【摘要】目前高校信息化建設(shè)已進(jìn)入重建設(shè)更重管理的推廣普及階段，一支技術(shù)先進(jìn)、管理科學(xué)的信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)是取得這一階段信息化成功的重要保障。通過(guò)分析目前高校信息化職能部門(mén)的一般結(jié)構(gòu)和服務(wù)內(nèi)容，研究總結(jié)了CIO機(jī)制、學(xué)習(xí)型組織、矩陣型結(jié)構(gòu)、區(qū)分問(wèn)題的結(jié)構(gòu)化程度等對(duì)建立一支可持續(xù)發(fā)展、高彈性、高專(zhuān)業(yè)化的全校性的信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)的可行性。

【關(guān)鍵詞】高校信息化;信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì);CIO機(jī)制;學(xué)習(xí)型組織

【中圖分類(lèi)號(hào)】G40-057【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【論文編號(hào)】1009—8097(2009)05—0150—03

引言

2001年教育部明確提出“以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)教育跨越式發(fā)展”的發(fā)展戰(zhàn)略，作為教育信息化的領(lǐng)跑者，高校信息化經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)已取得顯著成果。2009年5月，教育部科技司副司長(zhǎng)婁晶在清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心主辦的“第五屆高校信息化可持續(xù)發(fā)展研討會(huì)”上指出，我國(guó)教育信息化的基礎(chǔ)建設(shè)已經(jīng)取得了較快發(fā)展，教育信息化進(jìn)入了推廣普及階段。同時(shí)她指出，阻礙教育信息化深化發(fā)展的主要瓶頸有:思想觀念沖突、人才資源準(zhǔn)備和支持不足、優(yōu)質(zhì)教育信息資源明顯缺乏，信息化在建設(shè)和應(yīng)用方面還存在低水平重復(fù)建設(shè)、培訓(xùn)考核脫離學(xué)科、教學(xué)信息共享和交換困難等問(wèn)題。[1]高校信息化已經(jīng)走出單純重建設(shè)的階段，進(jìn)入追求內(nèi)部信息資源整合甚至是校際間合作的新階段。為突破上述瓶頸，許多高校通過(guò)研究國(guó)內(nèi)外高校、企業(yè)、政府等信息化實(shí)踐，尋求信息化職能部門(mén)在組織結(jié)構(gòu)、管理理念上的變革，提出建立信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)，并取得了一定成果。

一 高校信息化職能機(jī)構(gòu)的發(fā)展

1 組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展

從上世紀(jì)90年代開(kāi)始，我國(guó)開(kāi)始推進(jìn)教育信息化建設(shè)。經(jīng)過(guò)近20年的發(fā)展，高校信息化建設(shè)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。在此過(guò)程中，由于信息化建設(shè)力度和側(cè)重點(diǎn)不一樣，各高校的信息化職能機(jī)構(gòu)無(wú)論在名稱(chēng)還是機(jī)構(gòu)設(shè)置上都有不同，出現(xiàn)了電教中心、網(wǎng)絡(luò)中心、計(jì)算中心、信息中心、數(shù)字圖書(shū)館等。這些機(jī)構(gòu)各自承擔(dān)相應(yīng)的職能，但是部分職能是相似的。一些高校同時(shí)存在以上多個(gè)機(jī)構(gòu)，后來(lái)一部分高校對(duì)這些機(jī)構(gòu)進(jìn)行了合并或者更名，于是有了網(wǎng)絡(luò)信息中心、教育技術(shù)中心、圖信中心等。[2]近幾年隨著數(shù)字化校園概念的提出，部分高校著力整合校園信息資源，成立了校一級(jí)的信息化機(jī)構(gòu):信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并對(duì)多個(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合并，優(yōu)化重組。而信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組的實(shí)體部門(mén)有的繼續(xù)沿用已有的教育技術(shù)中心或者網(wǎng)絡(luò)信息中心之類(lèi)的名稱(chēng)，部分成立新的信息化工作辦公室。圖1是目前使用較多的一種高校信息化部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)。

