和利用。

一、高校檔案信息資源開發(fā)的重要性及種類

所謂檔案信息是指用文字、聲像、圖表、印刷品、電子信息、數(shù)據(jù)庫等手段記錄于一定物質(zhì)載體上的信息。高校檔案館是學(xué)校信息的聚集地，它以學(xué)校行政管理、教學(xué)、科研等知識信息的接受、分析、篩選、傳播為工作環(huán)節(jié)，又將這些信息通過加工，服務(wù)于學(xué)校的管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作。

（一）檔案人員對檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案人員對檔案信息資源的開發(fā)利用是整個(gè)檔案工作的目的所在。鄧小平同志關(guān)于“開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的指示，為我們新時(shí)期的檔案工作者進(jìn)一步解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、拓寬思路、努力開創(chuàng)檔案工作的新局面指明了前進(jìn)的方向[1]。要最大限度的開發(fā)檔案信息資源，為高校的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，為高校的中心工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力證據(jù)，來最大限度的滿足高校各個(gè)方面利用檔案信息資源的需要。要有針對性地編制出科學(xué)合理有利用價(jià)值的檔案信息，使其在高校建設(shè)的各個(gè)方面發(fā)揮最大的效率。

（二）開發(fā)不同種類的檔案信息滿足高校發(fā)展需要

檔案信息開發(fā)是高校發(fā)展的重要資源，應(yīng)重點(diǎn)把握重點(diǎn)資源進(jìn)行開發(fā)利用。（1）對教學(xué)類檔案信息的開發(fā)有：歷年來高校招生情況的匯編；歷年來專業(yè)設(shè)置的文件匯編；申辦碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)的文件匯編；歷年畢業(yè)生分配情況的文件匯編；各專業(yè)歷年來形成的優(yōu)秀論文匯編等；（2）科研類檔案的信息開發(fā)有：教師及管理人員申報(bào)的科研項(xiàng)目標(biāo)題匯編；獲省部級以上優(yōu)秀科研成果獎(jiǎng)的論文匯編；對歷年來個(gè)別層次獲獎(jiǎng)情況的目錄匯編等；（3）對黨群、行政類檔案信息的開發(fā)主要有：歷年來科級、處級、院級領(lǐng)導(dǎo)任職任免文件的匯編；對歷年來先進(jìn)工作者，優(yōu)秀教師的事跡材料進(jìn)行匯編；對上級批準(zhǔn)、撤銷、恢復(fù)學(xué)校的一些重要文件匯編；編寫歷年學(xué)校發(fā)生重大事件既大事記；（4）基建類檔案信息的開發(fā)主要有：對建校開始至今的所有建筑物從實(shí)物照片、名稱、建設(shè)時(shí)間、投資情況、承建單位等情況進(jìn)行匯編；對上級有關(guān)基建的批文進(jìn)行匯編，等等。

二、檔案信息資源在高校工作中的作用

（一）檔案信息資源為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒和重要依據(jù)

檔案信息資源為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒和重要依據(jù)。使各級領(lǐng)導(dǎo)能夠進(jìn)行科學(xué)決策，也能夠?yàn)楦咝５墓芾砉ぷ魈峁┙梃b和依據(jù)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一項(xiàng)重大決策，不僅需要政策的依據(jù)，而且還要深入研究本校的現(xiàn)狀、歷史等各方面的狀況，檔案信息則在這方面提供了寶貴的資料，發(fā)揮著不可估量的作用。

（二）利用檔案信息資源對高校師生進(jìn)行宣傳，為高校管理提供精神動(dòng)力和思想保證

1.充分開展利用檔案信息資源所具有的歷史憑證作用，在廣大師生中廣泛進(jìn)行愛國主義、集體主義、社會(huì)主義以及國情教育，是促進(jìn)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的有效形式，是繁榮社會(huì)主義文化，提高文化質(zhì)量，促進(jìn)先進(jìn)文化的極好教材。借助檔案的原始性、真實(shí)性、直觀性的特點(diǎn)。對師生進(jìn)行校史和校情教育，依據(jù)檔案信息能夠全面了解和掌握一個(gè)高校的歷史發(fā)展、教學(xué)、科研、管理、建設(shè)等方面的建設(shè)成就。尤其是在教學(xué)、科研方面的成績能夠激發(fā)廣大師生愛校、愛學(xué)習(xí)、熱愛本職工作的熱情，極大地調(diào)動(dòng)師生投身教學(xué)、科研的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，推動(dòng)高校的發(fā)展。

2.利用檔案資源對外宣傳的作用。通過舉辦檔案陳列、展覽、學(xué)報(bào)等新聞媒體公布檔案信息。編輯出版畫冊、制作音像制品、拍攝影視片等手段進(jìn)行對外宣傳。讓社會(huì)、考生了解學(xué)校，對引進(jìn)人才、擴(kuò)大生源、加快學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，提高學(xué)校的知名度都將發(fā)揮巨大的作用。

