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        清代文書簡介—各衙門的來往文書

        2010-11-26 10:59:32秦國經(jīng)
        辦公室業(yè)務 2010年7期
        關鍵詞:提督照會總兵

        秦國經(jīng)

        清代文書簡介—各衙門的來往文書

        秦國經(jīng)

        中國官署往來文書,歷史悠久,名稱繁多。戰(zhàn)國以前的各種公文,統(tǒng)稱為“書”。秦漢以后,由于政務日益繁雜,文書的名稱也越來越多。公文名稱有源于文件載體的,如檄、牒、札、帖等。檄原是較長的木簡,牒原是小的竹簡,札為薄小的木簡,帖原為帛制的文書標簽,以后逐漸演變?yōu)槲臅拿Q。文書名稱也有由憑證物得名的,如“符”、“牌”。符為左右各半合以為證的憑證物,如戰(zhàn)國時國家調動軍隊的虎符。牌,唐、宋時,使臣出差使用驛遞馬匹和其他物資的一種憑證物,以后演變?yōu)榉暮团莆?。還有更多的文件是用行為動詞命名的,如“指揮”、“移”、“關”、“刺”、“咨”、“照會”、“狀”、“申”、“呈”、“詳”、“驗”、“稟”等。清代積歷代官署文書之大成。根據(jù)封建等級,各官署行文,分上行、下行、平行三種。

        上行文

        呈文

        呈,進也。文以上進謂之呈文。宋有呈狀,為呈用于公文名稱的開始。元代用呈,明代仍用呈狀,均為上行文書。清朝規(guī)定六部行文都察院;各省織造、各關監(jiān)督行文戶部;提督、總兵行文兵部;道府以下行文六部。道行文學政;布政使、按察使行文軍機處;都司、守備行文非隸屬關系的副將;千總行文非隸屬關系的都司、守備,都用呈文。清末,咨議局行督撫;府、廳、州、縣議事會或參事會行文府、廳、州、縣官或監(jiān)督官府;城鎮(zhèn)鄉(xiāng)議事會、城鎮(zhèn)董事會及鄉(xiāng)董,行文該管地方官,也用呈文。另外中央部院衙門各司向堂官言事,或下屬對上級報告事件,也多用呈文。

        呈文的程式:文件以“某某官署為呈送事”開始。接著以“案查”二字引敘呈報的事由或請示的問題。最后以“為此備文具呈,伏乞照呈施行。須至呈者”結束。文尾書寫具呈年、月、日,并加蓋官署印信。

        咨呈

        咨呈仍為上行文書之一。咨呈用于對地位略高而無隸屬關系的衙門或官員行文時多用咨呈。清朝規(guī)定,在京各部院行文宗人府;太常寺、太仆寺、光祿寺、鴻臚寺、國子監(jiān)、欽天監(jiān)、太醫(yī)院、寶泉寶源局、各倉監(jiān)督、布政使、按察使、城守尉、各關監(jiān)督、各省織造行文六部;布政使護巡撫篆行文六部;各省學政行文禮部。各提督、總兵行文兵部;各省布政使行文順天府;各督撫、將軍行文軍機處;和經(jīng)略副將行總兵;守備行非隸屬關系參將、游擊,游擊行非隸屬關系的副將??偙形目偠剑镜肋\司行文提督,府廳州縣行文總兵,都用咨呈。

        咨呈的程式:行文首以“某某官署為咨呈事”開始。接著以“案準”二字引敘來文的主要內容,然后呈明辦理或請示或答復的意見。最后以“須至咨者”結束。文尾寫“右咨呈某某官署”并書明具文年月日,加蓋官印。

