晉中學(xué)院圖書館〔山西省晉中市 030600〕 劉 欣

圖書編目數(shù)據(jù)建設(shè)是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的核心,圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣將直接影響到讀者對文獻信息的利用與網(wǎng)絡(luò)交流及資源共享。一條優(yōu)秀的書目記錄,必須能夠準確無誤地反映所編文獻的個體特征,為讀者提供必要的、準確的檢索點,為讀者最快獲得所需信息資料提供可能的途徑。因此,書目著錄要做到標(biāo)準化和規(guī)范化。多年來,圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制一直是圖書館工作研究的一個熱點課題,因為圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣不僅直接影響到讀者的檢索利用與網(wǎng)絡(luò)交流,還是一個圖書館編目水平和管理水平的綜合反映。

編目工作就是對文獻自身特征及存在狀況的揭示,其直接結(jié)果就是書目數(shù)據(jù)。圖書館自從引入了計算機,使得現(xiàn)今的編目工作既有對傳統(tǒng)編目工作的揚棄,也有在傳統(tǒng)編目工作基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。在這樣一個揚棄與創(chuàng)新的過程中,為了加強書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè),每個館都會精心選派思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的工作人員來承擔(dān)編目工作。盡管如此,據(jù)國外統(tǒng)計,檢索文獻信息時,誤檢率和漏檢率的60%都是編目人員的差錯造成的。正因為文獻信息編目工作的復(fù)雜性和隨機性,所以圖書館需要采取一些相應(yīng)的措施,來強化工作人員的責(zé)任意識與協(xié)作意識,以使圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量得到全面優(yōu)化。筆者通過多年的工作實踐和探索認為,建立圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度和圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度,不失為提高圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的一項重要舉措。在全面的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中,每個館都在強調(diào)提高編目工作人員的素質(zhì)問題,這對提高編目工作人員的工作效率和業(yè)務(wù)能力雖然起到了積極作用,但那還僅限于被動的經(jīng)驗管理模式?？梢赃@樣說,如果只強調(diào)提高編目工作人員的素質(zhì)和責(zé)任意識,那還屬于單方面的質(zhì)量要求,缺乏必要的制度約束,要高質(zhì)量地完成圖書編目工作,仍然是很難做到的。一項制度的建立,需要有其制定的必要。下面就對圖書館建立圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度和圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度進行一下分析。

一、圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度

圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度是圖書館通過審校環(huán)節(jié)對圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量實施控制的一種管理制度。主要表現(xiàn)在:編目工作人員對著錄數(shù)據(jù)的自校、互校和總校以及修正等多方面的管理。要做好圖書編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制,建立一項嚴格的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度很有必要,這是因為:

(一)每位編目人員都很難保證每條數(shù)據(jù)準確無誤,毫無漏錯

在實踐中,讀者利用機讀目錄檢索文獻時,常常會遇到一些不盡如人意的情況,造成檢索失敗。這種情況雖然與讀者缺乏利用機讀目錄檢索的經(jīng)驗和技巧有關(guān),但究其根本原因,還是在于機讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量不過關(guān)。一名圖書編目人員,無論他的工作態(tài)度如何嚴謹,編目經(jīng)驗怎樣豐富,計算機操作技術(shù)多么嫻熟,都難以做到每條數(shù)據(jù)準確無誤,毫無漏錯。在這種情況下,校對是保證書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要手段。除了自校、互校以外,還很有必要選派專門人員對圖書編目數(shù)據(jù)進行總審核和把關(guān),也就是設(shè)立總校驗崗,由專門的校驗員,對圖書編目數(shù)據(jù)進行總校驗、總把關(guān),以保證圖書編目數(shù)據(jù)的科學(xué)性和正確性。對圖書編目信息不完善、不準確,甚至不正確的問題,交給問題責(zé)任人改正或由總校驗員自己及時進行修改,將編目數(shù)據(jù)隱患消除在書目數(shù)據(jù)的形成過程中,盡可能在編目數(shù)據(jù)傳到中央庫之前,做到準確無誤。這樣的審核是圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制不可缺少的環(huán)節(jié)。尤其是總校驗崗的設(shè)置,必須由圖書館的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度加以明確規(guī)定,由審核制度加以約束完成。因為自校和互校實現(xiàn)起來比較容易,一般責(zé)任心強的圖書編目人員每完成一條記錄,總會再瀏覽一遍,自覺或不自覺地就實現(xiàn)了自校;互校是因為前一道工序的錯誤會影響到后一道工序的進行,也比較容易實現(xiàn)。例如,如果著錄數(shù)據(jù)有錯誤,就會使貼條碼或書標(biāo)的工序無法進行,打印賬單或典藏工作也無法完善。

