張 韻

（仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，廣東 廣州 510225）

隨著我國高等教育快速發(fā)展，學(xué)校的各項工作也在不斷地增加和拓展，高校檔案工作的涉及面越來越廣，檔案數(shù)量也快速增加，僅靠人數(shù)不多的專職檔案工作者已經(jīng)不可能實現(xiàn)高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展，高校檔案工作服務(wù)學(xué)校與社會的能力和水平無法提升。高校檔案工作要跟上時代的步伐開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面必須加強(qiáng)兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)隊伍，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用。筆者認(rèn)為，目前高校兼職檔案員建設(shè)中的種種問題，并不是僅僅靠規(guī)章制度就能解決的。只有健全的考核機(jī)制、扎實的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和有效的監(jiān)督指導(dǎo)才是高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的有力保障。

一、健全考核機(jī)制

由于兼職檔案工作往往不計入工作量，不與收入掛鉤，學(xué)校和檔案館（室）應(yīng)制定相應(yīng)的考核機(jī)制，定期根據(jù)兼職檔案員的工作業(yè)績進(jìn)行考核，對工作出色的兼職檔案員進(jìn)行表彰，給予其精神和物質(zhì)上的雙重獎勵。只有建立健全的考核制度，才能對兼職檔案員的工作內(nèi)容進(jìn)行客觀評價，使兼職檔案員工作有目標(biāo)，發(fā)展有方向，才能切實提高檔案工作水平，保證應(yīng)歸檔檔案的質(zhì)量。

制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)。考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實際，以各歸檔單位履行崗位職責(zé)情況和完成當(dāng)年歸檔移交情況為重點。分別對分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員進(jìn)行考核。從對檔案工作的重視程度、應(yīng)歸檔文件材料齊全完整程度、歸檔文件材料的整理質(zhì)量等方面設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，盡可能量化，制定各項指標(biāo)的百分比例。將兼職檔案員的考核成績納入分管領(lǐng)導(dǎo)的考核成績中，可以更加促進(jìn)分管領(lǐng)導(dǎo)對兼職檔案員工作的重視，提高檔案工作水平。

考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)簡單、易于操作、可行性強(qiáng)。不論是專職檔案員還是兼職檔案員應(yīng)該都要對照考核標(biāo)準(zhǔn)及時、準(zhǔn)確、有效地把握歸檔文件的整理質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和解決相關(guān)問題，從而使檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)得到加強(qiáng)。每年年度考核應(yīng)先由各歸檔單位自評，再由學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組綜合考察得出結(jié)論。評選結(jié)果確定后應(yīng)召開專兼職檔案員會議，在布置工作任務(wù)、總結(jié)上一階段工作的同時，重點表揚和獎勵工作表現(xiàn)突出的單位和個人及重視檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)，以樹立先進(jìn)典型。這樣做是對兼職檔案員辛苦工作的一種肯定，會讓他們在潛意識中與先進(jìn)比較，無形中讓自己產(chǎn)生向上的動力。會讓他們在做這項為國家、學(xué)校積累寶貴財富的工作時，保持良好的情緒和飽滿的工作熱情，積極主動地投入到工作中去，實現(xiàn)自我監(jiān)督、自我鞭策、自我評價、自我控制，形成工作有序、忠于職守、愛崗敬業(yè)的良好職業(yè)道德風(fēng)尚，達(dá)到檔案工作的最佳狀態(tài)。同時，考核的成績還應(yīng)與獎金、評職稱、晉級掛鉤。

考核的激勵功能是促進(jìn)兼職檔案員隊伍建設(shè)的有效手段。合理的考核方法可以成為激勵各崗位人員工作、努力提高其業(yè)務(wù)水平的動力，推動檔案工作不斷創(chuàng)新。

