王 凡 朱良兵

(中國水電顧問集團(tuán)貴陽勘測設(shè)計研究院,貴陽 550081)

所謂文檔一體化就是將檔案形成、歸檔、利用等各個相對分散獨立的環(huán)節(jié)作為一個有機(jī)整體進(jìn)行全生命周期管理。中國水電顧問集團(tuán)貴陽勘測設(shè)計研究院(以下簡稱貴陽院)在實施企業(yè)信息化整體解決方案——“綜合信息管理系統(tǒng)”建設(shè)過程中,結(jié)合本單位工程檔案的形成和管理實際,成功開發(fā)了工程檔案文檔一體化系統(tǒng),并在院生產(chǎn)、管理中得到了成功應(yīng)用,較好地解決了工程檔案文檔一體化問題。工程檔案在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上實現(xiàn)了產(chǎn)品計劃、分解、設(shè)計、校核、審查、核定、批準(zhǔn)、工程文件材料預(yù)立卷、歸檔清單、歸檔、查詢、電子文檔瀏覽下載、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程電子流管理,有效地提高了院工程檔案管理水平和管理效率。

1 文檔一體化概述

1.1 文檔一體化的理論基礎(chǔ)

文檔一體化工作的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論。該理論是在 20世紀(jì)文件數(shù)量急劇增長的背景下提出的。1940年,美國檔案學(xué)者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。文件生命周期理論,是指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案部門永久保存的整個運動過程。文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運動的整體性和內(nèi)在聯(lián)系,為文件的全過程管理奠定了理論基礎(chǔ);準(zhǔn)確地揭示了文件運動的階段變化,為文件的階段式管理奠定了理論基礎(chǔ);準(zhǔn)確地揭示了文件運動過程的前后銜接和各階段的相互影響,為實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理,提供了理論基礎(chǔ)。

1.2 文檔一體化的概念

文檔一體化就是在文件和檔案管理中運用文件生命周期理論把文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)的聯(lián)系在一起,按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),實施全面控制和有效管理,從而達(dá)到消除或減少重復(fù)勞動,提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。將文件管理與檔案管理納入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi),實行一體化管理的實質(zhì)就是對文件運動過程的全面控制或管理,它體現(xiàn)了文件生命運動周期的內(nèi)在規(guī)律性和要求,打破了檔案管理體制的藩籬。文檔一體化要求電子文件形成、歸檔、保管、利用等管理過程是連續(xù)的、不間斷的,對電子文件的管理過程及其控制是全程的、預(yù)知的、可控的。保證從文件材料形成部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完整,實現(xiàn)文件材料形成、歸檔、立卷、整編、利用一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現(xiàn)在可以加速檔案工作的步伐,促進(jìn)企業(yè)信息的發(fā)展,提高工程檔案信息資源的有效利用。

2 貴陽院工程檔案文檔一體化系統(tǒng)

貴陽院于 2005年啟動了綜合信息集成系統(tǒng)建設(shè)工作,該系統(tǒng)主要包括行政綜合辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)(包括工程檔案和文書檔案)、檔案管理系統(tǒng)五大部分。所有系統(tǒng)集于一個平臺,統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫設(shè)計保證了各系統(tǒng)相互獨立又相互關(guān)聯(lián)。其中工程檔案文檔一體化系統(tǒng)是銜接生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的橋梁。四個系統(tǒng)的集成實現(xiàn)了工程項目全過程管理,使得工程檔案文檔一體化管理成為可能,見圖1。

2.1 設(shè)計產(chǎn)品的形成

生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)是貴陽院開發(fā)的用于項目的生產(chǎn)組織管理的系統(tǒng),該系統(tǒng)在實現(xiàn)了對項目全過程管理的同時,也實現(xiàn)了設(shè)計產(chǎn)品(文字類和圖紙類)形成過程中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種工程文件材料(包括最終產(chǎn)品、過程產(chǎn)品、電子校審卡、設(shè)計變更記錄)的動態(tài)控制。包括設(shè)計產(chǎn)品策劃、產(chǎn)品電子設(shè)校審、設(shè)計變更等產(chǎn)生的最終成果和所有過程記錄文件,通過產(chǎn)品版本管理保證了產(chǎn)品的唯一性和準(zhǔn)確性。產(chǎn)品在設(shè)計、校核、審查、審定等流程完成以后,自動在臨時庫中建立產(chǎn)品的條目檔案信息、電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更等三個電子附件。一套典型的 CAD設(shè)計圖紙形成過程見圖2。

2.2 工程檔案文檔一體化系統(tǒng)

