21世紀(jì)是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時(shí)代，醫(yī)院檔案管理向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢(shì)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體是醫(yī)院管理的重要組成部分，而信息資料做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展，因此加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)迫在眉睫。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀

秦皇島市第一醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，信息科學(xué)技術(shù)在醫(yī)院獲得迅猛發(fā)展。在醫(yī)院整體推進(jìn)信息化建設(shè)這一新形勢(shì)下，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，既是借助醫(yī)院信息化建設(shè)的有力契機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展的必然選擇，也是發(fā)掘檔案作用、推動(dòng)檔案工作的內(nèi)在要求。大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院提供全方位的信息服務(wù)是檔案部門(mén)義不容辭的任務(wù)，更是為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)和智力支持。

（一）工作強(qiáng)度大，任務(wù)繁重，缺乏檔案管理專業(yè)化人員

醫(yī)院檔案管理工作涉及到很多細(xì)節(jié)方面，包括對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理；利用文檔處理軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理以便檢索利用；采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，確保檔案信息的安全性；電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)使其處于可用狀態(tài)，做到紙質(zhì)檔案與電子文檔并存。而做到這些工作要求檔案部門(mén)人員要有相適應(yīng)的熟練計(jì)算機(jī)操作技能、獲取判斷運(yùn)用信息的能力、還要有精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。而目前檔案人員大多只懂檔案管理，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知之不多，信息化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)，開(kāi)發(fā)信息設(shè)備功能的能力有限，這在一定程度上制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）電子設(shè)備更新速度快，需要大量資金投入

醫(yī)院檔案部門(mén)實(shí)行檔案庫(kù)房、技術(shù)用房、辦公室、調(diào)閱室分開(kāi)；配備了密集架、目錄柜、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、空調(diào)等檔案設(shè)備和裝具；整體而言，檔案信息化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還很不到位，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全防護(hù)，而更新維護(hù)這些硬件設(shè)備都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)才能充分發(fā)揮信息化的整體效益。

（三）檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)不健全，服務(wù)方式過(guò)于保守

保證檔案信息安全的法律法規(guī)、規(guī)章制度尚未完善，檔案信息管理的法律地位尚未確立，信息安全技術(shù)問(wèn)題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。而傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式過(guò)于機(jī)械，缺乏靈便性，工作中沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)和加工，這些問(wèn)題直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）對(duì)新來(lái)畢業(yè)生的檔案管理不規(guī)范，管理手段落后

檔案管理部門(mén)在日常工作中沒(méi)有針對(duì)新來(lái)畢業(yè)生檔案形成明確細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作不及時(shí)，管檔人員在管理上流于形式，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

針對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理工作中的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，應(yīng)采取以下措施：

（一）更新工作方式，提高工作效率，重視人才培養(yǎng)

隨著傳統(tǒng)檔案管理向信息化時(shí)代過(guò)渡，檔案工作人員的角色和職能也隨之改變，檔案管理人員不僅要在工作方式上進(jìn)行更新，也要在工作手段上進(jìn)行改進(jìn)。計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索，我們可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等，因此加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問(wèn)題，將大大提高管理效率和管理水平。

做為一名檔案工作者除具備最基本的職業(yè)道德、基礎(chǔ)文化知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)外，更重要的是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)。要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題搞一些小創(chuàng)造、小革新，以起到事半功倍之效。檔案隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)必須是朝著高學(xué)歷、多學(xué)科復(fù)合型人才過(guò)渡。一是加強(qiáng)信息化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，包括電子檔案的保管和利用，數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)和傳遞等；二是加強(qiáng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的學(xué)習(xí)；三是提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，提高英語(yǔ)水平；四是建立考核機(jī)制。在現(xiàn)有檔案隊(duì)伍中開(kāi)展繼續(xù)教育，鼓勵(lì)終身學(xué)習(xí)，并將此納入檔案人員上崗、評(píng)先評(píng)優(yōu)、職稱晉升、任職等的考核條件之一。只有通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，逐步完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)敏銳的檔案意識(shí)以及較強(qiáng)的檔案技術(shù)能力，以便更好地應(yīng)用于自己的實(shí)際工作中。

（二）創(chuàng)新服務(wù)方式，完善檔案管理的政策法規(guī)

創(chuàng)新人事檔案管理的服務(wù)方式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，變過(guò)去“守?cái)偸健狈?wù)為“開(kāi)發(fā)式”服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對(duì)性地提供個(gè)性化服務(wù)。醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)的建立使檔案信息資源更加豐富，而檔案信息化的服務(wù)方式要求是公開(kāi)的全方位的，服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。在日常工作中通過(guò)計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤(pán)存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可以多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了利用效率。作為一名檔案工作者要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，有高度責(zé)任心，善于從政治上認(rèn)識(shí)判斷形勢(shì)，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案管理工作，變被動(dòng)等材料為主動(dòng)收集材料。在工作中牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)精神，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中樹(shù)立良好形象，不斷提高工作效率。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，這是檔案信息化快捷、有序、健康發(fā)展的保障，是從管理、法制和技術(shù)等方面規(guī)范和協(xié)調(diào)個(gè)要素之間的關(guān)系。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)制定標(biāo)準(zhǔn)化與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)并重的過(guò)程。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，對(duì)過(guò)去不合時(shí)宜、制約人事檔案管理方面的政策加以完善，不僅檔案部門(mén)和檔案人員要遵守執(zhí)行，醫(yī)院管理者及相關(guān)職能部門(mén)也應(yīng)知曉。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)，加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

信息化發(fā)展，硬件是先行。加強(qiáng)以檔案信息為核心的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的硬件設(shè)施。這需要醫(yī)院在人力、物力、財(cái)力上的支持。增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等硬件設(shè)備，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，使電子設(shè)備即時(shí)擴(kuò)展且易于維護(hù)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，醫(yī)院建立微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書(shū)、人事和圖書(shū)檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書(shū)處理等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣大大提高辦公效率，方便檔案管理者的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，物盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式，強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生的檔案管理，

增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，建立專門(mén)的畢業(yè)生人事檔案系統(tǒng)軟件。對(duì)新接收的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理、重新組卷，剔除無(wú)用的資料，客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值，將其變成電子文件輸入到計(jì)算機(jī)軟件中。加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，積極探索電子檔案接收方式和管理、保障、利用的方法，保證流動(dòng)人員歸檔文件的真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。

綜上所述，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，建立行之有效的檔案信息管理系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。通過(guò)遠(yuǎn)景規(guī)劃，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績(jī)，做好檔案管理工作是我們義不容辭的責(zé)任。