檔案管理工作，是全國(guó)各行業(yè)內(nèi)部的一個(gè)重要基礎(chǔ)工作，也是反映和衡量其管理水平的重要標(biāo)志之一。如今，信息技術(shù)飛迅發(fā)展，也使檔案管理工作得到了改善。同時(shí)，要做好這項(xiàng)工作，需要檔案工作人員在實(shí)際工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)提高。所謂檔案管理信息化是指：在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。將現(xiàn)代信息技術(shù)融合到檔案管理工作中，也是一個(gè)提高檔案管理質(zhì)量、效率、可靠性的重要手段。本人現(xiàn)將實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)與如何提高工作質(zhì)量的方法進(jìn)行探討。

一、高校檔案的內(nèi)容分類(lèi)

高校檔案大致可分為：黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、外事、出版和基建以及其他特殊載體和類(lèi)別，如：聲像、人物、實(shí)物、歷史檔案等。他們是高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的清晰的、確定的、具有完整記錄和保存價(jià)值的固化信息，是國(guó)家和學(xué)校的寶貴財(cái)富。

二、高校檔案的具體內(nèi)容與管理方法

隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)的運(yùn)用也日漸廣泛，信息化加快了人們生活、生產(chǎn)的節(jié)奏，電子檔案隨之出現(xiàn)，電子檔案的出現(xiàn)為檔案工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也對(duì)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不能完全硬套到電子檔案管理中來(lái)，信息技術(shù)環(huán)境下迫切需要一種相應(yīng)的檔案管理模式，即傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合。

1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理

各學(xué)院及各職能部門(mén)在每年度結(jié)束后，將一年度的各類(lèi)文件、資料等按照檔案的歸檔要求，集中整理、分類(lèi)、組卷后移交給檔案館，文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時(shí)認(rèn)真、仔細(xì)填寫(xiě)每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。通過(guò)嚴(yán)格的價(jià)值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價(jià)值，最后根據(jù)其價(jià)值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的分類(lèi)方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進(jìn)行立卷。同時(shí)將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點(diǎn)和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對(duì)環(huán)境的要求。首先是庫(kù)房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度在50%-60%之間。其次庫(kù)房?jī)?nèi)要有有效的防護(hù)措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。

2、電子檔案管理

具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，是通過(guò)計(jì)算機(jī)整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲(chǔ)載體（如磁盤(pán)、光盤(pán)）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量很大，檔案的軟盤(pán)、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間小，海量存儲(chǔ)、傳輸快，便于檢索，無(wú)限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，所以它對(duì)保管場(chǎng)地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點(diǎn)也是不能忽視的：電子檔案載體壽命仍需實(shí)踐進(jìn)一步驗(yàn)證；電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴(lài)程度較高；電子檔案安全保護(hù)措施比較復(fù)雜；電子檔案的原始性、真實(shí)性難以保證。因此，我國(guó)《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說(shuō)明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長(zhǎng)期并存和實(shí)行“雙套制”管理是必然的。

三、高校檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

以我校為例，當(dāng)前，我校檔案館正在對(duì)過(guò)去一些重要的歷史檔案及利用率高的檔案在逐步進(jìn)行數(shù)字化掃描加工的工作。比如：畢業(yè)生在校成績(jī)的掃描（因?yàn)槌煽?jī)檔案的利用率極高，數(shù)字化便于利用，提高工作效率，節(jié)省了利用者的時(shí)間，順應(yīng)了信息時(shí)代的步伐）；歷史檔案的數(shù)字化工作（便于保護(hù)和利用）；過(guò)去的一些黨群行政檔案的計(jì)算機(jī)錄入等等。這些工作非常重要，但是，工作量很大，就當(dāng)前我校的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，要想完成這些任務(wù)，還必須解決以下問(wèn)題。

1、針對(duì)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低，加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

