[摘要]規(guī)?；?、多元化和集團(tuán)化的現(xiàn)代企業(yè)對(duì)其內(nèi)設(shè)的辦公室在強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)、督辦執(zhí)行等方面提出了更高的要求。工作外延也大為擴(kuò)展，內(nèi)涵更加豐富，這就要求企業(yè)辦公室要從服從于企業(yè)發(fā)展大局出發(fā)，注重工作績(jī)效和工作水平的提高，強(qiáng)化督辦協(xié)調(diào)功能，拓展執(zhí)行力管理的職能。

[關(guān)鍵詞]辦公室；服務(wù)職能；執(zhí)行力

一、目前企業(yè)內(nèi)的辦公室常見的一些問題和根源分析

1.重事務(wù)管理而輕政務(wù)。辦公室整體工作多滿足于日常事務(wù)性工作，如日常接待與會(huì)務(wù)接待，印鑒管理，電話管理，收發(fā)通訊，車輛，檔案，打字復(fù)印等管理。滿足于領(lǐng)導(dǎo)怎么說就怎么去做，上級(jí)安排一件事就做一件事，在為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手的工作理念和具體方法上缺乏系統(tǒng)思考，在構(gòu)想企業(yè)發(fā)展的大計(jì)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供信息上缺乏系統(tǒng)分析，甚至沒有作為。

2.重服務(wù)上級(jí)而輕服務(wù)基層。許多人認(rèn)為辦公室工作僅僅是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，很多時(shí)候都是認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行。同時(shí)以“忙”為借口，不急、不管、不問、不深入了解基層干部職工的需求和社會(huì)對(duì)企業(yè)的需求，對(duì)待基層來人不夠熱情，協(xié)助工作不夠熱心?！笆邹k負(fù)責(zé)制”停留在嘴上，更談不上如何具體地為基層提供服務(wù)。

3.重下達(dá)而輕上傳。辦公室人員往往認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，只要把領(lǐng)導(dǎo)的指示以文件或通知發(fā)下去就行，忽視或不肯先向基層的干部職工征求工作意見和建泌。造成制訂的許多辦法和措施，常常得不到基層干部職工心悅誠(chéng)服的執(zhí)行。

4.重措施制定而輕創(chuàng)新性工作。辦公室的工作措施基本上是延續(xù)以前年度的工作措施，依樣畫葫蘆，其管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項(xiàng)而進(jìn)行。辦公室沒有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢(shì)等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒有提出新穎的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。

以上問題的存在，形成了目前辦公室工作的按部就班和辦事效率較低的直接后果，直接影響了辦公室工作整體質(zhì)效，究其產(chǎn)生問題根源主要有四點(diǎn)：

一是觀念陳舊、思想認(rèn)識(shí)不到位。辦公室人員沒有充分認(rèn)識(shí)到辦公室既是一個(gè)行政機(jī)關(guān)，也是一個(gè)指揮機(jī)關(guān)，更是一個(gè)服務(wù)機(jī)關(guān)，對(duì)辦公室工作在企業(yè)管理中的重要地位和作用認(rèn)識(shí)不足?，F(xiàn)在的辦公室多注重行政事務(wù)，忽視了指揮和服務(wù)功能。作為指揮機(jī)關(guān)，它需要具有協(xié)調(diào)全局，協(xié)調(diào)內(nèi)外和前瞻性工作的思想意識(shí)和工作舉措。作為服務(wù)機(jī)關(guān)，應(yīng)主動(dòng)積極地深入了解基層干部職工的需求和社會(huì)對(duì)企業(yè)的需求，為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策。辦公室工作的好與不好將直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和生存問題，它所提供的信息和資料往往直接影響到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策和各項(xiàng)制度的制定，同時(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖也是通過辦公室加以下發(fā)、布置和落實(shí)。