二、扎實的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

1.學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點采取靈活多樣的形式對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點經(jīng)?；?、制度化地對兼職檔案員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，舉辦檔案培訓(xùn)班，聘請校內(nèi)外專家講解有關(guān)檔案知識，使兼職檔案員明確職責(zé)，掌握高校檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔方法，了解文件歸檔整理流程?？梢杂杏媱澋厮鸵徊糠种匾獚徫患媛殭n案員參加國家、省、市專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們了解和學(xué)習(xí)到前沿的檔案學(xué)理論和業(yè)務(wù)知識，開闊視野，拓寬思路。還要積極創(chuàng)造條件為兼職檔案員提供相互交流、學(xué)習(xí)的平臺。如定期或不定期地組織召開兼職檔案員經(jīng)驗交流會，請工作出色的部門把先進(jìn)經(jīng)驗介紹給大家，組織兼職檔案員到兄弟院校檔案館（室）參觀學(xué)習(xí)，以共同提高全校歸檔工作質(zhì)量，提高其檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。還可充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，將每次培訓(xùn)內(nèi)容制作成課件掛在校園網(wǎng)上或刻錄成光盤，使兼職檔案員能隨時學(xué)習(xí)，及時提高。

2.對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)應(yīng)該內(nèi)容靈活、具有針對性

培訓(xùn)內(nèi)容首先要把增強(qiáng)兼職檔案員忠于職守、愛崗敬業(yè)的精神放在首位，加強(qiáng)思想政治教育，增強(qiáng)兼職檔案員的工作責(zé)任心和主動性。檔案及其管理的專業(yè)知識其實并不難掌握，難的是高度的責(zé)任感和熱愛這一行的愛崗敬業(yè)精神。

其次，培訓(xùn)內(nèi)容必須具有實用性，可分門別類地、有針對性地組織培訓(xùn)，要從實際出發(fā)使參加培訓(xùn)者能學(xué)以致用，解決實際工作中的問題。要明確文件材料收集工作的分工，以解決部分兼職檔案員對于本部門工作性質(zhì)和職能了解不深、不能很好掌握本部門形成文件的范圍和重要程度、分不清歸檔和不歸檔文件及對平時收集工作不熟悉不能及時收集整理等問題。培訓(xùn)的內(nèi)容不能千篇一律，要注意，生動的案例和生動的語言能使每一位參加培訓(xùn)者取得更好的學(xué)習(xí)效果。

此外，要對兼職檔案員進(jìn)行計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等方面的培訓(xùn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多高校檔案部門在檔案信息的收集、加工、檢索、傳輸?shù)确矫鎸崿F(xiàn)了數(shù)字化，所以兼職檔案員必須掌握一定的計算機(jī)應(yīng)用等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，盡早適應(yīng)電子信息技術(shù)給檔案工作帶來的影響和變革，懂得用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理和開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)

檔案部門要積極主動地與兼職檔案員加強(qiáng)聯(lián)系，做到人性化與制度化管理相結(jié)合，要與兼職檔案員交朋友，從情感上進(jìn)行溝通，以人性化的關(guān)懷和理解，逐步強(qiáng)化兼職檔案員的檔案意識，調(diào)動其積極主動性。要隨時了解歸檔單位的工作動態(tài)，掌握其常規(guī)工作以外的重要活動或重要工作。專職檔案人員要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式對兼職檔案員進(jìn)行具體操作和一般理論方面的培訓(xùn)，有針對性地進(jìn)行個別指導(dǎo)，幫助一些剛接手檔案工作的兼職檔案員盡快熟悉檔案業(yè)務(wù)，做好本部門文件材料的立卷歸檔工作。抽查檔案的收集、整理和歸檔情況，以便發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

檔案工作是高校的重要基礎(chǔ)性工作之一，也是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志。高校兼職檔案員是高校檔案工作的重要組成部分，是做好高校檔案工作的重要力量。必須加強(qiáng)高校兼職檔案員隊伍建設(shè)才能保障高校檔案工作的健康發(fā)展。

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［3］韓曉穎.淺析兼職檔案員在高校檔案工作中的作用［J］.云南檔案，2009，（1）.

［4］李娟.高校兼職檔案員是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)［J］.科技檔案，2007，（4）.