(二)讀者第一,是每個圖書館永恒的信條

在圖書、期刊、報紙的出版中,每一種優(yōu)秀圖書、報刊的出版,都是從編輯到出版每一個環(huán)節(jié)科學(xué)管理的結(jié)果,校對管理是其中不可或缺的環(huán)節(jié)。圖書、報刊出版行業(yè),為了對用戶負責(zé),為了出版高質(zhì)量的圖書、報刊,把校對管理作為出版行業(yè)管理的一項重要工作,才使圖書、報刊的質(zhì)量有所保證。圖書館的圖書編目工作,可以效仿圖書、報刊出版行業(yè),借鑒出版社的質(zhì)量管理經(jīng)驗,從讀者的利益出發(fā),有必要在圖書編目工作中設(shè)立總校驗崗,以此來保證機讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,使讀者在利用機讀目錄檢索文獻時,提高檢索效率,讓機讀目錄真正發(fā)揮其快速、準確、便捷的作用。

(三)一個圖書館的工作水平可以體現(xiàn)在對圖書編目數(shù)據(jù)的建設(shè)上

在知識經(jīng)濟時代,隨著用戶需求的不斷增長,圖書館開始實施聯(lián)合編目與資源共享,每個圖書館的書目數(shù)據(jù)都是透明的。這時,一個圖書館書目數(shù)據(jù)質(zhì)量如何,將會直接影響到該館的形象。甚至可以說,圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量是一個圖書館圖書編目水平和管理水平綜合能力的反映。因此,一個圖書館的工作水平可以體現(xiàn)在對書目數(shù)據(jù)的建設(shè)上。這時,實施圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度就成了對圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的必要手段。要想切實提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,審校環(huán)節(jié)必不可少。嚴格的審核制度不僅是書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的表現(xiàn)形式。

二、圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度

圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度是圖書館利用反饋信息對正在流通的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量進行的有組織、有目的控制的一項管理制度。主要表現(xiàn)在:讀者發(fā)現(xiàn)圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題、有關(guān)工作人員負責(zé)收集整理、反饋數(shù)據(jù)質(zhì)量問題以及編目人員針對反饋信息修正編目數(shù)據(jù)等多方面的管理。圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度是圖書館全面管理圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在,要做好圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量全面控制,建立嚴格的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度是極其必要的。這是因為:

(一)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的評價標(biāo)準,需要通過讀者的查詢和圖書館的各項服務(wù)工作來檢驗

圖書館的編目人員只有加強與流通部門工作人員和讀者的聯(lián)系與溝通,才可能對流通借閱中發(fā)現(xiàn)的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進行修正。建立圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度,規(guī)定編目部門與其他部門的協(xié)作關(guān)系以及質(zhì)量信息傳遞的具體要求。相對來說,這項制度的建立有一定的難度,因為具體操作起來,涉及到的人員比較多。這項工作雖然主要應(yīng)該由編目部門的總校驗員來完成,但不僅需要流通部門工作人員的配合,還需要讀者的參與。其主要的工作程序是:由流通部的工作人員把讀者在利用機讀目錄檢索文獻時發(fā)現(xiàn)的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題收集起來,并加以歸納和整理,然后把有質(zhì)量問題的書目數(shù)據(jù)信息及時反饋給編目部門,而后由總校驗員對反饋信息進行審驗、修改,并同時從中吸取經(jīng)驗。這一系列的工作,如果沒有一項完備的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度加以約束,流通部的工作人員很有可能對讀者反映的問題視而不見,確實存在的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題就難以得到及時處理和修正。長此以往,書目數(shù)據(jù)庫存在的質(zhì)量問題就會越來越多,更不利于讀者檢索和利用。如果圖書館實行了圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度,有了制度的制約,就使得有關(guān)工作人員能夠有組織、有目的地收集、分析、整理圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題信息。有關(guān)的工作人員就把收集和整理圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題信息當(dāng)成一項必須完成的工作任務(wù),就切實有了責(zé)任意識和積極性、主動性,圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題才能得到有效處理,才能達到全面提高書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的目的。

