基建工程項目檔案是基建工程的記憶和縮影，它的產生、形成和積累貫穿于整個工程的全過程，即一個項目工程從醞釀、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測設計、施工、安裝、調試、試運及竣工驗收形成的各類文字和圖樣。它涉及的部門多、人員多，檔案形成的時間和空間跨度大，檔案內容復雜。因此，認真地做好基建工程檔案的收集、整理、歸檔和保存，以便為企業(yè)日后生產經營及機組安全運行和維護提供查考依據，在需要時發(fā)揮出它的重要作用、體現(xiàn)出它所具有的自身價值是十分重要的。對此，我就自己在電力工程基建檔案管理實踐工作中的具體做法，談一些粗淺的體會。

一、建章立制，依法制檔

為使基建檔案資料工作納入統(tǒng)一化管理軌道，增強管理的依據性、權威性、規(guī)范性，統(tǒng)一工程文件的收集、編制和歸檔整理，制定一套完整的與工程建設相適宜的檔案管理制度是十分必要的。制度的內容要對歸檔文件的齊全、完整、準確、系統(tǒng)以及歸檔范圍、時間、質量、組卷要求進行規(guī)范，并且要將制度貫徹整個工程檔案材料的形成、積累、立卷、歸檔、整理、移交和保管利用全過程。

為了進一步加強對基建項目檔案工作的監(jiān)督管理，工程檔案管理工作要貫徹“三同步”，即與工程建設同步開始、同步進行、同步驗收。基建項目檔案是與項目的建設環(huán)環(huán)相扣，緊密相連的，所形成的文件資料是一個有機聯(lián)系的整體，內部存在著一定的客觀規(guī)律性。要保持這種客觀規(guī)律性，確保檔案工作的順利進行，還應把工程檔案管理工作納入工程基建目標管理程序，納入工程質量保證體系，納入有關部門技術人員崗位經濟責任制。

二、建立基建檔案管理網絡，加大監(jiān)督指導力度

為做好基建檔案管理工作和確保檔案資料收集完整齊全，根據項目建設單位和各施工單位對項目建設所負的責任，建立起一個橫向到邊，縱向到底的檔案管理網絡，是做好基本檔案工作的關鍵。各參建單位都要設立檔案管理人員，要有一名領導主管檔案工作，并成立檔案領導小組。按照建設項目的布局和檔案工作自身特點，布網設點設人，以點聯(lián)線，以線聯(lián)網。

通過基建檔案管理網絡，實行統(tǒng)一領導，分級管理，明確職責分工，設置專人負責，使工程檔案的管理工作做到層層落實，檔案網絡覆蓋整個工程項目，疏而不漏，即使工程技術人員、施工人員調動也可做到“人在檔案在，人走檔案留”。充分發(fā)揮項目建設單位檔案管理人員的作用，對參建的各施工單位的檔案工作進行具體的指導，確?；üこ虣n案的全部歸檔。

三、檔案的收集與管理工作

1、項目前期文件

項目前期文件在基建工程檔案中屬于重要文件，它是證明一個工程建設項目是否合法的有利佐證，同時也是檔案收集整理難度較大的一項工作。一個項目工程在最初的醞釀、調研和申報過程中，形成的文件經手人多、時間長且在項目前期工作中往往又未配置專職檔案人員，所以形成的文件及資料很難得到統(tǒng)一和系統(tǒng)的整理。為確保前期文件完整、齊全的歸檔，一旦專職檔案管理人員介入后，就應立即了解項目進展情況，對取得的文件及時收集歸檔保存。前期工作一結束就應按照項目申報程序進行收集和歸檔整理，發(fā)現(xiàn)問題及時查找，實踐證明，在一定程度上可以保證前期文件的齊全完整歸檔。

2、設備招投標文件

設備招投標工作往往因為參加單位及人員多，在招標過程中形成的文件種類多(招標文件、投標文件、澄清文件、答疑、投標報價、評分表、評標報告、中標通知書)，招標過程中往來文件傳遞較頻繁，容易出現(xiàn)資料收集不全、簽字不規(guī)范等現(xiàn)象。為保證文件資料的全部合格歸檔，檔案人員應盡可能的參加招評標工作，對整個過程中的文件資料傳遞實行統(tǒng)一管理。由于工作原因不能參加招標工作時，待招標結束后應積極主動與招標部門聯(lián)系辦理移交，并對所移交文件資料是否符合檔案管理要求逐一進行核查，符合要求后辦理移交手續(xù)，并及時分類登記保管。