        申文

        申,陳也,陳說事理向上級表達叫申。申作為公文名稱始于宋代。當時叫申狀。元、明因之。清改稱申文,為國家機關上行文書之一。凡道府以下行文六部,府廳州縣行文步軍統(tǒng)領衙門,直隸布政使司以下行文順天府尹。司道行督撫,府廳行司道,州縣行府、廳,雜職行州縣。府、廳、州、縣行學政,州縣行提督,副將、參將、游擊、都司、守備、千總行巡撫,都用申文。此外,提督、副都統(tǒng)行經(jīng)略用申呈。

        申文的程式:文首用“某某官署為申送事”總括語開始。接著以“案奉”二字引敘來文的旨意。然后申達辦理或請示或答復的意見,最后以“須至申者”結束全文。文尾寫“右申呈某某官署”,書明具申年月日,并加蓋官印。

        詳文

        詳者,細也,審也。詳文就是詳言其事,陳報于上級,以待批答之意。清黃六鴻著《福惠全書》中說:“夫詳文者,詳言其事而申于上臺者也。貴在源委清楚,詞意明切,而陳以可否之義仰候憲裁”(該書卷五)。它是清代上行文書之一。武官,凡副將以下行文提督,參將以下行文總兵。文官,凡州、縣上行府廳,府廳上行司道;司道上行督撫,都用詳文。

        詳文都帶有詳冊,即副本。詳文、詳冊。合成一套,申報上憲,上憲在詳文上批示,發(fā)回申報衙門。詳冊留在上級衙門存案。

        詳文的程式:文首有“某某官署為詳情事”總領語。行文以“案查”或“案奉”二字引敘來文內容或某事緣由,然后詳述辦理的情況或請示的問題,最后以“照詳施行,須至申者”結束全文。文尾寫“右申某某官署”并書明具詳年月日,加蓋官署印信。日下寫申報人官銜、姓名。

        驗文是清代地方官府使用的一種上行文書。大量用于報送有關文件,申解賦稅錢糧、押解犯人等。驗文與詳文用途和程式基本相同。不同的是詳文要帶詳冊,要上級批示,驗文不帶書冊,不要求上級對文件批示,只作備案用。

        稟文

        稟是報告、陳述的意思。清朝下對上,卑幼對尊長白事多用稟文。如地方機關,下級官吏向上級官吏報告請示事情時,在詳文內有不便言之處,或不必見之詳文的,都用稟陳述。在京各衙門下級官吏對上級官吏言事時,也有用稟的。另外,私人向官署陳述事件,也用稟,叫稟帖。

        稟文多是私信,文字結構比較靈活,行文關系也不受規(guī)定的公文運轉程序限制。每逢年過節(jié),下級官員對上級官員都要寫信祝賀問候。新官上任向上級官員稟報。下級官員要摸清上級官員的意圖,也往往用稟文以試探。上送稟文,須要附上作者的名帖(即現(xiàn)代的名片),寫上官銜、姓名,稱“銜名手本”,紙用紅色,以表示對上級的尊敬。有所請示的稟文,用白紙書寫,具稟者或委派親信人員須守候批示。上憲在紅稟批示后,即發(fā)還具稟人。白稟存于上憲卷宗。

        明清時代,私人向官署陳告事件也可用稟,稱為稟帖。清代衙署內部書吏、衙役向長官請示或報告事情時,也使用稟帖。稟帖一般是單張紙片,高約30公分,寬約20公分。

        紅白稟為折摺式,一般高約24公分,寬約9公分。白稟都粘有特制的摺面和摺底,用黑色暗花紙,摺面正中偏上方粘一紅色小方簽,楷書一個“稟”字。白稟通常每扣五行,每行字數(shù)不限,楷書。

        稟文的程式:稟文開始先寫明“某某官署或某某官員謹稟某某官署或某某官員”,接著以“敬稟者”三字引敘稟報的事由或請示的問題,最后以“肅此具稟”結束全文。文尾書“卑職某某謹稟”,及具稟年月日,并加蓋官署或官員信印。

