周 偉尹沂萍

(1.荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生就業(yè)辦公室,湖北荊州434000;2.荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院,湖北荊州434000)

試論高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

周 偉1尹沂萍2

(1.荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生就業(yè)辦公室,湖北荊州434000;2.荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院,湖北荊州434000)

隨著高校教學(xué)、科研水平的發(fā)展,其對(duì)檔案服務(wù)的要求也越來(lái)越高。依托高校校園網(wǎng)優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要從完善硬件設(shè)施、檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案信息資源網(wǎng)安全運(yùn)行等方面入手。

檔案管理;檔案管理網(wǎng)絡(luò)化;檔案信息化

一、高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的目的

(一)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的需要

當(dāng)前,大量應(yīng)歸檔的文件材料正從紙質(zhì)載體形式逐漸演變?yōu)檫m宜計(jì)算機(jī)處理或管理的圖像、圖形、攝像、聲音等以數(shù)字載體形式存儲(chǔ)的電子文件,因此,檔案內(nèi)容信息只有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)才能最大限度地發(fā)揮作用。憑借計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理,在提高系統(tǒng)查全率、查準(zhǔn)率基礎(chǔ)上,提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度,縮短利用者查閱檔案的時(shí)間,檔案部門(mén)將從保管檔案史料的基地,轉(zhuǎn)變?yōu)槊鋵?shí)的高校教學(xué)、科學(xué)研究及各項(xiàng)工作利用檔案史實(shí)的中心。同時(shí),檔案管理人員應(yīng)致力于發(fā)掘數(shù)字化的檔案信息,對(duì)原始的檔案信息進(jìn)行深加工,這種對(duì)檔案信息的二次、三次開(kāi)發(fā),能有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量,真正適應(yīng)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。

(二)加強(qiáng)電子文件管理的需要

目前,計(jì)算機(jī)已經(jīng)融入高校日常工作當(dāng)中,絕大多數(shù)的辦公文件以電子文件形式存在,但是檔案館歸檔時(shí),卻只有紙質(zhì)文件歸檔。當(dāng)然,電子檔案也是當(dāng)前檔案管理中的難點(diǎn),檔案管理部門(mén)不能將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)生搬硬套強(qiáng)加于電子檔案管理。這就要求我們?cè)跈n案管理中,要根據(jù)電子文件的自身特點(diǎn),積極創(chuàng)造出一套適合電子檔案管理的理論和方法,實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能加強(qiáng)電子文件收集的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

(三)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的需要

傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問(wèn)題,形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象,其信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無(wú)法滿足具體工作的需要,信息共享程度低,已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求,因此,檔案部門(mén)對(duì)利用率高的檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理同樣勢(shì)在必行。同時(shí),檔案部門(mén)還可以利用網(wǎng)絡(luò),在局域網(wǎng)上公布非保密信息,如規(guī)章制度、科技成果等,有效增加檔案資源的利用率,達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。

二、檔案管理工作與校園網(wǎng)的結(jié)合

檔案管理工作涉及高等學(xué)校每一個(gè)單位、機(jī)關(guān)或部門(mén),涉及范圍廣。高校檔案管理又分為黨政、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、會(huì)計(jì)、聲像十大類(lèi)別,每一大類(lèi)又分很多小的部分,涉及類(lèi)別多。承載檔案的載體又有很多種,如紙張、光盤(pán)、影音、照片、實(shí)物等,保存種類(lèi)豐富。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,檔案管理的工作量大規(guī)模膨脹,上述檔案管理的特征和趨勢(shì),決定了檔案管理工作是系統(tǒng)性、全局性的工作,檔案管理工作亟待以更新的方式與方法來(lái)開(kāi)展。由于校園網(wǎng)絡(luò)本身具有覆蓋范圍廣,絕大多數(shù)電腦支持多媒體技術(shù),通過(guò)打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備可以存儲(chǔ)或制作如光盤(pán)、影音、照片等形成多種存儲(chǔ)方式;通過(guò)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)程序可以使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué),同時(shí)降低工作強(qiáng)度。檔案管理工作與校園網(wǎng)絡(luò)本身的結(jié)合,將會(huì)使檔案管理工作的開(kāi)展日新月異。

目前,絕大多數(shù)學(xué)校對(duì)于校園網(wǎng)絡(luò)本身和綜合檔案管理局域網(wǎng)的建設(shè)投入是基礎(chǔ)性的,要分階段、分層次逐步完成。在此前提下,制約檔案管理進(jìn)一步發(fā)展的主要瓶頸是檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)工作,特別是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)綜合檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作,一些開(kāi)發(fā)軟件已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn),如ORACL E數(shù)據(jù)庫(kù)。從原理來(lái)看,物理上存放于網(wǎng)絡(luò)的多個(gè)ORA2 CLE數(shù)據(jù)庫(kù),邏輯上可以看成一個(gè)單個(gè)的大數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)異地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)同時(shí)進(jìn)行存取,而服務(wù)器之間的協(xié)同處理對(duì)于工作站用戶及應(yīng)用程序而言是完全透明的。開(kāi)發(fā)人員無(wú)需關(guān)心網(wǎng)絡(luò)的連接細(xì)節(jié)、無(wú)需關(guān)心數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)接點(diǎn)中的具體分布情況、也無(wú)需關(guān)心服務(wù)器之間的協(xié)調(diào)工作過(guò)程。使用過(guò)程中,由網(wǎng)絡(luò)相連的兩個(gè)ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)之間通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接(DB2LIN KS)建立訪問(wèn)機(jī)制。相當(dāng)于一方與另一方的某用戶遠(yuǎn)程登錄所做的操作。但ORACL E采用的一些高級(jí)管理方法,如同義詞(SYNONME)等使我們覺(jué)察不到這個(gè)過(guò)程,似乎遠(yuǎn)端的數(shù)據(jù)就在本地,從而可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理。Delphi也可以實(shí)現(xiàn)以上功能。這些軟件的出現(xiàn),為綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供了開(kāi)發(fā)軟件平臺(tái)。