二是個(gè)人成才環(huán)境受到限制。辦公室按照崗位設(shè)置，從事具體的業(yè)務(wù)同其他部門相比很難出成果。雖然常年累月地加班加點(diǎn)，忙忙碌碌，最終奉獻(xiàn)的是總結(jié)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話材料以及其他具體事務(wù)。其他部門的一項(xiàng)具體工作稍加總結(jié)就可能是一項(xiàng)成果，可以參加評(píng)審、可以立功、也可以發(fā)表論文。在職稱評(píng)聘、干部晉級(jí)量化考核上體現(xiàn)出了差距，同等條件下會(huì)失去許多成才的機(jī)會(huì)，直接影響到了工作積極性，常表現(xiàn)出“老面孔、老調(diào)子、老套路”。

三是辦公室人員待遇相對(duì)較低。辦公室工作不像一線工作那樣容易出成果、出效益，從事一線工作的人員，出點(diǎn)成果、效益就有獎(jiǎng)金，逢年過節(jié)也會(huì)有紅包拿。在辦公室工作的人員雖然事務(wù)多、頭緒多、加班多等，與一線人員相比再努力干也看不出有什么成果或效益，因而很難得到局外人的認(rèn)同。

四是人員技能不能滿足工作需要。企業(yè)辦公室工作覆蓋面寬，業(yè)務(wù)項(xiàng)目多，工作要求高，辦公室人員需要具有較寬的知識(shí)面和專業(yè)技能基礎(chǔ)，比如文秘、信息、保密、檔案、督辦協(xié)調(diào)、外聯(lián)接待等工作，都需要相當(dāng)?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记?，目前絕大多數(shù)企業(yè)的辦公室人員基本上都不是專業(yè)學(xué)?；?qū)趯I(yè)畢業(yè)，從事日常工作主要靠經(jīng)驗(yàn)、靠積累，現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)嚴(yán)重匱乏，這都影響著辦公室整體工作能力和工作水平提高，制約了辦公室職能的發(fā)揮。

二、放大辦公室的服務(wù)職能是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展之必需

當(dāng)前企業(yè)正處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和生存壓力之中，處于為適應(yīng)市場(chǎng)而深入進(jìn)行的改革和調(diào)理之中；處于各種矛盾的紛繁交織之中；處于向現(xiàn)代企業(yè)的邁進(jìn)之中，面臨大量的新情況、新問題。

1.辦公室作為企業(yè)的辦事部門，其工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，必須要定位在適應(yīng)市場(chǎng)要求、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上

首先，辦公室在職能發(fā)揮上，要由單純的服務(wù)向主動(dòng)超前地研究問題。具體說來：一是要緊緊盯著全局目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)、敏感點(diǎn)問題思考、設(shè)計(jì)和開展工作；二是要廣泛及時(shí)了解企業(yè)各個(gè)方面的動(dòng)態(tài)，及時(shí)地掌握信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供智力服務(wù)；三是要根據(jù)中心工作的需要和領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的事項(xiàng)，把握重點(diǎn)，抓住熱點(diǎn)，突出特點(diǎn)。為更好地參與中心工作的推進(jìn)和決策的貫徹落實(shí)以及推進(jìn)各項(xiàng)工作的組織協(xié)調(diào)工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，要善于學(xué)習(xí)和收集信息、積累資料，進(jìn)一步提高文字服務(wù)工作的層次，使辦公室真正成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參謀部、智囊團(tuán)。也就是要把文稿起草過程作為輔助領(lǐng)導(dǎo)理清思路、安排工作、科學(xué)決策的過程，在文稿起草中為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀。特別是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和意圖，創(chuàng)造性地做好決策預(yù)案的起草工作。要做到這一點(diǎn)，就要加強(qiáng)對(duì)重要文稿的預(yù)測(cè)，早作準(zhǔn)備，加強(qiáng)集體研究，力求文稿寫得全面、系統(tǒng)。還要把握主要領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)等，研究領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格和特點(diǎn)，尤其是注意研究領(lǐng)導(dǎo)同志親自修改過的文稿。