3.利用檔案信息資源，開拓校友資源，以典型感染人，以先進(jìn)鼓勵(lì)人，以成功激勵(lì)人，以經(jīng)驗(yàn)啟發(fā)人。優(yōu)秀校友的成長歷程具體生動(dòng)，令人信服，容易感染、鼓勵(lì)在校學(xué)生，對在校學(xué)生提供了親近的學(xué)習(xí)榜樣。

4.利用檔案信息資源服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作。在參與學(xué)校本科教學(xué)水平評價(jià)、創(chuàng)建“省級精神文明校園”、“依法治校示范?！惫ぷ髦?，收集齊全有關(guān)本校的榮譽(yù)檔案、實(shí)物檔案、聲像、照片檔案等、匯編反映學(xué)校教學(xué)科研成果的優(yōu)秀論文集、優(yōu)秀成果匯編、大事記、年鑒等各種資料、制度匯編等，這些檔案材料不僅能激勵(lì)廣大師生發(fā)奮進(jìn)取的精神，還能提高學(xué)校在社會(huì)的美譽(yù)度。學(xué)術(shù)檔案的集中成套，不僅是倡導(dǎo)師生具有進(jìn)取意識、樹立正氣、興學(xué)風(fēng)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的有力措施。還有利于優(yōu)化教書育人的學(xué)校環(huán)境，有利于提高大學(xué)生的人文素質(zhì)和科學(xué)素養(yǎng)，發(fā)揮檔案信息資源的教育作用。

（三）開展檔案信息資源服務(wù)可以促進(jìn)高?？蒲械拈_發(fā)，為學(xué)校的發(fā)展提供智力支持

1.檔案信息資源在課題論證過程中的作用?？蒲泄ぷ鞯牡谝粋€(gè)階段就是課題論證。課題論證實(shí)際上就是對所擬選課題進(jìn)行可行性分析，論證其有無理論意義、實(shí)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益的前期調(diào)研過程。繼承與創(chuàng)新是科研工作的本質(zhì)特征，任何一項(xiàng)科研成果都離不開對前人或他人研究成果的借鑒與汲取。在此過程中，檔案人員開展檔案信息跟蹤服務(wù)，把過去的、現(xiàn)有的、別人的科技成果匯集進(jìn)來，經(jīng)過綜合分析整理，精心加工，匯集進(jìn)來提供給科研人員，使他們能了解和掌握國內(nèi)外科技水平、科技方面的新工藝、新技術(shù)、新成果及市場動(dòng)態(tài)等，從而確定所擬項(xiàng)目要達(dá)到的技術(shù)水平、市場目標(biāo)、成本目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)，從而完成課題的論證工作。由此可見，開展檔案信息服務(wù)在課題論證中的作用具有十分重要的作用。

2.檔案信息資源在課題研究中的作用。課題研究是科學(xué)研究過程中的創(chuàng)造性勞動(dòng)階段。在這一階段，同樣需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案。因此，檔案人員可以通過檔案信息服務(wù)課題，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)，課題研究中常常需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。檔案服務(wù)就能夠滿足科學(xué)研究這一特殊需要。

3.改革開放以后，各種學(xué)術(shù)的交流，研討會(huì)的召開，形成大量、豐富的檔案資料，有力地促進(jìn)了高校的科研水平的發(fā)展，又為廣大師生提供便于查考且系統(tǒng)使用的資料，有助于他們的專業(yè)知識和科研水平的提高。

（四）檔案信息資源是高校工作中的寶貴信息資源

檔案是一種重要的信息源，人們可以從檔案中開發(fā)出來大量的信息。檔案信息具有憑證性和權(quán)威性，具有一定的法律效力，是其它信息不可比擬的；還具有廣泛性和連續(xù)性，它保持著歷史的有機(jī)聯(lián)系。

高校檔案所記錄的對象是高校發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，它真實(shí)地記載了和正在記錄著高校的管理、教學(xué)、科研等各方面的情況。比如，教學(xué)檔案記錄了招生、教學(xué)計(jì)劃和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、教材使用、學(xué)籍管理、學(xué)位授予、畢業(yè)分配及招聘等一系列的內(nèi)容，從而為高校領(lǐng)導(dǎo)及各院系、處領(lǐng)導(dǎo)的工作安排、計(jì)劃、教學(xué)評估等各項(xiàng)工作提供了科學(xué)的依據(jù)。

綜上所述，檔案信息資源與學(xué)校的發(fā)展息息相關(guān)，密不可分，從認(rèn)識上來說，即不能將二者分割開來，更不能對立起來。從實(shí)踐上來講，絕不能視檔案信息資源如廢棄物，而應(yīng)大力開發(fā)利用檔案信息資源為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

