[摘要]醫(yī)院檔案是醫(yī)院指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各項工作正常運行的客觀依據(jù)，其管理的終極目標(biāo)也是為了利用。因此，加強醫(yī)院檔案的有效管理，提高檔案的有效利用率，勢在必行。

[關(guān)鍵詞]有效利用；探討；醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)。

一、醫(yī)院檔案的有效管理

1.實行檔案集中管理。醫(yī)院檔案綜合管理是醫(yī)院深化改革、完善內(nèi)部機制、實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的客觀要求。醫(yī)院應(yīng)成立一個由院主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能科室主任及綜合檔案室專職人員組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，成立醫(yī)院綜合信息機構(gòu)，對醫(yī)院產(chǎn)生的全部檔案實行綜合管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案信息的質(zhì)量，為檔案的有效利用打下堅實的基礎(chǔ)。

2.建立健全檔案管理制度。為了提高檔案的有效利用率，尤其要完善檔案收集制度。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院各臨床醫(yī)技科室，行政管理及后勤等各部門，以及醫(yī)院管理層，各科室負責(zé)人和醫(yī)護技術(shù)人員等，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作、主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞，登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。此外，通過對病案和護理記錄以及檢驗、檢查報告等檔案的規(guī)范也提高了檔案材料的準(zhǔn)確性。

3.有效的利用現(xiàn)代信息技術(shù)。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化處理，首先可以避免檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的，還可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險。其次可以利用檔案軟件提供的統(tǒng)一信息格式，隨時進行錄入，通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的轉(zhuǎn)換和提取，短時間完成檔案的歸檔工作。再次電子文件利用醫(yī)院全院聯(lián)網(wǎng)就可以完成導(dǎo)航，有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率。最后采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)在計算機屏幕上。

二、醫(yī)院檔案的有效利用

1.發(fā)揮醫(yī)療檔案的科技創(chuàng)新作用。在診療過程中形成的醫(yī)療文書如醫(yī)囑、檢查檢驗結(jié)果、病歷及其分析等是進行醫(yī)療、教學(xué)和臨床研究的寶貴資料，是分析和發(fā)現(xiàn)醫(yī)學(xué)規(guī)律的重要資源。病歷檔案不僅是患者病情的發(fā)展變化和醫(yī)生的診治過程的載體，更是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的具體體現(xiàn)。在醫(yī)院的管理、醫(yī)療、預(yù)防、保健、科研創(chuàng)新、教學(xué)中具有重要的地位和作用。對各病區(qū)住院病歷進行匯總、統(tǒng)計、分析，編寫各科常見病種診療常規(guī)；對流行病學(xué)調(diào)研、醫(yī)院和上級管理部門醫(yī)療預(yù)防工作有重要作用；對各科常見病、多發(fā)??；對整理名老中醫(yī)驗方、編寫醫(yī)案匯編，繼承發(fā)展中醫(yī)藥提供便捷的資源平臺，最大限度地提高病歷資料的利用率。

2.發(fā)揮病歷檔案的憑證作用。隨著人們法制觀念與自我保護意識的增強，醫(yī)患糾紛呈上升趨勢，病歷檔案作為客觀全面地反映病人住院期間就診情況的歷史材料，已經(jīng)成為解決醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，為保護病人及醫(yī)務(wù)人員的合法權(quán)益發(fā)揮著越來越重要的作用。特別是《醫(yī)療事故處理條理》的出臺，不但明確規(guī)定了醫(yī)療糾紛訴訟實行舉證責(zé)任倒置，還特別指出病人擁有知情同意權(quán)，可以復(fù)印病歷等檔案材料，這就進一步提高了病歷檔案的實際利用價值。病歷檔案還是處理各種肇事、事故和傷殘鑒定的重要證據(jù)，相當(dāng)一部份鑒定都要根據(jù)病歷檔案來作對照分析，才能作出正確的結(jié)論。由此可見，病歷檔案的憑證作用日趨凸顯，其有效利用率呈不斷上升的趨勢。

3.發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案對設(shè)備正常運行的保障作用。設(shè)備檔案就是醫(yī)療設(shè)備從計劃采購、安裝驗收、臨床使用、維修維護直至淘汰報廢的整個過程中積累的大量的資料信息，充分利用其考察、論證醫(yī)院大中型儀器設(shè)備，了解設(shè)備使用頻率、使用壽命，做好預(yù)測服務(wù)，為購置設(shè)備提供及時準(zhǔn)確的參考信息，也為醫(yī)療設(shè)備效益分析提供資料，進而為設(shè)備的科學(xué)管理提供依據(jù)。

4.發(fā)揮科研檔案對臨床科研的指導(dǎo)作用?，F(xiàn)代醫(yī)院科研檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，載體和記錄方式呈多樣化趨勢，醫(yī)院科研檔案部門要改進檔案存儲和檢索方式，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)，提高科研檔案的管理水平，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。檔案管理部門應(yīng)適時根據(jù)利用者的需求性質(zhì)以及科研檔案信息的特點和檔案部門的自身條件，科學(xué)合理地設(shè)計和選擇提供服務(wù)的方式、方法，編制多種用途的檢索工具，加快調(diào)卷速度，提高查全、查準(zhǔn)率，提高科研檔案的有效利用率。

參考文獻

[1]楊 巧.高 明.陽德明.淺議醫(yī)院檔案管理體系[J].重慶醫(yī)學(xué)，2007(1)