唐曙光

（濟寧職業(yè)技術學院，山東 濟寧 272037）

破解檔案利用中的“帕累托定律”

唐曙光

（濟寧職業(yè)技術學院，山東 濟寧 272037）

檔案保護和利用是檔案工作的永恒主題，相對于檔案保管保護的一般性原則，檔案利用有不均衡、非對稱的的特點。以管理學上的“帕累托定律”闡釋如何合理配置檔案保護資源，以達到檔案利用效能最大化的目的。

檔案利用；帕累托定律；檔案保護

一、檔案管理工作存在的主要問題

“帕累托定律”又稱為“二八法則”，是管理學上的一條著名的定律，其內(nèi)容大體為：原因和結果、投入和產(chǎn)出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡，但起關鍵作用的少部分因素通常能對整個組織的產(chǎn)出、盈虧和成敗起決定性作用。在檔案利用中，也能夠顯現(xiàn)出“帕累托定律”的影子，在檔案館長年工作的同志會發(fā)現(xiàn)，80%的利用集中在20%的檔案上，換句話說，亦即館藏的檔案只有兩成是經(jīng)常和反復利用的，而其他八成的檔案幾乎無人問津。

以筆者對同一地市6家縣區(qū)級檔案館的統(tǒng)計情況為例，利用率高的檔案基本都是民政、人事、經(jīng)濟、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生等社會熱點部門的一部分與民生關系密切的檔案資料，大約占館藏檔案的20%左右，而其他一些黨群機關、社會團體、非經(jīng)濟部門的一般性文書檔案，利用率很低，有的甚至常年閑置，變成了名副其實的“死”檔案。

依據(jù)“多勞多得”的原則，利用價值較高的檔案理應得到更多的資源配置，而實際情況并非如此，在當今條件下，檔案館（室）保存的檔案，無論其價值大小、利用率高低，都占據(jù)同樣的物理空間，分享同樣的保護經(jīng)費，消耗同樣的管理成本，致使保護經(jīng)費缺少、檔案庫房緊張、人力資源稀缺的基層檔案館（室）不堪重負，投入極大的人力物力維持較低的檔案利用率，在保護和利用互相脫節(jié)、投入和產(chǎn)出反差極大的的夾縫中艱難生存。

造成上述狀況的原因部分是由于檔案本身屬性所決定的，“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄”（吳寶康《檔案學概論》）。從定義中可以看出，保存在先、利用在后，保存是基礎，利用是結果或者說是目的。這就決定了檔案保存的價值與在某個特定時期的利用價值不能簡單畫等號，檔案在其形成之初，其利用價值是潛在的和不確定的，有時候又是動態(tài)變化的。那些涉及民生熱點問題的檔案資料，其利用率自然會高；而更多的檔案，只是某個部門工作的記錄，其檔案價值更多體現(xiàn)為存史資政，除一些部門用于編史修志外，不可能具有很高的社會利用率。還有一些檔案，其利用價值在不斷變化之中，象落實政策方面的檔案，上世紀八十年代一度是利用的熱點，而進入新世紀后利用者寥寥無幾。反之，知青檔案長期以來處于備受冷落的地位，近年來隨著下鄉(xiāng)返城知青相繼到了退休年齡，需要落實相關待遇，查閱利用者越來越多。

某縣（區(qū)）檔案館近三年檔案利用情況

檔案利用中存在的這種冷熱不均現(xiàn)象是一種無法回避的現(xiàn)實。由于鑒定銷毀檔案需要一套比較繁瑣的程序，具體操作起來存在界限掌握不清和理解分歧，所以許多基層檔案館（室）多采取保守方法，寧可多保留一段時間也不冒誤銷毀有用的檔案資料的風險。這樣在客觀上就造成了檔案資料數(shù)量的不斷增加和相對有限的利用率之間的反差，為此耗費了大量的人力物力，造成資源浪費。能否采取補救的辦法呢？據(jù)筆者了解，近年來有些檔案管理部門已經(jīng)或正在做著類似的嘗試。

二、解決問題的主要方法

一是在空間排架上，對利用率較高的檔案進行優(yōu)先安排，集中放置在利于存放位置，設置醒目的標識。不過這種嘗試面臨著一個較大的難題：檔案存放的物理空間畢竟不同于網(wǎng)絡上的虛擬空間，在網(wǎng)上，要實現(xiàn)點擊率高的信息自動置前，在技術上是可行的，并且現(xiàn)在網(wǎng)站都有這種功能。但具體到檔案實體上，要實現(xiàn)按利用率排架，涉及到打亂全宗存放順序和一系列繁瑣的倒架以及檢索工具的調(diào)整，而這些都是檔案管理的大忌，所以在現(xiàn)實當中實行起來有一定的難度。

二是對利用率較高的檔案優(yōu)先配置資源。有些檔案館（室）將利用率較高的全宗與一般全宗分A、B庫存放，對前者投入更大的資源重點保護，對后者僅僅實行一般性的保管保護。這樣做的好處是把保管和利用結合起來，以檔案利用來決定保管保護重點，避免了平均投入人力物力所造成的資源浪費，從而達到資源配置最佳化的目的。但其弊端是，以全宗為單位來判定檔案利用率的高低在實際利用中并不科學，更多的情況是，利用率高的檔案僅僅是某一類或某個時間段的檔案，如果打破全宗順序按照類別來存放又有可能帶來管理上的混亂，所以這種削足適履的做法是否合理和可行，同樣也值得商榷。

三是對一些利用率較低的 “冷”檔案進行二次開發(fā)。有些檔案利用率低，并不是因為不重要，而是由于對外宣傳不夠，或者查閱利用渠道不暢通，致使廣大利用者不知情。如果檔案館（室）做好宣傳工作，對檔案資源及時進行二次開發(fā)，包括編寫利用指南、進行開放鑒定、編制檢索工具及提供網(wǎng)上利用服務等，讓社會各界和廣大群眾了解檔案館藏內(nèi)容、查閱利用手續(xù)，其利用率就會大大增多，檔案利用的冷熱不均的現(xiàn)象才會得到根本糾正。如某檔案館利用館藏的檔案資料，編寫了一部民俗資料選編，在申請非物質文化遺產(chǎn)工作中發(fā)揮了重要作用，從此查閱者紛至沓來，沒想到那些常年閑置不用的檔案資料終于有了用武之地。

四是利用現(xiàn)代技術和網(wǎng)絡優(yōu)勢促進檔案資料的社會利用。在經(jīng)常和反復利用中，檔案實體會受到一定的損毀，特別是一些年代久遠、利用頻率高的紙質檔案更是如此，檔案館（室）可以依據(jù)現(xiàn)有技術條件，利用復制、縮微、掃描等手段進行保護，對一般利用者可提供復制件，這樣既能減少檔案反復利用造成的物理損害，也能從一定程度減輕查閱利用的工作量。針對已開放的檔案，可以定期公布開放目錄，開展網(wǎng)上利用查詢，有條件的甚至進行全文檢索，依靠網(wǎng)絡的開放性和即時性，能夠大大提高檔案館（室）的社會知名度及檔案資料的利用率，這樣或許才是破解檔案利用冷熱不均現(xiàn)象的一把鑰匙。

G273

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1008—3340（2011）02—0055—02

2011-01-11

唐曙光（1968-），男，濟寧職業(yè)技術學院檔案館。