3、施工、設備、材料合同

為確保合同完整的歸檔，檔案人員應經常與物資供應部門聯(lián)系溝通合同簽訂情況，對已完成簽訂的合同及時辦理移交手續(xù)，檔案人員對合同的簽字、蓋章是否完備、內容是否齊全要進行逐一檢查，確保合同正本歸檔。

4、施工圖紙及設備圖紙

在工程建設中，為保證工程用圖、避免因圖紙延發(fā)影響施工進度，這就要求檔案管理人員要堅持做到當天接收、當天完成上賬(臺帳及計算機錄入)登記及分類上架保管，并于當天發(fā)放各參建單位。定期按照設計院出圖計劃將到圖情況進行匯總報單位領導，以便領導全面掌握施工圖設計進度，做好施工過程中的決策。

設備圖紙的收集與管理:設備圖紙的收集是否齊全，檔案人員往往不好確定，習慣于以實際收到的為準。為做好設備圖紙的收集，要做到設備圖紙的管理與合同簽訂相結合，首先要與設備合同簽訂部門溝通，掌握設備合同的簽訂數(shù)量和制造廠商的具體情況，在編制設備資料接收發(fā)放臺帳時，將合同號作為接收登記的首要內容，這樣就可一目了然的掌握到圖的基本情況;其次要做好設備開箱驗收時檔案收集工作，因為有些設備的重要文件如合格證書、產品檢驗報告、銘牌等資料往往都隨設備提供。在工作允許的情況下，檔案人員要參加設備開箱驗收，如檔案人員不能參加設備開箱驗收工作，要明確要求參加設備開箱驗收的專業(yè)技術人員和物資供應部門人員認真填寫設備開箱驗收單，并將驗收單同檔案資料一起交到檔案室。

5、項目施工及安裝文件的管理和收集

為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時順利移交，應狠抓平時資料積累工作。項目建設單位檔案人員要做好監(jiān)督、檢查、指導的工作，積極協(xié)助指導施工單位實行文件包制度，加強施工記錄、資料的及時收集。并且定期組織施工、監(jiān)理單位工程質量管理部門及資料管理主要負責人進行文件包制度執(zhí)行情況的檢查。發(fā)現(xiàn)問題，及時向施工單位下發(fā)整改通知，并監(jiān)督整改落實情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗文件的齊全、完整。

檔案人員要堅持參加每周的現(xiàn)場施工協(xié)調會、施工各階段的質量監(jiān)督檢查會。對工程過程中資料出現(xiàn)的問題及時提出，并制定解決方案。通過施工各階段性資料監(jiān)檢核查工作的開展，在工程資料形成的各個階段，嚴把質量關，可以杜絕許多不合格文件的歸檔，一定程度上也規(guī)范了施工單位施工程序的合理化，規(guī)范化，對保證工程施工質量也起到了一定的作用。

在工程各階段組織各參建單位召開檔案會議，對上一階段檔案管理工作進行總結，提出新的要求，并對檔案歸檔、編目工作進行培訓，同時解答施工單位提出的問題，這樣在很大程度上做到了工程過程中資料管理的有效控制。

6、項目竣工文件的管理與移交:

列入合同管理:在工程施工合同及設備采購合同簽訂時，檔案人員參與對工程檔案資料移交的數(shù)量、內容、質量、移交時間等要求進行明確規(guī)定。在合同付款結算時要有檔案人員簽字確認，檔案資料已移交齊全，方可進行合同結算。

嚴格執(zhí)行工程檔案的歸檔與移交管理制度。檔案的管理和移交應該與工程建設同步進行，這樣有利于工程技術檔案材料的全面收集，保證工程技術檔案材料的齊全;有利于保證工程技術檔案反映內容的準確性;有利于工程技術檔案材料的保管利用;有利于工程結束即對技術檔案進行全面的歸檔整理工作。在此期間，檔案人員要經常與各參建單位聯(lián)系并現(xiàn)場檢查指導，嚴格控制歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范及文件材料質量，協(xié)助指導他們完成竣工資料的編制工作，并組織施工監(jiān)理單位對竣工移交文件進行核查，核查無誤后，方可按規(guī)定辦理移交手續(xù)。