◆彭曉東

(山東省鄆城師范學(xué)校)

學(xué)校檔案管理中的若干問題及解決途徑

◆彭曉東

(山東省鄆城師范學(xué)校)

未來世界將是高科技競爭的時代,這就要求我們大力發(fā)展高科技事業(yè)以迎接挑戰(zhàn)。作為高科技發(fā)展的最重要的場所之一的高等學(xué)校,必然要承擔(dān)起這一重任,這就離不開高水平的管理。當(dāng)然,也離不開高水平的檔案管理。但就目前狀況而言,盡管與前期相比,各學(xué)校的檔案管理工作都有所起色,也相對正規(guī)起來,但總體看來,還存在著嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象,有不少問題亟需解決。

高校 檔案管理 問題 對策

一、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,檔案管理的現(xiàn)代化意識不強(qiáng)

檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ),是很重要的信息來源,也是保證各級黨委和政府正確決策,提高工作水平和工作質(zhì)量,事關(guān)工作全局的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)檔案管理,發(fā)展檔案事業(yè),關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校黨委和行管部門的真正重視和強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo),是做好檔案工作的首要前提。但是,就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看,大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺,沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用,對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足。于是,在學(xué)校發(fā)展、老師聘用等決策問題上往往是憑印象、憑感覺,這極大地制約著教育事業(yè)的發(fā)展,反過來又限制了檔案事業(yè)的進(jìn)步,從而形成一種惡性循環(huán)。

要深化改革、促進(jìn)教育事業(yè)的大力發(fā)展,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先必須加強(qiáng)檔案管理意識,順應(yīng)深化改革的需要,盡快把檔案事業(yè)的迅速發(fā)展提到議事日程上來,制定一個長遠(yuǎn)的規(guī)劃。其次,要明確工作重點,在服務(wù)大局、加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和依法管理上取得新進(jìn)展。最后,要用改革精神解決檔案工作中出現(xiàn)的問題。在轉(zhuǎn)換新舊體制的過程中,檔案工作必然會出現(xiàn)一些新情況和新問題。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要立足改革,致力于發(fā)展,著眼于穩(wěn)定,善于用改革的精神和辦法解決新問題,求得新發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校教育教學(xué)管理的督促者和指導(dǎo)者。有了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理上的支持,形式上的提供,業(yè)務(wù)上的指導(dǎo),學(xué)校檔案管理工作才可能有所起色,才可能為發(fā)展教育事業(yè)作好先行官,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好的第一手資料。

二、總體檔案管理意識不強(qiáng),全員宣傳力度不夠

1.應(yīng)從基礎(chǔ)抓起,要通過宣傳,使廣大教職工明確檔案的含義、地位及其作用。

2.要宣傳檔案管理之必要性,使每一個教職工都能自覺地收集資料,及時歸檔。

3.要注意宣傳校內(nèi)館藏檔案的體系、結(jié)構(gòu)及其組成部分,宣傳館藏檔案的內(nèi)容和成分。一般地學(xué)校檔案大體上分為了人事檔案、教育教學(xué)檔案等幾個方面,長期的來過于強(qiáng)調(diào)了它的保密性,使人們談“檔”生畏,而少有開發(fā)利用,使檔案管理成為深藏不露之物,從而失去了它的真正價值。

4.要注意宣傳檔案在開發(fā)信息資源,服務(wù)教育教學(xué)中的作用,宣傳檔案為教育教學(xué)服務(wù)中的典型事例和實際效果,讓廣大教職工都認(rèn)識到,檔案是一種信息資源,它能給學(xué)校工作、教研工作、學(xué)生工作以及其他工作帶來較大的效益,以引起廣大教職工對檔案的重視和興趣。

5.要注意宣傳有關(guān)檔案管理工作的相關(guān)知識,檔案管理工作的任務(wù)、基本原則。校藏檔案的內(nèi)容和歷史、利用檔案的制度和手續(xù),維護(hù)檔案的完整和安全的規(guī)定等。逐步提高全員對檔案工作的認(rèn)識,使教職工既能較好地利用檔案,以發(fā)揮檔案的作用,又能自覺地保護(hù)好文獻(xiàn)、資料,維護(hù)檔案的完整和安全。

三、檔案工作投入不夠,使得檔案管理形存實虛

1.增加專管人員的投入。增加人員的投入,其中包括數(shù)量上的,還包括素質(zhì)上的。特別是在素質(zhì)上,應(yīng)注意通過不同的手段、不同的途徑、不同的方法,為他們提供必要的條件、時間和財力。