        下行文

        劄、劄付

        劄同札,為古時寫字用的小木片。

        一是要建立檔案人員培訓制度,想方設法為檔案人員創(chuàng)造學習條件,鼓勵和支持檔案人員努力學習檔案專業(yè)知識,開拓視野,不斷提高專業(yè)水平和業(yè)務素質。二是要加強檔案人員與本所其他工作人員的互動和聯(lián)系,及時指導他們按照歸檔的要求收集、整理檔案資料。三是對檔案人員實行崗位責任制,明確其職責范圍,并建立業(yè)務考核制度,獎罰分明,調動檔案人員的工作積極性。

        劄作為文書名稱,始于宋代。元、明改稱劄付。清沿用劄和劄付,仍作為下行文書。清朝規(guī)定,凡六部、都察院行文順天府、奉天府;六部行文太常寺、太仆寺、光祿寺、鴻臚寺、國子監(jiān)、欽天監(jiān)、太醫(yī)院、寶泉、寶源局、各倉監(jiān)督、布政使、按察使、城守尉、各關監(jiān)督、各省織造。

        都察院行文六科,禮部行文各省學政,兵部行文各提督總兵。順天府尹行文各省布政使,軍機處行文布政使、按察使;經(jīng)略行文提督、副都統(tǒng),都用札文。

        凡提督行府廳州縣,巡撫行副將、參將、游擊、都司、用札付。

        札文的程式:文首以“某某衙門或某某官員為札飭事,或給札事”開始,接著以“照得”或“某某案呈”引敘札飭的內容。最后以“特”或“須至札者”結束,文尾書明具札年月日,并加蓋官印。

        牌文、牌票、牌檄

        牌文是清朝下行文書之一。凡各部院行文五城司坊官、大興、宛平二縣;六部行道府以下各衙門;步軍統(tǒng)領衙門行文府、廳、州、縣;順天府尹行直隸布政使司以下;督撫行司、道,司、道行府、廳,府、廳行州縣,州、縣行雜職。提督行副將以下,總兵行參將以下,副將行所轄游擊以下,參將行所轄都司以下,參將游擊行千總、把總,都司行所轄千總以下,都司、守備行把總。學政行道、府、廳、州、縣以下,經(jīng)略行總兵以下,都用牌文。

        另外,巡撫行文守備、千總,用牌票,織造行文府、廳、州、縣用牌檄。(以上俱見《光緒會典》卷30·禮部)

        牌文的程式:文首以“某某官署為牌行事”開始,接著用“據(jù)”或“查得”引敘事由緣起,然后牌曉事件,最后以“須至牌者”結束。末書具牌年月日,并加蓋官印。

        以上告下謂之諭,諭使用范圍較廣?;实鄹娉济竦奈臅猩现I、諭旨等形式。清代各部院長官對下屬有所曉諭或指示,用“堂諭”。地方各府、廳、州、縣對于屬吏有所訓示,用“諭帖”。

        諭的程式:首用“諭某某知悉”或“為遵諭事”開始,接敘所諭內容,文尾用“特諭”或“此諭”結束。文尾書明下諭的年月日。

        平行文

        咨文

        咨是商量、咨詢的意思。咨作為公文名稱,始于宋代,以后歷代沿用,為中央平行衙署的來往文書之一。清朝行文體制規(guī)定:宗人府行文各部院;六部、理藩院、都察院、內務府、各旗都統(tǒng)、步軍統(tǒng)領衙門互相行文;通政使司、大理寺行文各部院;各部院行文總督、巡撫、都統(tǒng)、將軍等;吏、禮二部行文衍圣公;禮部行文外裔各國;軍機處行文督撫、將軍;總督巡撫與提督,巡撫與總兵,司道與總兵,來往行文都用咨文。

