海南大學(xué) 王金蘭

關(guān)于行政事業(yè)單位加強(qiáng)固定資產(chǎn)日常管理的思考

海南大學(xué) 王金蘭

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)概述

（一）行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的概念與特點行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是指行政事業(yè)單位使用年限在1年以上、單位價值在500元以上，專用設(shè)備800元以上，并在使用過程中基本保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)；或單位價值雖不足規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但耐用時間在一年以上的大批同類物資或類似物資的組合。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)綜合可分為六類：房屋和建筑物、專用設(shè)備、一般設(shè)備、文物和陳列品、圖書、其他固定資產(chǎn)。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的特點包括：

（1）來源的特殊性。依據(jù)現(xiàn)行財政體制和財務(wù)制度，行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)主要依靠財政撥款形成的經(jīng)費(fèi)購置，由行政事業(yè)單位無償使用。

（2）不計提折舊。按照《行政事業(yè)單位會計制度》的規(guī)定，購建固定資產(chǎn)形成的實際成本直接列入當(dāng)期支出，其原始價值同時在固定資產(chǎn)和固定基金兩個賬戶反映。固定資產(chǎn)在使用過程中不計提折舊，也不計提減值準(zhǔn)備，因此，從資產(chǎn)的購置到處置，固定資產(chǎn)的賬面價值始終保持不變。固定資產(chǎn)的更新和維護(hù)所需經(jīng)費(fèi)則是按照事業(yè)收入和經(jīng)營收入的一定比例計提的。

（3）處置的特殊性。行政事業(yè)單位因盤虧、出售、報廢和毀損等原因減少固定資產(chǎn)時，按減少的固定資產(chǎn)原始價值直接沖減固定資產(chǎn)和固定基金，并不反映因盤虧、出售、報廢和毀損的固定資產(chǎn)凈值。在處置固定資產(chǎn)的過程中取得的價款、變價收入以及清理費(fèi)用等，直接列入專用基金中的修購基金，而對固定資產(chǎn)凈值不做任何反映。

（二）行政事業(yè)單位加強(qiáng)固定資產(chǎn)日常管理的意義行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的日常管理是指在日常行政工作和業(yè)務(wù)活動中對所占有的固定資產(chǎn)實施不間斷的管理和核算，包括從編制固定資產(chǎn)預(yù)算、計劃采購、驗收入庫、登記入賬、領(lǐng)用發(fā)出到維修保養(yǎng)、處置等各個環(huán)節(jié)和各使用部門所進(jìn)行的實物管理和財務(wù)核算。具體包括：

（1）保證固定資產(chǎn)的安全完整。行政事業(yè)單位指定的專門部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理和指定專人使用和維護(hù)固定資產(chǎn)，定期檢查與維護(hù)、保養(yǎng)、防止曝曬、雨淋、添置消防設(shè)施防止火災(zāi)等而造成的損失，有利于確保固定資產(chǎn)的安全完整。

（2）保證固定資產(chǎn)核算的正確。固定資產(chǎn)核算的正確，直接關(guān)系到固定資產(chǎn)會計信息的真實性。因此，行政事業(yè)單位加強(qiáng)固定資產(chǎn)的實物管理的同時，改革固定資產(chǎn)的核算，使固定資產(chǎn)的核算必須做到“有賬有物，賬實相符”，有利于確保固定資產(chǎn)核算的正確性。

（3）保證固定資產(chǎn)的有效使用。固定資產(chǎn)使用效率的高低、效果的好壞與行政事業(yè)單位是否能充分行使職能息息相關(guān)。行政事業(yè)單位通過加強(qiáng)固定資產(chǎn)的日常管理，有利于充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效果，提高固定資產(chǎn)的使用效率。

