王艷梅
應(yīng)收賬款是指因?qū)ν怃N售產(chǎn)品、材料、提供勞務(wù)及其他原因,應(yīng)向購貨單位或接受勞務(wù)的單位收取的款項,包括應(yīng)收銷售款、其他應(yīng)收款、應(yīng)收票據(jù)等。應(yīng)收賬款是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要項目之一,近年來,隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,商業(yè)信用的推行,企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額明顯增多,但隨之產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的機會成本、管理成本及壞賬費用等問題凸顯出來,特別是在世界金融危機還沒有根本性解除,國內(nèi)實體經(jīng)濟還沒有企穩(wěn)的情況下,更應(yīng)引起企業(yè)相關(guān)管理人員的思考。本文以江蘇汽車零配件行業(yè)的中小企業(yè)應(yīng)收賬款管理問題為例加以說明。
江蘇以經(jīng)營汽車零配件為主體的中小企業(yè),多屬于小規(guī)模納稅人,其主要客戶是汽車修理廠和4S店,通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),企業(yè)為了擴大業(yè)務(wù)量、增強品牌知名度,主要以批發(fā)賒銷方式進行銷售,主要問題有:
對于規(guī)模大的修理廠和4S店,汽車零配件經(jīng)營企業(yè)多采用批次押貨銷售,即第一批產(chǎn)品給客戶賒銷使用,在客戶購進下一批產(chǎn)品后,結(jié)清上一批貨款,且下一批次進貨量大于上一次進貨量。換言之,這些客戶進貨頻率不高,但每次的進貨量多,一次會進幾個月的貨。循環(huán)進貨客戶的應(yīng)收賬款數(shù)額大,導致回款速度慢,公司資金周轉(zhuǎn)困難。應(yīng)收賬款數(shù)額增加,說明被客戶占的資金在增加,機會成本增加,收賬費用增多,若減少收賬費用,則壞賬損失增加,銷售企業(yè)為此承擔著巨大的應(yīng)收賬款管理成本。
這些客戶每月的應(yīng)收賬款在200~5000之間不等且不均衡,銷售人員認為一個月幾百元,不值得去催收,當業(yè)務(wù)員覺得款項夠多去催收的時候,客戶已養(yǎng)成了幾個月結(jié)一次款的習慣,就一拖再拖了。
1)與客戶對賬不及時。在一些汽車零配件銷售企業(yè)中,沒有建立嚴格對賬制度,表現(xiàn)為每月對賬或收款對賬等兩種情況。其弊端是當出現(xiàn)問題時,雙方溝通不及時或由于時間長,賬目也多,對賬效率降低。
2)零款核銷不嚴格。銷售方為了鼓勵大客戶繼續(xù)購買,對于一些數(shù)額較大的應(yīng)收賬款,在收款時,對一些小額零款實行核銷制度,即去零頭制。但這一制度沒有規(guī)定小額零款的確認標準,自由度過高,甚至出現(xiàn)隨意減收的現(xiàn)象。調(diào)查中發(fā)現(xiàn),一筆應(yīng)收賬款總計340元,月底收回300元,40元作為零款未收,成為減收的借口,給企業(yè)帶來較大的損失。
3)壞賬核銷方法不合理。根據(jù)會計原則的要求,企業(yè)應(yīng)對壞賬損失的可能性預先進行估計,建立壞賬損失準備制度,分散壞賬損失造成的風險,提高自我保護能力。對于賒銷而言,可以將個別壞賬理解為賒銷費用,據(jù)配比原則,發(fā)生的壞賬應(yīng)同收益進行配比,從收益中扣除,從而顯示企業(yè)的實有資產(chǎn)。而目前一些中小汽車零配件經(jīng)銷企業(yè)在發(fā)生壞賬時,直接作為當月的經(jīng)營費用,沖減當月的利潤,這樣的核銷方法不符合新會計準則的規(guī)定。
銷售企業(yè)大多根據(jù)銷售經(jīng)驗和以往的回款率為標準決策銷售行為,而對客戶的銷售情況、資金運轉(zhuǎn)情況、人事變動、經(jīng)營策略等影響因素的變動分析不足,加之缺乏合理的考核標準。特別是那些看似經(jīng)營規(guī)模龐大的企業(yè),總認為對方具有較高的知名度,于是降低賒銷門檻,盲目擴大了應(yīng)收賬款規(guī)模。正是這一樂觀思想,致使企業(yè)產(chǎn)生大量應(yīng)收賬款。
企業(yè)為擴大銷售范圍,增加市場占有份額,一味地擴張銷售,出現(xiàn)這一現(xiàn)象的根本原因在于信用政策制定不合理,表現(xiàn)在信用標準、信用條件及收賬政策等的制定過于寬松,導致公司的大量資金被應(yīng)收賬款占用,資金因不能及時回籠而運轉(zhuǎn)困難。如一些汽車零配件銷售企業(yè)應(yīng)收賬款最高限額都為3000元,沒有嚴格的信用期限。沒有根據(jù)不同的銷售合作對象制定不同的信用政策。
企業(yè)會計工作人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高,基本業(yè)務(wù)操作水平低,自律性不強,無視企業(yè)會計準則的相關(guān)規(guī)定,只求工作的簡便,導致一定數(shù)額的應(yīng)收賬款不能全額回收。
