鄭文莉

行政處罰檔案管理是海事部門在行政執(zhí)法活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件資料、照片、錄音等各種資料,它是海事監(jiān)督管理工作的歷史記錄,是海事監(jiān)督管理工作成果反映,保留了大量歷史信息,記載前人的經(jīng)驗教訓(xùn),對后人有著借鑒作用。執(zhí)法人員在在辦理詢問筆錄、協(xié)助調(diào)查通知書、立案審批表、聽證錄筆等文書工作中,行政處罰檔案的利用越來越頻繁,也越來越顯示出行政處罰檔案本身所固有的“含金量”。某種意義上講,行政處罰檔案管理是對我局現(xiàn)場執(zhí)法工作質(zhì)量的一種檢驗。隨著海事事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案管理活動日益滲透到海事事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。如何加強(qiáng)行政處罰檔案管理,對于規(guī)范執(zhí)法、文明執(zhí)法、服務(wù)廣大人民群眾都有著重要意義。

一、海事行政處罰檔案管理中存在的問題

(一)行政處罰檔案管理意識較為淡薄

目前普遍存在著行政執(zhí)罰工作人員輪崗較為頻繁,個別行政處罰工作人員未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗,在執(zhí)法過程中未及時收集有關(guān)書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述、鑒定材料、勘驗筆等,使其缺乏有效證據(jù),違法事實(shí)無法認(rèn)定,對政處罰工作目的的意義不夠了解,業(yè)務(wù)比較生疏,法律意識和檔案管理意識也較為淡簿。由于行政處罰管理工作沒有納入方針目標(biāo)考核等就不必對行政處罰檔案管理工作太重視,存在懈怠情緒,敷衍了事。加之有些海事處未建立行政處罰檔案管理責(zé)任制,對行政處罰檔案管理工作未作明確分工,定人定責(zé),任何人可經(jīng)手檔案,缺乏檔案保密意識,出現(xiàn)問題就互相推諉。

(二)行政處罰檔案管理規(guī)定要求落實(shí)不到位

行政處罰傳統(tǒng)的手工目錄式的檔案管理隨著行政處罰檔案數(shù)量的不斷增加,檔案利用工作越來越復(fù)雜,不能滿足檔案的快速、準(zhǔn)確、全面的查詢檢索要求?！缎姓幜P文書制作規(guī)范》等對格式、內(nèi)容等材料都有明確規(guī)定,要求材料齊全、內(nèi)容完整,符合《處罰文書條例》等有關(guān)規(guī)定。但在查檔時卻發(fā)現(xiàn)因種種原因登記人員未按《處罰文書條例》要求在處理完畢完后及時入檔,新入的材料未及時在執(zhí)法文書中注明加蓋交通行政執(zhí)法機(jī)關(guān)印章。有些檔案材料隨意用訂書釘或鐵夾子裝訂成冊,甚至不裝訂,散裝往檔案袋里一塞,未嚴(yán)格按三孔一線的要求裝訂,行政處罰檔案幾年來混裝在一起,沒有按年度劃分,不是按一案一卷進(jìn)行組卷,存在檔案隨意存放等現(xiàn)象。

(三)行政處罰檔案信息管理存在缺陷

隨著信息技術(shù)的普及,計算機(jī)運(yùn)用日益廣泛,提高了檔案利用率,也提供了數(shù)據(jù)的共享和查詢。而有些單位存在配備的計算機(jī)配置較底,不能安裝應(yīng)用較廣泛的windows操作系統(tǒng)和世紀(jì)科怡檔案管理軟件,更不能進(jìn)行檔案數(shù)字化工作,有些行政處罰檔案輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,與實(shí)際歸檔不符,行政處罰案卷未建立檔案數(shù)據(jù)庫,對行政處罰檔案的檢索、統(tǒng)計、查閱等帶來一定的影響。

二、加強(qiáng)海事行政處罰檔案管理的建議

(一)行政處罰檔案是執(zhí)法過程中的真實(shí)憑證,是第一手的參考材料

海事執(zhí)法人員必須及時收集關(guān)書證、物證、視聽資料、證人證言、當(dāng)事人陳述、鑒定材料、勘驗筆等材料。各海事管理機(jī)構(gòu)必須注意管理人員隊伍相對穩(wěn)定,注重加強(qiáng)在崗人員的法律和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí),提高執(zhí)法人員和檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),從源頭抓起,夯實(shí)行政處罰檔案管理基礎(chǔ)管理水平。

(二)建立健全行政處罰檔案管理制度,完善監(jiān)督和立法

建立健全行政處罰檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范、辦法和規(guī)章制度,必須嚴(yán)格按照《行政處罰條例》和《交通文件材料立卷歸檔辦法》等要求嚴(yán)格程序,注意細(xì)節(jié)。建立行政處罰檔案管理責(zé)任制,明確分工,明確責(zé)任,完善管理規(guī)則,才能保證及時準(zhǔn)確地收集、分類、歸檔、清理等工作,確保制度執(zhí)行有效,檔案資料齊全完整。要將行政處罰檔案管理納入到海事管理工作目標(biāo)考核中,制定工作計劃,將有關(guān)內(nèi)容分解到各處室,不僅要量化更要細(xì)化,決不能走過場搞形式主義。因地制宜,建立健全行政處罰檔案利用、查閱、檔案庫房管理、檔案鑒定銷毀、檔案保密、檔案統(tǒng)計和檔案材料不歸檔責(zé)任追究等各項檔案管理制度。確保各項目標(biāo)任務(wù)按時完成。

(三)完善行政處罰檔案信息管理,提高行政處罰檔案利用的有效性

在計算機(jī)硬件基礎(chǔ)設(shè)備配備上需要進(jìn)行更新,配置服務(wù)器用于存貯檔案數(shù)據(jù),掃錨儀、打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、一體化傳真機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備,為檔案數(shù)字化和檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。由于計算機(jī)信息系統(tǒng)在硬件、軟件及數(shù)據(jù)三個方面的脆弱性及安全措施的局限性,使得計算機(jī)信息系統(tǒng)時刻受到來自各方面的潛在威脅。因而制定有效的信息安全管理措施,進(jìn)一步提高信息安全技術(shù),對行政處罰信息管理也顯得更為重要。應(yīng)建立用戶密碼安全保密管理規(guī)定,維護(hù)計算機(jī)信息系統(tǒng)的保密性、完整性和可用性。堅持“誰使用、誰管理、誰負(fù)責(zé)”的原則,明確責(zé)任人,加強(qiáng)對檔案的日常管理和清理,確保信息資料及時入檔和更新。通過實(shí)物檔案和電子檔案相結(jié)合,既可以利用軟件信息系統(tǒng)對實(shí)物檔案進(jìn)行更為有效的管理,又可提高電子檔案的工作效率和有效利用率。