2 信息化服務(wù)內(nèi)容

從早期的多媒體教室、電話、網(wǎng)絡(luò)接入，到現(xiàn)今的數(shù)字化校園，高校信息化服務(wù)的內(nèi)容出現(xiàn)了巨大的變化。盡管不同高校提供的服務(wù)不盡相同，但基本朝著更完善、更人性化這個(gè)方向發(fā)展。目前高校一般提供的信息化服務(wù)內(nèi)容如表1所示。這些服務(wù)一些是信息化部門(mén)自行開(kāi)發(fā)建設(shè)，更多的是委托公司開(kāi)發(fā)或直接購(gòu)入產(chǎn)品。

二 信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)的組織結(jié)構(gòu)建設(shè)

通過(guò)對(duì)信息化服務(wù)內(nèi)容的分析，可以發(fā)現(xiàn)高校信息化服務(wù)存在內(nèi)容豐富、技術(shù)多樣的特點(diǎn)。相對(duì)早期的建設(shè)階段，目前更需保證已有資源的可靠性和可用性。所謂“三分建設(shè)，七分管理和維護(hù)”，高校信息化工作團(tuán)隊(duì)對(duì)用戶(hù)要響應(yīng)迅速，但更應(yīng)把握全局、管理合理，不能一直充當(dāng)“救火隊(duì)”的角色。[3]

1 全校性的信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)

目前美國(guó)、澳大利亞、香港、新加坡等地的高校普遍只設(shè)立唯一的全校性IT服務(wù)部門(mén)，大陸高校盡管在信息化職能機(jī)構(gòu)上進(jìn)行一定程度的整合和嘗試，如對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心、信息中心、數(shù)字圖書(shū)館、教育技術(shù)中心的一部分進(jìn)行合并，設(shè)立信息化辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化工作，但是由于機(jī)制、人事、部門(mén)利益等方面的原因，基本上沒(méi)有設(shè)立統(tǒng)一服務(wù)的職能機(jī)構(gòu)。[4]然而隨著國(guó)家對(duì)高校信息化的投入越來(lái)越多，為避免重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)，降低內(nèi)部協(xié)調(diào)成本，成立統(tǒng)一的信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)是大勢(shì)所趨。它有如下優(yōu)點(diǎn):

(1) 有利于節(jié)約軟、硬件投入。軟、硬件具有更新淘汰速度快的特點(diǎn)，同時(shí)規(guī)模使用可以降低成本，如多個(gè)相關(guān)部門(mén)各自為政，將對(duì)資源造成相當(dāng)大的浪費(fèi)。

(2) 有利于減少協(xié)調(diào)成本。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部分工合作要比多個(gè)部門(mén)間的協(xié)調(diào)簡(jiǎn)單快速，可以節(jié)約時(shí)間成本和行政成本。

(3) 有利于形成專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍。如果每個(gè)相關(guān)只能部門(mén)都配備相同的崗位和人員，一是造成人力資源的浪費(fèi)，二是不易形成團(tuán)隊(duì)功能。信息技術(shù)在運(yùn)用中需要不斷探索和知識(shí)共享，將多部門(mén)中的相近職能的技術(shù)人員組合在一起可以形成專(zhuān)業(yè)化戰(zhàn)斗力。