        咨文的程式:文首以“某某衙署為咨行事”開始,接著以“案奉”二字引敘事由,然后敘述所咨事情。最后以“須至咨者”結束。末書“右咨某某官署”及具咨年月日,加蓋官印。

        移會

        清朝規(guī)定,通政司、大理寺行文,除對各部院用咨外,余皆用移會。六科各道、內庭各館、內閣典籍廳、稽察房、中書科等處,與各部、院、寺、監(jiān)行文,均用移會。地方機關,如直隸州與非所屬之知縣,知縣與府首領州同、州判,州同、州判與儒學,來往文書,也用移會。

        移會的程式:文首用“某某官署為移會事”開始,接敘事由的緣起,然后說明移會事項,最后以“須至移者”結束。末書“右移會某某官署”,具移年月日,并加官署印信。

        交片

        交片是清朝獨有的一種平行文書。《清會典》載,軍機處與各部、院、寺、監(jiān)行文用交片。其內容多是軍機大臣傳達皇帝的諭旨,交有關衙門辦理執(zhí)行。

        片文一般一百字左右。片文程式簡潔明確,文首直書“某年某月某日交某官署。本日,軍機大臣面諭旨。”接敘諭旨的內容。最后以“此交”結束。

        照會

        照會作為公文名稱,始于明代。照會有會同照閱之意,大都是不相隸屬的文武各衙門之間行文時使用。明代凡五軍都督府行文六部用照會。清朝規(guī)定,總兵行文非所轄的副將。副將行文非所轄的都司、守備。參將、游擊行文非所轄的守備。都司、守備行非所轄的千總。總督于總兵,提督于司、道、運司,總兵于府、廳、州、縣,副將于各州縣,駐防副都統(tǒng)行文非所屬之副將。經(jīng)略行文將軍督撫,均用照會。知府行文直隸州知州,用墨筆照會。清末府、廳、州、縣長官行文議事會或參事會,司、道行文自治機關也用照會。

        鴉片戰(zhàn)爭以后,照會逐漸變?yōu)橥饨晃臅??!吨杏⒛暇l約》第十一款規(guī)定:英國駐中國之總督,與中國大臣無論京內京外者,有文書往來,用“照會”字樣。以后,照會便成為國家間外交往來比較常用的一種文書。

        照會的程式:文首以“某某官署為照會事”開始,接著用“案照”二字引敘事由緣起,然后敘明所照事由,最后以“須至照會者”結束。末書“右照會某某官署”,具照年月日,并加蓋官印。

        關文

        關文是古代官府間互相質詢時所用的一種文書?!段男牡颀垺洝分性唬骸鞍俟僭兪?,則有關、刺、解、諜”?!短瓢俟僦尽分性疲骸爸T司相質,其制有三:一曰關、二曰刺,三曰移”。宋、明沿用之。清朝關文的用途進一步擴大,凡府廳州縣行佐貳、佐雜,府廳州縣與兩司首領互相行文,都用關文。另外,副將與非所轄之游擊,府廳與參將、游擊,府、廳、州、縣與都司,司道、運司、府廳與副將,司道、運司、州縣與參將、游擊,司道、運司與都司,都用平關。

        關文的程式,文首用“某某官署為關查事”開始,接敘事由緣起,然后敘明關查的事項。文尾寫“右關某某官署”,具關年月日,并加蓋官印。

        牒呈

        牒作為公文名稱,始于秦漢。宋時有敕牒、公牒。清代有牒呈,據(jù)《清會典》載,凡府佐貳行知府,州、縣佐貳行州、縣。兩司首領行知府,儒學行州、縣。府、州行提督,廳縣行副將,都用牒呈。

        牒呈為平行文書之一,行文中凡用牒的地方,均加一“呈”字,以表示對受文官署的尊敬。

        牒文的程式:文首以“某某官署為咨會事”開始,接敘事由緣起,然后敘明牒知的事情。最后以“須至牒者”結束。文尾書明“具牒某某官署”,具牒年月日,并加蓋官署印信。

        (作者系中國第一歷史檔案館原副館長、研究館員)

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