趙金鳳

（新疆額爾齊斯河流域開發(fā)工程建設管理局 烏魯木齊 830000）

1 現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的“一體兩面”關系

現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是文秘工作的主要產品，檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，換句話說，沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎之上的?？梢?，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理的工作的基礎性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相聯(lián)，又相對獨立。

隨著現(xiàn)代科學技術，特別是計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，便是這種“一體兩面”關系的實際反映和科學應用。所謂“文檔一體化”，就是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每一個環(huán)節(jié)，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作信息共享、規(guī)范銜接。

2 當前文秘工作和檔案工作銜接方面存在的主要問題

實際工作中，文秘和檔案實行的是分塊管理制。這種體制某種程度上拉大了文秘工作和檔案工作的距離。文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范問題。

2.1 用紙不達標，裝訂不規(guī)范

《國家行政機關公文格式》（GBT/9704—1999）（京政辦發(fā)［2000］126號）規(guī)定：公文用紙一般使用60～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙，型號為國際通用A4型。裝訂要求左側訂、不漏頁、無壞釘、不脫落、不散頁、后背平整。但長期以來，公文用紙很少注意克度要求，常因紙張質量差和耐折度低，導致保存時間不長便開始發(fā)黃。而且相當一部分單位還在繼續(xù)延用過去的16開型紙，即使同是16開，有時大小也不一致。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時有發(fā)生，使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。

2.2 版記不全面，附件不規(guī)范

版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現(xiàn)“文檔一體化”的一個重要標識。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位者有之，不標明印發(fā)部門和時間者有之，甚或沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編更給文件歸檔擬寫案卷標題造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度?！秶倚姓C關公文格式》還對公文的附件作了明確規(guī)定，但在現(xiàn)行的公文制發(fā)中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號，附件和正文不能對號入座等，也嚴重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

2.3 文種使用不當，辦理程序不規(guī)范

《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)［2000］23號）規(guī)定公文主要有13種。但實際應用時，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實際效力常因此而削弱。最容易混淆的是“請示”和“報告”兩個文種，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中夾雜“請示”的內容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，給公文受理機關帶來不便，影響了公文作用的發(fā)揮。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。

2.4 原稿不齊全，編號不規(guī)范

公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)。有時候，辦文過程很規(guī)范，但實際歸檔時，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿特別是領導批示的原稿更具有存檔價值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經過復印就存檔，短期內字跡就變得模糊不清。公文編號的差錯一般是由于登記不及時、分類不準確造成的，漏號、重號等亂號情況的出現(xiàn)，既影響了公文的質量，又不符合立卷歸檔的要求。

另外，《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定撰寫公文材料應該盡量使用碳素或藍黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆寫，包括領導的簽字在內。在以往物檔案工作檢查中，這一條幾乎沒有單位能完全做到，案卷中的圓珠筆字變形、鉛筆字模糊難辨、有涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，使檔案的真實性難以保障。

3 實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的“三強化”措施

要實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接，筆者認為應著重從“三強化”抓起。

3.1 強化“文檔一體化”意識

“文檔一體化”的實質是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識。檔案，是人們社會實踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。對一個單位來說，要維護其歷史的真實性，使人們了解它的歷史傳統(tǒng)和發(fā)展現(xiàn)狀，靠什么？靠的是檔案，靠的是大量的文件材料。可以說今天的文件，就是明天的材料。因此，每一個文秘人員頭腦中都要有“檔案”二字，不僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

3.2 強化“全過程管理”工作

a.樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每名工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。

b.制定嚴格的質量標準。《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》等法規(guī)對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過程管理”的根本法，全體檔案工作人員和文秘人員都應該認真學習、熟練掌握，在精通的基礎上模范執(zhí)行。

c.理順管理體制，完善組織機構，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩(wěn)定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業(yè)性和技術性，不能設想一個人員素質不高、更換頻繁的工作隊伍能創(chuàng)造出優(yōu)秀的工作業(yè)績。

d.建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。不僅在公文正式印制前對審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進行復核，印制后發(fā)送前還應再次進行復核。若要修改實質內容，則應按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術指標上也要嚴格按機關報標準把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時，嚴格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄濫送。

e.依靠先進的裝備和技術。社會已經進入信息時代，科學技術日新月異，落后的文件設備和檔案工具已經不能適應《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》的要求，因此，配置性能優(yōu)良的設備和工具，是“全過程管理”的關鍵。同時還應注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經濟、不正當?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q禁止。

3.3 強化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》早已明確的一個基本制度?！秶倚姓C關公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務部門負責“及時整理（立卷）、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，編寫“案卷類目”，將其及時“對號入座”，使文件的立卷工作日?；！拔臅块T立卷”主要是做好平時歸卷工作，關鍵在于“及時”二字，及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應在會議結束時及時收集歸卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。需要指出一點的是：當遇到工作人員因故調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文材料，按照有關規(guī)定全部及時進行清交，以保證檔案材料的完整齊全。

4 新形勢下加強文字秘書、文檔管理人員培訓教育的必要性

綜上所述，由于中小機關的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務關系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應有作用的基礎。

各類部門在機關建設中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來越重視，機關文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎工作就顯得尤為重要。經過20年的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大發(fā)展，但文書檔案管理隊伍建設，特別是廣大基層部門機關的文書檔案管理隊伍的建設及其文書檔案管理的水平，還存在著明顯的與時代要求不相適應的方面。應該從以下幾個方面加強隊伍建設。

a.選調專業(yè)人員負責該項工作。

b.對在崗的專業(yè)人員應定期地進行教育培訓，不斷提高他們的品德、業(yè)務和工作技能。

c.在所屬業(yè)務管理部門的指導下，對機關文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核，只有提高工作人員的業(yè)務技能和素質才能做到檔案工作中的“文檔一體化”管理，同時才能將檔案工作做得更全面、更完整。