最后，要加強(qiáng)和改進(jìn)接待服務(wù)工作。接待工作是一個(gè)重要窗口，代表著一個(gè)單位的形象，無論是外來領(lǐng)導(dǎo)還是內(nèi)部基層的來訪人員，都要服務(wù)熱情，把熱情、周到貫穿到接待工作之中，使外來人員感到親切、親近，使內(nèi)部來訪人員感到溫馨。當(dāng)前，企業(yè)改革和發(fā)展的任務(wù)十分繁重，千頭萬緒，辦公室要從大局出發(fā)，與地方政府、部門和社會(huì)各方面，特別是新聞部門建立良好的工作聯(lián)系，加大公關(guān)力度，積極正確引導(dǎo)輿論，如實(shí)的宣傳企業(yè)發(fā)展的方針政策和面臨的困難，虛心聽取他們的意見和建議，積極爭(zhēng)取他們對(duì)的支持和理解。在內(nèi)部注意協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，積極化解和處理好各種矛盾和問題。對(duì)外，通過辦公室來展示本單位的良好形象；對(duì)內(nèi)，可展現(xiàn)出行管人員良好的素質(zhì)修養(yǎng)，對(duì)樹立領(lǐng)導(dǎo)和本部門的威信均有較大的益處。

2.建立一個(gè)服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)具有平等性、競(jìng)爭(zhēng)性、法制性和開放性等特征，這就要求處于機(jī)關(guān)中樞地位的企業(yè)辦公室無論是政務(wù)服務(wù)還是事務(wù)服務(wù)，無論是辦文還是辦事，都要緊跟企業(yè)改革的大潮，改變“唯上”的思維方式，將市場(chǎng)導(dǎo)向觀念融入辦公室工作的行為準(zhǔn)則，在追求市場(chǎng)效益的前提下不斷跟進(jìn)和創(chuàng)新。圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心工作，充分發(fā)揮企業(yè)辦公室職能，保障企業(yè)中心工作順利實(shí)現(xiàn)。企業(yè)辦公室必須努力建立高效率的運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)一步提高辦公室的整體功能和效率，做到高效、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，建立一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制，確保企業(yè)日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

高效，就是要雷厲風(fēng)行，說辦就辦，工作節(jié)奏快，運(yùn)轉(zhuǎn)速度快。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)的場(chǎng)所，稍有怠慢就有可能處于被動(dòng)局面，甚至被淘汰。辦公室人員要牢固樹立時(shí)間觀念、效率觀念、效益觀念，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作?？朔k事拖拉、作風(fēng)疲沓、時(shí)間觀念不強(qiáng)的毛病。具體做法：一是要建立完善的崗位工作責(zé)任制，合理科學(xué)地確定內(nèi)部分工、任務(wù)銜接和業(yè)務(wù)聯(lián)系，做到“人人有事干，事事有人干”；二是要把推進(jìn)事務(wù)工作程序化作為確保日常工作、高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)性工作來抓，理順工作關(guān)系，縮短辦事流程，使各個(gè)崗位有序運(yùn)作，各個(gè)環(huán)節(jié)緊密配合、協(xié)同推進(jìn)。

嚴(yán)謹(jǐn)，就是要認(rèn)真細(xì)致，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求。辦公室工作無小事，辦公室工作事無巨細(xì)。在繁雜的事務(wù)中要時(shí)刻保持頭腦清醒，要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的作風(fēng)。無論是大事小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦不誤辦不錯(cuò)辦。

規(guī)范，就是要嚴(yán)格程序，堅(jiān)持按規(guī)定辦事。沒有規(guī)矩，不成方圓。不論是撰寫材料、文件收發(fā)、信息上報(bào)、打印裝訂，還是協(xié)調(diào)辦事、接待來訪、車輛管理、添茶倒水，清潔衛(wèi)生等，只要是能夠建章立制的工作，都要以制度的形式固定下來，靠制度管事管人，做到凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有章可循，凡事有據(jù)可查，凡事有人考核，用制度規(guī)范工作人員的工作程序和行為，從細(xì)微中體現(xiàn)出服務(wù)和企業(yè)文化。切實(shí)把辦公室各項(xiàng)工作納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。

