孫錫萍

摘要:醫(yī)療檔案的價值作用已不單局限于醫(yī)療、教學、科研等工作,其廣泛的利用,充分體現(xiàn)了衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展和社會的進步。這也使得醫(yī)療檔案的管理信息化成為其發(fā)展的必然趨勢。下面就探討了醫(yī)療檔案信息化的優(yōu)勢及實現(xiàn)途徑。

Abstract:The function of the medical archive and information are not limited to the medical institutions, education or research work. The wide uses of them show the development of the medical and public health undertakings and the development of the society. The medical archive and information management is the trend of development. The thesis discusses the advantages and its approach.

關(guān)鍵詞:醫(yī)療檔案管理;存在問題;優(yōu)勢;實現(xiàn)途徑

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中圖分類號:R19 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0101-01

1 當前醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄,檔案利用率不高。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳,但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍,同時由于經(jīng)營者忽視檔案工作的重要性,對檔案工作建設(shè)程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足。

1.2 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理工作中,醫(yī)院制定了適用于本院較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責,但由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,在一個單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。沒有設(shè)置專職的檔案管理員,因此涉及檔案管理的制度、職責就較少,也沒有相關(guān)的考核目標和檢查制度。由于檔案管理制度不健全,檔案職能管理不完善,形成各科室相關(guān)檔案工作人員工作松散,出現(xiàn)不及時移交各自保管的檔案材料,造成檔案資料收集效率不高,檔案資料收集不齊全,給檔案管理的基礎(chǔ)工作帶來不便。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)差距較大。當前醫(yī)院的管理架構(gòu)沒有完全分層次設(shè)置專職的檔案管理員,各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身。因此,在人員的配備上較重視主要職能工作的能力,而忽視檔案專業(yè)管理能力。又由于我國檔案專業(yè)人員匱乏,導致從事醫(yī)療檔案管理人員隊伍素質(zhì)參差不齊,形成檔案管理工作的混亂與滯后。同時由于現(xiàn)有檔案管理人員缺乏挑戰(zhàn)精神,不及時學習新文化、新知識,更新舊觀念、舊方法,使得檔案管理工作不能有效地改進與提高,更別談創(chuàng)新與發(fā)展。

1.4 檔案硬件設(shè)施投入不足,現(xiàn)代化管理水平不高。醫(yī)院的重點工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè),對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入相對較少。一些單位由于醫(yī)療用房緊張致使檔案用房狹小,檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室做不到三分開,不符合檔案保管的標準。另外,檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,也制約了檔案管理工作的開展。近年來,隨著科學技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到廣泛運用,醫(yī)院在各層面的醫(yī)療管理手段不斷進步。

2 醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。

2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。

2.3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng),使用時只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可呈現(xiàn)在計算機屏幕上。在檔案的利用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息。

2.5 檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料越來越多,不但占用大量的儲存空間,還需要做好溫度、濕度控制和防蟲工作,導致管理成本居高不下,使用效率卻比較低的問題。

3 實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息化管理的途徑

3.1 培訓人員,建立技術(shù)平臺全面提高醫(yī)療檔案管理人員的信息技術(shù)水平和職業(yè)道德素質(zhì),建立一支專業(yè)化的適應(yīng)信息時代要求的醫(yī)療檔案管理人才隊伍。引進計算機檔案管理技術(shù),數(shù)字化技術(shù),網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代先進技術(shù),建立醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)庫,使用高效的醫(yī)療檔案管理軟件,保證檔案信息的真實和完整,實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。引進先進的保管設(shè)備,實現(xiàn)庫房溫濕度控制自動化,營造一個科學,安全地保管醫(yī)療檔案的物理環(huán)境。

3.2 建立醫(yī)院共享的醫(yī)療檔案把個人疾病史和治療史實行信息化管理的系統(tǒng),并爭取把住院病歷也與醫(yī)療費用每日清單制一樣,通過備份與患者見面,給患者醫(yī)療消費的知情權(quán)。住院病歷可以體現(xiàn)患者在醫(yī)院接受治療的情況,可以方便患者對醫(yī)院的治療質(zhì)量進行直接的監(jiān)督,可以促進治療醫(yī)生認真診治并認真填寫病歷。患者見到治療病歷記錄后,可以隨時提出質(zhì)疑,一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,或者將來出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,都可以作為雙方的證據(jù)。

結(jié)語:醫(yī)療檔案是具有科學性、邏輯性、真實性的醫(yī)療衛(wèi)生科技檔案,是醫(yī)院各項管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時代,實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化,對于加強醫(yī)療檔案的管理、開發(fā)和利用,及充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的價值,對加快醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

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