二、行政固定資產(chǎn)日常管理中存在的問題

（一）意識淡薄，管理流于形式目前，一些行政事業(yè)單位重視從財政、國資部門爭取經(jīng)費(fèi)，購置固定資產(chǎn)，而忽視了固定資產(chǎn)購進(jìn)后的配置與使用效率，管理意識淡薄，導(dǎo)致固定資產(chǎn)盲目采購、重復(fù)采購，造成固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)不合理甚至閑置。主要原因包括：一是行政事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)來源主要是財政撥款。財政、國資部門主要關(guān)心單位經(jīng)費(fèi)核撥及項目的審批和立項，對項目的實際使用情況很少過問，資產(chǎn)一經(jīng)形成就為單位或部門占有、使用，這樣財政收支管理與資產(chǎn)管理相互脫節(jié)，財政、國資部門對固定資產(chǎn)的使用情況也沒有相應(yīng)的跟蹤考核，致使行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)的管理意識淡??；二是固定資產(chǎn)的管理狀況不是領(lǐng)導(dǎo)干部考核指標(biāo)。由于行政事業(yè)單位是非盈利性機(jī)構(gòu)，政績是考核領(lǐng)導(dǎo)工作情況的唯一標(biāo)準(zhǔn)，沒有將資產(chǎn)管理列入考核目標(biāo)，對領(lǐng)導(dǎo)干部的離任審計，只進(jìn)行財務(wù)收支審計，不進(jìn)行資產(chǎn)移交和使用效率的審計，客觀上也導(dǎo)致單位對固定資產(chǎn)管理上不夠重視。

（二）制度缺失，職責(zé)不明確由于行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)經(jīng)費(fèi)來源于財政撥款，在財政部門、國資部門、機(jī)關(guān)事務(wù)管理局對行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的關(guān)系上，存在職能交叉、分工不明的問題，導(dǎo)致制定制度、開展監(jiān)督等資產(chǎn)管理工作“誰都負(fù)責(zé)，誰都不負(fù)責(zé)”。在這種職責(zé)不明確的情況下，使用固定資產(chǎn)的行政事業(yè)單位沒有建立一套系統(tǒng)、規(guī)范、有效、責(zé)權(quán)利分明的管理制度，在管理中無章可循。即使一些單位制定了固定資產(chǎn)的管理制度，設(shè)有專職的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和配備相應(yīng)的人員，但對管理人員配備要求不嚴(yán)，固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)的職責(zé)不明確，沒有建立對固定資產(chǎn)流失的相關(guān)責(zé)任追究機(jī)制，沒有定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點。另外，一些行政事業(yè)單位的各項制度不能認(rèn)真落實，形同虛設(shè)，致使數(shù)額龐大的固定資產(chǎn)得不到有效的管理和利用。

（三）賬實不符，核算不科學(xué)根據(jù)《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》規(guī)定，“行政事業(yè)單位對所占有、使用的國有資產(chǎn)要定期清查，做到賬賬相符，賬卡相符、賬實相符，防止資產(chǎn)流失”。然而，按照現(xiàn)行的會計制度對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)進(jìn)行核算，會導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬實不符。因此，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算不科學(xué)。

一是購入固定資產(chǎn)時，重復(fù)記賬。購入固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理：固定資產(chǎn)入賬時，借記“固定資產(chǎn)”，貸記“固定基金”；支付款項時，借記“事業(yè)支出、?？钪С觥⒒?qū)Ｓ没稹拶徎稹?，貸記“銀行存款”。

二是使用固定資產(chǎn)的過程中，不計提折舊，不計提減值準(zhǔn)備。這樣造成了資產(chǎn)負(fù)債表在任何時候只反映固定資產(chǎn)原始價值，虛增了在其報廢之前各個會計期間的資產(chǎn)和凈資產(chǎn)總量，固定資產(chǎn)的實際價值以及固定資產(chǎn)的減值無法得以反映；也造成固定資產(chǎn)使用期內(nèi)的各會計期間的成本低估，結(jié)余虛增，不能真正體現(xiàn)會計核算的配比制度。

三是處置固定資產(chǎn)時，不反映處置凈值。行政事業(yè)單位因盤虧、出售、報廢和毀損等原因處置固定資產(chǎn)時，按減少的固定資產(chǎn)原始價值直接沖減固定資產(chǎn)和固定基金，在此過程中取得的變價收入，發(fā)生的清理費(fèi)用，直接列入專用基金中的修購基金，而對固定資產(chǎn)凈值不做任何反映。