2.增加有關(guān)設(shè)備的投入。在學(xué)校的確用房較困難的情況下,要開辟專有的庫房、閱校室,有條件的學(xué)校還應(yīng)建立微機(jī)室,添置必要的專業(yè)設(shè)備,使設(shè)備現(xiàn)代化。

3.全員投入,要搞好學(xué)校檔案工作,只靠幾個專職人員,幾件必要的設(shè)備,還不足以提高學(xué)校的檔案工作的檔次,它需要全校教職工的投入,需要全員的關(guān)心、支持和配合。

四、學(xué)校檔案管理制度不健全,管理體制松散,各成體系、全宗觀念差

1.制定立卷歸檔制度。為了確保歸檔材料的齊全完整,應(yīng)針對不同類的檔案采取不同的措施,切實把住檔案形成的“源頭”。

2.制定檔案保管制度。根據(jù)學(xué)校的具體情況,在設(shè)置學(xué)校檔案室的前提下,還可在教務(wù)處、學(xué)生處、財務(wù)處、總務(wù)處等建立分檔案室。各室配備專職或兼職檔案管理人員若干名,并制定出檔案人員崗位職責(zé),把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據(jù)。

3.制定檔案保密制度。隨著體制改革的進(jìn)一步深化,工作重點已轉(zhuǎn)移至以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心上來,檔案管理工作也不是那么神秘莫測了。但是,人事檔案、科技檔案、財務(wù)檔案等;由其自身的要求所決定,是有較強(qiáng)的保密性。因此,要制定檔案保密制度,嚴(yán)格把好檔案的調(diào)借和查閱程序,特別是涉及國家機(jī)密及個人隱私的,應(yīng)嚴(yán)格按制度辦理。

4.制定檔案鑒定制度。學(xué)校檔案涉及面廣,為了提高學(xué)校檔案的質(zhì)量,更有效地開發(fā)利用檔案資源,制定出行之有效的檔案鑒定制度,是非常必要的。一方面,在歸檔時確定其保管期限,剔除無歸檔價值的文件;另一方面,要規(guī)定好對庫存檔案定期鑒定的時間和程序,對已達(dá)到存檔年限的檔案要按規(guī)定程序銷毀,對需要保護(hù)的檔案及時進(jìn)行修整,確保庫存檔案的質(zhì)量。

5.制定檔案利用制度。這應(yīng)有兩個方面的含義。一方面要建立學(xué)校檔案工作人員,通過各種方式、方法為利用者提供檔案信息、進(jìn)行咨詢服務(wù),為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的制度。二方面要建立讀者調(diào)借檔案的使用制度。提高檔案利用率和效益,為教育教學(xué)的深化改革做好分析預(yù)測,開創(chuàng)新的局面。

五、高素質(zhì)人員低水平管理,檔案教育研究工作滯后

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)和研究。通過學(xué)習(xí)和研究,理順檔案學(xué)的根枝脈絡(luò),弄清各基礎(chǔ)學(xué)科研究的對象及其原理和性質(zhì),夯實自身的學(xué)科基礎(chǔ)。

2.適當(dāng)了解一些與本學(xué)科相互滲透的相關(guān)學(xué)科。同時,注意系統(tǒng)論、信息論、控制論在檔案學(xué)研究中的滲透的動態(tài)。

3.繼續(xù)向檔案學(xué)及其各分支科學(xué)的深層鉆研,使檔案學(xué)這門新興的科學(xué)逐步發(fā)展、充實和完善。

4.力求掌握現(xiàn)代化先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法,并利用新的技術(shù)、方法去管理、研究、看待檔案學(xué)科。

5.利用先進(jìn)的設(shè)備和方法,繼續(xù)對有關(guān)理論進(jìn)行定性分析,理清其原理和特征。同時,注意利用這些技術(shù)對一些基礎(chǔ)學(xué)科進(jìn)行定量分析。如對館藏、檔案提供利用量、利用率、編目、鑒定等方面的統(tǒng)計,為檔案管理提供可靠的依據(jù),從而提高檔案研究的水平,更重要的是,通過對這些數(shù)據(jù)的分析,提高檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量。

[1]曹喜臻.檔案文獻(xiàn)編纂學(xué).北京:中國人民大學(xué)出版社,1990,(2).

[2]新形式下加強(qiáng)高校檔案工作的思考.佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院出版社,2004,(6).

[3]劉立羽,馬玉梅.談高校學(xué)生檔案材料的收集工作.平頂山師專學(xué)校,2004,(6).