外事管理信息采用了開放式的建設(shè)模式，為境外培訓(xùn)、人員政審、國際交流等工作預(yù)留了擴(kuò)展空間和業(yè)務(wù)接口。

隨著越來越多的中國企業(yè)走出去，改革、簡化出國審批程序無疑提到外事管理的日程上來。

“出國真難。哎，作為國有企業(yè)的員工出國更難?！边@是前些年老張對于自己出國的感慨。老張是中國航天科工集團(tuán)公司所屬單位的一名外事專辦員。

老張從事外事出國手續(xù)的辦理工作已經(jīng)有二十多年了，每年從他手里辦理的團(tuán)組有一百多個。一談到外事手續(xù)的辦理，老張首先說到得就是出國審批程序嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜，但每道程序都不能少。老張介紹，他們單位的人員出國審批采取的是行政線、型號線雙線審批，例如一名普通設(shè)計師因公出國，要先經(jīng)過研究室主任審批，再報所領(lǐng)導(dǎo)審批，同時還要報所在型號的主任設(shè)計師審批和型號的副總師審批。這一切審批通過后，再報院國際合作部審批，最后報主管外事的院領(lǐng)導(dǎo)審批，這樣完成了他們單位的審批后，再要報集團(tuán)公司辦公廳審批，有時候還要報集團(tuán)老總審批。如果這個人是身兼幾個型號，或者具有型號線職務(wù)，審批程序就更復(fù)雜了。老張向記者描述，“嘴磨破了，腿走細(xì)了，好不容易審批下來，人已經(jīng)被審批程序走的筋疲力盡，審批單上滿滿的簽字、蓋章。”

近年來，隨著鼓勵中國企業(yè)走出去方略的實施，中央企業(yè)不斷壯大，國際業(yè)務(wù)快速增長，像老張所在單位這樣出國洽談業(yè)務(wù)，參與國際貿(mào)易的中央企業(yè)員工迅速增多。由于中央企業(yè)員工的出國管理嚴(yán)格按照外交部因公出國管理辦法執(zhí)行，出國程序復(fù)雜，要求嚴(yán)格。央企外事管理面臨不能滿足日益增長的因公出國需要，不能滿足不斷擴(kuò)大的對外貿(mào)易和國際交流需求，傳統(tǒng)的外事管理方式越來越成為辦理因公出國審批的瓶頸。

打破出國審批的瓶頸

近年來，航天科工集團(tuán)隨著公司外貿(mào)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的不斷深入，因公出國(境)團(tuán)組數(shù)量逐年遞增，對因公出國辦理效率的要求不斷提高。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多次強(qiáng)調(diào)外事管理要服務(wù)于集團(tuán)中心任務(wù)、中心工作。如何既能嚴(yán)格執(zhí)行外事管理的有關(guān)規(guī)定，又能滿足高質(zhì)量高效率完成外事任務(wù)的需求，是集團(tuán)公司外事管理工作不斷思考和解決的問題。

為此，集團(tuán)公司對外事審批過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了分析、梳理，精簡了外事審批流程，多次修訂《集團(tuán)公司外事管理規(guī)定》，并加大對外事專辦員的培訓(xùn)力度，不斷提高外事管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，針對臨時性出國團(tuán)組，制定了《集團(tuán)公司臨時團(tuán)組出國管理》，在集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)“利用信息技術(shù)加強(qiáng)外事管理”的指導(dǎo)意見下，集團(tuán)公司為人事管理部門決定在全集團(tuán)范圍建立統(tǒng)一的外事管理信息化平臺。該系統(tǒng)已通過了集團(tuán)公司信息化管理預(yù)評審，并順利投入使用。

一切為了高效

老張所在單位因公出國面臨的網(wǎng)境，2010年7月15日被打破。航天科丁集團(tuán)公司在營部、各院、基地(公司)和廠所統(tǒng)一使用了一套外事管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)網(wǎng)上申報、網(wǎng)上審批，時間大大縮短，老張發(fā)自內(nèi)心的高興。

據(jù)集團(tuán)外事管理部門的人員介紹，這套系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，從運(yùn)行到現(xiàn)在，已通過外事管理信息系統(tǒng)報批上百個出國團(tuán)組，完成多個邀請外國人來華團(tuán)組的審批工作。外事管理信息系統(tǒng)主要功能得到了充分驗證。辦理團(tuán)組所需的時間為2～3天，比以前縮短70％，甚至可以實現(xiàn)當(dāng)天申請、當(dāng)天簽發(fā)任務(wù)批件的高效辦公，對于京外單位和多單位共同組團(tuán)的情況尤為突出。同時，外事請示文件的完整性和規(guī)范性也顯著提高。

據(jù)集團(tuán)公司外事管理部門人員介紹，外事管理系統(tǒng)按照“一級部署、兩級審批、三級應(yīng)用、多功能查詢”的總體規(guī)劃，實現(xiàn)了年度因公出國(境)計劃管理、出國(境)團(tuán)組報批管理、團(tuán)組在境外管理、護(hù)簽管理、出國績效管理、外事信息管理等多項功能。

一級部署。結(jié)合集團(tuán)公司各單位信息化建設(shè)水平、技術(shù)開發(fā)實力參差不齊等實際情況，同時為保證該系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)、方便、快捷等特點，外事管理信息系統(tǒng)采取了一級部署的管理方式，即在集團(tuán)公司總部設(shè)立總服務(wù)器，各院、基地(公司)和廠所通過將各單位OA協(xié)作辦公平臺與外事管理信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)系統(tǒng)的實施應(yīng)用。

兩級審批。外事管理信息系統(tǒng)是集團(tuán)公司第一個具有網(wǎng)上審批功能的應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了集團(tuán)公司總部和各院、基地(公司)的兩級審批。在外事管理信息系統(tǒng)的兩級審批中，要求二級單位以電子文件形式遞送請示件和審批件，從而不僅顯著提升了外事手續(xù)辦理效率，也使得外事管理程序更加規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，另外針對外事管理服務(wù)于外貿(mào)業(yè)務(wù)的原則，在外事審批環(huán)節(jié)增加了業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽的功能。

三級應(yīng)用。集團(tuán)公司通過對各類外事審批流程的梳理，以及對報送文件內(nèi)容及格式的統(tǒng)一，實現(xiàn)了年度因公出國(境)計劃申報、出國(境)團(tuán)組報批、邀請外國人來華三個基本外事審批流程在集團(tuán)公司總部、院、廠所的三級應(yīng)用，為各級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌管理外事工作提供了有效手段。

多功能查詢。外事管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫功能為出國辦手續(xù)用戶及管理人員瀏覽、查詢、統(tǒng)計和存儲外事信息提供了全面快捷的數(shù)字化平臺，也為領(lǐng)導(dǎo)及時、全面地了解情況，以及科學(xué)決策發(fā)揮了積極作用。

為適應(yīng)集團(tuán)公司未來外事工作發(fā)展的需要，外事管理信息系統(tǒng)在開發(fā)過程中采用了開放式的建設(shè)模式，為境外培訓(xùn)、人員政審、國際交流等工作預(yù)留了擴(kuò)展空間和業(yè)務(wù)接口。

航天科工集團(tuán)公司外事管理系統(tǒng)的投入使用，改進(jìn)了外事審批、統(tǒng)計和管理方法，提高了外事管理工作效率。不僅開創(chuàng)了外事管理的新局面，也為大力拓展外貿(mào)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造了有利條件。