2 CIO機(jī)制

CIO(Chief Information Officer，信息主管)起源于美國(guó)政府，興盛于企業(yè)，后被美國(guó)多數(shù)高校所采用。CIO概念的提出者William R.Synnott和William H.Gruber這樣定義CIO:他是高級(jí)行政管理團(tuán)隊(duì)的一員;技術(shù)和其他信息資源的管理者;IT計(jì)劃的負(fù)責(zé)人;新系統(tǒng)發(fā)展的負(fù)責(zé)人;政策發(fā)展制定的負(fù)責(zé)人;機(jī)構(gòu)整體戰(zhàn)略計(jì)劃程序制定的參與者。我國(guó)高校從2001年開(kāi)始提出建立高校CIO制度，但是到目前為止沒(méi)有多少高校嘗試成功。具體實(shí)踐中，信息辦主任、網(wǎng)絡(luò)信息中心主任等信息化職能機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人行使著CIO的大部分職權(quán)。[5]CIO需具備聯(lián)絡(luò)者、領(lǐng)導(dǎo)者、監(jiān)聽(tīng)者、傳播者、故障排除者、資源分配者和談判者的能力，引入CIO對(duì)高校建立全校性的專(zhuān)業(yè)化信息化團(tuán)隊(duì)具有重要意義，國(guó)內(nèi)不少專(zhuān)家一直在努力推行。目前認(rèn)為有兩種形成CIO機(jī)制的方式，一種是自上而下的行政主導(dǎo)的方式，即政府或高校以行政方式任命CIO;一種是自下而上的潛移默化的方式，即現(xiàn)有的信息化職能部門(mén)通過(guò)持續(xù)不斷的提供服務(wù)，在實(shí)質(zhì)上逐步形成CIO機(jī)制。[6]

3 學(xué)習(xí)型組織

學(xué)習(xí)型組織(Learning Organization)的核心能力是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，特點(diǎn)是通過(guò)終生學(xué)習(xí)不斷自我組織再造以維持競(jìng)爭(zhēng)力。信息技術(shù)日新月異，各種軟硬件更新速度非?？?，新技術(shù)不斷出現(xiàn)，信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)必須成為學(xué)習(xí)型組織，不斷發(fā)現(xiàn)和滿(mǎn)足教學(xué)、管理、科研對(duì)信息技術(shù)的新需求。

4 矩陣型結(jié)構(gòu)

矩陣型結(jié)構(gòu)是指組織臨時(shí)從各職能部門(mén)抽調(diào)相關(guān)專(zhuān)家組成一個(gè)新的項(xiàng)目小組進(jìn)行工作，項(xiàng)目完成后人員仍舊回到各自的部門(mén)。信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部一般按照職能設(shè)立相應(yīng)的分支機(jī)構(gòu)，在實(shí)際工作中越來(lái)越多的系統(tǒng)建設(shè)需要多個(gè)部門(mén)的專(zhuān)家組成一個(gè)臨時(shí)項(xiàng)目組進(jìn)行工作。如校園一卡通項(xiàng)目，在建設(shè)過(guò)程中需要有硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)集成方面的專(zhuān)家共同工作，但是當(dāng)項(xiàng)目成功運(yùn)行后，只需安排系統(tǒng)管理人員崗位，其他人員只需定期花少許時(shí)間進(jìn)行監(jiān)控和維護(hù)即可。高校信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)人員安排十分有限，必須具備矩陣型結(jié)構(gòu)的功能。

5 問(wèn)題的結(jié)構(gòu)化程度

信息化工作中的一些問(wèn)題是結(jié)構(gòu)良好的，如網(wǎng)絡(luò)接入、軟件安裝、各類(lèi)賬號(hào)的開(kāi)通等，可以通過(guò)常規(guī)的方法解決，一些問(wèn)題是結(jié)構(gòu)不良的，如新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)等，需要使用非程序化決策方式進(jìn)行處理。國(guó)內(nèi)一些高校，如復(fù)旦大學(xué)、華東師范大學(xué)等在信息化辦公室下設(shè)立專(zhuān)門(mén)的服務(wù)接待窗口，將用戶(hù)的問(wèn)題根據(jù)結(jié)構(gòu)化程度分類(lèi)傳遞到相應(yīng)的部門(mén)或人員進(jìn)行處理。合理利用資源，既能提供用戶(hù)滿(mǎn)意度又可提高了團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)化水平。[7]

三 信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)的人員技能培養(yǎng)

信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)雖然在整個(gè)高?？磥?lái)是作為技術(shù)服務(wù)的，但是正如前面分析的，信息化越來(lái)越注重成員的管理能力，可以說(shuō)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員都屬于一定級(jí)別的管理者，必須掌握管理者具備的技能，包括技術(shù)技能、人際技能和概念技能。人際技能是對(duì)所有層次的管理者都十分重要，而高層管理者只需掌握一定的技術(shù)技能但需要最高概念技能，低層管理者相反，需要高技術(shù)技能和較低概念技能。

