【摘要】從圖書館檔案管理、分類、服務(wù)渠道角度，分析圖書館檔案管理的收集、整理、利用為實行科學(xué)管理，從實踐的角度探索圖書館檔案管理的思路。

【關(guān)鍵詞】圖書館;檔案管理;服務(wù)機制;服務(wù)渠道

檔案管理是圖書館管理工作的重要組成部分，是辦好圖書館的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一個圖書館管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結(jié)開展讀者服務(wù)工作經(jīng)驗，探索、掌握圖書館業(yè)務(wù)工作規(guī)律方面，還是在維護圖書館讀者服務(wù)、學(xué)術(shù)研究和管理人員合法權(quán)益方面，都具有不可估量的作用。尤其在競爭越來越激烈的今天，檔案工作在擴大圖書館影響力和知名度、爭創(chuàng)服務(wù)品牌、促進圖書館和諧發(fā)展、推進社會文明建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。

圖書館檔案是圖書館各項日常工作中形成的第一手資料，經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是圖書館開展各項工作的見證，是反映圖書館歷史的真實資料。內(nèi)容主要有黨政行政工作檔案、業(yè)務(wù)工作檔案，囊括了上級有關(guān)文件、圖書館黨務(wù)和行政管理、業(yè)務(wù)管理、學(xué)術(shù)研究、讀者管理、后勤管理等各個方面。檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集、保存好第一手資料，為圖書館做好詳實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為圖書館各項工作提供更加便捷的服務(wù)。具體來說，要從以下幾個基本方面體現(xiàn)檔案的價值和服務(wù)功能:

1.強化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機制

1.1 為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

現(xiàn)代管理的實踐證明，科學(xué)的決策和管理離不開信息。圖書館的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著圖書館員工作和活動的方方面面，反映著圖書館事業(yè)發(fā)展的歷史過程。科學(xué)合理開發(fā)圖書館檔案資源，不僅可以為圖書館的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢，為深化圖書館改革、強化內(nèi)部管理、提高服務(wù)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

1.2 為學(xué)術(shù)研究服務(wù)

檔案信息的分享性為實現(xiàn)學(xué)術(shù)研究信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對學(xué)術(shù)研究檔案信息進行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉(zhuǎn)換成新的載體形式，將會進一步擴大學(xué)術(shù)研究檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的學(xué)術(shù)檔案信息。實現(xiàn)學(xué)術(shù)檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高學(xué)術(shù)檔案信息的服務(wù)功能。

1.3 為各類咨詢查證服務(wù)

憑依檔案資料的權(quán)威性，本著對歷史負責(zé)、對圖書館負責(zé)、對廣大圖書館員負責(zé)的原則，在管理要求范圍內(nèi)，通過查詢有關(guān)文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為圖書館員、讀者和社會有關(guān)方面提供服務(wù)。如圖書館員專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)資料查詢、考核情況查詢、讀者借書證資料查詢、讀者活動資料查詢等。

就圖書館檔案的服務(wù)功能而言，還可根據(jù)服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式的不同，從不同角度進行具體闡釋。但不管怎樣，都要求圖書館檔案工作要積極適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，不僅要強化對服務(wù)功能的認識，還要在進一步完善和提高服務(wù)功能，不斷發(fā)揮其應(yīng)有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環(huán)節(jié)，圍繞圖書館中心工作，創(chuàng)新服務(wù)機制，積極進行檔案利用工作的探索，不斷提高檔案工作服務(wù)的及時性、針對性和有效性。

2.提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道

2.1 要轉(zhuǎn)變思想觀念

由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了圖書館檔案服務(wù)功能有效發(fā)揮，圖書館有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能，努力為圖書館科學(xué)決策服務(wù)，為圖書館員、讀者服務(wù)，為社會各界服務(wù)。

2.2 要立足服務(wù)，改革檔案管理方式

2.2.1 要著眼發(fā)揮服務(wù)功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案收集、整理、歸納、利用實行科學(xué)管理，使之規(guī)范化、制度化。

2.2.2 要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升管理水平，依托圖書館信息化建設(shè)平臺，有重點、成體系、分步驟地開發(fā)利用計算技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平或效率，著力改革信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。

2.2.3 要及時收集資料信息，及時編排歸檔。圖書館各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政工作檔案和業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，讀者服務(wù)部門量大面寬，讀者活動、學(xué)術(shù)交流和專家講座的偶然性等，都要求檔案工作人員必須加強平時收集工作。

2.3 要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論;另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任圖書館專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使圖書館的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為圖書館讀者服務(wù)，為學(xué)術(shù)研究和其他工作服務(wù)。

2.4 要加強編研工作

做好信息編研工作是檔案開發(fā)利用的前提，確實改變過去那種看攤守業(yè)現(xiàn)狀，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，用前瞻的眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在充分了解館藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對性地開展圖書館檔案編研工作，如編制《圖書館沿革》、《大事記匯編》、《學(xué)術(shù)研究成果匯編》、《專業(yè)技術(shù)職稱匯編》、《讀者活動匯編》和專題文件資料索引、學(xué)術(shù)動態(tài)、學(xué)術(shù)思想或部門的史料等，從而更好地提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.5 強化檔案工作的條件保障

對照《檔案法》，要把檔案工作納入到圖書館建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中，認真開展調(diào)查研究，查找不足，規(guī)劃好圖書館檔案工作的未來，采取切實有效的措施，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強檔案工作的隊伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為圖書館檔案工作的發(fā)展提供充分的條件保障。在此基礎(chǔ)上，建立完善檔案工作管理體制及組織機構(gòu)，建立健全切合實際的《圖書館檔案條例》、《查閱利用制度》等，從體制上暢通服務(wù)渠道，以便能全方位、多途徑、多角度地利用好圖書館檔案資源，強化檔案服務(wù)功能，為促進經(jīng)濟社會發(fā)展進步和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

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作者簡介:王啟祥，浙江省東陽市圖書館副館長、館員。