王樹新

(中州大學(xué)工會，鄭州450044)

聲像檔案管理的問題與對策

王樹新

(中州大學(xué)工會，鄭州450044)

聲像資料見證著一個單位乃至整個社會的發(fā)展歷程，有著非常重要的研究保存價值，如何科學(xué)有效的管理和利用這部分檔案資料，已經(jīng)成為了目前檔案管理的重要工作之一。本文將簡單介紹聲像資料的特點和分類，針對目前聲像管理工作中存在的問題，提出解決問題的一些對策和建議。

聲像資料;管理;對策

隨著當(dāng)前科技手段的不斷成熟和提高，大部分單位已經(jīng)開始使用聲像等方式作為記錄各種社會工作活動的有效手段，與之相對，聲像檔案也開始成為一個單位檔案的重要組成部分。聲像檔案是指單位和個人在各種社會工作活動中，通過攝錄等手段形成的，以照片、磁帶、錄像帶、磁盤、光盤等不同材料為載體，以影像和聲音為主要反映方式，并輔以具體文字說明的歷史記錄。聲像檔案具有許多文字資料難以比擬的優(yōu)勢，其中最大的特點就是其具有強(qiáng)烈的時間感和空間感，能將鮮活的現(xiàn)實場景、原聲原貌地記錄下來，為現(xiàn)實和未來提供生動形象的依據(jù)和憑證。

然而由于物質(zhì)條件和技術(shù)條件的限制，以前產(chǎn)生的聲像資料很少，大多數(shù)單位檔案管理部門收集的內(nèi)容主要是紙質(zhì)檔案和電子公文，對聲像檔案的收集保管一直不是十分重視。現(xiàn)在的聲像檔案管理還存在許多問題，例如歸檔不完整，保管條件差，管理混亂等等，這些直接影響了聲像檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取必要措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1 聲像資料的特征和分類

聲像檔案是社會活動真實面貌的具體記錄，是現(xiàn)時場景的真實再現(xiàn)，是歷史活動的重要憑證和依據(jù)，具有重要的查考利用價值。具體的說，聲像資料具有以下幾個特點:

1.1 再現(xiàn)歷史、真實客觀

聲像檔案作為一種信息記錄的載體，以其獨(dú)特的載體形式，可以為我們反映珍貴的歷史、巨大的變革以及重要人物的歷史面貌，多方面靈活再現(xiàn)歷史重要時刻和精彩瞬間，使我們?nèi)缏勂渎?，如臨其境，切身體會著時代的變遷和歷史的發(fā)展。

1.2 來源豐富、方便快捷

隨著科技的進(jìn)步，音像和圖片制作的手段越來越簡單，獲取音像、圖片已經(jīng)變得比較容易，這為我們進(jìn)行音像和圖片收集整理工作提供了快捷的途徑。從照相機(jī)、錄音機(jī)、攝像機(jī)等電子產(chǎn)品捕捉的音像、圖片資料越來越豐富，在短時間內(nèi)即可取得大量的資料來源，省時、方便、快捷，能有效捕捉動態(tài)畫面和關(guān)鍵點。

1.3 直觀形象、對比強(qiáng)烈

音像、圖片本身就有簡潔直觀的特征，照片一看就知其內(nèi)容，錄像一看就懂，放錄音一聽也能知曉。聲像檔案表達(dá)上的簡潔和直觀是傳統(tǒng)文秘檔案難以比擬的。

聲像資料大致可分為以下兩類:視覺資料和聽覺資料。視覺資料是指將聲像通過攝制和激光刻劃等技術(shù)手段，記錄在同一載體上的聲像資料。具體有激光視盤、VCD視盤、磁性錄像帶，除此以外還有幻燈資料、電影資料等等。聽覺資料也稱聲音資料，是將聲頻信號記錄在特定載體上的資料。比如常見的錄音磁帶和唱片，亦可稱為錄音資料。

聲像資料可覆蓋社會生活各個領(lǐng)域，大致可分為紀(jì)實性和藝術(shù)性兩大類型。其中紀(jì)實性的聲像資料資料主要是真實記錄生活中的聲像，不經(jīng)過太多的藝術(shù)加工，如語言教學(xué)、報告會、自然之聲等。而藝術(shù)性的聲像資料內(nèi)容就豐富得多，大多都是經(jīng)過了更高的藝術(shù)和技術(shù)的加工手段，更完美地結(jié)合再現(xiàn)的藝術(shù)作品，如音樂、戲曲等。

2 聲像檔案管理中存在的問題

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在工作中，數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)的使用越來越廣泛，越來越多的單位擁有和使用聲像設(shè)備，聲像檔案及其利用率也大量增加，但是在聲像檔案的管理中還是存在著諸多問題。

2.1 對聲像檔案進(jìn)行收集歸檔的意識還比較欠缺

改革開放前，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平因素的影響，聲像設(shè)備很難普及，社會上的聲像檔案也較少，對于聲像檔案的收集歸檔一直沒有得到重視。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的單位擁有和使用聲像設(shè)備，聲像檔案及其利用率也大量增加，然而由于歷史的慣性，許多人對科研聲像檔案的重要性認(rèn)識還不是很強(qiáng)，科研聲像檔案收集歸檔工作做的還不夠好，造成聲像檔案的失控或流失，最終造成聲像檔案收集難、歸檔不完整的局面。