（四）手段落后，監(jiān)管不到位固定資產(chǎn)管理手段比較落后，很多單位還是沿用幾十年來傳統(tǒng)的手工操作管理方式。實物管理部門采用傳統(tǒng)的手工記錄卡片、手工統(tǒng)計數(shù)字的方式，基本上沒有運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)實物管理的系統(tǒng)性、時效性與有效性都較差。固定資產(chǎn)實物大部分是放在單位內(nèi)部實行兼管，財務(wù)部門只負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的賬務(wù)管理，由于固定資產(chǎn)種類繁多，很難將每一張卡片與實物一一核對，這必然會加大監(jiān)管的難度。另外，由于行政事業(yè)單位沒有固定資產(chǎn)管理的測試和評價體系，使得固定資產(chǎn)的日常監(jiān)管缺乏相應(yīng)的依據(jù)，同時也會使得管理人員不重視，導(dǎo)致固定資產(chǎn)的監(jiān)管不到位。

三、行政事業(yè)單位加強(qiáng)固定資產(chǎn)日常管理的建議

（一）提高認(rèn)識，實現(xiàn)全員管理提高固定資產(chǎn)管理意識是促進(jìn)固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵。首先，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視固定資產(chǎn)的管理，充分認(rèn)識固定資產(chǎn)管理的重要性，增強(qiáng)對固定資產(chǎn)管理的責(zé)任感和緊迫感，把固定資產(chǎn)的管理工作納入議事日程。行政事業(yè)單位應(yīng)確定單位負(fù)責(zé)人為固定資產(chǎn)的全面負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)特大固定資產(chǎn)的審批，分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)一般項目的審批，使用部門領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的使用申請，維護(hù)與使用等。其次，要提高員工對固定資產(chǎn)管理的認(rèn)識，重視固定資產(chǎn)的使用效益。

（二）建崗立制，強(qiáng)化管理主要包括：

（1）建立崗位責(zé)任制。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)從申請采購到處置退出，涉及崗位較多，應(yīng)根據(jù)不相容職務(wù)分離原則，建立固定資產(chǎn)崗位責(zé)任制，明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍，誰使用，誰就對固定資產(chǎn)的安全、完整負(fù)責(zé)，明確崗位，規(guī)定責(zé)任。通常固定資產(chǎn)的預(yù)算編制崗位與預(yù)算審批崗位相分離，固定資產(chǎn)的采購崗位與資產(chǎn)驗收崗位相分離，固定資產(chǎn)的使用、保管崗位與資產(chǎn)記錄崗位相分離，資產(chǎn)的清查盤存應(yīng)當(dāng)獨立于資產(chǎn)的保管和會計記錄崗位，資產(chǎn)報廢申請崗位與資產(chǎn)審查批準(zhǔn)崗位相分離。同時，行政事業(yè)單位還應(yīng)將固定資產(chǎn)的管理的好壞，使用效能情況要與領(lǐng)導(dǎo)干部的績效掛起鉤來，以明確責(zé)任，并定期考核，以便崗位責(zé)任制能更好地執(zhí)行。

（2）制定固定資產(chǎn)購建制度。固定資產(chǎn)購置是固定資產(chǎn)控制活動的第一道環(huán)節(jié)。購建固定資產(chǎn)前要從經(jīng)濟(jì)、技術(shù)性能及適用性等方面進(jìn)行可行性論證。固定資產(chǎn)的購建既要滿足日常行政管理、科學(xué)研究的需要，又要杜絕鋪張浪費(fèi)，做到物盡其用，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的效能。因此，從固定資產(chǎn)的采購申請、審批、通知執(zhí)行、采購、驗收、移交、結(jié)算付款到固定資產(chǎn)的安裝，到最后的記賬，都應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的控制點，并明確其控制目標(biāo)，配備相應(yīng)的人員把關(guān)，特別是驗收環(huán)節(jié)最為關(guān)鍵，控制得當(dāng)，可以保證購建的固定資產(chǎn)與合同規(guī)定相符，能夠確保固定資產(chǎn)的質(zhì)量和完整性。

