曹虹

（湖南農(nóng)業(yè)大學檔案館 湖南 長沙 410128）

檔案的收集工作是檔案工作的基礎，也是檔案工作的起點與關鍵，高等院校的檔案資料如同一面鏡子,它詳細真實地反映了一所學校從建校初期到逐步發(fā)展的整個歷史過程,并以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、管理和科研的各個環(huán)節(jié),為學校的可持續(xù)發(fā)展提供重要參考依據(jù)，它是學校的寶貴財富。若要充分發(fā)揮檔案資源作用和體現(xiàn)檔案的價值，就必須收集齊全并具特色的高質(zhì)量的檔案，因此，探討高校的檔案收集工作顯得尤為迫切。

一、高等院校檔案收集工作的特點

高等院校的檔案形成于院校的行政管理、教學活動、科學研究等各項職能工作活動中，門類繁多，各有特點，其收集工作既具體又復雜：一般說來，檔案資料收集數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的的大??；收集的齊全程度直接關系到檔案的開發(fā)利用價值；收集工作開展的質(zhì)量也直接影響到檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等后續(xù)工作的開展。近幾年來高校檔案收集的整體水平有了很大的提高，其收集工作特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案收集范圍逐步擴大。隨著高校的擴招與高等教育的迅猛發(fā)展，高等學校檔案收集的范圍不斷擴大，主要表現(xiàn)在由過去主要收集黨群、人事和教學檔案發(fā)展到現(xiàn)在收集聲像載體、電子文件、名人事跡、科研生產(chǎn)、基本建設等各類檔案，有的學校還建立了名師檔案、教學亮點檔案、科研項目成果檔案等特色檔案。

（二）檔案收集內(nèi)容日益豐富。伴隨高校各項職能活動的不斷拓寬，檔案內(nèi)容也隨之不斷在豐富，在檔案人員的努力下，各個職能部門把在工作中出現(xiàn)的新問題、新措施和新成果提煉出來并歸檔，極大地豐富了收集內(nèi)容，這在高校的各個館藏檔案材料中得到充分的體現(xiàn)。

（三）檔案收集手段多樣化。隨著信息時代的到來和計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案收集載體材料呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢，突出表現(xiàn)在由過去主要收集紙張載體發(fā)展到目前收集電子文檔、照片、計算機軟件、光盤等各種載體的檔案材料，高?，F(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為一個人口、知識相對集中的多元發(fā)展的社會單元，高校檔案人員在收集時應注重收集能反映真實情況的第一手資料，而第一手資料的載體材料呈現(xiàn)多樣化的表現(xiàn)形式。

（四）檔案收集方式網(wǎng)絡化。為更好地收集各類材料，高?，F(xiàn)在逐步建立一個行之有效的檔案收集網(wǎng)絡，在各個單位部門之間確定兼職檔案員，這些兼職檔案員負責收集本部門的歸檔資料，高校只有建立一個完善的檔案管理網(wǎng)絡，才能有效保證歸檔資料的完整率與可利用率。

二、高等院校檔案收集工作存在的問題

基于高校檔案工作的特點，在各高校檔案事業(yè)同行的努力下，高校檔案收集工作有了很大的發(fā)展，但從各個高校檔案收集的數(shù)量與質(zhì)量反饋的情況來看，還存在著一些問題。

（一）檔案收集過簡，收集渠道不暢、收集資料不齊全。高等院校的檔案收集過簡主要表現(xiàn)在兼職檔案員的檔案意識不強，歸檔立卷不及時而造成材料積壓或散失，造成一些有重要價值的檔案沒有收集上來，或者是所收集的檔案不能反映出學校的主要職能活動的全過程。

（二）檔案收集過濫，優(yōu)化整理不夠，重點不突出。高校檔案收集內(nèi)容的日益豐富造成收集工作越來越復雜，檔案收集過濫主要體現(xiàn)在檔案人員在收集過程中過分強調(diào)檔案收集的數(shù)量，似乎是越多越好，而許多有重要價值的檔案材料被忽視，造成本末倒置，這主要是沒有對有效的檔案資料進行鑒別、整理和優(yōu)化，以致檔案資料成為簡單地羅列，既占用了館藏空間又不能簡單明了地反映真實狀況，這也是檔案收集工作普遍存在的一種現(xiàn)象。

（三）檔案收集方式被動，缺乏主動性。高校大多檔案館收集資料采取‘坐、等、靠“的收集方式，長期以來閉關自鎖，對校內(nèi)的一些重要活動不夠敏感甚至毫不知曉，以致活動中產(chǎn)生的珍貴資料不知去向，你交我就收，你不交我也不知道，形成了坐等上門的封閉工作狀態(tài)，缺少活力和主動性，收集工作難以高質(zhì)量完成，嚴重阻礙檔案工作的發(fā)展。

（四）檔案收集缺乏特色。每個單位都有其各自不同的形成、發(fā)展和變化歷史，會產(chǎn)生不同特色的檔案，作為人才薈萃、知識云集的高校，其檔案科技含量高，利用價值大，建立高校名人、名師、專家檔案人才庫及重大科技成果檔案，突出教學、科研檔案的收集，這樣才會形成高校檔案特色，更好地為高校人才培養(yǎng)服務，而大部分高校在這方面做得并不夠，特色不夠鮮明。