目前專(zhuān)職從事高校檔案信息化建設(shè)的人員比例比較低，高校檔案工作者多是半路出家。很多人對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，覺(jué)得檔案管理不需要很高的學(xué)歷和技能就可以從事這個(gè)專(zhuān)業(yè)。所以就造成了檔案管理隊(duì)伍缺乏素質(zhì)、結(jié)構(gòu)不合理，影響了高校檔案信息化建設(shè)。

在人才建設(shè)方面應(yīng)采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的原則，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校要為檔案部門(mén)配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，此外，檔案部門(mén)要對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使之既精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)，從而更好地對(duì)電子文件進(jìn)行管理。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

2、針對(duì)資金投入不足，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

目前高校的資金投入重點(diǎn)放在學(xué)校的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重點(diǎn)學(xué)科、教學(xué)樓、學(xué)生活動(dòng)設(shè)施等教學(xué)及科研方面。對(duì)于高校的檔案管理而言，雖然已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但是信息化需要投入大量的財(cái)力、物力、人力；信息化要求設(shè)備更新、配置技術(shù)含量較高的相應(yīng)設(shè)備，在這一方面學(xué)校的資金投入還猶顯不足。

要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，及時(shí)更新設(shè)備，采購(gòu)各種相應(yīng)的配套設(shè)施，例如：計(jì)算機(jī)需要及時(shí)更新?lián)Q代，保障檔案工作順利進(jìn)行，各種管理軟件需要及時(shí)升級(jí)，保障檔案管理的先進(jìn)性和安全性。

3、針對(duì)信息安全問(wèn)題，加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)中不可避免與網(wǎng)絡(luò)有著非常緊密的聯(lián)系，網(wǎng)絡(luò)在給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)諸多好處的同時(shí)，也存在著檔案信息中涉及國(guó)家秘密、工作秘密、個(gè)人隱私等其他一些不得公開(kāi)的信息有可能被竊取的可能。

堅(jiān)持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開(kāi)放檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密鑰管理，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上。

四、借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，加大信息化進(jìn)展

今年暑假，利用去日本度假的機(jī)會(huì)，我專(zhuān)門(mén)拜訪了日本京都府立綜合檔案館，所見(jiàn)之處，感觸頗深。日本建立檔案館、真正從事檔案管理的歷史也不長(zhǎng)，1971年才建立了國(guó)家檔案館。日本京都府立綜合檔案館是地方性的檔案館，1963年建成開(kāi)館。雖然只經(jīng)過(guò)了短短的30多年，但在檔案保護(hù)、檔案利用管理上的電子化信息化工作已頗具規(guī)模。采用先進(jìn)的縮微技術(shù)，使得珍貴的歷史檔案、行政文書(shū)、古照片等可以通過(guò)計(jì)算機(jī)末端進(jìn)行數(shù)字圖像的檢索閱覽，有些數(shù)字圖像不需要到檔案館，直接通過(guò)檔案館的主頁(yè)就可以閱覽到。這樣，既有利于檔案的保護(hù)，又極大地方便了利用者，提高了檔案的利用率，擴(kuò)大了檔案的影響力，增強(qiáng)了全民檔案意識(shí)，順應(yīng)了信息社會(huì)對(duì)檔案管理和利用的要求。最為感動(dòng)的是，為方便視覺(jué)障礙者，有些檔案資料，包括圖書(shū)檔案，還可以通過(guò)音聲閱讀器或擴(kuò)大器來(lái)閱讀利用?？梢?jiàn)其電子信息化程度之高，也可以看出政府對(duì)檔案的重視程度之大，資金、技術(shù)、設(shè)備投入之多，充分反映了當(dāng)代信息技術(shù)環(huán)境對(duì)檔案管理與利用的人性化要求越來(lái)越高，值得我們借鑒。

五、小結(jié)

就我校檔案管理與利用上的電子信息化進(jìn)程而言，這幾年進(jìn)展與重視程度也很可觀，建成了頗具規(guī)模的智能密集架檔案庫(kù)……但是，要做的工作還很多，速度還不夠，要逐步加大力度，與國(guó)際檔案管理信息化水平接軌，使檔案的管理利用真正融入信息化潮流中。