運(yùn)轉(zhuǎn)_辦調(diào)，就是辦公室人員要團(tuán)結(jié)一致，顧全大局，心往一處想，勁往一處使，擰成一股繩，形成合力。不能各吹各的號(hào)，各彈各的調(diào)，不能自行其是。做到要“補(bǔ)臺(tái)”，不“拆臺(tái)”，要“補(bǔ)位”，不“越位”，使辦公室形成一個(gè)關(guān)系融洽，統(tǒng)籌兼顧，辦事高效，運(yùn)轉(zhuǎn)出調(diào)的統(tǒng)一整體。

三、強(qiáng)化執(zhí)行力管理是現(xiàn)代企業(yè)提高績(jī)效、保證效益之主要工作手段

所謂執(zhí)行力就是把計(jì)劃、方案、決策變成現(xiàn)實(shí)操作的能力，它不是單一的素質(zhì)，而是多種素質(zhì)、能力結(jié)合的表現(xiàn)。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，除了要有好的決策班子、好的發(fā)展戰(zhàn)略、好的管理體系外，更重要的是要有公司中層管理者的執(zhí)行力。

首先，要正確認(rèn)識(shí)與理解企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，做好一個(gè)傳播者。辦公室人員在轉(zhuǎn)發(fā)、或下達(dá)有關(guān)文件、會(huì)議精神等之前，必須要先認(rèn)認(rèn)真真地加以學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)；接到領(lǐng)導(dǎo)工作指示時(shí)，一定要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和初衷，不能不懂裝懂。要把正確的理念灌輸?shù)酵?jí)或下屬的相關(guān)部門中去，否則將會(huì)出現(xiàn)企業(yè)的決策方案在執(zhí)行的過程當(dāng)中，標(biāo)準(zhǔn)漸漸降低、甚至完全走樣，越到后面離原定的標(biāo)準(zhǔn)越遠(yuǎn)，背離了領(lǐng)導(dǎo)的意圖和目的。需要注意的是：辦公室的執(zhí)行力不是為哪一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)而做，而是為企業(yè)而做，做企業(yè)最根本的目的是為了盈利，辦公室的工作是貫徹好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方針，而不是某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的一句話。堅(jiān)定執(zhí)行哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的一句話，而不顧企業(yè)的根本利益、企業(yè)的發(fā)展和對(duì)企業(yè)帶來的負(fù)面影響，這種做法恰恰不是為了企業(yè)考慮，恰恰是利己的作風(fēng)，是為了自己而做。如果這種氛圍得不到遏制的話，就會(huì)蔓延到每一個(gè)干部，最終導(dǎo)致企業(yè)的利益受損。

其次，要抓好工作部署的貫徹執(zhí)行這個(gè)關(guān)鍵。抓落實(shí)是現(xiàn)代企業(yè)辦公室的主要工作任務(wù)，企業(yè)的各項(xiàng)決策和主要工作任務(wù)往往是通過各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)逐層向員工貫徹執(zhí)行的，辦公室人員要牢固樹立協(xié)助本層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓落實(shí)的意識(shí)，不斷加大督查力度，改進(jìn)督查工作方法，建立有效的督查運(yùn)行機(jī)制。要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，在牽動(dòng)全局的重點(diǎn)問題上加大力度，在落實(shí)不夠的難點(diǎn)問題上加大力度，在典型推動(dòng)的亮點(diǎn)問題上加大力度，在反映強(qiáng)烈的熱點(diǎn)問題上加大力度，做到凡是領(lǐng)導(dǎo)決策的問題，一抓到底，不解決不撒手；凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，一件一件按時(shí)完成，不推遲延誤：凡是基層和群眾反映的問題，件件有回音，條條有落實(shí)。要善于通過督促檢查發(fā)現(xiàn)問題，揭露問題，及時(shí)反饋決策落實(shí)過程中的各種情況，提出改進(jìn)工作、促進(jìn)落實(shí)的意見和建議，推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策和工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