三、從實(shí)際出發(fā)抓好高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作

(一)要大力完善硬件設(shè)施

隨著高校辦學(xué)條件不斷改善,檔案庫(kù)的環(huán)境相應(yīng)地得到改善,但是檔案數(shù)量的持續(xù)增加也要求學(xué)校做到“與時(shí)俱進(jìn)”。譬如,針對(duì)實(shí)際需要對(duì)現(xiàn)有場(chǎng)館進(jìn)行維護(hù)、更新、擴(kuò)建,根據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的大小和歷年來(lái)形成案卷數(shù)量的多寡來(lái)選取適合的庫(kù)容空間,庫(kù)房要留有充分的余地以備未來(lái)若干年形成檔案的存放。與此同時(shí),還應(yīng)該使用去濕機(jī)、除塵器、自動(dòng)報(bào)警器、靜電復(fù)印機(jī)等設(shè)備來(lái)為檔案管理工作提供方便。除了場(chǎng)館改善和建設(shè)之外,先進(jìn)設(shè)備的配備也是至關(guān)重要的?，F(xiàn)在高校檔案管理工作計(jì)算機(jī)化已經(jīng)相當(dāng)普遍,但是要向網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)發(fā)展,在電腦配置等方面還需相應(yīng)做出改進(jìn)。這些工作必須在各部門(mén)之間的配合下完成,光靠檔案管理部門(mén)自身是無(wú)法完成的。

(二)要對(duì)網(wǎng)絡(luò)在高校檔案管理工作中的作用有恰當(dāng)?shù)亩ㄎ?/h3>

把網(wǎng)絡(luò)僅僅當(dāng)作現(xiàn)代化管理手段的一種形式,容易給實(shí)際工作帶來(lái)偏差。網(wǎng)絡(luò)從為人們所知到風(fēng)靡世界,再到成為人們工作和生活中的重要工具,也是人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)認(rèn)識(shí)不斷拓寬和深化的過(guò)程。這就造成了一種盲目的從眾心理,認(rèn)為不管什么東西,只要加上網(wǎng)絡(luò)就是先進(jìn)的。這種心理是不尊重客觀事實(shí),不從實(shí)際出發(fā)的表現(xiàn)。造成的后果是,有的學(xué)校在發(fā)展網(wǎng)絡(luò)過(guò)程中抱著“人有我也有”的心態(tài),建立起初步的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施后沒(méi)有充分應(yīng)用起來(lái),檔案管理工作還是用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行,計(jì)算機(jī)主要用于應(yīng)付日常打印文件、卡片、案卷目錄、卷內(nèi)目錄,“共享”意識(shí)沒(méi)有培養(yǎng)出來(lái)。這種情形下網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不能給實(shí)際工作帶來(lái)足夠的正面作用。還有一種思想認(rèn)識(shí)也是有缺陷的,那就是一味強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)化。檔案的管理有很強(qiáng)的應(yīng)用性,也就是說(shuō)要根據(jù)不同類(lèi)別檔案的屬性、使用頻率等來(lái)設(shè)計(jì)不同的管理手段。對(duì)于原件的保管,傳統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)的重要性仍然不容忽視,仍應(yīng)是高校檔案管理工作中的重要內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)會(huì)給管理方式帶來(lái)一定變化,但是說(shuō)到底它仍然是一種管理工具。工具的應(yīng)用一定要從實(shí)際情況出發(fā),堅(jiān)持“與實(shí)際需要保持一致”的立場(chǎng),是加快高校檔案管理工作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的一個(gè)前提。

(三)檔案信息資源網(wǎng)運(yùn)行的安全問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)的便捷與潛在的威脅是同時(shí)存在的,因此嚴(yán)格控制使用者的權(quán)利勢(shì)在必行,這也是檔案信息入網(wǎng)的一個(gè)先決條件。檔案信息與圖書(shū)館信息不同,許多檔案都具有非公開(kāi)性,如此一來(lái)對(duì)各級(jí)部門(mén)查閱檔案權(quán)限應(yīng)作充分的控制。校內(nèi)、校外各部門(mén)的查詢權(quán)限應(yīng)該是不同的。不管查詢者是誰(shuí),都只能查到自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。要做到這點(diǎn),相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)就必須跟上。首先在網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)應(yīng)用上就要充分考慮這個(gè)問(wèn)題,在查詢系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置上盡可能做到完備。與此同時(shí),高校也需要有一支比較優(yōu)秀的技術(shù)隊(duì)伍來(lái)維護(hù)日常工作中的網(wǎng)絡(luò)安全。只要有關(guān)部門(mén)對(duì)這個(gè)問(wèn)題有足夠的重視,依托高校自身的技術(shù)資源來(lái)建立這樣一支技術(shù)隊(duì)伍是可以辦到的。

[1]昌韜.試論網(wǎng)絡(luò)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].桂林師范高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào),2004(2).

責(zé)任編輯 袁麗華 E2mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G275.3

A

1673-1395(2010)03-0393-02

20100310

周偉(1976—),男,湖北荊州人,主要從事檔案管理研究。