冒紅

高校院系檔案管理方法探討

冒紅

分析了高校院系檔案管理中存在的問題，提出了改進高校院系教學檔案管理的措施。針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，認為應充分利用網(wǎng)絡輔助教學檔案管理，建立教學檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的辦法是行之有效的。

檔案管理；高等學校；教學檔案；檔案網(wǎng)絡管理

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校管理體制改革的深化，一方面，合并升本辦學蔚然成風；另一方面，各高校不斷設置新的專業(yè)，擴大原有的專業(yè)規(guī)模，重點建設特色專業(yè)。因此，各高校及其院系的檔案工作需要交接、合并和重新整理。高校的檔案管理工作同時面臨機遇和挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，探索高校院系檔案管理新方法具有深遠的意義。

一、教學檔案管理存在的問題

院系教學文件來源渠道較多，檔案管理內容可分為教學類、教材類、學科、專業(yè)與實驗室建設類。從2007年開始，對河南省5所院校共87個院系的教學檔案管理狀況的調查發(fā)現(xiàn)，存在的主要問題有：

（1）院系教學檔案收集不全，教職員工檔案意識不強。許多教學管理人員和教師對教學檔案的重要性認識不足，參與教學檔案資料的收集缺乏動力，認為檔案工作與自己的工作沒有直接關系。系部教學檔案材料沒有貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，存放不規(guī)范，容易出現(xiàn)教學檔案資料遺失等現(xiàn)象。部分教師認為教學材料是自己花費大量精力創(chuàng)造出來的，如優(yōu)秀教案、自編教材、教學參考資料等，怕存檔后丟失或使用不便，導致部分教學檔案被教師或教研室、實驗室分散保管。

（2）院系教學文件的收集周期長，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和關聯(lián)性。高校院系的教學活動周期性較長，檔案管理的內容豐富而瑣碎，文件收集不及時，教學檔案記錄就缺乏完整性。在一些院系教學檔案材料的收集過程中，因為教師或管理人員的拖沓，一些材料不能及時歸檔，又缺乏統(tǒng)一的標準，造成檔案收集、分類與管理缺乏系統(tǒng)性和關聯(lián)性。院系教學檔案的資料收集和整理往往沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的制度，管理上往往也沒有統(tǒng)一的標準，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。往往在后期查閱檔案時才發(fā)現(xiàn)所收集的教學檔案是零散的，不能體現(xiàn)院系教學活動的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性。再去重新收集，相應的原始資料則可能已經(jīng)缺失或損毀。許多合并升本學校，升本后各院系的管理分散，日常工作中產(chǎn)生的檔案材料散存在各系、處室甚至個人手中，面廣量大頭緒多，這也給教學檔案的收集管理工作帶來被動與阻礙。

（3）院系教學檔案材料不規(guī)范，材料收集與整理帶有很大的隨意性。往往只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視系級教學管理中產(chǎn)生的材料的收集。缺乏統(tǒng)一規(guī)范的教學檔案材料制作標準，許多教學材料在產(chǎn)生過程中顯得不規(guī)范，如教師編寫教案、出考試題、學生填寫重修和留降級復讀申請表等，或用圓珠筆填寫，或紙張大小不一，不便于歸檔保管。

（4）院系教學檔案人員一般都由教學秘書兼任，沒有專人負責文件材料的收集歸檔工作。隨著高校擴招和教育教學改革力度的不斷加大，院系教學管理任務日漸繁雜，教學秘書工作繁雜，壓力大，往往會忽視教學檔案的日常收集工作，等到要檢查時再突擊建檔，影響了教學檔案的質量。學校檔案管理部門雖然把院系檔案納入了檔案管理工作范圍，但院系的檔案、資料室與學校檔案管理部門沒有行政隸屬關系，院系的檔案管理取決于教學秘書對檔案管理的重視程度和技術水平。

（5）院系檔案管理意識淡薄，教學檔案管理手段落后。有關領導和檔案管理人員對院系級教學檔案的作用和意義認識不清，重視程度不夠。檔案的收集總是在管理人員的再三督促下，教師應付差事，臨時突擊、草率整理，而管理人員礙于情面，也不去及時糾正。大多數(shù)高等學校的院系級教學檔案都還停留在資料的“紙質收集、簽字、保存”階段，往往是成堆的紙質材料沒有經(jīng)過分類整理登記，簡單地堆放在檔案柜中。缺乏利用教學檔案服務于后續(xù)教學工作的意識和手段，未能發(fā)揮教學檔案對后續(xù)教學活動的指導借鑒作用。