最后，要充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)的職能，強(qiáng)化團(tuán)結(jié)意識(shí)與團(tuán)隊(duì)合作觀念。企業(yè)辦公室在企業(yè)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證企業(yè)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的服務(wù)中心。企業(yè)辦公室既要防調(diào)企業(yè)內(nèi)部門與部門之間的關(guān)系，上級(jí)與下屬之間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)本單位與外單位的關(guān)系。協(xié)調(diào)內(nèi)容一般會(huì)牽涉到人、財(cái)、物各方面問題，在實(shí)際工作中存在一定難度。協(xié)調(diào)時(shí)不僅要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要充分聽取協(xié)調(diào)對(duì)象的意見，做到“兼聽則明”，貫徹協(xié)調(diào)工作的原則，運(yùn)用協(xié)調(diào)工作的技巧，以便更好、更充分地發(fā)揮企業(yè)各職能部門的作用。所以，協(xié)調(diào)工作進(jìn)行得好與差，往往是衡量辦公室工作質(zhì)量和辦事能力的一項(xiàng)重要評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

整體執(zhí)行力不是簡(jiǎn)單個(gè)體執(zhí)行力的總和，而要通過建立健全民主執(zhí)行機(jī)制來凝聚合力，達(dá)到執(zhí)行效能的最大化。由此企業(yè)辦公室無論是對(duì)外、對(duì)內(nèi)、對(duì)同級(jí)或?qū)ο聦倬獦淞F(tuán)結(jié)意識(shí)或團(tuán)隊(duì)合作觀念。對(duì)外：要建立較為固定聯(lián)系活動(dòng)方式和方法，做到寓溝通、協(xié)調(diào)于聯(lián)系活動(dòng)之中；對(duì)內(nèi)：要樹立科室“一盤棋”思想，互相配合，互相支持，自動(dòng)補(bǔ)位，推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展；對(duì)同級(jí)或部門：應(yīng)該互相信任，互相支持，互相配合，互相幫助，相互尊重，相互激勵(lì)，多看別人的優(yōu)點(diǎn)，接納或善意提醒別人的不足。各部門之間應(yīng)各司其職，補(bǔ)位不越位，補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)，分工合作，揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，形成合力。要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同級(jí)部門建立良好的合作關(guān)系。只有這樣，自己的執(zhí)行力才會(huì)提高。對(duì)下屬(部門或單位)：除應(yīng)多關(guān)心、多指導(dǎo)、多培養(yǎng)之外，還應(yīng)廣泛聽取他們意見或建議，對(duì)所提出的困難，本著實(shí)事求是的原則，能做的積極協(xié)調(diào)解決，不能做的及時(shí)上傳，并及時(shí)反饋相關(guān)信息。

總之，企業(yè)辦公室工作千頭萬緒，說到底就是一個(gè)服務(wù)問題。要認(rèn)真貫徹上級(jí)部門確定的方針、政策，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，全面履行各項(xiàng)職責(zé)職能，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極發(fā)揮參謀助手作用，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)制定決策，實(shí)施決策提供服務(wù)。為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)。隨著規(guī)?；?、多元化和集團(tuán)化現(xiàn)代企業(yè)的雛形基本形成，企業(yè)體制與機(jī)制的深化改革，企業(yè)辦公室工作的外延也大為擴(kuò)展，內(nèi)涵更加豐富。在此形勢(shì)下，企業(yè)辦公室要從服務(wù)、服從于企業(yè)發(fā)展這個(gè)大局出發(fā)，注重工作績(jī)效和工作水平的提高，為促進(jìn)企業(yè)更快、更好地發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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