（3）完善固定資產(chǎn)使用制度。固定資產(chǎn)使用是否得當(dāng)，直接影響其效益的發(fā)揮，因此，必須完善使用固定資產(chǎn)的各項制度。首先，明確固定資產(chǎn)日常管理的業(yè)務(wù)流程。如圖1所示，在開始使用時，固定資產(chǎn)管理人員必須在固定資產(chǎn)登記簿中登記，并開設(shè)固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的所有內(nèi)容。在使用過程中，行政事業(yè)單位應(yīng)對固定資產(chǎn)實行定部門、定位、定人管理，防止無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象，以保護(hù)固定資產(chǎn)的安全、完整，充分發(fā)揮其作用。期末，對固定資產(chǎn)實行定期盤存，以明確賬實是否相符，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，申報各種變動情況。其次，完善固定資產(chǎn)的使用維護(hù)制度。購置固定資產(chǎn)的目的在于使用，而使用不當(dāng)會造成資產(chǎn)的損壞。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)完善固定資產(chǎn)的各項使用維護(hù)制度，如規(guī)定嚴(yán)格的日常維護(hù)制度，定期保養(yǎng)制度和憑操作證操作制度及相應(yīng)的登記制度等，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸固定資產(chǎn)。最后，建立定期盤存制度。行政事業(yè)單位作為固定資產(chǎn)的具體使用單位，應(yīng)定期（至少每年一次）對固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面清查盤點。通過現(xiàn)場盤點實物，編制固定資產(chǎn)盤存表，然后與賬面記錄進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧情況，以明確固定資產(chǎn)的保管、使用、維護(hù)等情況是否正常。對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，必須查明原因、分清責(zé)任，并填制盤盈、盤虧報告表，經(jīng)使用單位和人員簽認(rèn)后，送單位主管審批后，送財務(wù)部門作賬務(wù)處理，資產(chǎn)使用部門作固定資產(chǎn)卡片記錄。盤存是固定資產(chǎn)使用中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過定期盤存，不僅能暴露固定資產(chǎn)控制中發(fā)生的許多錯誤與弊端，還能確保固定資產(chǎn)賬實相符，加強(qiáng)固定資產(chǎn)的實物管理，保證會計信息的真實可靠。

圖1 固定資產(chǎn)日常管理流程圖

（4）建立固定資產(chǎn)報廢處置制度。固定資產(chǎn)在使用過程中，可能會面臨報廢、出租、出售、非轉(zhuǎn)經(jīng)等問題，為杜絕固定資產(chǎn)報廢處置的隨意性，行政事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的處置制度，以防止固定資產(chǎn)的流失。行政事業(yè)單位必須明確固定資產(chǎn)處置的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序、審批權(quán)限及責(zé)任，根據(jù)固定資產(chǎn)的實際使用情況和不同類別，在處置環(huán)節(jié)采購相應(yīng)的控制程序和措施。對于使用期滿正常報廢的固定資產(chǎn)，應(yīng)由其管理部門填制固定資產(chǎn)報廢單，經(jīng)單位授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后進(jìn)入報廢清理。對于未使用、不需用的固定資產(chǎn)，應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門提出處置申請，經(jīng)單位授權(quán)部門可授權(quán)人員批準(zhǔn)后進(jìn)行處置。對于擬出售或投資轉(zhuǎn)出的固定資產(chǎn)，應(yīng)由有關(guān)部門或人員填制固定資產(chǎn)清理單，經(jīng)單位授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后予出售或投資。在固定資產(chǎn)處置程序中，單位組織相關(guān)部門或人員對固定資產(chǎn)的處置依據(jù)、處置方式、處置價格等進(jìn)行審核，“審核”是關(guān)鍵控制點，重點審核處置依據(jù)是否充分、方式是否恰當(dāng)、價格是否合理。

（5）建立固定資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度。為了解各項制度的執(zhí)行情況，行政事業(yè)單位應(yīng)建立固定資產(chǎn)的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)和人員，定期或不定期地進(jìn)行檢查。通常監(jiān)督檢查是由單位的內(nèi)部審計部門或授權(quán)的稽核人員承擔(dān)，主要檢查固定資產(chǎn)的相關(guān)崗位及人員的設(shè)置是否合理，各項制度的執(zhí)行情況。審計部門在完成檢查后，應(yīng)對各項制度的設(shè)置及執(zhí)行情況作出相應(yīng)評價，對于管理中一些薄弱環(huán)節(jié)應(yīng)提出改進(jìn)建議。

