摘要:采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本控制對(duì)一個(gè)企業(yè)開(kāi)源節(jié)流，提高資金使用效益起著至關(guān)重要的作用。本文將從倉(cāng)儲(chǔ)存貨采購(gòu)、每日菜單采購(gòu)以及臨時(shí)緊急采購(gòu)三方面來(lái)討論酒店經(jīng)營(yíng)中材料采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制問(wèn)題。

關(guān)鍵詞:材料采購(gòu) 酒店 內(nèi)部控制

采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本控制對(duì)一個(gè)企業(yè)開(kāi)源節(jié)流，提高資金使用效益起著至關(guān)重要的作用。從酒店的運(yùn)營(yíng)來(lái)看，材料采購(gòu)的內(nèi)部控制主要集中在倉(cāng)儲(chǔ)存貨采購(gòu)、每日菜單采購(gòu)以及臨時(shí)緊急采購(gòu)三個(gè)方面。本文將從這三個(gè)主要方面，結(jié)合coso內(nèi)部控制理論來(lái)探討酒店材料采購(gòu)的內(nèi)部控制問(wèn)題。

一、倉(cāng)儲(chǔ)物資采購(gòu)流程

酒店成本管理部下一般設(shè)有客房倉(cāng)庫(kù)、工程倉(cāng)庫(kù)、食品倉(cāng)庫(kù)、管事倉(cāng)庫(kù)等四個(gè)倉(cāng)庫(kù)。這是一個(gè)龐大的倉(cāng)儲(chǔ)物資系統(tǒng)，其管理的好壞對(duì)酒店的運(yùn)營(yíng)成本將有較大的影響，因此建立一個(gè)完善的倉(cāng)儲(chǔ)物資采購(gòu)控制非常必要。

⑴最低訂貨點(diǎn)和最佳訂貨量

事先根據(jù)以往的使用情況以及物資采購(gòu)的時(shí)間總結(jié)出企業(yè)一般情況下的最低訂貨點(diǎn)和最佳訂貨量，以方便制定采購(gòu)時(shí)間及采購(gòu)量。

⑵編制月度采購(gòu)計(jì)劃

有條件的企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)內(nèi)部存貨管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)物資進(jìn)行管理。每月末，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)根據(jù)內(nèi)存貨管理系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有存貨的數(shù)量編制下月度的存貨采購(gòu)計(jì)劃。

⑶采購(gòu)計(jì)劃復(fù)核

倉(cāng)庫(kù)部門(mén)編制的采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)過(guò)成本經(jīng)理的確認(rèn)，成本經(jīng)理接單后需將采購(gòu)計(jì)劃的進(jìn)度與酒店日常消耗以及最低訂貨點(diǎn)和最佳訂貨量的要求相比較，符合采購(gòu)要求便簽字，從而進(jìn)一步審核，避免過(guò)多的采購(gòu)物資。

⑷報(bào)價(jià)

采購(gòu)部根據(jù)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商名單中供應(yīng)商詢價(jià)，并將詢價(jià)結(jié)果輸入系統(tǒng)。

⑸價(jià)格審查

內(nèi)部采購(gòu)審查人員審查供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理。如果發(fā)現(xiàn)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不合理，可以要求重新報(bào)價(jià)或向供應(yīng)商名單中的備用供應(yīng)商詢價(jià)。采購(gòu)審查人員也可以獨(dú)立向市場(chǎng)詢價(jià)。

⑹采購(gòu)計(jì)劃的批準(zhǔn)

財(cái)務(wù)總監(jiān)為采購(gòu)計(jì)劃的最終批準(zhǔn)人。

⑺訂單

采購(gòu)部根據(jù)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的月度采購(gòu)計(jì)劃，在系統(tǒng)庫(kù)存到達(dá)最低訂貨點(diǎn)時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出訂單，并生成標(biāo)準(zhǔn)格式的訂單，列明貨物的數(shù)量、單價(jià)、種類(lèi)、規(guī)格、交貨期要求等信息。

⑻收貨

收貨部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)的存貨模塊，根據(jù)訂單上列明的采購(gòu)物品的各種信息驗(yàn)收貨物。收貨后還需出具驗(yàn)收證明并將貨物交倉(cāng)儲(chǔ)管理員進(jìn)行登記。

⑼付款

存貨管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)存貨模塊的驗(yàn)收記錄以及訂單的付款期要求自動(dòng)提示應(yīng)付款清單計(jì)劃供財(cái)務(wù)部使用。