(二)新的工作任務(wù)會影響編目人員處理正在流通的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的主動性

圖書館的每位工作人員都會不斷承擔(dān)新的工作任務(wù),對以前完成的工作是否有差錯因忙于新的工作任務(wù)而或多或少會不太關(guān)注。例如,在圖書館圖書編目回溯建庫階段,由于缺乏經(jīng)驗及其他原因難免存在編目數(shù)據(jù)不盡如人意的情況;還有,不少圖書館在評估時為了追求達標(biāo),都程度不同地存在著只重數(shù)量而輕質(zhì)量的狀況。以我院為例,前幾年由于受升本和評估的影響,我館要在規(guī)定的有限時間內(nèi)完成幾十萬冊圖書的加工。在這樣的緊迫形勢下,圖書館沒有更好的辦法,只能采取突擊行為,除了館內(nèi)一些懂編目業(yè)務(wù)的工作人員外,其他工作人員也都上陣,還抽調(diào)了一大批勤工儉學(xué)學(xué)生來參與圖書編目工作。這樣一來,不可避免地造成了只追求數(shù)量,忽視質(zhì)量的狀況。在這種特殊情況下完成的書目數(shù)據(jù),其大量差錯不僅會給讀者檢索帶來極大地不便,還會對圖書館的形象造成極壞地影響,因此急需修正與維護。可是,如果沒有硬性的制度約束,工作人員都忙于其他新的工作任務(wù),很難做到積極主動地去完成圖書編目數(shù)據(jù)的修正與維護工作。有鑒于此,唯有靠健全的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度,來調(diào)動有關(guān)工作人員修正已有書目數(shù)據(jù)錯誤的責(zé)任意識和積極性,才會主動收集讀者的反饋信息,做到有的放矢。不然,大家又有了新的工作任務(wù),這其中錯誤的數(shù)據(jù)是不容易被主動發(fā)現(xiàn)和修正的。

三、結(jié)束語

通過以上對兩項制度的分析,不難發(fā)現(xiàn),這兩項制度都是以優(yōu)化圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量為目的的。圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度是為了將圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的隱患消除在書目數(shù)據(jù)的形成過程中,圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度是為了處理正在流通的書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。兩項制度對達到全面提高圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量,都起著舉足輕重的作用。可見,圖書館很需要建立一套完備的圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量審核制度和圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度,以此來強化工作人員的責(zé)任意識與協(xié)作意識,來調(diào)動工作人員共同追求圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的主動性與積極性,來保證為讀者提供高質(zhì)量的文獻信息檢索數(shù)據(jù)。

總的來看,圖書館圖書編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制,是一項長期、細致、復(fù)雜的工作,不僅需要做到制度化,還應(yīng)該做到經(jīng)?；?并且需要各部門的協(xié)作和配合。但是,有一點不容置疑,就是如果只提出質(zhì)量要求,而缺乏必要的制度約束,要高質(zhì)量地完成圖書編目工作,是很難做到的。

[1]李梅英.論圖書館分編工作的質(zhì)量控制[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊,2008,20(8):77～79.

[2]龐麗川.談如何控制館藏書目數(shù)據(jù)質(zhì)量、提高用戶檢索效率[J].河北科技圖苑,2003,16(5):50～51.

[3]楊興菊.中小型圖書館圖書書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制對策[J].當(dāng)代圖書館,2008,(2):45～47,50.

[4]劉美霞.編目工作全面質(zhì)量管理初探[J].河北科技圖苑,2005,18(4):64～65,60.

[5]段昌華,李強.高校圖書館中文圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制探討[J].當(dāng)代圖書館,2006,(3):56～58,48.