邢臺(tái)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 尚艷平

外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函寫作探析

邢臺(tái)醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 尚艷平

當(dāng)今，商務(wù)信函已經(jīng)成為公司從事外貿(mào)活動(dòng)的一項(xiàng)重要的溝通手段。本文論述了商務(wù)英語信函寫作應(yīng)堅(jiān)持的基本原則和須注意的事項(xiàng)。

商務(wù)英語信函 基本原則 漢化英語

當(dāng)今的國際市場(chǎng)上，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)勢(shì)不可擋，規(guī)模巨大，影響深遠(yuǎn)。一個(gè)大型跨國公司用于內(nèi)外溝通的投資可能高達(dá)數(shù)十億美元，即使是一個(gè)小公司，也會(huì)在在管理、生產(chǎn)、物流、市場(chǎng)、社交等方面投入一定的財(cái)力，否則它將難以繼續(xù)生存下去。同時(shí)作為一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者，必須盡量滿足合作伙伴的需求，盡量使合作者感到滿意。在這樣一個(gè)環(huán)境下，商務(wù)英語信函作為商務(wù)溝通的一種方式必然發(fā)揮著不可低估的作用。具體到信函寫作來說，如何組織信息，應(yīng)用何種途徑傳達(dá)信息，怎么才能實(shí)現(xiàn)成本效益的最優(yōu)化，這些無不要求我們?cè)诂F(xiàn)有的規(guī)范之下有所創(chuàng)新。

1 商務(wù)英語信函寫作應(yīng)遵循的基本原則

商務(wù)英語信函在貿(mào)易往來中是一種強(qiáng)大的溝通手段，能為公司賺得利潤(rùn)，能為客戶帶去滿意。但是它只有在一定原則的指導(dǎo)下才能達(dá)到預(yù)期的效果，相反，如果違背了既定原則，可能會(huì)給外貿(mào)工作造成意想不到的麻煩。

1.1 準(zhǔn)確和正確原則(Correctness)

商務(wù)英語信函寫作的準(zhǔn)確和正確包括兩方面的含義：信息準(zhǔn)確和技術(shù)性細(xì)節(jié)的正確。信息準(zhǔn)確是指所寫的必須是所想要表達(dá)的意思，也就是表達(dá)準(zhǔn)確的信息，并且進(jìn)一步提供準(zhǔn)確資料支持該信息。技術(shù)性細(xì)節(jié)正確是指，在寫作過程中要遵循語法規(guī)則，正確拼寫詞匯，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以適當(dāng)?shù)母袷綍鴮懶藕?/p>

1.2 簡(jiǎn)潔原則(Consciousness)

簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語信函寫作重要的原則，指用簡(jiǎn)潔明了的詞匯充分表達(dá)商務(wù)信函的內(nèi)容，這符合現(xiàn)代商務(wù)信函的特點(diǎn)。一封好的商務(wù)信函要求清楚、準(zhǔn)確，不用多余的詞。例句比較：We are in receipt of your letter of 12 June．與Thank you for your letter of 12 June.前句顯得陳舊、過時(shí)、累贅，而后句就簡(jiǎn)潔明了得多。

1.3 具體原則(Concreteness)

在商務(wù)交流過程中，如何傳達(dá)一條信息和信息內(nèi)容本身一樣重要，也就是說信函的寫作方法和信函內(nèi)容是同等重要的。“具體”的意思就是“詳盡”。首先，要求信息完整全面，因?yàn)樯虅?wù)信函的寫作者是代表自己的公司與對(duì)方進(jìn)行交流，在讀完來信之前，收信人對(duì)于寫信者或者寫信者所在的公司都是一無所知的，也不了解信里要談的話題。如果不在信中寫出完整的信息，收信人會(huì)對(duì)信的內(nèi)容感到困惑不解，不得不做些調(diào)查，不利于貿(mào)易的開展。其次，商務(wù)信函要求細(xì)節(jié)完整具體。信件細(xì)節(jié)完整具體，可以讓收信人對(duì)寫信人要表述的內(nèi)容有全面的了解。例如，商務(wù)信函中寫信者應(yīng)該盡量不用“one of your products”，這樣的敘述不夠具體，使讀信人感到信息含糊。應(yīng)用具體的產(chǎn)品類型來表示，如：“TV21DWSUC”(21英寸進(jìn)口電視)。

為了避免產(chǎn)生歧義，強(qiáng)調(diào)具體原則的另一要義是慎用英語簡(jiǎn)略詞。例如，“Electronic trading”在商務(wù)信函中出現(xiàn)會(huì)產(chǎn)生模棱兩可的含義，它的意思可以是“電子產(chǎn)品交易”，也可以是“以電子方式進(jìn)行交易”，甚至可以理解為“交易的電子記錄”。商務(wù)英語信函寫作中盡量注意這方面的問題。

1.4 清楚原則(Clarity)

為了提供信息，商務(wù)信函作者寫作風(fēng)格必須清楚、直接，消除任何產(chǎn)生誤解的可能。清楚一直都是商業(yè)溝通的重要元素，是商務(wù)寫作追求的目標(biāo)。如果對(duì)方不清楚信函中所寫的東西，不管多準(zhǔn)確、多具體、多體諒都毫無價(jià)值。