三、強化高等學校檔案收集工作的思路與對策

針對高校在檔案收集工作中存在的問題，筆者認為這些問題的共同癥結是沒有以利用為標準來衡量檔案的價值，沒有以利用的思想來指導檔案的收集工作。在檔案的收集過程中我們檔案工作人員必須解放思想、與時俱進、積極探尋高校檔案館在新的歷史時期開展檔案收集工作的基本對策，采取有效措施強化檔案館的收集工作。

（一）及時調(diào)整歸檔范圍，拓展檔案收集領域。歸檔范圍是各個單位檔案部門收集檔案的依據(jù)。高校在改革開放形勢下各項職能活動處于動態(tài)的變化之中，有些職能得到加強和發(fā)展，而有些職能在削弱在轉(zhuǎn)變，高校職能的變化帶來了所形成文件數(shù)量與價值的變化。這就需要我們用發(fā)展變化的觀點來分析高校職能活動變化對所形成文件價值的影響，及時調(diào)整歸檔范圍，不能墨守成規(guī)?，F(xiàn)在高校各個職能部門的工作范圍得到拓展，各個職能部門之間工作也有輕重之分，學校檔案館應及時調(diào)整人力物力與財力的分配，對一些拓展的和重點的文史檔案資料進行收集歸檔。

（二）定期進行檔案強化，確保檔案資料簡明扼要。檔案收集工作應遵循齊全完整的原則，檔案的齊全完整并不是指檔案材料收集的越多越好，學校應該能把那些最能反映出高校職能活動實質(zhì)的具有重要保存價值的資料收集上來，應該在齊全完整的原則指導下，注重檔案的強化，檔案的強化是指在最低限度檔案收藏量的情況下，保存最大限度的必要信息量。目前，高校檔案庫房日趨緊張與檔案數(shù)量不斷增長的矛盾日益突出，而高校檔案界又存在著這樣錯誤認識，認為是檔案收集越多越好，這種錯誤認識的后果是增加了檔案的館藏量，也給檔案立卷、編目檢索增加了工作量，最終影響到檔案的提供利用。因此，檔案人員要在堅持檔案齊全完整原則的前提下，注意檔案的強化問題，確保所收集的檔案資料簡明扼要。

（三）有效地進行檔案整理與分類，避免重復或漏收。上個世紀80年代初期高校檔案分類的不完善或分類標準不統(tǒng)一導致了檔案的重復收集和漏收現(xiàn)象時有發(fā)生，國家教委在90年代統(tǒng)一了全國高校檔案的實體分類后取得很好的效果。但是，高校檔案的職能活動仍然處于一個動態(tài)的變化發(fā)展之中，因此各個高校應根據(jù)自身的職能變化，及時調(diào)整分類方案，避免館藏檔案重復或漏收。

（四）建立多形式信息載體檔案收集體系。高等院校正處于一個科學技術迅猛發(fā)展的時代，人們對客觀世界的認識被各種各樣的手段記錄下來。這些認識有的被記錄在紙張載體上，還有的被記錄在錄音、錄像、數(shù)碼照片、計算機軟盤、光盤等各種各樣載體的檔案材料上，科學技術的不斷發(fā)展與廣泛應用使得新的載體材料不斷出現(xiàn)，且數(shù)量不斷增加，它們和紙張檔案一起，共同承擔起記錄歷史、反映歷史的重任。高等院校應建立特殊載體檔案的收集體系，即確定專門歸檔人員，提出新的歸檔要求，建立特殊載體檔案門類，設立新型載體（如聲像、數(shù)碼照片、光盤、錄音等）保存專柜等。

（五）加強特色材料收集，建立特色檔案資料庫。有的高校檔案館只重視學校內(nèi)部文件材料的收集，忽視以高校為反映客體所形成的特殊文件材料的收集。高等院校的教學和管理活動大多作為常規(guī)檔案材料保存起來，以備查詢。但對一些在一定程度上較完整地反映一個高等院校歷史面貌體現(xiàn)學校辦學特色的檔案收集不夠，高等院校應該制定出特色檔案的歸檔范圍，和學校的宣傳部門、人事部門、科研部門等有關單位加強聯(lián)系，追蹤線索，通過征集、交換或復制等手段，來加強對校史、人物、成果等特色檔案的收集工作。

（六）建立資料和檔案并存收集制度。資料是檔案館藏的重要組成部分，資料可以彌補檔案的不足。高等院校往往重視檔案的收集，忽視資料的積累。在檔案的利用中，資料和檔案發(fā)揮同樣重要的作用。現(xiàn)在，許多高校有比較悠久的歷史，由于種種原因，許多歷史檔案保存下來的很少或不太完整，而這些檔案是高校修史編志，進行校史建設、傳承校史文化的重要依據(jù)，所以，高校應該加強檔案資料的收集，尤其是校史文史資料的收集、征集和復制工作，不斷豐富館藏。高校應轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案和資料收集工作的敏感度，對一些有重要價值的資料及時收集上來，作為檔案的補充與完善，現(xiàn)在隨著高校建設的不斷深入，已經(jīng)引起檔案部門的高度重視，形成、建立資料和檔案并存制度已成為必然。

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[2]羅竹蓮，略論文件收集渠道、方法及其它，北京檔案2008（4）

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[4]趙艷華.再談檔案的收集.<檔案時空>,2007(4)

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