二、每日菜單采購(gòu)流程

由于餐飲部生鮮食品原料采購(gòu)要求每日供貨，且供貨的品種、數(shù)量根據(jù)客人數(shù)量和要求的不同會(huì)存在較大變化。因此生鮮產(chǎn)品的采購(gòu)采取“每日菜單”的形式。為了保證每日菜單能夠快速供應(yīng)到使用部門(mén)，需設(shè)單獨(dú)的采購(gòu)流程控制。

(1)供應(yīng)商目錄

在建立合格供應(yīng)商名單時(shí)采取每十天一次的主輔供應(yīng)商確認(rèn)及價(jià)格確認(rèn)工作。采購(gòu)部每十天對(duì)酒店日常采購(gòu)的生鮮產(chǎn)品價(jià)格向供應(yīng)商詢價(jià)，并結(jié)合考慮產(chǎn)品品質(zhì)以及交貨期等其他因素，擬定十天的主副供應(yīng)商名單。

(2)供應(yīng)商名單的確認(rèn)

餐飲總監(jiān)為每日市場(chǎng)采購(gòu)流程的最終審批人，負(fù)責(zé)每期供應(yīng)商名單的最終確認(rèn)。

(3)采購(gòu)計(jì)劃

廚師長(zhǎng)應(yīng)在每日下午16:30前根據(jù)第二天的訂餐情況編制每日市場(chǎng)的采購(gòu)計(jì)劃。

(4)采購(gòu)計(jì)劃的確認(rèn)

餐飲總監(jiān)在19:00前對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的數(shù)量及品種進(jìn)行復(fù)核并提交采購(gòu)部。

(5)訂單

采購(gòu)部根據(jù)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的每日市場(chǎng)采購(gòu)計(jì)劃向前面已確定的供應(yīng)商下訂單，并生成標(biāo)準(zhǔn)的訂單格式。

(6)收貨

每日市場(chǎng)的供應(yīng)商一般應(yīng)與第二天早上6點(diǎn)前將采購(gòu)的生鮮產(chǎn)品送達(dá)酒店收貨部門(mén)。收貨部門(mén)根據(jù)訂單的要求驗(yàn)收貨物，并記錄入存貨模塊。

(7)付款

庫(kù)存管理系統(tǒng)根據(jù)存貨模塊的驗(yàn)收記錄以及供應(yīng)商的信用期限制，在付款日前十個(gè)工作日自動(dòng)提示應(yīng)付款清單計(jì)劃供財(cái)務(wù)部使用。

三、緊急采購(gòu)流程

緊急采購(gòu)就是由于臨時(shí)緊急的、不可預(yù)計(jì)的客人特別需求而產(chǎn)生的采購(gòu)申請(qǐng)。要成為服務(wù)行業(yè)的佼佼者，特殊服務(wù)中緊急采購(gòu)流程的規(guī)范也十分重要。

⑴緊急采購(gòu)申請(qǐng)

使用部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)的需要提出緊急采購(gòu)申請(qǐng)

⑵審批

使用部門(mén)的部門(mén)總監(jiān)為復(fù)核采購(gòu)物資的緊急性，并審批緊急采購(gòu)申請(qǐng)，但緊急訂單是不能代替正常的日常訂單。

⑶采購(gòu)

如果緊急采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容屬于采購(gòu)系統(tǒng)原材料清單范圍內(nèi)的，采購(gòu)部向合格供應(yīng)商名單內(nèi)的供應(yīng)商提交訂單;如果屬于物資清單外的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部通過(guò)公開(kāi)市場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)。

⑷收貨

收貨部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)的存貨模塊，根據(jù)訂單上列明的采購(gòu)物品的各種信息驗(yàn)收貨物，并通知使用部門(mén)。如果對(duì)貨物情況不夠了解的，可以要求申請(qǐng)部門(mén)共同驗(yàn)收。

⑸付款

存貨管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)存貨模塊的驗(yàn)收記錄以及訂單的付款期要求自動(dòng)提示應(yīng)付款清單計(jì)劃供財(cái)務(wù)部使用。

小結(jié):

從以上三個(gè)流程來(lái)看，建立一個(gè)科學(xué)的倉(cāng)儲(chǔ)管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是十分必要的，它不僅可以在制定預(yù)算等時(shí)為企業(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，還可以在庫(kù)存量低等“危險(xiǎn)狀態(tài)”時(shí)提醒增加庫(kù)存，而且在支付貨款等方面也可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行有效監(jiān)管。