（三）改革核算方法，計提折舊按照現(xiàn)行的行政事業(yè)單位會計制度，固定資產(chǎn)只核算原值不計提折舊和計提減值準(zhǔn)備，在資產(chǎn)負(fù)債表中以原值反映價值形態(tài)，這樣無法在會計核算中體現(xiàn)固定資產(chǎn)價值的逐漸轉(zhuǎn)移，還會導(dǎo)致固定資產(chǎn)處置的隨意性。因此，采用權(quán)責(zé)發(fā)生制，改革現(xiàn)行核算方法是當(dāng)務(wù)之急。采用權(quán)責(zé)發(fā)生制，參照營利性組織固定資產(chǎn)賬務(wù)處理方法，計提折舊和計提減值準(zhǔn)備，以便更準(zhǔn)確地反映固定資產(chǎn)的凈值，為固定資產(chǎn)的處置提供參考。在日常使用中，根據(jù)固定資產(chǎn)未來實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益，合理估計資產(chǎn)使用年限及殘值，計提折舊，并對出現(xiàn)減值現(xiàn)象的資產(chǎn)計提固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備，其賬務(wù)處理為：正常使用中的固定資產(chǎn)計提折舊與減值準(zhǔn)備，借記“所有者權(quán)益科目”（“固定基金”下設(shè)抵減科目），貸記“累計折舊”、“固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備”（作為資產(chǎn)負(fù)債表上“固定基金”、“固定資產(chǎn)”的備抵項目）；因報廢、毀損等原因減少固定資產(chǎn)時，按固定資產(chǎn)入賬原值，借記“固定基金”，貸記“固定資產(chǎn)”。同時，按該項資產(chǎn)已計提折舊及減值準(zhǔn)備，借記“累計折舊、固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備”，貸記“所有者權(quán)益科目”。采用權(quán)責(zé)發(fā)生制，不僅能夠反映固定資產(chǎn)的價值逐漸轉(zhuǎn)移的過程，也能隨時了解固定資產(chǎn)的凈值，避免固定資產(chǎn)處置的隨意性，防止固定資產(chǎn)流失，還有利于事業(yè)單位進(jìn)行成本核算，將成本與效率聯(lián)系起來，發(fā)揮節(jié)支增效的巨大潛力。

（四）建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)動態(tài)管理隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及，人們已越來越借助電腦和網(wǎng)絡(luò)開展各項管理工作。固定資產(chǎn)的管理一樣可以借助先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)動態(tài)管理。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)是屬于會計信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，是為保證會計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全完整、防止固定資產(chǎn)處理隨意性而設(shè)置。要建立固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)，必須做好以下幾方面工作：一是根據(jù)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的需要，開發(fā)或購置固定資產(chǎn)管理軟件。軟件要求數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合理，各功能模塊設(shè)有用戶操作權(quán)限規(guī)定，還必須有審核功能，數(shù)據(jù)的綜合查詢功能強(qiáng)等。二是建立固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)動態(tài)管理。在固定資產(chǎn)清查的基礎(chǔ)上，以清查數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，同時實時錄入資產(chǎn)增減變動情況，將單位固定資產(chǎn)實行統(tǒng)一分類、編碼，將全部固定資產(chǎn)納入信息系統(tǒng)，明確原值、價格、購進(jìn)時間、型號、使用部門、領(lǐng)用時間、使用年限等基本信息，還應(yīng)有關(guān)于固定資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)時間與單位等日常維護(hù)的信息，并設(shè)置相應(yīng)的查詢功能，以及關(guān)于固定資產(chǎn)使用年限、計提折舊、報廢處置等方面的信息。數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)隨著行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)的管理需要，不斷更新升級，提高單位資產(chǎn)管理水平，減輕工作強(qiáng)度，提升資產(chǎn)管理效率，充分發(fā)揮資產(chǎn)使用效能。三是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)財政部門、國資部門、行政事業(yè)單位信息共享。四是培訓(xùn)固定資產(chǎn)管理人員，加強(qiáng)單位資產(chǎn)管理人員對資產(chǎn)管理、財務(wù)管理以及有關(guān)的法律法規(guī)方面的學(xué)習(xí)，使資產(chǎn)管理人員在業(yè)務(wù)知識和管理能力有所提高，掌握現(xiàn)代固定資產(chǎn)軟件的運(yùn)用，促進(jìn)使固定資產(chǎn)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。

［1］孫永堯：《內(nèi)部控制案例分析》，中國時代經(jīng)濟(jì)出版社2007年版。

（編輯 杜昌）