2002年檔發(fā)〔8〕號(hào)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》拉開了全國(guó)各行業(yè)檔案信息化的序幕，各高校檔案館（室）積極投入到改造舊的檔案管理模式、將高校檔案資源信息化的工作中。高校檔案信息化的前提是建立資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息化的途徑是檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，目的是方便學(xué)校師生和社會(huì)各界的利用。而高校檔案信息化建設(shè)的主要方面應(yīng)為網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這是當(dāng)前各高校檔案館（室）的工作重點(diǎn)。

一、高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性

1.高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)相輔相成

高校檔案資源有別于其他檔案資源，是“高?；顒?dòng)最真實(shí)、最直接的記錄，是學(xué)校教學(xué)科研、基建等各項(xiàng)活動(dòng)直接的信息資料”。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條中，明確規(guī)定了文件材料的歸檔范圍，共包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、出版物類等十一個(gè)類別。這些類別的檔案信息產(chǎn)生于學(xué)校的各個(gè)管理部門，如果高校檔案部門與這些管理部門全部通過(guò)校園網(wǎng)連接的話，就可以將這些檔案信息實(shí)時(shí)歸檔，檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)得到持續(xù)的充實(shí)。數(shù)據(jù)庫(kù)的信息容量增多了，那么可提供的信息資源也就增多了，可開發(fā)和利用的信息資源也就更加豐富。

當(dāng)前大部分高校的檔案信息化建設(shè)還是以舊有紙質(zhì)檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，來(lái)建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施網(wǎng)上歸檔或邏輯歸檔的還不多。因此，在當(dāng)前各高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化已完成一部分之時(shí)，要快速著力于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理。以往的紙質(zhì)檔案數(shù)字化是滯后的補(bǔ)救行為，而現(xiàn)在應(yīng)當(dāng)關(guān)注的是真正意義上的信息化管理，早一天建成適合于本校的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，就早一天擺脫重復(fù)性、滯后性的勞動(dòng)，就可以將大量精力用來(lái)開發(fā)現(xiàn)有檔案資源，致力于檔案網(wǎng)站建設(shè)，適應(yīng)不斷發(fā)展變化的師生和社會(huì)需求。

2.高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是適應(yīng)多樣化需求的必要選擇

現(xiàn)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，高校的最主要任務(wù)就是培養(yǎng)高素質(zhì)的人才以適應(yīng)社會(huì)的需要，從而為社會(huì)做出貢獻(xiàn)?，F(xiàn)今社會(huì)人才的標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越多樣，素質(zhì)要求越來(lái)越全面。作為高校的檔案部門，也應(yīng)該利用自己的資源為培養(yǎng)教育學(xué)生、為服務(wù)社會(huì)做出自己的貢獻(xiàn)。事實(shí)上，高校檔案館（室）藏中有豐富的具有教育、激勵(lì)和啟迪作用的珍貴檔案，如校史檔案、名人檔案、優(yōu)秀學(xué)生檔案、優(yōu)秀教職工檔案等等。這些都是不可多得的教育素材，如果合理開發(fā)，將會(huì)使本校師生受益，也會(huì)大大提升學(xué)校的社會(huì)影響力。

另外，“在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校自身和社會(huì)各界對(duì)高校檔案信息服務(wù)的需求呈多樣化趨勢(shì)?！备咝Ｔ诳蒲泻献?、國(guó)際交流以及與社會(huì)合作方面，社會(huì)各界在擇校、休閑等方面都對(duì)高校信息有不同程度的需求。面對(duì)高校自身和社會(huì)各界對(duì)高校檔案信息需求的多樣性變化，高校檔案管理部門充分利用豐富的館藏?cái)?shù)字信息資源，創(chuàng)新與社會(huì)各界要求相適應(yīng)的高校檔案管理模式和檔案信息服務(wù)方式，以滿足高校與社會(huì)日益增長(zhǎng)和不斷變化的檔案信息需求。

二、關(guān)于高校檔案資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的建議

隨著“數(shù)字化校園”建設(shè)的逐步推進(jìn)與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息已成為高校教育管理部門的一種重要資源。高校檔案部門必須抓住時(shí)機(jī)，介入到校園網(wǎng)絡(luò)管理的系統(tǒng)中去，只有這樣，才能依托校園網(wǎng)這一平臺(tái)，既發(fā)展館（室）藏建設(shè)，又有利于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.引以為重，統(tǒng)一協(xié)調(diào)

