朱 靜，李 爽

（1.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157021；2.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011）

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生,造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。如2003年的“非典”病毒、2004年的“禽流感”及近期突發(fā)的“甲型H1N1”流感疫情，使我們對突發(fā)公共衛(wèi)生事件已不感到陌生。如何防范與有效應(yīng)對、化解突發(fā)公共衛(wèi)生事件，已成為人們關(guān)注的重要議題。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理活動中直接形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。建立、健全突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作、完善其管理，更好地服務(wù)于社會，顯得日趨重要。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的構(gòu)成

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理收集范圍應(yīng)包括重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置機構(gòu)組成材料、各級組織在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重大決策、預(yù)案、監(jiān)測方案；各級組織、領(lǐng)導(dǎo)在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重要批示、指示、講話、會議材料；反映本單位的決策和部署，指揮與協(xié)調(diào)各方面力量處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的具體措施、預(yù)案、處置方案、疫情報告、報表及本單位在防治工作中形成的疫情簡報、疫情信息、防治方法、診斷標(biāo)準(zhǔn)、流行病學(xué)調(diào)查、個案調(diào)查、處置進程、已采取的措施；病例報告表、調(diào)查表、個案統(tǒng)計表、藥品發(fā)放使用等方面的記錄、統(tǒng)計報告，事件的診斷等材料；處置過程中形成的現(xiàn)場記錄、新聞報道、電子傳輸文件材料；各種聲像材料等第一手原始資料。

二、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的整理

突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料，既有紙質(zhì)文件材料，又有特殊載體文件材料。對于這些文件材料的整理要以一個突發(fā)公共衛(wèi)生事件為整理單位，在一個整理單位內(nèi)，嚴格按照文書檔案、聲像檔案、照片檔案、電子檔案和科技檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進行整理。為避免應(yīng)歸檔文件在忙亂工作中造成損壞和遺失，各單位檔案部門應(yīng)及時進行指導(dǎo)，可以要求把所形成的文件先設(shè)專盒、專柜保管，最后統(tǒng)一整理。要求各部門形成的照片和資料要按不同的載體分類，統(tǒng)一載體按時間順序注明事由，定點定柜存放，重要的資料要有多種備份，以便日后整理歸檔和利用。大量對患者的調(diào)查報告、疫情統(tǒng)計報表、每天疫情通報等，采用跟蹤收集，要求各業(yè)務(wù)科室的兼職檔案員按有關(guān)規(guī)定做好收集工作，檔案管理人員要經(jīng)常檢查督促、指導(dǎo)進行規(guī)范化整理和簡易組卷，力爭使每個業(yè)務(wù)部門的文件材料都做到齊全完整，事件結(jié)束或告一段落后，及時移交到單位的綜合檔案室。使檔案收集工作的起點處在一個較高的水平上。綜合檔案室要結(jié)合文件材料的時間、內(nèi)容及檔案載體的特點形成完整的檔案編目和數(shù)據(jù)庫，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。在整個突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的分類、立卷到利用的過程中，用數(shù)據(jù)化的文件代碼與原始的文件材料對應(yīng)歸檔雙重管理，既保存了原始材料的完整性、佐證性，便于反映真實的歷史記錄，同時，還能把文件材料進行數(shù)據(jù)化處理，并以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案信息進行開發(fā)和利用。

三、加強對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的有效措施

基于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的內(nèi)容和特點，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中應(yīng)采取有力措施，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的檔案實施全過程管理，保證文件材料收集齊全，管理有序。

