張 韻

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東 廣州 510225）

隨著我國高等教育快速發(fā)展，學(xué)校的各項(xiàng)工作也在不斷地增加和拓展，高校檔案工作的涉及面越來越廣，檔案數(shù)量也快速增加，僅靠人數(shù)不多的專職檔案工作者已經(jīng)不可能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展，高校檔案工作服務(wù)學(xué)校與社會(huì)的能力和水平無法提升。高校檔案工作要跟上時(shí)代的步伐開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面必須加強(qiáng)兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用。筆者認(rèn)為，目前高校兼職檔案員建設(shè)中的種種問題，并不是僅僅靠規(guī)章制度就能解決的。只有健全的考核機(jī)制、扎實(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和有效的監(jiān)督指導(dǎo)才是高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的有力保障。

一、健全考核機(jī)制

由于兼職檔案工作往往不計(jì)入工作量，不與收入掛鉤，學(xué)校和檔案館（室）應(yīng)制定相應(yīng)的考核機(jī)制，定期根據(jù)兼職檔案員的工作業(yè)績進(jìn)行考核，對(duì)工作出色的兼職檔案員進(jìn)行表彰，給予其精神和物質(zhì)上的雙重獎(jiǎng)勵(lì)。只有建立健全的考核制度，才能對(duì)兼職檔案員的工作內(nèi)容進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，使兼職檔案員工作有目標(biāo)，發(fā)展有方向，才能切實(shí)提高檔案工作水平，保證應(yīng)歸檔檔案的質(zhì)量。

制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)?？己藰?biāo)準(zhǔn)應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實(shí)際，以各歸檔單位履行崗位職責(zé)情況和完成當(dāng)年歸檔移交情況為重點(diǎn)。分別對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員進(jìn)行考核。從對(duì)檔案工作的重視程度、應(yīng)歸檔文件材料齊全完整程度、歸檔文件材料的整理質(zhì)量等方面設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，盡可能量化，制定各項(xiàng)指標(biāo)的百分比例。將兼職檔案員的考核成績納入分管領(lǐng)導(dǎo)的考核成績中，可以更加促進(jìn)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)兼職檔案員工作的重視，提高檔案工作水平。

考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)簡單、易于操作、可行性強(qiáng)。不論是專職檔案員還是兼職檔案員應(yīng)該都要對(duì)照考核標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地把握歸檔文件的整理質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決相關(guān)問題，從而使檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)得到加強(qiáng)。每年年度考核應(yīng)先由各歸檔單位自評(píng)，再由學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組綜合考察得出結(jié)論。評(píng)選結(jié)果確定后應(yīng)召開專兼職檔案員會(huì)議，在布置工作任務(wù)、總結(jié)上一階段工作的同時(shí)，重點(diǎn)表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)工作表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人及重視檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)，以樹立先進(jìn)典型。這樣做是對(duì)兼職檔案員辛苦工作的一種肯定，會(huì)讓他們在潛意識(shí)中與先進(jìn)比較，無形中讓自己產(chǎn)生向上的動(dòng)力。會(huì)讓他們在做這項(xiàng)為國家、學(xué)校積累寶貴財(cái)富的工作時(shí)，保持良好的情緒和飽滿的工作熱情，積極主動(dòng)地投入到工作中去，實(shí)現(xiàn)自我監(jiān)督、自我鞭策、自我評(píng)價(jià)、自我控制，形成工作有序、忠于職守、愛崗敬業(yè)的良好職業(yè)道德風(fēng)尚，達(dá)到檔案工作的最佳狀態(tài)。同時(shí)，考核的成績還應(yīng)與獎(jiǎng)金、評(píng)職稱、晉級(jí)掛鉤。

考核的激勵(lì)功能是促進(jìn)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的有效手段。合理的考核方法可以成為激勵(lì)各崗位人員工作、努力提高其業(yè)務(wù)水平的動(dòng)力，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新。