目前各部屬或省屬高校由于條件先進(jìn)，資金技術(shù)人員支撐有力，檔案部門基本可以得到應(yīng)有的重視，高校檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化管理水平也較高，但大多數(shù)高校由于校方領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，資金技術(shù)人員等方面有障礙，檔案部門的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程緩慢。這就需要檔案工作人員大力宣傳和論證高校檔案信息化對(duì)于學(xué)校建設(shè)的重要意義，主動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)溝通，得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的重視和支持，解決資金、技術(shù)和設(shè)備的后顧之憂。

各高校都有自己的教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)籍和學(xué)位管理系統(tǒng)、招生錄取系統(tǒng)、學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)、教職工管理系統(tǒng)、教學(xué)評(píng)估管理系統(tǒng)等。如果這些系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立開發(fā)出來(lái)的，那么很有可能在檔案接收和歸檔時(shí)遇到標(biāo)準(zhǔn)、格式不統(tǒng)一等情況，這時(shí)候就需要由檔案部門對(duì)校內(nèi)的數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定相關(guān)的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)劃、數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)及事先制定保管期限等，確保校園網(wǎng)絡(luò)中各個(gè)部門與檔案部門的無(wú)縫鏈接，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。

建立檔案管理局域網(wǎng)，建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理部門的不同管理者可以共享收集到的檔案資料，從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

2.深入開發(fā)，建立專題檔案

“高校檔案部門應(yīng)當(dāng)加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，豐富利用形式，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工和開發(fā)，提供檔案信息資源的增值服務(wù)，滿足社會(huì)需求，以服務(wù)求發(fā)展?！?/p>

高校檔案的信息化建設(shè)帶來(lái)的最顯著的變化就是檔案收集、管理過(guò)程的簡(jiǎn)易化，隨著這項(xiàng)建設(shè)越來(lái)越深入和成熟完善，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量將明顯減少，檔案信息的歸檔、保存和保管也將是十分簡(jiǎn)單和省時(shí)省力的工作。那么，檔案工作的另一工作重心——開發(fā)利用就相應(yīng)變得重要和繁瑣起來(lái)。信息時(shí)代中，人們需求的廣泛和多樣化，迫使我們高校檔案工作者在堅(jiān)持保密原則的前提下，不拘泥于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用方式，積極拓寬服務(wù)渠道，創(chuàng)新服務(wù)方式，最大程度的滿足校內(nèi)師生和社會(huì)各界的需求。

高校檔案部門充分利用館（室）藏檔案信息編寫校史、學(xué)校歷年大事記和專題史等。建立形式多樣的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如：“校史檔案、大學(xué)生個(gè)人檔案、誠(chéng)信檔案、貧困生資助檔案、國(guó)家助學(xué)貸款檔案等各類民生檔案，以及名人名家、科研成果檔案等”。校史檔案、名人名家檔案的開發(fā)建立有利于提高學(xué)校社會(huì)知名度，有利于培養(yǎng)本校師生的愛校感情和形成努力拼搏秉承校史精神的氛圍；大學(xué)生檔案和誠(chéng)信檔案有利于大學(xué)生就業(yè)部門的考察。此外還可以設(shè)立優(yōu)秀畢業(yè)論文檔案，優(yōu)秀學(xué)生檔案，學(xué)校社團(tuán)及學(xué)生組織檔案等專題檔案。由此可見，這些專題檔案與社會(huì)需求緊密對(duì)接，積極開發(fā)各類專題檔案，意義重大。

3.建立高校檔案網(wǎng)站（頁(yè)）

建立高校檔案網(wǎng)站（頁(yè)）無(wú)疑是在當(dāng)前形勢(shì)下高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的最優(yōu)表現(xiàn)形式。它可以將館（室）藏檔案和開發(fā)、編研成果、建立的專題檔案等在這一平臺(tái)上充分的向社會(huì)各界提供利用，又可以充分利用網(wǎng)站（頁(yè)）的作用，使之成為宣傳檔案法規(guī)、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、加強(qiáng)信息反饋的窗口。檔案部門應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃的上傳已公開的檔案目錄以及全文信息，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，積極為學(xué)生出國(guó)留學(xué)以及科研成果轉(zhuǎn)化等提供利用服務(wù)，為社會(huì)提供已公開信息及已公開現(xiàn)行文件，促進(jìn)檔案資源共享。使檔案網(wǎng)站（頁(yè)）成為學(xué)生的教育基地、師生的交流基地、企業(yè)的咨詢窗口、社會(huì)各界的信息服務(wù)窗口，這對(duì)于提高校內(nèi)師生和社會(huì)各界的檔案意識(shí)，發(fā)揮檔案信息的社會(huì)文化作用具有重大意義。