企業(yè)建立嚴格的銷售人員管理制度,規(guī)范銷售人員的銷售行為,確定銷售人員價格自由度的合理性,做到銷售人員擁有一定的自主權(quán),同時還要控制在一定的范圍之內(nèi),將銷售人員的銷售業(yè)務(wù)回款率與薪酬掛鉤,調(diào)動銷售人員的積極性,提高應(yīng)收賬款的優(yōu)質(zhì)率,減少不良應(yīng)收賬款的發(fā)生。
為加強應(yīng)收賬款的管理,企業(yè)會計工作在總分類賬的基礎(chǔ)上,應(yīng)按信用客戶的名稱設(shè)置明細分類賬,詳細地、序時地記載各信用客戶的往來情況,并設(shè)專職人員負責核算工作,隨時反映每個客戶的賒欠情況;另外,應(yīng)收賬款明細分類賬與總分類賬還要定期核對,保證記錄的準確性。
企業(yè)會計人員或?qū)徲嬋藛T定期與購貨方核對應(yīng)收賬款回收的基本情況,購銷雙方對賬結(jié)束后在對賬清單上簽字并加蓋單位公章予以確認。一方面防止業(yè)務(wù)員與債務(wù)方有關(guān)人員惡意串通,故意拖欠款項給公司帶來損失。另一方面,債務(wù)方確認的應(yīng)收賬款金額,也是通過法律手段尋求債權(quán)保護的基本要求。
應(yīng)收賬款回款率取決于客戶的信用,收賬期過長會削弱應(yīng)收賬款的流動性,以至于造成應(yīng)收賬款壞賬的發(fā)生。所以,企業(yè)應(yīng)設(shè)置征信部門,專門對客戶的信用進行調(diào)查,并向有權(quán)對企業(yè)進行信用評級的機構(gòu)取得信息,評定賒購客戶的信用狀況及部門償付能力。
征信部門的主要功能:調(diào)查客戶的財務(wù)狀況及信用狀況、制定科學的信用政策;審批賒銷對象、合理確定應(yīng)收賬款的最高額度;建立應(yīng)收賬款的催收制度,負責賒銷賬款的及時催收。
信用政策包括信用標準、信用條件和收賬政策三部分:
1)信用標準的制定需考慮的因素。信用標準的制定需考慮因素有客戶的信用品質(zhì)(Character)、償付能力(Capacity)、資本(Capital)、抵押品(Collateral)和經(jīng)濟狀況(Condition)等五個因素。
2)信用條件的制定需考慮的因素。信用條件的制定需考慮因素有信用期限、折扣期限和現(xiàn)金折扣率等三個因素。
3)收賬政策的制定需考慮的問題。客戶是否會拖欠或拒付賬款,程度如何;怎樣最大限度地防止客戶拖欠賬款;賬款遭到拖欠或拒付,企業(yè)應(yīng)采取怎樣的對策。
前兩個問題主要靠信用調(diào)查和嚴格信用審批制度解決;第三個問題則必須通過制定完善的收賬方針,采取有效的收賬措施予以解決。
應(yīng)收賬款是為了擴大銷售和盈利而進行的投資,是要發(fā)生成本的。因此,企業(yè)在制定信用政策時應(yīng)充分考慮應(yīng)收賬款的成本,要在應(yīng)收賬款信用政策所增加的盈利和信用政策的成本之間做出權(quán)衡,只有應(yīng)收賬款所增加盈利超過應(yīng)收賬款的機會成本、管理成本、壞賬損失成本之和時,才應(yīng)當實施應(yīng)收賬款的賒銷,以此確定最高的賒銷限額。
對于汽車配件銷售行業(yè)的應(yīng)收賬款信用政策比較理想的狀態(tài)為:客戶不再以銷售批次押貨方式賒銷,而應(yīng)以時間作為界限進行賒銷;將客戶分為金牌客戶、銀牌客戶和銅牌客戶三種,制定合理的信用限額,金牌客戶月應(yīng)收賬款限額為20000元,銀牌客戶月應(yīng)收賬款限額為10000元,銅牌客戶月應(yīng)收賬款限額為5000元;根據(jù)客戶級別制定合理的信用期限,金牌客戶必須在次月的15日之前結(jié)清上月貨款;銀牌客戶必須在次月5日之前結(jié)清上月貨款;銅牌客戶必須在當月結(jié)清本月貨款。
汽車零配件銷售行業(yè)使用商業(yè)信用產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款,而應(yīng)收賬款是一種要經(jīng)過一定期間才能收回的債權(quán)。因此,有效使用銷售折扣,鼓勵客戶及時付款或盡可能早地付款,以縮短企業(yè)應(yīng)收賬款的回收期,減少壞賬的發(fā)生。
企業(yè)中發(fā)生的壞賬應(yīng)按會計法的規(guī)定進行核銷,不得根據(jù)自己的意愿隨意核銷,以達到調(diào)理利潤的目的。
為提高資金的使用效率,可以利用企業(yè)的應(yīng)收賬款進行抵債與讓售融資兩種方式,使企業(yè)提前獲得資金用于周轉(zhuǎn)而獲得效益。但是,利用這兩種方式進行融資時,一定要注意效益大于成本的原則,即提前使用資金增加的收益應(yīng)大于提前使用這筆資金的成本,否則,這兩種方法就沒有使用的必要。
企業(yè)的經(jīng)濟活動受到法律的保護和約束,作為企業(yè)銷售人員和財務(wù)人員要掌握本行業(yè)相關(guān)法律規(guī)范,維護應(yīng)收賬款債權(quán)的完整。如銷售合同的制定要明確各方的責任和義務(wù),尤其是違約條款、擔保條款的相關(guān)規(guī)定等,以避免日后糾紛。定期對賬催賬后要取得具有法律效力的書面文件,避免口頭承諾。對于陷入債務(wù)危機的客戶,應(yīng)及時啟動債權(quán)人申請破產(chǎn)程序或債務(wù)重組,以減少企業(yè)損失。
可見,應(yīng)收賬款的管理是中小企業(yè)重要的資產(chǎn)組成部分,管理的好壞直接影響企業(yè)的生存和發(fā)展。