目前多數(shù)新建本科院校在學生成績管理方面實現(xiàn)了網(wǎng)絡管理，但系部教學檔案管理工作仍采用手工操作的現(xiàn)象還比較普遍。雖然配備了計算機，但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，現(xiàn)代化的設備只是擺設。檔案管理人員還不能有效地應用計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等現(xiàn)代化辦公技術，增加了教學檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。管理經(jīng)費不足、資金分配不合理與檔案數(shù)量激增的矛盾也日益突出。

（6）高校合并升本，規(guī)模擴大，很多大學“一校多區(qū)”，這也對教學檔案管理工作提出了新的和更高的要求。各單位開發(fā)的管理軟件標準化程度不高，產(chǎn)品著錄條目不一，保存的數(shù)據(jù)類型不一致，各種類型的數(shù)據(jù)庫不能相互轉換，不利于使用網(wǎng)絡資源共享，資源浪費嚴重，得不到有效的管理與利用，同時存在較大的網(wǎng)絡安全隱患和風險。

改進高校院系的檔案管理工作，急需構建起一種標準統(tǒng)一、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的檔案管理模式，既要方便資料的全面采集，又要有利于實現(xiàn)資源共享。

二、改進檔案管理方法，建立檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)

目前，在高校合并升本、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的格局形勢下，要搞好高校院系檔案管理，筆者認為，首先需要切實做好這樣幾個方面的工作：（1）加大檔案管理宣傳力度，增強教職工及有關領導的檔案管理意識。（2）運用各種現(xiàn)代化信息技術建立電子檔案，形成以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。（3）及時收集完善各種院系檔案文件，提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度，同時堅持開放檔案文件，方便師生檢索查詢，發(fā)揮檔案的資料價值。（4）加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中，不規(guī)范，不系統(tǒng)，安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤，就容易造成電子文件的丟失。

針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，通過建立教學檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的辦法，改進高校院系檔案管理工作，效果明顯。就是依托校園網(wǎng)或Internet建立院系的檔案電子數(shù)據(jù)庫，然后各院系的數(shù)據(jù)庫匯聚成一體，組成教學檔案電子數(shù)據(jù)庫群，分置在教學檔案管理數(shù)字網(wǎng)絡平臺的框架項目中，同時將這個平臺連同所有的電子檔案資料數(shù)據(jù)庫存放在學院或外掛在學校的服務器上，以只讀的方式為全校師生提供方便快捷的信息服務。

將該系統(tǒng)應用于3所高校22個院系的檔案管理，經(jīng)過兩年多的運行，回訪結果如下：方便快捷滿意度達89.3%，資源共享利用率達95.6%，開放程度61.4%，資料收集完整及時程度93.1%，文件保存安全性98.2%。這些數(shù)據(jù)顯示，院系檔案管理系統(tǒng)能夠激發(fā)各方面的教學信息傳播責任，促進教學管理的科學化和高效化，豐富了教學檔案內容，有利于充分發(fā)揮教學檔案的應有價值。

高校院系教學檔案管理系統(tǒng)支持各部門的教學檔案管理和辦公活動，采取集中存放、統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的方式。為了保證共享信息的安全，從數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全兩個方面加以保證。在數(shù)據(jù)管理安全方面，錄入數(shù)據(jù)要進行有效性檢驗，建立完善的數(shù)據(jù)備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理員責任制度、關鍵程序的管理制度和服務器機房的管理制度；在系統(tǒng)管理安全方面，采用信息服務器的網(wǎng)絡安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全和應用程序安全的多層安全機制保證。為了保護服務器上的信息資源，在信息服務器與校園網(wǎng)的連接處設置防火墻，防止非法用戶的頻繁登錄、猜測系統(tǒng)密碼。對服務器的開放端口進行限制，設置允許用戶訪問端口的時間，限制用戶訪問端口的IP地址等。在操作系統(tǒng)安全方面，系統(tǒng)管理員對用戶權限嚴格控制，有些用戶必須在指定的機器上進行某種操作。這些措施，保證了管理系統(tǒng)的安全性和完整性。

隨著計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展和廣泛應用，利用網(wǎng)絡輔助教學檔案管理，實現(xiàn)高校系部教學檔案信息管理的電子化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)行政事務管理的信息化和數(shù)字化，使管理流程化和規(guī)范化，實現(xiàn)信息資源共享，從而使數(shù)據(jù)收集與查詢更加方便靈活，大大降低了工作強度和工作量。

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G271

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1673-1999（2010）11-0164-02

冒紅（1956-），女，山東淄博人，洛陽理工學院（河南洛陽471023）土木工程系館員，研究方向為檔案系統(tǒng)開發(fā)與管理。

2010-03-02