1 技術(shù)技能

技術(shù)技能是指熟練掌握本專(zhuān)業(yè)的相關(guān)技能。網(wǎng)絡(luò)管理員必須熟練掌握網(wǎng)絡(luò)軟硬件的購(gòu)置、安裝配置、監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量、確保網(wǎng)絡(luò)安全等;系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)人員必須掌握各類(lèi)操作系統(tǒng)(Unix、Windows、Linux)的安裝、維護(hù)，熟悉常見(jiàn)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境(J2EE、.NET、PHP);數(shù)據(jù)庫(kù)管理員必須掌握主流數(shù)據(jù)庫(kù)的安裝使用、監(jiān)控、備份等。管理者必須掌握一定的技術(shù)技能，但在實(shí)際工作中，不同級(jí)別的管理人員所需的技術(shù)技能是不一樣的，越是高層的管理者所需的技能越少。

2 人際技能

人際技能是指與他人交流溝通的能力。信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)需與不同人群進(jìn)行溝通。

(1) 團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通。由于分工和所掌握專(zhuān)長(zhǎng)的不同，同一團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員必須經(jīng)常溝通以協(xié)調(diào)工作、共同進(jìn)步;

(2) 與其他用戶(hù)的溝通。包括日常服務(wù)、需求調(diào)研等;

(3) 與外部人員進(jìn)行溝通。包括同軟硬件廠商的銷(xiāo)售人員、兄弟院校交流等;

(4) 與上級(jí)部門(mén)的溝通。管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必須獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有與領(lǐng)導(dǎo)溝通順利才能獲得支持。

溝通方式包括電話、面對(duì)面、網(wǎng)絡(luò)及時(shí)通訊工具、Email、書(shū)面報(bào)告、論壇等。

3 概念技能

概念技能是指對(duì)復(fù)雜情況進(jìn)行抽象概括的能力。信息化建設(shè)過(guò)程中必須對(duì)資源、不確定性、風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估統(tǒng)籌，確定發(fā)展方向，正如一些高校領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的“錢(qián)不是問(wèn)題，問(wèn)題是你想做什么”，信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖必須能在紛繁復(fù)雜的情境中做出正確的戰(zhàn)略決策。

四 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外高校信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)和管理理念創(chuàng)新，建立一支符合高校實(shí)際需要的信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)是教育信息化建設(shè)發(fā)展的重要前提。高校信息化服務(wù)團(tuán)隊(duì)需要既有技術(shù)又懂管理的人才，但是這樣高素質(zhì)的人才往往很難培養(yǎng)。由于待遇等方面的問(wèn)題，高素質(zhì)IT人才往往選擇去企業(yè)工作，而部分留住的人一般也需要從事其他業(yè)務(wù)，造成一定的“信息化職能機(jī)構(gòu)邊緣化”的現(xiàn)象。所幸一些高校已經(jīng)意識(shí)到這一問(wèn)題，在人力資源管理方面進(jìn)行改革嘗試。[8]

參考文獻(xiàn)

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An Exploration into How to Build Informationization Services Teams in Higher Education Institutions

HE Xiu-quan1HAN Yao-jun2

(1.Network and Information Centre， Shanghai International Studies University， Shanghai 200083， China; 2.College of International Business， Shanghai International Studies University， Shanghai 200083， China)

Abstract: The informationization in Higher education institutions has entered a popularization phase when the management of informationization becomes more important than the constructions. Informationization services teams with advanced technologies and scientific management can be a important guarantee for the success in this phase. After analyzing of the general structure and services supplied of the current informationization department in higher education institutions， we studied and summarized how CIO mechanisms， learning organization， matrix structure， distinguishing structures of problems help us to establish a sustainable developing， high elasticity and professional informationization services team.

Keywords: Informationization in Higher Education Institutions; Informationization Services Team; CIO Mechanism; Learning Organization

編輯:小禾