三、拓展檔案信息資源在高校建設(shè)中的服務(wù)功能的對策

（一）更新觀念

首先是更新學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識偏差的觀念。把檔案工作列入學(xué)校的議事日程，定期分析、研究、解決檔案工作中存在的實(shí)際困難和問題，徹底從思想上剔除“檔案無用論”的舊思想，樹立檔案事業(yè)是一項(xiàng)“功在當(dāng)代，利在千秋”的思想。提高檔案意識，以保證檔案工作的順利發(fā)展。其次是改變檔案工作人員自身觀念。檔案工作人員要樹立服務(wù)的思想，提高檔案意識，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，樹立“與時(shí)俱進(jìn)”的思想，創(chuàng)造性地開展工作，以有為改變其社會(huì)地位，增強(qiáng)檔案工作的權(quán)重[2]。

（二）建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，為開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造物質(zhì)條件

以豐富的信息量作為建立合理館藏結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，檔案信息必須具備真實(shí)性、可靠性，檔案信息的分類要具有合理性，檔案信息還應(yīng)具有連續(xù)性、完整性等特點(diǎn)[3]。

如何建立合理的館藏結(jié)構(gòu)？首先要打通各種檔案信息的收集渠道，對進(jìn)館的各種檔案信息進(jìn)行分類、加工、鑒定、排列，盡量使檔案信息數(shù)字化。

檔案信息資源的開發(fā)利用，是以合理的館藏為物質(zhì)基礎(chǔ)，兩者之間存在著相輔相成辯證統(tǒng)一的關(guān)系。只有建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，才能為檔案信息資源的開發(fā)利用提供工作對象，并保證開發(fā)利用工作的質(zhì)量。反之，開發(fā)利用又是建立合理館藏結(jié)構(gòu)的最終目的、價(jià)值和意義之所在，所以要大力加強(qiáng)館藏建設(shè)，多渠道、多途徑、廣泛收集檔案材料，擴(kuò)大館藏的信息儲(chǔ)量。其次在大力豐富館藏資源的同時(shí)，不能一味地盲目講求多多益善，還要求館藏質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、完整精煉，以保證開發(fā)利用工作的順利進(jìn)行。

（三）改善服務(wù)方法

開發(fā)利用檔案信息資源是整個(gè)檔案工作的目的，服務(wù)是檔案信息功能的體現(xiàn)[4]，而服務(wù)方法直接關(guān)系到效果，要從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化，開展多種服務(wù)方式，方便師生利用檔案。

目前在提供檔案信息服務(wù)方面存在一定問題。（1）檔案信息服務(wù)處于被動(dòng)地位，存在等人上門查找的現(xiàn)象。（2）提供檔案信息服務(wù)，缺乏有效監(jiān)督和法律依據(jù)。（3）服務(wù)形式相對單一、不全面。我們要解決好存在的問題，就必須制定完善、系統(tǒng)的檔案信息開發(fā)計(jì)劃。對檔案信息進(jìn)行多次加工，建立健全完善的信息檢索系統(tǒng)，提高檔案信息服務(wù)效率，多開創(chuàng)信息服務(wù)渠道，定期在網(wǎng)上公布一些公開的檔案信息。

（四）建立科學(xué)的檢索體系

檢索對開發(fā)利用工作有著決定性的作用。檢索是檔案館（室）業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)獨(dú)立環(huán)節(jié)，是衡量檔案室工作水平的重要標(biāo)志。檢索工具編制的越完整、系統(tǒng)、科學(xué)，檔案信息開發(fā)的深度、范圍就越深、越廣，檢索時(shí)間就會(huì)越短，查全率、查準(zhǔn)率就越高，就能更有效地揭示檔案信息內(nèi)容，從而迅速、準(zhǔn)確地找出所需的檔案信息。檔案人員也應(yīng)從不同的角度，以不同的形式，編制成套的檔案檢索工具，建立功能健全的科學(xué)的檢索體系。同時(shí)應(yīng)創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，為利用者提供快捷方便的現(xiàn)代化檢索手段。

（五）開展編研工作，提高檔案信息利用工作效益

編研工作是檔案部門主動(dòng)提供檔案信息資源為利用者服務(wù)的一種更高層次的開發(fā)形式。它經(jīng)過編研者的系統(tǒng)加工，使檔案信息資源更準(zhǔn)確、精煉，更便于利用。同時(shí)，編研成果廣泛的傳播，把利用對象從個(gè)體擴(kuò)大到了群體。因此，編研工作具有信息傳遞的廣泛性，提供方式的主動(dòng)性，內(nèi)容的科學(xué)性、系統(tǒng)性，查找利用的方便性和持久性等特點(diǎn)，應(yīng)大力加強(qiáng)編研工作。

[1] 夏勁松.簡述高校檔案信息資源的開發(fā)[J].淮南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2005(4)：122-123.

[2] 萬改霞.檔案工作人員要有四種意識[J].陜西檔案，2006(1)：25-26.

[3] 曹青.高校檔案工作面臨的問題及對策[J].四川檔案，2005(3)：34-35.

[4] 張五昌.高校檔案工作的現(xiàn)狀與思考[J].遼寧教育研究，2005（2）：27-29.