2.2 對聲像檔案缺乏有效的管理機(jī)制

隨著社會的發(fā)展及工作需要，社會各單位聲像設(shè)備有了很大改善。但大多數(shù)單位的聲像設(shè)備管理卻處于混亂狀態(tài)，沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求。有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在分院、處室或個人手中，沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

2.3 聲像檔案保管的條件差

聲像檔案的保管難度大，投入資金大，條件比紙質(zhì)檔案要求更加嚴(yán)格，應(yīng)設(shè)置具備恒濕、恒溫和防磁、防光等條件的聲像檔案室或配備聲像檔案專柜。從現(xiàn)在情況看，只有個別檔案部門設(shè)置了聲像檔案檔案室或配備了專門的聲像檔案專柜，大部分單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，所以在保存過程中，容易發(fā)生聲像檔案中的一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等現(xiàn)象。

2.4 聲像檔案缺乏完整、準(zhǔn)確的文字說明

目前，許多聲像檔案的文字說明不夠準(zhǔn)確、完整，降低了社會利用價值。聲像檔案是記錄社會活動的載體，然而檔案人員一般很少參與此類活動，無法對科研活動的主題、人物、事件及背景等作出確切的文字說明。由于一些聲像檔案的攝錄人員對聲像檔案缺乏歸檔意識，在聲像檔案形成之初，沒有作相關(guān)的文字說明，給聲像檔案管理工作造成很大的障礙。為了對聲像檔案作出詳細(xì)、準(zhǔn)確的文字說明，檔案人員可能要詢問多個攝錄人員才能將一件聲像檔案的文字說明補(bǔ)充完整。

造成以上問題其主要原因是檔案部門沒有制定出切實有效、符合實際的聲像檔案管理辦法，以及各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對聲像檔案的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

為克服上文提到的諸多問題，將聲像檔案的管理工作不斷推向前進(jìn)，我們可以從以下幾個方面開展工作:

3.1 加大宣傳力度，提高聲像檔案管理的有關(guān)認(rèn)識

搞好聲像檔案的管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各個社會單位乃至整個社會的事。首先，應(yīng)加大宣傳引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是做好檔案工作的重要保證;其次，單位可通過因特網(wǎng)、報紙、電視新聞、檔案部門等渠道收集和積累聲像檔案被社會利用，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會效益的實例，對相關(guān)人員開展多種形式的宣傳教育活動，提高檔案管理人員的認(rèn)識，促進(jìn)聲像檔案工作的發(fā)展;再次，檔案管理部門應(yīng)善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，充分發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理工作

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作是至關(guān)重要的。各單位檔案部門應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，保證聲像檔案的收集完整。根據(jù)聲像資料的內(nèi)容進(jìn)行分類編目，立卷歸檔，建立數(shù)據(jù)庫管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，包含案卷號、文件號、題名、拍攝時間、拍攝內(nèi)容、關(guān)鍵詞等基本要素，便于檢索查找，此外管理人員對移交的聲像檔案還要進(jìn)行認(rèn)真檢查，對文字說明不明確的要向攝錄人員了解補(bǔ)充。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環(huán)節(jié)應(yīng)有明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有法必依、有章可循，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 提高服務(wù)意識，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為解決科研聲像檔案收集、移交、歸檔等工作存在的問題，聲像檔案的管理人員應(yīng)提高素質(zhì)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。作為聲像檔案最后的接收者和重新分類、整理的歸檔者，管理人員要提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，掌握一定水平的現(xiàn)代化技能，能夠?qū)﹄娮有问降目蒲新曄駲n案進(jìn)行編輯、整理，制成VCD等存儲于計算機(jī)和光盤，實現(xiàn)對聲像檔案的規(guī)范化歸檔。

3.4 改善保管條件，實現(xiàn)社會共享

各單位應(yīng)加大對檔案部門聲像檔案管理的投入，添置必要的聲像設(shè)備，提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可將現(xiàn)代管理手段和計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于聲像檔案管理，通過專用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把重要照片和磁帶全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的聲像檔案。聲像檔案管理部門應(yīng)在保密的前提下，將聲像資料信息經(jīng)數(shù)據(jù)處理后向社會開放，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳播遠(yuǎn)程查詢，充分發(fā)揮聲像檔案資料獨(dú)有的服務(wù)功能。建立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)渠道，將聲像資料數(shù)字化，在網(wǎng)絡(luò)上公布，實現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)語

總之，隨著科技的發(fā)展，反映本單位業(yè)務(wù)工作的照片、錄像等不同載體的聲像檔案將會越來越多，如不重視和解決聲像檔案在收集和管理利用上面臨的問題，勢必會嚴(yán)重影響新時期檔案工作的開展。因此有關(guān)部門尤其是檔案部門應(yīng)該把聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少聲像檔案的流失，保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。

［1］徐惠琴.高職院校聲像檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.機(jī)電兵船檔案，2010(1).

［2］周曉健.聲像檔案管理存在的問題及其對策［J］.科技檔案，2007(3).

［3］陳鳳利，張洪森.加強(qiáng)聲像檔案管理工作的思考［J］.黑龍江史志，2009(7).

［4］李偉.聲像檔案管理中存在的問題和對策研究［J］.云南檔案，2007(4).

(責(zé)任編輯 王玖)

G27

A

1008－3715(2011)01－0112－02

2010－12－20

王樹新(1968—)，女，河北玉田人，中州大學(xué)工會助理館員。