徐艷

（濮陽(yáng)市公路管理局，河南 濮陽(yáng) 457000）

2003年12月河南省交通廳豫交辦【2003】1045號(hào)文印發(fā)了《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細(xì)則》，于2004年元月在全省交通系統(tǒng)范圍內(nèi)實(shí)施應(yīng)用。這一《細(xì)則》的制定，對(duì)規(guī)范公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔整理工作非常重要。

這里所說(shuō)的竣工文件是指某工程項(xiàng)目從提出立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工投入使用全過(guò)程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價(jià)值的各種材料。竣工文件是公路工程項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)寫照,是公路工程項(xiàng)目交工驗(yàn)收質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、養(yǎng)護(hù)管理的主要依據(jù)。業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、各施工單位、監(jiān)理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項(xiàng)目完成進(jìn)展情況，及時(shí)積累、收集、整理。

在實(shí)際操作中，竣工文件的整理常常落后于主體工程的進(jìn)展。比如主體工程完工的項(xiàng)目,由于當(dāng)年無(wú)條件進(jìn)行交工驗(yàn)收,只能待來(lái)年附屬工程完工后進(jìn)行交驗(yàn)；或者是標(biāo)段多的項(xiàng)目，由于中標(biāo)單位不同、施工水平有差異，不能同時(shí)完工，無(wú)法進(jìn)行交工驗(yàn)收，只能待都完工后統(tǒng)一進(jìn)行交工驗(yàn)收。如果平時(shí)不注重資料的整理，到交工驗(yàn)收前進(jìn)行突擊整理，勢(shì)必會(huì)造成很多不便。竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問(wèn)題，大致有以下幾種：

1 施工綜合管理文件原件不齊全

個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件的要求。

2 工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全

隨著工程施工進(jìn)展需要，為了急于滿足施工進(jìn)度要求，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書(shū)面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。也有施工單位專業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí)，又把關(guān)不嚴(yán)，造成竣工原始文件遺失。

3 竣工圖文件編制不夠規(guī)范

一些分部工程都程度不同地存在著代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大，劃改圖紙只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，缺少有針對(duì)性的細(xì)則。

4 施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗(yàn)收簽證資料，并非是開(kāi)工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式，而是在施工過(guò)程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式又不統(tǒng)一，無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

5 施工原始資料書(shū)寫不規(guī)范

施工過(guò)程中長(zhǎng)期的測(cè)量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書(shū)寫，一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書(shū)寫；施工過(guò)程中的原始簽證資料五花八門，有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來(lái)極大的困難。

6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范

原始驗(yàn)收簽證資料，也有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn)，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。

分析其主要原因是：

(1)工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國(guó)基本建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。

(2)建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。

(3)國(guó)家檔案法和公路工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素質(zhì)偏低。

(4)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低，技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平差，是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。

(5)監(jiān)理單位人員大多數(shù)來(lái)自設(shè)計(jì)單位和少數(shù)來(lái)自社會(huì)招聘人員，正規(guī)參加過(guò)國(guó)家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書(shū)人員少，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。

(6)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。

如果要解決上述問(wèn)題，需要業(yè)主的特別重視，聯(lián)合監(jiān)理和承包單位，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，齊抓共管，應(yīng)將竣工文件整理工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理，如項(xiàng)目建議書(shū)及審批文件，工程預(yù)、工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件、水土保持批準(zhǔn)文件、水文氣象等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、項(xiàng)目的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)的審批文件及概預(yù)算書(shū)，開(kāi)工前審計(jì)意見(jiàn)，征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖,上級(jí)有關(guān)指示等往來(lái)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議文件等等。這些資料的及時(shí)收集歸檔為竣工文件的整理開(kāi)了一個(gè)好頭，同時(shí)也有利于上級(jí)部門的檢查審計(jì)。

在工程項(xiàng)目的具體施工中，要想做好竣工資料的整理，避免資料整理不規(guī)范，必須根據(jù)河南省交通廳豫交辦【2003】1045號(hào)文印發(fā)的《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細(xì)則》的要求進(jìn)行資料的整理，《細(xì)則》中對(duì)于案卷的封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內(nèi)容填寫等都做了具體說(shuō)明,并提供了統(tǒng)一的填寫表樣。業(yè)主最好根據(jù)項(xiàng)目自身情況，制定針對(duì)該項(xiàng)目的《竣工資料整理要求》，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的分部、分項(xiàng)工程依據(jù)規(guī)范做出具體劃分,對(duì)有爭(zhēng)議的問(wèn)題及時(shí)統(tǒng)一意見(jiàn),使施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》對(duì)所需資料做到一目了然。施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》的規(guī)定，及時(shí)收集施工過(guò)程中形成的各種有關(guān)文字材料、技術(shù)數(shù)據(jù)及各種檢測(cè)資料,并按要求分類歸檔?！兑蟆分袑?duì)竣工資料填寫的紙張、字體、字?jǐn)?shù)、線條、份數(shù)、目錄、組卷的構(gòu)成、排列次序、裝訂、封皮等細(xì)節(jié)都必須要做出詳細(xì)規(guī)定，還要對(duì)施工原始記錄歸檔進(jìn)行詳細(xì)的劃分，另外還要對(duì)各單位工程的檔號(hào)編寫排序進(jìn)行系統(tǒng)的排列，各單位只要按照這樣的順序?qū)Y料檔號(hào)進(jìn)行排號(hào)就可以了。

業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和承包單位要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過(guò)程也是項(xiàng)目施工、監(jiān)理程序的執(zhí)行過(guò)程，每完成一個(gè)分項(xiàng)工程,都及時(shí)進(jìn)行評(píng)定,在此基礎(chǔ)上逐級(jí)進(jìn)行相應(yīng)分部工程、單位工程、建設(shè)項(xiàng)目的評(píng)定,并進(jìn)行匯總表、竣工表的填寫。出現(xiàn)疑問(wèn)就根據(jù)相關(guān)文件及時(shí)查找解決。所以竣工文件的編制過(guò)程,也是一個(gè)學(xué)習(xí)積累的過(guò)程。盡管由于道路的等級(jí)不同,竣工文件要求的簡(jiǎn)繁程度不同,但都是依據(jù)部頒標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,各單位都進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)總結(jié),逐步建立、完善自己的資料庫(kù),以便下一個(gè)項(xiàng)目的修改利用。發(fā)揚(yáng)先進(jìn)的、成功的經(jīng)驗(yàn),找出彌補(bǔ)不足之處的方法，在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個(gè)新臺(tái)階。達(dá)到了在工程外業(yè)一開(kāi)始就能按要求編排目錄、編制檔號(hào),做到“邊整理、邊歸檔”,達(dá)到工完資料成的目的。

總之，公路工程竣工資料是公路工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程施工，然后到工程竣工的全過(guò)程的縮影，它的整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合型工作。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全的資料整理，真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中長(zhǎng)遠(yuǎn)的公路建設(shè)提供不可多得的參考依據(jù)，促進(jìn)公路行業(yè)的合理健康發(fā)展。為完成公路工程資料的完全準(zhǔn)確收集、公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)期間形成資料的收集、整理工作，應(yīng)納入到工程建設(shè)管理之中，制定編制與管理辦法，并配備專職管理人員，不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位的管理水平，才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

[1]郭俊飛,韓全學(xué).《公路工程竣工評(píng)定與資料歸檔整理指南.北京：中國(guó)電力出版社.

[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細(xì)則》.北京：中國(guó)廣播電視出版社.