1.提高認識，加強對突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件材料收集歸檔

突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料是各級組織在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件活動的整體反映，是在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件活動中形成的、真實的原始記錄。同時，突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成的文件材料又是處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作的重要依據(jù)。因此，一要加強對《檔案法》的宣傳，提高對突發(fā)公共衛(wèi)生事件文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案工作人員的法制觀念和業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確突發(fā)公共衛(wèi)生事件所形成文件材料收集歸檔工作的責(zé)任。要通過宣傳，將檔案意識根植于各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的頭腦中，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，同時還要使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員認識到歸檔工作是一項綜合性、全局性的工作，不是檔案部門自己的事，只有各職能部門相互配合才能把歸檔工作做好。二要落實責(zé)任制，以保證收集歸檔工作順利進行。在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中，要同時落實文件材料的形成、整理和歸檔工作的時間和進度；制定各有關(guān)部門和人員文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責(zé)，并且作為考核與獎勵的一個條件，營造一個主動歸檔的良好氛圍。

2.檔案部門應(yīng)加強對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的研究

檔案工作具有承擔(dān)保存史實、為突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置工作提供決策參考和今后處置類似事件提供借鑒的服務(wù)功能。從檔案學(xué)的視角出發(fā)進行突發(fā)公共衛(wèi)生事件的研究，可以幫助我們找到一些規(guī)律性的認識，做好預(yù)防工作。并為各級政府制定衛(wèi)生政策、疾病的防治提供依據(jù)，為衛(wèi)生行政部門提供咨詢和決策服務(wù)，為全社會的健康提供服務(wù)。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是一種豐富的信息資源，也是一種無形的寶貴資產(chǎn)。檔案部門應(yīng)聯(lián)合有關(guān)業(yè)務(wù)部門開展有關(guān)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案研究，選擇案例，建立各種疫情案例庫，從實踐與理論上加以分析研究。利用這些珍貴的檔案記載，對每一起突發(fā)公共衛(wèi)生事件疫情發(fā)生、流行病學(xué)調(diào)查、所實施的應(yīng)急預(yù)案、采取的防治措施等進行分析研究，從中進行類比，尋找各次突發(fā)疫情之間的內(nèi)在聯(lián)系，得出規(guī)律性的認識，進而做好預(yù)測預(yù)警工作。把突發(fā)公共衛(wèi)生事件造成的損失控制到最小的程度，提高對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防和應(yīng)急能力。

3.充分發(fā)揮檔案部門在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中的核心作用

在非常時期，一定要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把本單位兼職檔案員統(tǒng)領(lǐng)起來，尤其是在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的早期，協(xié)助他們在工作中理順檔案工作的頭緒。明確提出做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過程中直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體材料的收集、整理工作，并指導(dǎo)他們搞好歸檔和進行集中管理，確保檔案的完整性，為以后利用提供有效服務(wù)。檔案部門要在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中履行好職責(zé)，發(fā)揮好作用，經(jīng)得起檢驗，就應(yīng)在第一時間采取措施，加強對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作，檔案部門不僅要在重大突發(fā)事件發(fā)生之前，而且在發(fā)生過程中、發(fā)生之后都應(yīng)到事件的第一線去，真實記錄、反映客觀實際，做好檔案資料的收集整理和保管工作。要對重大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進行有效監(jiān)控，對分散在不同業(yè)務(wù)部門的檔案督促其及時收集、整理，確保檔案材料齊全、完整、安全。

4.檔案部門應(yīng)主動開展征集、編研工作

把握重點，挖掘突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的潛在價值，根據(jù)利用者的不同需要，有針對性的編制編研材料。根據(jù)流行病發(fā)展的規(guī)律，提供檔案的超前服務(wù)，為科學(xué)研究提供真實、可靠、準(zhǔn)確的信息，為今后處理類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供經(jīng)驗借鑒。檔案部門要積極主動、認真總結(jié)近幾年在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件中積累的檔案管理工作經(jīng)驗，制定出本單位突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理辦法。

5.做好專（兼）職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案工作人員素質(zhì)高低，對作好檔案管理工作有直接影響。因此，在不斷提高檔案工作人員素質(zhì)和能力的同時，一定要加強對工作人員檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。提高工作人員對做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業(yè)務(wù)水平，使工作人員不但能夠熟練運用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要樹立科學(xué)的管理觀念和思想，提高檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平。