二、扎實(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1.學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)采取靈活多樣的形式對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)經(jīng)?；?、制度化地對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，舉辦檔案培訓(xùn)班，聘請(qǐng)校內(nèi)外專家講解有關(guān)檔案知識(shí)，使兼職檔案員明確職責(zé)，掌握高校檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔方法，了解文件歸檔整理流程?？梢杂杏?jì)劃地送一部分重要崗位兼職檔案員參加國家、省、市專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們了解和學(xué)習(xí)到前沿的檔案學(xué)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，開闊視野，拓寬思路。還要積極創(chuàng)造條件為兼職檔案員提供相互交流、學(xué)習(xí)的平臺(tái)。如定期或不定期地組織召開兼職檔案員經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，請(qǐng)工作出色的部門把先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)介紹給大家，組織兼職檔案員到兄弟院校檔案館（室）參觀學(xué)習(xí)，以共同提高全校歸檔工作質(zhì)量，提高其檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。還可充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，將每次培訓(xùn)內(nèi)容制作成課件掛在校園網(wǎng)上或刻錄成光盤，使兼職檔案員能隨時(shí)學(xué)習(xí)，及時(shí)提高。

2.對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)應(yīng)該內(nèi)容靈活、具有針對(duì)性

培訓(xùn)內(nèi)容首先要把增強(qiáng)兼職檔案員忠于職守、愛崗敬業(yè)的精神放在首位，加強(qiáng)思想政治教育，增強(qiáng)兼職檔案員的工作責(zé)任心和主動(dòng)性。檔案及其管理的專業(yè)知識(shí)其實(shí)并不難掌握，難的是高度的責(zé)任感和熱愛這一行的愛崗敬業(yè)精神。

其次，培訓(xùn)內(nèi)容必須具有實(shí)用性，可分門別類地、有針對(duì)性地組織培訓(xùn)，要從實(shí)際出發(fā)使參加培訓(xùn)者能學(xué)以致用，解決實(shí)際工作中的問題。要明確文件材料收集工作的分工，以解決部分兼職檔案員對(duì)于本部門工作性質(zhì)和職能了解不深、不能很好掌握本部門形成文件的范圍和重要程度、分不清歸檔和不歸檔文件及對(duì)平時(shí)收集工作不熟悉不能及時(shí)收集整理等問題。培訓(xùn)的內(nèi)容不能千篇一律，要注意，生動(dòng)的案例和生動(dòng)的語言能使每一位參加培訓(xùn)者取得更好的學(xué)習(xí)效果。

此外，要對(duì)兼職檔案員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等方面的培訓(xùn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多高校檔案部門在檔案信息的收集、加工、檢索、傳輸?shù)确矫鎸?shí)現(xiàn)了數(shù)字化，所以兼職檔案員必須掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，盡早適應(yīng)電子信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響和變革，懂得用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理和開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)

檔案部門要積極主動(dòng)地與兼職檔案員加強(qiáng)聯(lián)系，做到人性化與制度化管理相結(jié)合，要與兼職檔案員交朋友，從情感上進(jìn)行溝通，以人性化的關(guān)懷和理解，逐步強(qiáng)化兼職檔案員的檔案意識(shí)，調(diào)動(dòng)其積極主動(dòng)性。要隨時(shí)了解歸檔單位的工作動(dòng)態(tài)，掌握其常規(guī)工作以外的重要活動(dòng)或重要工作。專職檔案人員要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式對(duì)兼職檔案員進(jìn)行具體操作和一般理論方面的培訓(xùn)，有針對(duì)性地進(jìn)行個(gè)別指導(dǎo)，幫助一些剛接手檔案工作的兼職檔案員盡快熟悉檔案業(yè)務(wù)，做好本部門文件材料的立卷歸檔工作。抽查檔案的收集、整理和歸檔情況，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

檔案工作是高校的重要基礎(chǔ)性工作之一，也是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志。高校兼職檔案員是高校檔案工作的重要組成部分，是做好高校檔案工作的重要力量。必須加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)才能保障高校檔案工作的健康發(fā)展。

［1］藍(lán)蕾.高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考［J］.蘭臺(tái)世界，2007，（19）.

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［4］李娟.高校兼職檔案員是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)［J］.科技檔案，2007，（4）.