寫作者在措詞層面應(yīng)該使用具體而不是籠統(tǒng)的詞匯，耳熟能詳?shù)脑~語而不是技術(shù)詞語。在對(duì)話層面上，應(yīng)該提供足夠的事實(shí)、確切的數(shù)字、具體的細(xì)節(jié)、令人信服的說明。例1. This figures indicate a significant decrease. “significant”一詞意為“明顯的、不小的”，語義模糊，應(yīng)用具體數(shù)字替換。例2.Your goods will be delivered soon.“soon”表示“不久、很快”，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。

1.5 禮貌原則(Courtesy)

商務(wù)英語信函是商務(wù)活動(dòng)中協(xié)調(diào)人際關(guān)系、促進(jìn)商務(wù)交流的必要手段，鑒于其直接影響到整個(gè)交易的成敗，禮貌程度必然比日常信函要高。買賣雙方應(yīng)高度重視措辭方式， 要婉轉(zhuǎn)、禮貌， 使對(duì)方容易接受，目的是為了促使公司與公司間貿(mào)易的順利開展。

在寫作商務(wù)信函時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。例句比較：Please give us your best quotations for 65,000 pieces.與 I would appreciate it if you could give us your best quotations for 65,000 pieces. 前句語氣生硬，對(duì)方很難接受，不利于交易。后句中使用了虛擬語氣和委婉語氣，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語氣自然誠懇、禮貌得體，很容易為對(duì)方接受。

2 商務(wù)英語信函寫作須避免“Chinglish”

商務(wù)英語信函寫作中一個(gè)比較嚴(yán)重的問題是“Chinglish”－“漢化英語”，也就是把用中文思考的想法直譯成英文。漢化英語在語法方面可能沒有錯(cuò)誤，但以英語為母語的人讀起來感到很難懂，會(huì)阻礙貿(mào)易的開展。商務(wù)英語中出現(xiàn)的“漢化英語”現(xiàn)象是因?yàn)閷懶耪呤芰藵h語思維方式和文化習(xí)慣的干擾，要求其在平時(shí)訓(xùn)練自己，避免“Chinglish”現(xiàn)象。

2.1 了解中西方文化差異及其不同的表達(dá)方式

中國和西方國家處于不同的地理環(huán)境，并且歷史條件也不相同，造成了在語言表達(dá)上的一些差異性。例如，寫信人想表達(dá)某人是一個(gè)“生手”時(shí)可用“green hand”表示(不可以理解為“綠色”的手)。England是個(gè)島國，船是重要的交通工具，為了保養(yǎng)船只，常用與海水顏色一樣的綠色油漆來漆船。一個(gè)不熟練的油漆工雙手常沾滿油漆。了解這一背景，“green hand”就不言而喻了。

2.2 正確判斷信函中哪些語言形式可以接受，哪些不可以接受

商務(wù)信函中，一方常會(huì)給對(duì)方提建議，提建議的目的是讓對(duì)方接受建議。當(dāng)然，對(duì)方是否接受建議取決于各種因素，寫作者要考慮英語的表達(dá)形式，避免使用帶有命令口氣的詞語。例如:“You must...”,“You should...”，“You have to...”等表達(dá)方式不容易被對(duì)方接受。用“Why don′t you...”,“Why not...”,“Do you think...”等婉轉(zhuǎn)語氣更能達(dá)到理想的效果。

2.3 要養(yǎng)成英語來思維

英漢兩種語言差異較大，用漢語思維模式來取代英語思維模式，往往會(huì)逐字理解、對(duì)釋，這種一一對(duì)應(yīng)的錯(cuò)誤模式違反了英語表達(dá)規(guī)律。例如：Today is very close.是一種錯(cuò)誤表達(dá)方式，英語中表達(dá)天氣、時(shí)間和距離常用it做主語。應(yīng)改為：It is very close today.

3 商務(wù)英語信函寫作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)

我們生活在一個(gè)日新月異的世界，商務(wù)英語信函的寫作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)來適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這要求寫作者密切注意各種表達(dá)方式的更新。具體來說，商務(wù)英語信函寫作要擺脫“語言陳腐”—— 被眾多信函寫作者頻繁使用的詞語和表達(dá)法，以至于它們最初被創(chuàng)造出來時(shí)所帶有的新鮮感已經(jīng)蕩然無存。過多使用陳腐語言將給商務(wù)溝通形成障礙。

外貿(mào)環(huán)境、技術(shù)、術(shù)語的變化和更新為商務(wù)英語信函寫作提出了挑戰(zhàn)，同時(shí)也為商務(wù)英語信函寫作提供了選擇空間。隨著今后貿(mào)易活動(dòng)更加廣泛，形式更加多樣，商務(wù)信函的語言風(fēng)格也在發(fā)生變化。但是，不管怎樣變化，只要抓住商務(wù)英語信函的言語風(fēng)格和規(guī)律，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的寫作模式并且符合信函寫作的規(guī)律，就一定能成功地實(shí)現(xiàn)國際商務(wù)交流。實(shí)踐證明，商務(wù)英語信函已經(jīng)為推進(jìn)國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展都起到了不可替代的作用。

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