通過審定后的設(shè)計產(chǎn)品在印刷、出版的同時自動進(jìn)入“臨時庫”待歸檔(見圖3)。臨時庫中設(shè)計產(chǎn)品信息包括不可更改信息和補充信息兩部分。不可更改信息從產(chǎn)品設(shè)計過程中自動帶入,主要包括項目名稱、設(shè)計階段、項目經(jīng)理、題名、圖號、設(shè)計人、校核人、審查人、審定人、產(chǎn)品形成時間、歸檔人條目信息,電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更三個電子附件,不可更改信息保證了電子檔案的真實、唯一及與紙質(zhì)檔案的一致性;補充信息主要是項目部綜合管理員需補充的檔案預(yù)立卷信息,包括原稿、正本和副本、歸檔時間等。綜合管理員在臨時庫中完成檔案預(yù)立卷信息補充后,待紙質(zhì)檔案預(yù)立卷后,自動打印歸檔清單,即可通過工程檔案文檔一體化系統(tǒng)自動實現(xiàn)從臨時庫到工程檔案正式庫的網(wǎng)上一體化歸檔工作。

圖1 工程項目全過程管理示意圖

在臨時庫中,歸檔屬性分為“未歸檔”、“待歸檔”、“已歸檔”三類,通過審定后進(jìn)行臨時庫的產(chǎn)品歸檔屬性為“未歸檔”,當(dāng)項目部綜合管理員完成紙質(zhì)檔案預(yù)立卷、在臨時庫中補充“歸檔時間”等檔案信息后,該產(chǎn)品歸檔屬性變?yōu)椤按龤w檔”,當(dāng)歸檔完畢產(chǎn)品的歸檔屬性變?yōu)椤耙褮w檔”。通過按歸檔屬性查詢、統(tǒng)計,項目經(jīng)理可實時、動態(tài)地了解本項目各專業(yè)的歸檔情況,敦促本項目及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地完成歸檔工作。

圖3 臨時庫頁面

圖3左上部分為待歸檔分類樹,左下部分為待歸檔條目信息,右上部分為檔案接收員補填的字段,如檔案分類、檔案編號等;右下部分為預(yù)歸檔條目信息。

歸檔過程如下:歸檔雙方對紙質(zhì)檔案驗收后,檔案接收員從歸檔頁面中選擇歸檔屬性為“待歸檔”的檔案條目,點擊“待歸檔”按鈕后將檔案條目從歸檔頁面轉(zhuǎn)入預(yù)歸檔頁面中(在預(yù)歸檔頁面中,點擊“撤銷”按鈕檔案條目從預(yù)歸檔頁面轉(zhuǎn)回歸檔頁面);選中需要歸檔的檔案條目點擊 “歸入正式庫檔案庫”按鈕即完成檔案的歸檔,同時提示歸檔完成的信息。

圖4 歸檔頁面

歸入正式庫后,項目名稱、設(shè)計階段、項目經(jīng)理、題名、圖號、設(shè)計人 、校核人 、審查人、審定人 、產(chǎn)品形成時間、歸檔人、原稿、正本和副本、歸檔時間等條目信息,電子檔案、產(chǎn)品電子校審卡、設(shè)計變更三個電子附件自動轉(zhuǎn)入正式庫,檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過整編模塊,僅需補增檔案分類號、檔案號、保管期限等信息后就完成工程檔案的整編工作,設(shè)計人員即可在檔案查詢模塊中進(jìn)行工程檔案檢索、查詢,提出瀏覽和下載申請,審批流程通過后,實現(xiàn)電子檔案的瀏覽和下載。通過檔案鑒定、檔案銷毀等模塊完成檔案的鑒定、銷毀工作。

3 總結(jié)

貴陽院從2005年開始開展綜合信息集成系統(tǒng)建設(shè)以來,工程檔案文檔一體化系統(tǒng)作為該集成系統(tǒng)的一部分,已成功投入運用,經(jīng)過這幾年的運行證明系統(tǒng)設(shè)計科學(xué)、合理,運行穩(wěn)定、可靠,通過生產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖文產(chǎn)品電子設(shè)校審系統(tǒng)、工程檔案圖檔一體化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的整體應(yīng)用,貴陽院實現(xiàn)了工程檔案從設(shè)計產(chǎn)品策劃、形成、變更、歸檔、利用、鑒定、銷毀全生命周期網(wǎng)絡(luò)化管理,規(guī)范了設(shè)計人員、項目綜合管理員、檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)流程,極大地提高了工程檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率,有效地促進(jìn)了工程檔案信息資源的利用。

[1]劉云.水利行業(yè)電子文件歸檔管理面臨的問題與對策研究.甘肅水利水電技術(shù),2009 Vol.45No.04.

[2]陳華宇.對電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范.中國檔案,2005 No.08.

[3]馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動.中國檔案,2003 No.12.

[4]何振.信息化環(huán)境下企業(yè)文檔一體化探討.檔案學(xué)通訊,2005 No.03.