當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理受到了前所未有的沖擊和發(fā)展機(jī)遇。作為人類記憶的檔案的形式及其管理模式的轉(zhuǎn)變成為檔案界關(guān)注的焦點，檔案工作者們也在檔案工作實踐中不斷摸索數(shù)字化的檔案管理方法。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容

數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容主要包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化及原生數(shù)字檔案的保存。在數(shù)字化時代，檔案管理工作面臨著兩大任務(wù)：傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化及數(shù)字檔案保存的長期性。

檔案的發(fā)展主要經(jīng)歷了三個發(fā)展時期：一是實物、紙質(zhì)文件時代，從幾千年前伴隨文字的出現(xiàn)，檔案就出現(xiàn)了。直到紙張的發(fā)明，人類的檔案工作也越來越規(guī)范：二是檔案目錄計算機(jī)輔助管理時代，通過計算機(jī)對檔案目錄的檢索。加快了紙質(zhì)檔案調(diào)閱的速度和管理：三是檔案內(nèi)容掃描數(shù)字化處理儲存時代，即當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。

在未來的檔案管理工作中，原生性數(shù)字檔案將會是檔案管理的重要部分，所以對于電子文件的處理及其長期保存是數(shù)字化檔案管理的重要內(nèi)容。2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》是實現(xiàn)電子文件管理法制化的法律保障。也是認(rèn)可電子文件法律效力的基本依據(jù)。該法第十四條規(guī)定：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。這為電子文件的普及應(yīng)用提供了必要的技術(shù)保障，數(shù)字檔案的數(shù)量將迅速增加，因此，原生數(shù)字檔案管理是未來檔案管理的中心內(nèi)容。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

數(shù)字化檔案管理是檔案事業(yè)信息化的標(biāo)志之一，數(shù)字化檔案管理順應(yīng)時代要求，在信息社會中占有重要地位，具有重要意義。

數(shù)字檔案管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，與信息社會相適應(yīng)。傳統(tǒng)的檔案查閱必須到檔案保管現(xiàn)場，查找檔案內(nèi)容費(fèi)時費(fèi)力，直接導(dǎo)致了社會對檔案利用不足。隨著數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，人類記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，數(shù)字化檔案管理肩負(fù)著整理和保存人類新類型信息的責(zé)任。

數(shù)字化檔案管理縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案信息成果可多份拷貝，擴(kuò)大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，極大地提高了檔案管理和使用效率，提高了檔案部門的社會地位。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會信息化的必然趨勢，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。數(shù)字化檔案管理是真正意義上的檔案事業(yè)現(xiàn)代化，促進(jìn)了電子文件的使用，有利于政府信息公開和電子政務(wù)等信息活動的展開，使檔案工作與信息高速公路順利接軌。

三、數(shù)字化檔案管理存在的問題

部分領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性認(rèn)識不清。部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏宏觀規(guī)劃和管理，對檔案數(shù)字化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)不明確，資源共建與共享意識不強(qiáng)。檔案工作人員過分依賴于傳統(tǒng)的管理體制和管理方式。缺乏開拓創(chuàng)新精神。對檔案信息化建設(shè)不屑一顧，使檔案數(shù)字化建設(shè)僅僅停留在計算機(jī)硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

檔案數(shù)字化管理的經(jīng)費(fèi)不足嚴(yán)重制約著數(shù)字化檔案管理的進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理經(jīng)費(fèi)不足直接導(dǎo)致檔案設(shè)施老化，數(shù)字檔案保護(hù)不得當(dāng)，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。數(shù)字化檔案建設(shè)和管理是一項投入高、回報周期長的工程。經(jīng)費(fèi)短缺、資金不足一直困擾著數(shù)字檔案管理者。

數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)還不健全。作為新興事物的數(shù)字化檔案，還沒有為社會所有部門接受，因此檔案文件的產(chǎn)生與檔案管理環(huán)節(jié)脫節(jié)，給數(shù)字檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。即使檔案產(chǎn)生時考慮到數(shù)字檔案歸檔環(huán)節(jié)，但由于業(yè)務(wù)能力所限。也很難將檔案產(chǎn)生與數(shù)字檔案管理很好地銜接。

數(shù)字檔案工作者的業(yè)務(wù)能力有待提高。目前，絕大部分檔案工作者是從學(xué)習(xí)管理傳統(tǒng)檔案開始的，因此對于數(shù)字檔案管理并不熟悉。檔案工作者的專業(yè)背景復(fù)雜，年齡和文化知識結(jié)構(gòu)不合理等都制約了數(shù)字化檔案管理工作的開展。部分檔案工作者缺乏開創(chuàng)進(jìn)取精神，無心致力于數(shù)字化檔案管理。

四、數(shù)字化檔案管理的幾點建議

首先要轉(zhuǎn)變思想。提高對數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識高度。社會是不斷發(fā)展的，各社會實體的檔案管理也要緊跟時代，數(shù)字化檔案是檔案管理的重點。數(shù)字檔案的產(chǎn)生給檔案資源建設(shè)、管理和服務(wù)帶來了新的挑戰(zhàn)，同時也為檔案管理帶來了極大的機(jī)遇，無論是檔案工作人員還是部門領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)抓住機(jī)遇，促進(jìn)本部門檔案工作在數(shù)字化進(jìn)程中的發(fā)展，從思想上重視數(shù)字化檔案管理。

數(shù)字檔案館的建立是數(shù)字檔案管理的必然要求。數(shù)字化檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度的大幅度提高，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步延伸，數(shù)字化技術(shù)的日新月異，數(shù)字檔案館的優(yōu)勢將會越來越明顯。數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展，是以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)檔案的某些管理方法、經(jīng)驗和原則將會在數(shù)字檔案館的管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)。數(shù)字檔案館的館藏內(nèi)容。即各種數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，將完全包括傳統(tǒng)檔案館原有館藏內(nèi)容，而且數(shù)字檔案館能有效地實現(xiàn)檔案信息的集中與共享。數(shù)字檔案館更加注重提供檔案的使用。通過檔案網(wǎng)站的建設(shè)，以主頁的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)、開展檔案宣傳。

迅速培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理者。把好人才人口關(guān)，注意引進(jìn)招聘有專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)的檔案人才充實檔案隊伍。對原有員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。使其快速適應(yīng)數(shù)字化檔案管理。注重人才的使用。敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和技術(shù)的年輕干部。同時要穩(wěn)定檔案工作隊伍，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度的建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)和逐步完善。數(shù)字信息時代。社會飛速發(fā)展，檔案部門工作人員知識老化快、新技術(shù)知識貧乏，對現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育是一項刻不容緩的工作。

以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心的數(shù)字化時代深刻地影響了社會生活的各個方面，作為人類記憶的檔案和檔案管理也受到了沖擊，檔案管理的模式正在從傳統(tǒng)的實體管理向數(shù)字化檔案管理邁進(jìn)，檔案工作者要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的學(xué)習(xí)。